1、關(guān)于會議籌備工作的若干思考關(guān)于會議準備工作的若干思考 會議的準備工作表面上看顯得紛紛復(fù)雜，但實際上還是有章可循的。結(jié)合工作實踐，談些粗淺的做法和體會。關(guān)于會議準備具體要做好以下9個方面。 1、肯定會議名稱 會議名稱也就是會議的題目，比如“*團體2016年服務(wù)工作會議”“*單位效益工作會議”等。規(guī)范的會議名稱1般由3部份組成：1是會議范圍，2是會議內(nèi)容，3是會議性質(zhì)。其中，會議性質(zhì)包括“現(xiàn)場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。 2、肯定會議步驟 會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的前后順序，是會議程序的基礎(chǔ)。程序是對會議各項活動，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議發(fā)言、參觀

2、活動等，依照前后順序作出的安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進行的保證，1旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準，不可隨便變動。 3、草擬會議通知 會議通知1般包括會議的名稱、開會的目的和主要內(nèi)容、會期、會議地點和食宿地點、預(yù)會人員、報到的日期和地點、材料的數(shù)量、打印規(guī)格、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會議通知最好由會議主題相干的人員起草，這樣更有益于通知的順利起草。報請上級單位批準的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。 4、辦理睬議報批 重要的會議必須報請領(lǐng)導(dǎo)審批。會議的請示要講清開會的理由、會議議程、會議時間、地點、參會人數(shù)和人員級別和準備情況等。 5、下發(fā)

3、會議通知 會議通知務(wù)必經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。下發(fā)會議通知要專人負責，避免遺漏、錯發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會議通知應(yīng)當注意兩點：1是會議通知下發(fā)要及時。下發(fā)過早，參會人員容易遺忘；下發(fā)太遲，預(yù)會人員收不到會議通知，即便收到通知，難于安排手頭的工作，也會下降會議的出席率。2是會議通知發(fā)出后要抓反饋。觸及多個部門、內(nèi)容重要的會議要隨會議通知傅會議回執(zhí)，內(nèi)容包括參會人員姓名、職務(wù)、聯(lián)系電話、車次和航班號和返程日期、車次和航班號等。會前1天還要再次聯(lián)系，以確保預(yù)會人員能按時參會。 6、準備會議材料 會議材料主要有3種：1是會議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件；2是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講

4、話材料、書面交換材料和會議發(fā)言材料；3是會議主持詞。在這里重點講1下主持詞的準備。主持詞的起草要注意3點：1是要力求文字口語化。由于主持詞僅供主持人使用，其他預(yù)會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。2是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話要點，順理成章地引出下1個發(fā)言人。語言要力求簡潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，令人聽不出頭緒。3是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以避免沖淡會議的主題。 7、選擇布置會場 開會要借助于1定的場所。會場條件的好壞、舒適程度的高低，對預(yù)會人員的心理睬起到

5、不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。 會場的大小要根據(jù)參會人數(shù)的多少來定，還要根據(jù)會議的需要斟酌會場的裝備，如會場的空調(diào)、音響、錄音、多媒體等裝備。會場的布置是辦會的1項重要內(nèi)容，主要有：1是會標的布置。會標應(yīng)預(yù)會議的名稱1致，字數(shù)要少而精，如“*團體2016年工作會議”。2是桌簽的擺放。主席臺上擺放桌簽的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就坐的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他桌簽依照先左后右的順序分別順次擺放。3是坐位的安排。安排坐位1般根據(jù)會議的性質(zhì)，如果是座談會，坐位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放坐位；如果想向檢查組、檢查團匯報情況的匯報會，坐位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺1排坐位，底邊可多放幾排坐位。另外，還可以根據(jù)會議的氣氛和會場的本身條件安排坐位。 8、明確人員分工 會議的會務(wù)人員可分為3個小組，1是秘書組，負責會議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料的起草、校訂、整理睬議記錄、編發(fā)會議簡報和會議材料的歸檔等工作；2是材料組，負責會議材料的打印、分發(fā)和會議的簽到等工作。3是接待組，負責預(yù)會人員的食宿安排、會場布置和工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等。 9、會前全面檢查 會前的全面檢查是進1步落實會議準備工作的重要環(huán)節(jié)。會前檢查1般分為3個步驟，1是聽取會議