1、辦公自動(dòng)化,信息管理系 張興蘭 E_mail: ,第3章 企業(yè)辦公自動(dòng)化,3.1 企業(yè)辦公自動(dòng)化概述 3.2 企業(yè)信息化與企業(yè)OA 3.3 企業(yè)流程與辦公自動(dòng)化 3.4 知識(shí)管理與辦公自動(dòng)化（KM與OA） 3.5 OA的新一輪革命協(xié)同管理,教學(xué)內(nèi)容,教學(xué)重點(diǎn) 企業(yè)辦公自動(dòng)化的概念 企業(yè)OA的特點(diǎn) 企業(yè)信息化的概念及內(nèi)涵 流程及流程的特點(diǎn) 知識(shí)管理的概念及主要功能 知識(shí)管理（KM）和OA的關(guān)系 協(xié)同、協(xié)同管理的理念、特點(diǎn)、目的等 協(xié)同辦公的概念、構(gòu)架及發(fā)展方向 教學(xué)難點(diǎn) 企業(yè)信息化應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的必要性和可行性 塑造一個(gè)好的流程有兩種手段 OA對(duì)知識(shí)管理的支撐,概念回顧OA,辦公自動(dòng)化：是應(yīng)

2、用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)借助于各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種辦公目標(biāo)的人機(jī)信息系統(tǒng)。,第3章 企業(yè)辦公自動(dòng)化,通訊支持(COMMUNICATIONS SUPPORT),配銷中心,供應(yīng)商,供應(yīng)商支付,WAL-MAT總部,財(cái)務(wù)(FINANCING),衛(wèi)星通訊,零售商店,POS數(shù)據(jù) (Point-of-sale data),組織學(xué)習(xí) (Organizational Learning),POS數(shù)據(jù) (Point-of-sale data),WAL-MAT供應(yīng)鏈,Partner,3.1 企業(yè)辦公自動(dòng)化概述,3.1.1 什么

3、是企業(yè)辦公自動(dòng)化 3.1.2 企業(yè)辦公自動(dòng)化的特點(diǎn) 3.1.3 企業(yè)辦公自動(dòng)化的類型,3.1.1 什么是企業(yè)辦公自動(dòng)化,3.1.1 什么是企業(yè)辦公自動(dòng)化,企業(yè)辦公自動(dòng)化: 就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。 一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。 企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(企業(yè)OA)是企業(yè)應(yīng)用軟件體系的重要組成部分。,3.1.1 什么是企業(yè)辦公自動(dòng)化,企業(yè)OA系統(tǒng)本質(zhì)是面向企業(yè)級(jí)的辦公應(yīng)用軟件

4、系統(tǒng)。它不是象MS Office一樣的桌面(個(gè)人)辦公系統(tǒng)，而是主要著眼于企業(yè)的工作人員間的協(xié)同工作。 對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，不僅包括具體的生產(chǎn)、銷售、采購(gòu)過(guò)程，也不僅包括財(cái)務(wù)、人力資源等專項(xiàng)管理，而且同時(shí)有著大量的日常辦公工作，有著大量不同職位、不同部門間的協(xié)同工作。企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是通過(guò)應(yīng)用軟件為企業(yè)的日常辦公及管理業(yè)務(wù)的協(xié)作提供支撐平臺(tái)。,3.1.2 企業(yè)辦公自動(dòng)化的特點(diǎn),1.企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(企業(yè)OA)的特點(diǎn)-與政務(wù)OA的差異 從功能上講，政務(wù)OA應(yīng)該說(shuō)是以公文為核心的。流程是圍繞著公文運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)的。這是與政府部門的工作特點(diǎn)相一致的。而企業(yè)OA則是以工作流為核心，以協(xié)同工作和知識(shí)管理為

5、重點(diǎn)，公文只是其中一個(gè)平行的一項(xiàng)應(yīng)用。 從特性上講，政務(wù)OA更注重處理過(guò)程嚴(yán)格遵照政府部門的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。而企業(yè)OA則隨著每個(gè)企業(yè)的特點(diǎn)更注重從實(shí)際出發(fā)，更注重強(qiáng)調(diào)通過(guò)OA系統(tǒng)的實(shí)施改進(jìn)企業(yè)流程。 從目標(biāo)上講，政務(wù)OA同樣以提高效率和對(duì)日常工作進(jìn)行更加有效的管理為目標(biāo)。而企業(yè)OA除此之外更加看重加強(qiáng)企業(yè)的快速反應(yīng)能力，增強(qiáng)知識(shí)共享與管理，從而提升企業(yè)在激烈的市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)能力。從這個(gè)意義上講，企業(yè)OA不僅是作為一個(gè)工具來(lái)應(yīng)用，而更重要的是作為企業(yè)增強(qiáng)盈利能力的一個(gè)重要手段。這才是企業(yè)OA與政務(wù)OA的最本質(zhì)的區(qū)別。,政務(wù)辦公自動(dòng)化（政務(wù)OA）,3.1.2 企業(yè)辦公自動(dòng)化的特點(diǎn),2.企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(

6、企業(yè)OA)的特點(diǎn)-與ERP等系統(tǒng)的差異 功能不同。企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(企業(yè)OA)著眼于協(xié)同工作、公文處理、文檔管理、行政辦公等。ERP著眼于企業(yè)的銷售、采購(gòu)、生產(chǎn)、庫(kù)存、財(cái)務(wù)等過(guò)程及資源控制與計(jì)劃，SCM著眼于與上下游的銜接，CRM著眼于客戶關(guān)系的管理，等等。 目標(biāo)不同。ERP、SCM、CRM等系統(tǒng)更著重于企業(yè)的具體業(yè)務(wù)過(guò)程運(yùn)作，而企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(企業(yè)OA)更著重于企業(yè)的管理過(guò)程。前者是通過(guò)優(yōu)化業(yè)務(wù)過(guò)程的效率來(lái)提高生產(chǎn)效率、提高資金使用效率、加強(qiáng)對(duì)財(cái)、物的管理等等，后者則是通過(guò)優(yōu)化管理過(guò)程來(lái)提高企業(yè)的日常辦公與決策效率、提高企業(yè)反應(yīng)速度、決策能力、加強(qiáng)管理過(guò)程的規(guī)范性。,企業(yè)資源計(jì)劃（ER

7、P）,3.1.2 企業(yè)辦公自動(dòng)化的特點(diǎn),3.企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(企業(yè)OA)的特點(diǎn)-與桌面辦公軟件的差異 桌面辦公軟件應(yīng)該說(shuō)也是一種重要的辦公自動(dòng)化工具。但它們主要解決的是個(gè)人辦公，面向的是個(gè)人工作效率的提高。雖然目前桌面辦公軟件也逐漸有一些協(xié)同工作的功能，但都還是簡(jiǎn)單的協(xié)作，而無(wú)法面向企業(yè)級(jí)的、復(fù)雜的工作流程與協(xié)同工作。 企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(企業(yè)OA)則主要面向的是企業(yè)整體辦公效率的提高，其重點(diǎn)在于對(duì)跨崗位、跨部門的流程進(jìn)行電子化處理，提高協(xié)同工作的效率與規(guī)范性，加強(qiáng)各部門間的知識(shí)共享，提高整體辦公效率等。,3.1.3 企業(yè)辦公自動(dòng)化的類型,目前企業(yè)的辦公自動(dòng)化程度可以劃分為以下四類： 1.起

8、步較慢，還停留在使用沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個(gè)人辦公效率。 2.已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒(méi)有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個(gè)人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資沒(méi)有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。 3.已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)內(nèi)部員工通過(guò)電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。 4. 通過(guò)Internet發(fā)布、宣傳企業(yè)的產(chǎn)品、技術(shù)、服務(wù)；Intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生了積極的效益?，F(xiàn)在正著手開(kāi)發(fā)或已經(jīng)在使用針對(duì)業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大

9、。,3.2 企業(yè)信息化與辦公自動(dòng)化,3.2.1 企業(yè)信息化 3.2.2 企業(yè)信息化應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的必要性和可行性,3.2.1 企業(yè)信息化,3.2.1 企業(yè)信息化,1. 企業(yè)信息化 企業(yè)信息化就是企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過(guò)信息資源的深入開(kāi)發(fā)和廣泛利用，不斷提高生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、決策的效率和水平，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的過(guò)程。 企業(yè)要在利用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理信息化兩個(gè)方面加緊推進(jìn)。,3.2.1 企業(yè)信息化,2.企業(yè)信息化的內(nèi)涵 （1）目標(biāo)：企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的目的是“增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力”。 （2）手段：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。 （3）涉及的部門：企業(yè)的各個(gè)部門，包括：企業(yè)的

10、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、設(shè)計(jì)、制造、管理等職能部門。 （4）支持層：高級(jí)經(jīng)理層（決策層）、中間管理層（管理層）、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)層（事務(wù)層）。 （5）功能：進(jìn)行信息的收集、傳輸、加工、存儲(chǔ)、更新和維護(hù)。 （6）組成：企業(yè)信息化是一個(gè)人機(jī)合一的系統(tǒng)，包括人、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件、系統(tǒng)平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)、通用軟件、應(yīng)用軟件、終端設(shè)備（如數(shù)控機(jī)床等）。,企業(yè)信息化與辦公自動(dòng)化,辦公自動(dòng)化是企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的前提 企業(yè)信息化是辦公自動(dòng)化的根本目標(biāo),政府信息化,國(guó)家信息化,社會(huì)信息化,企業(yè)信息化,3.2.2 企業(yè)信息化應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的必要性和可行性,1.必要性： （）企業(yè)普遍存在著部門內(nèi)和部門間的信息溝通和共享方面的問(wèn)題；（需要

11、一個(gè)信息交流和溝通平臺(tái)） （）在企業(yè)的運(yùn)作過(guò)程中，存在大量的文檔需要在不同的人員和部門間簽核流轉(zhuǎn)，特別是那些管理水平比較高、嚴(yán)格按照質(zhì)量認(rèn)證體系執(zhí)行的企業(yè)更是如此；（需要一個(gè)靈活的工作流處理機(jī)制和協(xié)同辦公系統(tǒng)） （）知識(shí)管理對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，其作用已經(jīng)越來(lái)越重要了。如何將企業(yè)員工頭腦中的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)盡快和盡可能地保留在公司的知識(shí)庫(kù)中，提供多種形式的共享和轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)化為企業(yè)的智力資源，這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)將是至關(guān)重要的；（需要建立企業(yè)的知識(shí)管理體系和系統(tǒng)） （）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出決策需要及時(shí)獲得來(lái)自各種渠道的信息和數(shù)據(jù)，包括企業(yè)外部的以及企業(yè)內(nèi)部的各種信息。如何將這些信息資源做到有效利用并能很快發(fā)布給相關(guān)人員（當(dāng)然包

12、括各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）作為開(kāi)展業(yè)務(wù)和做出決策的參考，也是企業(yè)非常重要和急需的需求。（需要有效的信息資源利用機(jī)制和整合信息的系統(tǒng)）,3.2.2 企業(yè)信息化應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的必要性和可行性,2.可行性 從我國(guó)企業(yè)信息化的曲折歷程、投資效益以及目前的現(xiàn)狀來(lái)看，也可優(yōu)先考慮應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)： （）有效利用硬件網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和相應(yīng)的資金投入。由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以涉及企業(yè)的每個(gè)部門的每個(gè)人員，所以對(duì)于那些已投入了很大的資金全面建立起了企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用能充分發(fā)揮硬件網(wǎng)絡(luò)資源的效率； （）與應(yīng)用類似ERP和PDM等軟件系統(tǒng)相比，應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅投入小，而且實(shí)施應(yīng)用難度小，容易取得成功。

13、對(duì)于我們的大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，避開(kāi)投入大、實(shí)施成功率很低的ERP等系統(tǒng)，先應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將是一個(gè)明智的選擇。特別是我國(guó)的很多企業(yè)對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)和基礎(chǔ)很有限，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普遍應(yīng)用將很好的提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及員工對(duì)企業(yè)信息化的認(rèn)識(shí)，提升企業(yè)信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)。同時(shí)能增強(qiáng)大家對(duì)信息化應(yīng)用的信心，以利于逐步應(yīng)用更艱難的ERP等系統(tǒng)。,案例一 萬(wàn)科管理,當(dāng)52歲的萬(wàn)科掌門王石在珠穆朗瑪峰考慮下一步應(yīng)該怎么邁出的時(shí)候，成千上萬(wàn)的中國(guó)經(jīng)理人正坐在辦公室里為企業(yè)的各種管理問(wèn)題絞盡腦汁。 后來(lái)有人指責(zé)王石的做法是對(duì)股東的不負(fù)責(zé)任，說(shuō)萬(wàn)科比登山隊(duì)更需要他，可是老王不改初衷，反駁道：“如果一旦王石離開(kāi)萬(wàn)科，萬(wàn)科就稀里嘩

14、啦，那這就是一個(gè)病態(tài)的企業(yè)”。 事實(shí)上，萬(wàn)科缺少了王石兩個(gè)月不但沒(méi)有生病，甚至用老王的話說(shuō)“業(yè)績(jī)還是比較可喜的”?？磥?lái)老王的確有休閑的資本，而其他的經(jīng)理人恐怕就難有這么灑脫了，上班有人騷擾，下班電話騷擾，別說(shuō)登山，連散步都得找人代勞了。 其實(shí)經(jīng)理人大可不必這么忙碌，因?yàn)檫@并是一個(gè)值得夸耀的好現(xiàn)象。企業(yè)管理包括戰(zhàn)略、人員、流程和資源這幾個(gè)要素，其中流程整合了另外三項(xiàng)，內(nèi)容最多，變化最快，工作量最大，可塑性也最強(qiáng)。健康的企業(yè)是通過(guò)流程而不是某個(gè)人來(lái)運(yùn)轉(zhuǎn)的，所以只要經(jīng)理人能塑造一個(gè)好的流程，就可以將自己和企業(yè)從很多繁瑣、無(wú)序、低端的工作中解放出來(lái)，釋放出時(shí)間和精力。,案例二 某設(shè)備技術(shù)有限公司顧客服

15、務(wù)流程,顧客,工作人員,維修負(fù)責(zé)人,維修工程師,維修工程師,工作人員,當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，顧客通過(guò)電話、傳真或信件通知該公司的服務(wù)中心。,中心工作人員登記顧客的反饋信息，交負(fù)責(zé)人處理。,負(fù)責(zé)人查閱顧客的檔案，分析能否解決問(wèn)題，并指定責(zé)任人維修工程師。,故障分析，維修準(zhǔn)備，奔赴顧客現(xiàn)場(chǎng)。,故障診斷，排除故障。如有問(wèn)題，則通過(guò)傳真、電話向公司總部（深圳）技術(shù)人員咨詢。 維修完成，拜訪客戶主管。,維修工程師向有關(guān)管理人員匯報(bào)維修情況。工作人員登記處理結(jié)果。,案例二 某設(shè)備技術(shù)有限公司顧客服務(wù)流程,顧客,服務(wù)中心,維修工程師,技術(shù)支援,基于Internet的 服務(wù)信息系統(tǒng),研討數(shù)據(jù)庫(kù),故障案 例庫(kù),故障

16、診斷 專家系統(tǒng),1,2,3,4,應(yīng)用OA及MIS以后的流程,3.3 企業(yè)流程與辦公自動(dòng)化,1.流程 定義：把一系列的活動(dòng)，按照一定的次序連接起來(lái)，以達(dá)到預(yù)期的效果。 理解：流程是任何企業(yè)運(yùn)作的基礎(chǔ)，企業(yè)的大部分業(yè)務(wù)都是需要流程來(lái)驅(qū)動(dòng)，就像人體的血脈流程把相關(guān)的信息數(shù)據(jù)根據(jù)一定的條件從一個(gè)人（部門）輸送到其他人員（部門）得到相應(yīng)的結(jié)果以后再返回到相關(guān)的人（或部門）。,3.3 企業(yè)流程與辦公自動(dòng)化,2.什么是好的流程？ 好流程有三個(gè)特點(diǎn)：快捷、規(guī)范、低成本。 實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各管理要素的有效整合，形成強(qiáng)有力的工作流； 具有自動(dòng)調(diào)節(jié)和約束作用，大大提高了整體企業(yè)工作的效率和質(zhì)量，從而迅速提高執(zhí)行力； 是一

17、個(gè)高速運(yùn)轉(zhuǎn)的管理機(jī)器，維護(hù)著企業(yè)健康、有序的運(yùn)轉(zhuǎn)。,3.3 企業(yè)流程與辦公自動(dòng)化,3.如何塑造一個(gè)好的流程？ 塑造一個(gè)好的流程有兩種手段： 一是管理手段，包括企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、管理機(jī)制、文化理念等方面的創(chuàng)新，這是一個(gè)日積月累的過(guò)程，是在管理層面上對(duì)企業(yè)實(shí)行的根本性改造； 一是技術(shù)手段，即通過(guò)信息化技術(shù)改變傳統(tǒng)的辦公模式，這是一個(gè)立竿見(jiàn)影的過(guò)程，讓管理創(chuàng)新得到更好的貫徹和效果。比如最典型的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，即OA。 OA所解決的問(wèn)題歸根到底都是塑造一個(gè)利于企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的工作流程。以前是這樣，將來(lái)也是這樣。,3.3 企業(yè)流程與辦公自動(dòng)化,4.OA研究的兩個(gè)熱點(diǎn)： （1）協(xié)同辦公。企業(yè)將所有相關(guān)的人、財(cái)、物等

18、內(nèi)部和外部資源通過(guò)一個(gè)辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)協(xié)同互動(dòng)，這是一個(gè)整合工作流的流程； （2）知識(shí)管理。對(duì)企業(yè)積累的各種知識(shí)進(jìn)行主動(dòng)的收集、整理、分析、存儲(chǔ)和增值應(yīng)用，這是一個(gè)整合知識(shí)流的流程。,3.3 企業(yè)流程與辦公自動(dòng)化,5.OA系統(tǒng)如何讓流程變得快捷、規(guī)范、低成本而富有競(jìng)爭(zhēng)力？ 首先，信息在網(wǎng)上通過(guò)新聞、通知、文件、郵件、短信、論壇、投票等各種形式實(shí)現(xiàn)了即時(shí)、并行傳輸；輕松的在線審批報(bào)告、計(jì)劃工作、寫作日記、登記考勤、查閱資料、管理資源、交流溝通而不需要到處奔走，打破了部門、職位壁壘，使企業(yè)形成一支快速反應(yīng)部隊(duì)，所以大大提高了工作的便捷性。,3.3 企業(yè)流程與辦公自動(dòng)化,其次，在系統(tǒng)里面，各種信息的傳輸

19、是無(wú)障礙、無(wú)失真、無(wú)延遲的，領(lǐng)導(dǎo)人和員工能及時(shí)、直接得到對(duì)方思想，不再依靠個(gè)人溝通能力；各種資源、知識(shí)、文件、制度統(tǒng)一存檔管理，杜絕丟失、泄密和混亂；員工責(zé)任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實(shí)到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮；開(kāi)放、科學(xué)、高效的信息化平臺(tái)降低工作內(nèi)耗，避免世故人情，消除暗箱操作；擺脫低級(jí)、繁瑣、落后的工作內(nèi)容，致力于核心事務(wù)的處理，讓整個(gè)工作流程變得規(guī)范高效。 最后，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，節(jié)約紙張等大量辦公用品的消耗，節(jié)省電話費(fèi)，更節(jié)省人力、時(shí)間、精力、管理等各種無(wú)形的成本，將寶貴的資源用于促進(jìn)企業(yè)發(fā)展上。,3.3 企業(yè)流程與辦公自動(dòng)化,更多的時(shí)間里，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力并不在戰(zhàn)略，而在戰(zhàn)術(shù)，

20、也就是內(nèi)部管理。這是很明顯的道理，比如兩個(gè)企業(yè)都將自己的戰(zhàn)略目標(biāo)定位于行業(yè)老大，那么接下來(lái)做什么呢？就是管理的比拼！在辦公自動(dòng)化時(shí)代已全面到來(lái)的今天，應(yīng)用OA系統(tǒng)對(duì)企業(yè)，特別是中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，是一個(gè)快速整理辦公流程，加強(qiáng)內(nèi)部管理的有效手段。,3.3 企業(yè)流程與辦公自動(dòng)化,好的OA塑造好的流程，好的流程能夠讓企業(yè)管理趨向一種理想的境界，只要有效應(yīng)用，會(huì)對(duì)管理起到很好的輔助作用。 管理就是管制和理順，它是通過(guò)流程來(lái)實(shí)現(xiàn)的，流程所起的角色就是將最簡(jiǎn)單的事情做到最好，流程需要不斷的完善，因?yàn)槠髽I(yè)需要不斷的發(fā)展。 打造一個(gè)強(qiáng)有力的工作流程，無(wú)疑會(huì)讓經(jīng)理人從容有度，事半功倍，也讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)、健康、高效發(fā)展

21、。 真正有效的管理并不一定要忙得一塌糊涂為代價(jià)。,如果你在打高爾夫的時(shí)候接到一個(gè)電話：“老板，我們的打印機(jī)壞了，怎么辦？”,？,3.4 知識(shí)管理與辦公自動(dòng)化,3.4.1 知識(shí)管理概述 3.4.2 知識(shí)管理的概念 3.4.3 OA對(duì)知識(shí)管理的支撐,3.4.1知識(shí)管理概述,把知識(shí)管理融入OA 今天，辦公自動(dòng)化領(lǐng)域一系列的變革令人矚目，其中之一便是OA的管理核心由正在由單純的事務(wù)處理轉(zhuǎn)向融合知識(shí)管理的協(xié)同辦公. 換言之，知識(shí)管理是辦公自動(dòng)化的革命性進(jìn)展，是新一代OA的發(fā)展方向，而OA將為知識(shí)管理提供基礎(chǔ)環(huán)境，成為實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的協(xié)同工作平臺(tái)。,3.4.1 知識(shí)管理概述,OA管理核心的轉(zhuǎn)變：知識(shí)管理 辦

22、公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)過(guò)十幾年的發(fā)展，已經(jīng)進(jìn)入到新一代的協(xié)同OA時(shí)代。協(xié)同OA不僅可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)各組織、各部門以及人員之間的協(xié)同，還能夠很方便的將各種內(nèi)外資源結(jié)合在一起，從而讓人們?cè)絹?lái)越多的體會(huì)到協(xié)同所帶來(lái)的高效；而接下來(lái)的問(wèn)題就是：我們?nèi)绾螐默F(xiàn)有的OA系統(tǒng)中挖掘更多的信息、創(chuàng)造更多的價(jià)值？,案例,有一個(gè)工程師在一家公司工作30年，退休了，他對(duì)該公司的機(jī)器及產(chǎn)品了如指掌。 幾年后，該公司的一套機(jī)器故障，全公司的人都沒(méi)法找出問(wèn)題來(lái)。絕望中，他們只好找這位退休工程師。這位工程師看了一個(gè)小時(shí)之后，工程師從上衣口袋拿出一支粉筆，用粉筆在一個(gè)零件上畫了一個(gè)叉叉。公司把零件換了,機(jī)器操作正常。但是不久公司收到一張十

23、萬(wàn)元的賬單，是這位退休工程師的收費(fèi)。 公司老板火大了，認(rèn)為一個(gè)小時(shí)不值這么多，就要求送一張明細(xì)表。這位退休工程師的回函是：,粉筆 $1 知道在哪里畫粉筆 $99,999 $100,000,3.4.2 知識(shí)管理的概念,辦公管理中存在的問(wèn)題之一,新員工入職只有一本員工手冊(cè)，一時(shí)間無(wú)從下手，不知道閱讀學(xué)習(xí)哪些內(nèi)容，很長(zhǎng)時(shí)間才進(jìn)入狀態(tài)。,辦公管理中存在的問(wèn)題之二,公司跨地域管理，在地理上分散，導(dǎo)致信息共享困難，協(xié)同辦公效率低下。,辦公管理中存在的問(wèn)題之三,市場(chǎng)部門做一份公司宣傳冊(cè)，到處找不到公司歷史或者現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的圖片。,辦公管理中存在的問(wèn)題之四,技術(shù)團(tuán)隊(duì)創(chuàng)新成果沒(méi)有共享、保存，不斷做車輪式發(fā)明。,辦公

24、管理中存在的問(wèn)題之五,銷售部異地去競(jìng)標(biāo)，臨時(shí)組織修改方案，手頭沒(méi)資料相當(dāng)被動(dòng)。,辦公管理中存在的問(wèn)題之六,公司各類歷史資料沒(méi)有存檔、管理，大量資料散失，企業(yè)花錢聘請(qǐng)員工創(chuàng)建的知識(shí)不斷流失。,辦公管理中存在的問(wèn)題之七,企業(yè)的大量知識(shí)，分散保存?zhèn)€人電腦，甚至個(gè)人的頭腦中，需要卻找不到，找到又發(fā)現(xiàn)版本不統(tǒng)一。,辦公管理中存在的問(wèn)題之八,關(guān)鍵員工離職，公司業(yè)務(wù)、文檔、重要數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)帶走或刪掉，損失往往難以彌補(bǔ)。,辦公管理中存在的問(wèn)題之九,很多業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)只能靠個(gè)人“傳幫帶”，團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)難以提升。,辦公管理中存在的問(wèn)題之十,缺乏知識(shí)管理，企業(yè)的員工其實(shí)在不斷的重復(fù)勞動(dòng)，重復(fù)的事情，才是最大的浪費(fèi)。,1.知識(shí)

25、管理的概念,知識(shí)管理：是將組織可得到各種來(lái)源的信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)，并將知識(shí)與人聯(lián)系起來(lái)的過(guò)程。知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)進(jìn)行正式的管理，以便于知識(shí)的產(chǎn)生、獲取和重新利用。,IBM(中國(guó))公司知識(shí)管理案例,IBM公司的內(nèi)部網(wǎng)上有公司新聞、公司季度收益、銷售情況、公司新的市場(chǎng)戰(zhàn)略、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手戰(zhàn)報(bào)、全球人力資源、員工職業(yè)計(jì)劃等。除此之外，內(nèi)部網(wǎng)還開(kāi)設(shè)了查找欄目，員工可以利用該欄目查找相關(guān)或感興趣的公司資料。 內(nèi)部網(wǎng)的藍(lán)頁(yè)（Blue Page）按鈕可以幫助員工查詢有關(guān)公司員工的情況，例如，輸入一個(gè)員工的名字、代碼或分機(jī)號(hào)碼，就可以查找到該員工在公司內(nèi)的一些詳細(xì)情況，如他的主管經(jīng)理、職務(wù)職稱、同一個(gè)團(tuán)隊(duì)中同級(jí)別的員工以

26、及這些人的電子郵件和電話。 點(diǎn)擊員工職業(yè)計(jì)劃按鈕，就會(huì)滾動(dòng)顯示有關(guān)職業(yè)計(jì)劃的相關(guān)內(nèi)容，介紹如何在IBM發(fā)展自己的職業(yè)計(jì)劃?可以利用哪些資源?分幾步完成等。,IBM(中國(guó))公司知識(shí)管理案例,IBM的員工培訓(xùn)是多方位的，既有集中面授又有分期培訓(xùn)，同時(shí)還建有電子學(xué)習(xí)中心（e-Learning）、圖書中心等。 新加入的員工首先要接受新員工定位培訓(xùn)，內(nèi)容包括IBM公司的介紹、歷史沿革、業(yè)務(wù)框架、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、部門分工合作情況、新員工的工作職責(zé)、福利待遇、如何進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)以及如何利用公司資源等。 隨后，公司將對(duì)員工掌握的技能進(jìn)行測(cè)試評(píng)定，看是否適合上崗。,2.知識(shí)管理的涵義,知識(shí)管理是一種全新的經(jīng)營(yíng)管理模式，

27、它要求企業(yè)將知識(shí)視為企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源，把最大限度地掌握和利用知識(shí)作為提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。 從實(shí)踐的層面上來(lái)說(shuō)，知識(shí)管理一方面需要及時(shí)獲取存在于企業(yè)內(nèi)外部的各種信息、數(shù)據(jù)、文檔等，另一方面還需要對(duì)與知識(shí)相關(guān)的活動(dòng)進(jìn)行充分的管理和支持，這就需要把知識(shí)本身、使用知識(shí)的人、傳播知識(shí)的活動(dòng)等各方面的資源協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來(lái)。,3.知識(shí)管理的主要功能,對(duì)文檔的收錄，一般應(yīng)該支持較復(fù)雜格式的文檔，比如HTML或WORD的； 對(duì)各種類型附件的管理； 對(duì)信息的分類管理，可以靈活地建立多層次的分類體系； 嚴(yán)格的權(quán)限管理，控制不同人員建立分類、查看文檔和發(fā)布文檔的權(quán)限； 強(qiáng)有力的檢索功能，按目前技術(shù)發(fā)展，全文檢索已經(jīng)

28、成為必備的功能； 閱讀統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)不同文檔被閱讀的次數(shù)，統(tǒng)計(jì)最受歡迎的文檔等等；,3.知識(shí)管理的主要功能,知識(shí)貢獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)各部門、員工貢獻(xiàn)的文檔的篇數(shù)等； 知識(shí)地圖：將不同內(nèi)容的文檔根據(jù)不同主題組織起來(lái)，提供快速掌握相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)容的指南； 與其他功能的關(guān)聯(lián)：與企業(yè)的客戶信息、項(xiàng)目信息、業(yè)務(wù)流程等建立緊密的關(guān)系，可以方便地查找相關(guān)的內(nèi)容。,3.4.3 OA對(duì)知識(shí)管理的支撐,1.知識(shí)的基本要素,知識(shí)管理,3.4.3 OA對(duì)知識(shí)管理的支撐,2.OA對(duì)知識(shí)管理的支撐 從知識(shí)管理的過(guò)程來(lái)看，它像是一個(gè)螺旋形，一方面，知識(shí)從獲得、整理、分享、更新、利用、創(chuàng)新，再到獲得，這是一個(gè)不斷循環(huán)往復(fù)的過(guò)程；另一方面，

29、知識(shí)通過(guò)這樣的循環(huán)，知識(shí)本身得到不斷的積累，知識(shí)量不斷擴(kuò)大，從而對(duì)組織產(chǎn)生越來(lái)越強(qiáng)的影響力。 從知識(shí)管理的平臺(tái)來(lái)看，新一代OA將拓展和深化其應(yīng)用，圍繞整個(gè)的知識(shí)管理過(guò)程，提供內(nèi)容管理、知識(shí)檢索、知識(shí)推送、知識(shí)創(chuàng)建、知識(shí)激勵(lì)、知識(shí)分析等一系列的工具，同時(shí)將知識(shí)管理從狹隘的文檔管理擴(kuò)展到企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)管理和運(yùn)作環(huán)節(jié)中，并與其緊密的融合在一起，從而以知識(shí)管理有效的提升個(gè)人和組織的能力。,3.4.3 OA對(duì)知識(shí)管理的支撐,3.OA與知識(shí)管理的關(guān)系 簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，這是大概念和小概念的關(guān)系。OA只不過(guò)是KM中的一小部分。OA更加關(guān)注于流程的處理以及文檔的管理，但是KM更多地關(guān)注于整個(gè)知識(shí)環(huán)路的全部過(guò)程。 KM

30、是將各種信息，經(jīng)過(guò)傳遞、加工、整理，而升華為知識(shí)。目前大家都將文檔管理稱為知識(shí)管理，這是非常錯(cuò)誤的。OA軟件也絕對(duì)不是KM。 真正的KM應(yīng)該包括以下幾個(gè)部分：OA、門戶、elearning、實(shí)時(shí)通訊、現(xiàn)實(shí)通訊等幾個(gè)主要內(nèi)容。但是，KM更多的是一種概念，而OA則更多的是一種應(yīng)用。,3.4.3 OA對(duì)知識(shí)管理的支撐,知識(shí)管理要說(shuō)大可以比任何系統(tǒng)大，要說(shuō)小有可能就一文不值，關(guān)鍵還是看我們?cè)趺礃拥膽?yīng)用，事實(shí)上也沒(méi)有跟ERP等管理軟件比較的地方，而應(yīng)該是集成的使用，才能體現(xiàn)其價(jià)值。 應(yīng)用KM的結(jié)果是希望能為每個(gè)企業(yè)的日常運(yùn)作增添更有效的信息，如與ERP的整合，能從中提取到非常有利益的資料，對(duì)于以后的分析

31、提供更好的工具。,3.5 OA的新一輪革命協(xié)同管理,3.5.1 協(xié)同管理 3.5.2 協(xié)同辦公,3.5 OA的新一輪革命協(xié)同管理,熙熙攘攘的企業(yè)信息化道路上，無(wú)論是傳統(tǒng)的ERP、CRM，還是新近的熱點(diǎn)KM，都薈集著眾多業(yè)界人士述說(shuō)紛紜，新概念、新產(chǎn)品、新技術(shù)層出不窮。 然而對(duì)于中國(guó)最早的信息化領(lǐng)域之一的OA，自九十年代紅火了一陣以后，就一直被人們遺忘在角落。 且不說(shuō)OA在用戶的眼中越來(lái)越失去了它的光華，信息化采購(gòu)計(jì)劃里不是硬件系統(tǒng)就是ERP、CRM，或是電子商務(wù)平臺(tái)；連一些老牌的廠商也對(duì)OA市場(chǎng)產(chǎn)生了懷疑。另一方面，發(fā)展了二十多年的OA，卻并沒(méi)有象其他領(lǐng)域那樣出現(xiàn)一些赫赫有名的領(lǐng)頭羊，這似乎不

32、能不引起人們的思考：OA真的已經(jīng)“日薄西山”，應(yīng)該被淘汰了嗎？,背景：OA難以避免的尷尬,OA在中國(guó)信息化的早期一直扮演著重要的角色。起源于政府公文和檔案管理的OA，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的發(fā)展，在企業(yè)中也得到越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。除了政府的收發(fā)文管理、檔案管理、公告牌這些傳統(tǒng)功能外，又逐步加入了BBS、日程安排、人事管理等功能。OA似乎如它最初的定義那樣，達(dá)成了所謂的“Office Automation”即通過(guò)電子化日常事務(wù)流程和各種信息，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。,背景：OA難以避免的尷尬,傳統(tǒng)OA簡(jiǎn)單的功能在企業(yè)的業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，海量信息呈線性增長(zhǎng)的今天，愈發(fā)顯得力不從心，更多時(shí)候，它只是提供一種信息發(fā)布、查

33、看和類似BBS的功能，而其所包含的一些功能也在被更為專業(yè)的軟件所“瓜分”；同時(shí)，當(dāng)我們把目光從傳統(tǒng)OA所涵蓋的功能上移開(kāi)就會(huì)發(fā)現(xiàn)，企業(yè)除了日常辦公之外還有人事、客戶、財(cái)務(wù)、銷售等管理需求，于是企業(yè)不得不建立各種信息化系統(tǒng)，而這些系統(tǒng)很少能夠被協(xié)調(diào)起來(lái)，企業(yè)常常面臨著要在不同應(yīng)用平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)之間切換的煩惱，傳統(tǒng)OA卻無(wú)法擔(dān)當(dāng)“集成”的角色，為企業(yè)提供整合這些信息和應(yīng)用的前臺(tái)。 另一方面，在市場(chǎng)化和全球一體的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)間日益強(qiáng)調(diào)協(xié)作，跨部門、跨組織、跨企業(yè)、跨地域的工作每天都在進(jìn)行，而傳統(tǒng)OA落后的架構(gòu)及功能設(shè)計(jì)顯然無(wú)法滿足企業(yè)高度靈活性和協(xié)作性的要求。,3.5.1 協(xié)同管理,協(xié)同管理,3.

34、5.1 協(xié)同管理,1. 什么是協(xié)同 在組織中，每一天、每一個(gè)人、每一件事都處于協(xié)同工作之中，由此產(chǎn)生大量的協(xié)同信息，這些信息占到組織信息總量的80，管理好它們對(duì)于您來(lái)說(shuō)非常重要。 協(xié)同（Collaboration）：泛指組織中多人完成一個(gè)或多個(gè)事務(wù)的行為方式和過(guò)程，協(xié)同工作是組織行為的基本模式和狀態(tài)。 2.協(xié)同管理，即協(xié)同作戰(zhàn)。是把局部力量合理地排列、組合，來(lái)完成某項(xiàng)工作和項(xiàng)目。如，協(xié)同銷售。,3.5.1 協(xié)同管理,3.5.1 協(xié)同管理,3. 協(xié)同管理理念 協(xié)同管理要素：是對(duì)組織中“人、事件、資源”之間的協(xié)同關(guān)系進(jìn)行管理，它是團(tuán)隊(duì)組織的協(xié)同工作平臺(tái)和工具。,人 HUMAN,資源 RESOURCES,COLLABORATIVE MANAGEMENT 協(xié)同管理,事件 EVENT,3.5.1 協(xié)同管理,4.協(xié)同管理三大特點(diǎn) 、以“人”為中心。以“人”為根本的元素和出發(fā)點(diǎn)來(lái)設(shè)計(jì)和構(gòu)造應(yīng)用。以人為中心組織信息展現(xiàn)和操作內(nèi)容。 、以“管理”為根本。即對(duì)描述組織行為的“角色、事件、資源、流程、規(guī)則、狀態(tài)、結(jié)果”等要素進(jìn)行管理。 3、以“非結(jié)構(gòu)化”信息管理為重點(diǎn)。它占到團(tuán)隊(duì)組織信息總量的80。,3.5.1 協(xié)同管理