1、第四章 現(xiàn)代秘書的綜合素質(zhì)要求,第四章 現(xiàn)代秘書的綜合素質(zhì)要求,第一節(jié) 秘書必備的知識和能力,一、秘書必備的知識 二、秘書人員應(yīng)有的能力 三、秘書應(yīng)有的職業(yè)技能 四、秘書人員知識和能力的培養(yǎng),一、秘書必備的知識,（一）秘書必備的基礎(chǔ)知識 （二）秘書必備的專業(yè)知識 （三）與秘書工作直接相關(guān)的知識,（一）秘書必備的基礎(chǔ)知識,1.哲學(xué)常識 2.政治、法律、社會學(xué)常識 3.文學(xué)、藝術(shù)常識 4.歷史、地理常識 5.自然科學(xué)常識 6.數(shù)學(xué)知識 7.計算機知識,（二）秘書必備的專業(yè)知識,1.秘書學(xué)知識 2.秘書寫作知識 3.文書檔案知識 4.調(diào)研、會務(wù)、信訪、人際關(guān)系等知識 5.所在單位業(yè)務(wù)涉及的專門知識,

2、（三）與秘書工作直接相關(guān)的知識,1.語言學(xué) 2.邏輯學(xué) 3.傳播學(xué) 4.心理學(xué) 5.社交禮儀知識 6.領(lǐng)導(dǎo)科學(xué) 7.公共關(guān)系學(xué) 8.管理學(xué),二、秘書人員應(yīng)有的能力,（一）秘書的基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu) （二）秘書的特殊能力結(jié)構(gòu),（一）秘書的基礎(chǔ)能力結(jié)構(gòu),1.思維力 2.想象力 3.觀察力 4.記憶力,（二）秘書的特殊能力結(jié)構(gòu),1.表達能力 2.辦事能力 3.管理能力 4.應(yīng)變能力 5.社交能力 6.信息處理能力 7.操作能力 8.獨立辦事能力,案例分析： 2009年的一天深夜，某市政府值班秘書小劉接到市交通部門打來的緊急電話，告知一家裝卸公司在某碼頭裝卸化學(xué)物品時，不慎將一桶劇毒化學(xué)物品落入水中。若毒藥擴

3、散到水中，人畜飲用后會造成死亡。此時，劉秘書腦海中掠過兩套方案：一是打電話給市領(lǐng)導(dǎo)或上級機關(guān)，請求指示，然后依照領(lǐng)導(dǎo)的指示去執(zhí)行，如果找不到領(lǐng)導(dǎo)，再根據(jù)自己的經(jīng)驗處理。二是立即趕到現(xiàn)場指揮打撈。,分析： 其實這里面的兩套方案都必須要有條理地進行，可以在通知領(lǐng)導(dǎo)的同時，先趕赴現(xiàn)場了解打撈情況。做到兩不誤。,三、秘書應(yīng)有的職業(yè)技能,（一）文字處理技術(shù) （二）現(xiàn)代通信技術(shù) （三）計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù) （四）汽車駕駛技術(shù) （五）現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用和保養(yǎng)技術(shù) （六）書法和快速記錄技術(shù),四、秘書人員知識和能力的培養(yǎng),（一）強化訓(xùn)練 （二）勤奮學(xué)習(xí),友情提示： 秘書在傳達、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖時應(yīng)注意以下問題。 （1）

4、不能耽誤傳達時間。 （2）不能截留領(lǐng)導(dǎo)意圖。 （3）不能隨意解釋或歪曲領(lǐng)導(dǎo)意圖。,第二節(jié) 秘書的心理和職業(yè)性格,一、秘書的情感 二、秘書的興趣 三、秘書的意志 四、秘書的氣質(zhì) 五、秘書的職業(yè)性格 六、秘書的人格形象,一、秘書的情感,（一）秘書情感的內(nèi)容 （二）秘書情感的表現(xiàn)形式情緒、心境、激情,秘書作為腦力勞動者，應(yīng)該具有豐富的、高尚的情感品質(zhì)。秘書情感的主要內(nèi)容包括理智感、道德感、審美感，這三個方面的情感體驗反映了人們對真、善、美的理想境界的追求。,（一）秘書情感的內(nèi)容,1.情緒 2.心境 3.激情,（二）秘書情感的表現(xiàn)形式情緒、心境、激情,二、秘書的興趣,（一）秘書的職業(yè)興趣 （二）秘書的

5、業(yè)余愛好,（一）秘書的職業(yè)興趣,秘書的職業(yè)興趣通常表現(xiàn)在以下幾個方面。 （1）對秘書專業(yè)知識的興趣，喜歡閱讀秘書專業(yè)的書籍、雜志，有的還進行秘書學(xué)理論的思考。 （2）對秘書工作經(jīng)驗的興趣，經(jīng)常向有經(jīng)驗的秘書請教問題，善于總結(jié)自己秘書工作的經(jīng)驗教訓(xùn)。 （3）對秘書工作新技術(shù)、新設(shè)備的興趣，努力掌握辦公自動化技術(shù)，了解辦公手段的最新發(fā)展動態(tài)。 （4）對秘書工作效果的興趣，關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)、各部門、人民群眾對秘書工作的評價，努力改進工作方法。,（二）秘書的業(yè)余愛好,秘書的業(yè)余愛好應(yīng)該廣泛而有中心，要根據(jù)自己的個性特點進行選擇。,三、秘書的意志,（一）意志的特征 （二）秘書應(yīng)該具備的意志品質(zhì),（一）意志的特征

6、,1.意志總有明確的目的 2.意志支配人們的行動 3.意志總與克服困難相聯(lián)系,（二）秘書應(yīng)該具備的意志品質(zhì),1.自覺性 2.堅韌性 3.自制性 4.果斷性,深入思考： 秘書應(yīng)該培養(yǎng)自己哪些方面的意志品質(zhì)？,四、秘書的氣質(zhì),（一）氣質(zhì)的基本類型 （二）氣質(zhì)對秘書工作的影響,（一）氣質(zhì)的基本類型,1.膽汁質(zhì) 2.多血質(zhì) 3.黏液質(zhì) 4.抑郁質(zhì),（二）氣質(zhì)對秘書工作的影響,秘書應(yīng)該克服氣質(zhì)中的不利因素，培養(yǎng)良好的氣質(zhì)，向熱情、靈活、迅速、穩(wěn)定、細致等方面發(fā)展。,深入思考： 秘書應(yīng)如何提高自己的氣質(zhì)？,五、秘書的職業(yè)性格,為了做好秘書工作，秘書人員應(yīng)該逐步養(yǎng)成認(rèn)真、熱情、隨和、幽默、靈活的良好性格。秘

7、書特別要加以避免或糾正的不良性格有冷漠、浮躁、自卑、孤傲、馬虎等。,友情提示： 好的性格，有利于個人的成長進步和事業(yè)的成功；反之，則不利于一個人的發(fā)展和人生價值的充分實現(xiàn)。秘書工作涉及面廣，工作繁雜，不同的工作性質(zhì)對于秘書人員的個性具有不同的要求。從普遍的認(rèn)識看，秘書的性格應(yīng)該具有以下特征。 （1）意志堅毅。秘書工作是十分繁重而復(fù)雜的勞動，秘書必須具有堅忍不拔、百折不撓的毅力，克服各種困難，實現(xiàn)自己的職能。 （2）豁然開朗。由于秘書人員的特殊位置，工作中難免與上級、同事、群眾出現(xiàn)一些誤會或者是沖突，樂觀的性格在此尤為重要。,（3）應(yīng)變敏捷。秘書的工作變化性強，敏銳的觀察力也是非常重要的。 （4

8、）自制力強。秘書人員要培養(yǎng)和提高自制力，在不同的場合、不同背景、不同對象面前要善于選擇和控制自己的行為方式。 （5）友愛合作。秘書應(yīng)有友愛合作的性格，寬以待人，助人為樂，不與別人斤斤計較，不因小怨小恨而存嫌。,六、秘書的人格形象,（一） 獨立人格 （二）正直人格 （三）健康人格 （四）親和人格,能力訓(xùn)練,1.秘書必備的基礎(chǔ)知識有哪些？ 2.秘書應(yīng)掌握哪些專業(yè)知識？ 3.秘書的基礎(chǔ)能力有哪些？ 4.秘書應(yīng)具有的專業(yè)能力有哪些？ 5.秘書應(yīng)樹立怎樣的人格形象？ 6.你在知識和能力上有何長處和不足？你打算如何在學(xué)校期間完善自己的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)？,7.案例分析。 案例一： 20世紀(jì)90年代中期，當(dāng)

9、時的國家經(jīng)委辦公廳對全國200多個中小企業(yè)的廠長經(jīng)理秘書進行了一次有關(guān)企業(yè)秘書素質(zhì)的問卷調(diào)查，對“你認(rèn)為當(dāng)代秘書必須具備的最主要的能力有哪些”這一問題的統(tǒng)計結(jié)果，“文字表達能力”被排在第八位，在它之前的幾種能力為組織協(xié)調(diào)能力、攝取信息能力、政策理解能力、具體辦事能力、出謀獻策能力、交際能力、口頭表達能力。 根據(jù)以上調(diào)查材料，請你思考下面幾個問題。 （1）這個調(diào)查結(jié)果能否說明“文字表達能力”對于現(xiàn)代秘書來說已經(jīng)不是很重要了？,（2）你能對上述調(diào)查結(jié)果提供一種合理的解釋嗎？ （3）如果讓你進行一次“秘書必須具備的最主要的能力有哪些”的調(diào)查，你將會如何進行？（請設(shè)計一個調(diào)查方案） 案例二： 認(rèn)真閱讀

10、下面的材料，然后討論后面的問題。 有一位年輕女性，長得不是很出色，但嫵媚動人，有一種獨特的魅力。我問她為何能夠這樣，她一笑：“我漂亮，因為我相信我漂亮呀！” 這個例子說明了一個道理：一個人要有動人的魅力，必須有很好的“自我意象”。 所謂“自我意象”，就是自己在自己心中是個什么樣子！它代表著你對自己的評價。體現(xiàn)了一個人自尊的程度,。自尊度高，潛力就發(fā)揮得充分；自尊度低，潛能就越受抑制。人們在工作中出現(xiàn)失誤后，往往會情緒消沉而難以自拔，這是因為他形成了一種消極的自我意象。如何盡快改變自己的情緒呢？ 一位總裁秘書，晚上加班處理資料，在送給總裁時，把很重要的一頁丟在家里了。雖然總裁沒有責(zé)怪她，但她卻不斷地責(zé)怪自己是“笨豬”。她對這個消極的自我形象可能采用三種態(tài)度： 整體認(rèn)定：“我的確是只笨豬，因為我把重要的文件丟在家里了！”結(jié)果：“笨豬”完全進入潛意識，徹底形成消極自我意象。 整體否定：“反正我不可能是笨豬！”結(jié)果：雖然理念上否定了“笨豬”，但這種否定很籠統(tǒng)，,往往“笨豬”形象并沒消失，還將在潛意識中對人產(chǎn)生消極影響。 步步排除：“第一，我頂多是有點丟三落四；第二，也不是從來就丟三落四，僅僅在這件事上有些丟三落四；