1、檔案分類整理制度一、整理分類的定義及方法整理分類是建立物業(yè)類檔案基礎(chǔ)的重要工作，是由物業(yè)管理公司或下屬管理處將收集的資料按四類常見檔案的類型區(qū)分、歸類整理，組成物業(yè)管理公司內(nèi)部所需保存的檔案。同時根據(jù)所售或租物業(yè)的特點，按一戶一檔的辦法，為每幢物業(yè)的業(yè)主或租戶建立相應(yīng)的檔案。每售出或租出一套物業(yè)，預(yù)立卷工作同步進(jìn)行，總卷與一戶一檔的整理歸類工作也要同步開展。二、收集歸類，整理成卷這里所說的收集的檔案資料，是物業(yè)管理公司需要總體掌握的資料，然后按部門、內(nèi)存、年度順序整理成為物業(yè)管理公司所需的若干大類總卷宗。1.業(yè)戶檔案資料。（1）購房合同及身份證的復(fù)印件、入伙通知單、入伙手續(xù)書、業(yè)主公約、驗房單

2、等。（2）業(yè)主詳細(xì)資料登記表。（3）家庭人員登記表。（4）業(yè)主房屋維修檔案。（5）繳費情況一覽等。2.工程技術(shù)檔案資料（含產(chǎn)權(quán)）。（1）規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文。（2）建筑許可證、投資許可證、開工許可證。（3）拆遷安置資料。（4）竣工總平面圖。（5）地質(zhì)勘查報告、開（竣）工報告、圖紙會審報告。（6）工程合同、工程預(yù)決算。（7）工程設(shè)計變更通知。（8）竣工圖：單體建筑、結(jié)構(gòu)及隱蔽工程竣工圖，消防、燃?xì)獾龋还こ碳暗叵鹿芫W(wǎng)竣工圖。（9）房屋、消防、燃?xì)饪⒐を炇兆C明書。（10）主要材料質(zhì)量保證書，新材料、購配件的簽訂合同 、證書。（11）水、電、消防等設(shè)備的檢驗合格證書及設(shè)備技術(shù)資料。（12）砂漿

3、、混泥土塊試壓報告。（13）綠化工程竣工圖。（14）各類房屋清單。（15）出售房屋的產(chǎn)權(quán)范圍或成本核算清單。（16）公用設(shè)施設(shè)備及公共場地清單。（17）未完工房屋公用設(shè)施設(shè)備及公共場地的竣工日期。（18）產(chǎn)權(quán)方面的資料。（19）其他工程技術(shù)資料。3.服務(wù)檔案資料。服務(wù)檔案，一般又可細(xì)分為業(yè)戶服務(wù)檔案、裝修檔案、維修檔案、治安交通管理檔案、設(shè)備設(shè)施管理檔案、綠化清潔管理檔案、社區(qū)文化檔案等資料。（1）業(yè)戶服務(wù)檔案：業(yè)戶意見調(diào)查、統(tǒng)計結(jié)果；業(yè)戶接待記錄；業(yè)戶投訴及處理記錄；回訪記錄等。（2）裝修檔案資料：二次裝修申請表、裝修責(zé)任書；施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表；室內(nèi)裝修設(shè)計平面圖；裝修竣工圖等

4、。（3）維修檔案資料：維修申請記錄、回訪記錄；維修派工單；公共設(shè)施巡檢記錄等。（4）治安交通管理檔案：日常“四防一?！本W(wǎng)絡(luò)圖、巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線；日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶；進(jìn)出入記錄、應(yīng)急處理記錄；車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料等。（5）設(shè)備設(shè)施管理檔案：公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計劃；公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄；機(jī)電設(shè)備運行、巡查記錄；設(shè)備承包方資料；公用設(shè)備設(shè)施臺賬及更新記錄等。（6）綠化清潔管理檔案：清潔班月檢記錄、周檢記錄；綠化工作記錄、檢查記錄；消毒、殺蟲記錄；綠化病蟲害檢查記錄等。（7）社區(qū)文化檔案：社區(qū)文化創(chuàng)建構(gòu)想、組織活動計劃及實施情況記錄；社區(qū)

5、文化活動圖片等記錄內(nèi)容；傳媒報道資料；文化活動場所、設(shè)施臺賬及使用記錄等。4.其他管理檔案：在物業(yè)管理日常工作中形成的一些公務(wù)性、行政性、指導(dǎo)性的管理文件資料。一般有行政文件、管理指導(dǎo)文件和業(yè)委會相關(guān)資料。（1）行政文件：財務(wù)文件；人事管理記錄、文件；政府主管部門文件；內(nèi)部管理規(guī)則制度、通知、簽報等文件。（2）管理指導(dǎo)文件：質(zhì)量手冊；程序文件（質(zhì)量）；環(huán)境手冊；程序文件（環(huán)境）；作業(yè)文件等。（3）業(yè)委會相關(guān)資料：下屬管理處業(yè)委會籌備成立文件；下屬管理處業(yè)委會成立后的運行文件等。三、建立一戶一檔根據(jù)業(yè)主或租戶所有或使用（租用）的一幢物業(yè)的性質(zhì)、特點、將總卷宗內(nèi)部分涉及的相關(guān)資料集中，然后分別建立

6、相應(yīng)的檔案。1.舊公房出售類檔案卷應(yīng)含的基本資料。（1）住房審批表。（2）公有住房買賣合同。（3）付款憑證。（4）購買公有住房委托書。（5）購買公有住房員工連續(xù)工齡證明。（6）購買公有住房員工的職稱、職級證明。（7）本戶人員情況表。（8）出售公有住房建筑面積攤算表。（9）公有住房價格計算表。（10）住宅債券單或減免債審批手續(xù)。（11）舊房卡。（12）公房維修合同。（13）各戶維修簽報單、報修單、結(jié)算單。（14）拆損房屋扣押金簽報。2.商品房類案卷應(yīng)含的資料。（1）商品房出售合同。（2）商品房認(rèn)購書。（3）商品房出售會簽單。（4）商品房用地面積表。（5）公證書。（6）產(chǎn)權(quán)證。（7）房屋價目表。（

7、8）入伙通知書。（9）入伙手續(xù)流轉(zhuǎn)單。（10）入伙交費表。（11）業(yè)主公約。（12）房屋自用部位驗收單。（13）入戶資料簽收單。（14）業(yè)戶入伙所交費用一覽表。（15）住宅裝修申請表。（16）室內(nèi)裝修施工登記表。（17）各戶維修、報修單、結(jié)算單。3.外銷商品房類案卷應(yīng)含資料。（1）外銷商品房出售合同。（2）外銷商品房出售認(rèn)購書。（3）外銷商品房出售公證書。（4）外銷商品房出售產(chǎn)權(quán)證。（5）業(yè)戶付款情況明細(xì)表。（6）甲、乙雙方聘請律師協(xié)議書。（7）房屋使用、管理、維修公約。（8）房屋維修合同。（9）房屋價目表。（10）借、貸款協(xié)議書。（11）入伙通知書。（12）入伙繳費一覽表。（13）轉(zhuǎn)售方案。

8、4.員工購房類案卷應(yīng)含的資料。（1）房屋出售合同。（2）房屋置換協(xié)議書。（3）房屋置換細(xì)則。（4）產(chǎn)權(quán)交換合同。（5）入戶通知單。（6）住房簽收單。（7）補(bǔ)充協(xié)議。（8）產(chǎn)證編號。（9）分房一覽表。（10）征詢單。（11）繳費一覽表（各類繳費收據(jù)以及借據(jù)）（12）業(yè)主公約。（13）住宅裝修申請表。（14）各戶維修報修單、結(jié)算單。5.出租類公房案卷應(yīng)含的資料。（1）住房調(diào)配單。（2）動拆遷（過渡）協(xié)議書。（3）建設(shè)債券證明或減免債券審批手續(xù)。（4）拆遷戶建設(shè)債券認(rèn)購單。（5）房屋拆遷安置協(xié)議。（6）私房保留產(chǎn)權(quán)協(xié)議書。（7）公房管理協(xié)議書。（8）舊房卡。（9）工會證明及家庭成員身份證復(fù)印件。（1

9、0）小區(qū)管理公約。（11）房屋維修合同。（12）維修簽報單。（13）報修單、結(jié)算單。（14）拆損房屋扣押金簽報。6.租賃商品房類案卷應(yīng)含的資料。（1）業(yè)戶委托協(xié)議書。（2）租賃合同、會簽單。（3）租戶入住通知。（4）租戶身份證復(fù)印件。（5）驗房單。（6）繳費一覽表。（7）維修公約。（8）房租調(diào)整協(xié)議。（9）房屋維修簽報單。（10）報修單、結(jié)算單。7.租賃商業(yè)辦公樓類案卷應(yīng)含的資料。（1）租賃合同。（2）來往函件。（3）降租、退租、續(xù)租協(xié)議。（4）欠租、催交租金的來往公函、法院審理判決材料。8.公建配套設(shè)備設(shè)施類案卷應(yīng)含的資料（按設(shè)備類別分類，而后根據(jù)設(shè)備所屬物業(yè)區(qū)分建相關(guān)檔案）。（1）設(shè)備設(shè)施產(chǎn)品合格證。（2）電器線路圖紙。（