1、復(fù) 習(xí),系,統(tǒng),管,理,憑,證,管,理,出,納,管,理,賬,簿,管,理,電算化會計信息系統(tǒng),固,定,資,產(chǎn),管,理,工,資,管,理,成,本,管,理,供,應(yīng),管,理,銷,售,管,理,核心子系統(tǒng),外圍子系統(tǒng),報,表,管,理,系統(tǒng)管理,系統(tǒng)子系統(tǒng),子系統(tǒng)模塊,第四節(jié) 電算化會計信息系統(tǒng)組成與數(shù)據(jù)處理流程,系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理,系統(tǒng)授權(quán)管理,數(shù)據(jù)字典維護(hù),系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置,通過軟件所具備的強(qiáng)大功能，計算機(jī)根據(jù)你們輸入的條件，例如：憑證號，日期等等，自動完成如下的功能。,這一部分的內(nèi)容與手工操作內(nèi)容完全相同，只是用計算機(jī)代替的人工。,所以我們說 手工操作下數(shù)據(jù)處理流程是： 憑證賬簿報表 電算化條件下數(shù)據(jù)處理流程是：

2、 憑證賬簿和報表,會計數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移存儲過程,利用軟件的賬表生成程序，輸出會計數(shù)據(jù)，快速生成會計信息的過程,更快、出錯的可能性更小,兩種賬務(wù)處理方式的對比： （1）手工方式下，日記賬、明細(xì)賬、總賬及報表、主要表現(xiàn)為會計數(shù)據(jù)的存儲。 計算機(jī)處理方式下，日記賬、明細(xì)賬、總賬及報表不需要形成數(shù)據(jù)存儲，而主要表現(xiàn)為賬表生成程序的輸出數(shù)據(jù)流。 也就是說，在電算化環(huán)境下，沒有儲存賬簿和報表，但是在需要某種賬薄和報表時，可以臨時快速生成，大大減少存儲空間。 （2）手工方式下，由于憑證到賬簿需要進(jìn)行平行登記 ，從賬簿到報表需要累計匯總各類賬簿，因此，因此需要定期進(jìn)行賬證、賬賬核對。 計算機(jī)處理方式下，賬簿、報表都

3、是機(jī)器根據(jù)“原始數(shù)據(jù)”自動計算、匯總生成的，只要“原始數(shù)據(jù)”不錯，就不需要進(jìn)行賬證、賬賬核對。 也就是說，在電算化環(huán)境下，可以避免賬、證、表不符的現(xiàn)象。,首先我們要明白：我們要掌握的不是系統(tǒng)管理子系統(tǒng)中的功能是怎么設(shè)計的，而是這些功能是怎么用的。 其次我們要明白：電算化會計信息系統(tǒng)下的系統(tǒng)管理子系統(tǒng)是做什么用的？ 為什么使用會計軟件中的會計核算功能前要進(jìn)行參數(shù)設(shè)置？,系統(tǒng)管理子系統(tǒng)是其他子系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)，通過進(jìn)行參數(shù)設(shè)置，為其他子系統(tǒng)運行創(chuàng)造運行環(huán)境，為進(jìn)行會計核算做好準(zhǔn)備。,第二章 系統(tǒng)管理的詳細(xì)設(shè)計,第一節(jié) 系統(tǒng)管理的總體設(shè)計,軟件設(shè)計人員需要做的工作，我們在使用軟件時是看不到的,補(bǔ)充：系

4、統(tǒng)管理模塊的操作進(jìn)入系統(tǒng)管理模塊 “系統(tǒng)管理”模塊采用后臺運行模式自動最小化。 關(guān)閉“系統(tǒng)管理”模塊，只能以系統(tǒng)管理員的身份登陸后“退出”。,系統(tǒng)管理員的作用： 為了對系統(tǒng)的總體進(jìn)行控制和對數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，系統(tǒng)設(shè)立了系統(tǒng)管理員崗位。 1、系統(tǒng)管理員對整個軟件系統(tǒng)進(jìn)行管理，擁有軟件的最高權(quán)限。2、系統(tǒng)管理員不得從事賬套中的具體業(yè)務(wù)操作，只進(jìn)行系統(tǒng)初始化，以及系統(tǒng)上的宏觀操作。,3、能夠進(jìn)入“系統(tǒng)管理”的只有系統(tǒng)管理員和賬套主管。但是他們的操作權(quán)限時有區(qū)別的：系統(tǒng)管理員進(jìn)行賬套管理（建立、引入、輸出），整個系統(tǒng)內(nèi)所有操作員及權(quán)限的設(shè)置。賬套主管只負(fù)責(zé)該賬套內(nèi)具體的維護(hù)與管理工作，可以修改賬套，建立、

5、引入、輸出、清空“年度賬”，以及賬套內(nèi)操作員權(quán)限的設(shè)置。注：首次進(jìn)入“系統(tǒng)管理”模塊，只有系統(tǒng)管理員。,上新課啦！,建立賬套賬套的概念： 所謂賬套是指在會計軟件系統(tǒng)中為每一個獨立核算的單位所建立的一套完整的賬務(wù)體系。相當(dāng)于建立一個專門為某一會計對象日后進(jìn)行電算化會計核算操作服務(wù)的平臺。 其作用相當(dāng)于手工操作條件下明確會計核算的主體。,建立賬套需要輸入的內(nèi)容： 賬套信息、單位信息、核算類型、基礎(chǔ)信息四種。 按照賬套創(chuàng)建向?qū)?，分屏輸入相?yīng)的信息。,賬 套 信 息,說明： a.已有賬套欄：只能查閱，不能輸入、修改。 b.賬套號必輸，且唯一。 c.賬套名稱一般以核算單位名稱命名，不能為空。 d.賬套路

6、徑可以自己選擇，但是一般建議使用系統(tǒng)默認(rèn)路徑。 e.啟用會計期：系統(tǒng)默認(rèn)為計算機(jī)時間。用戶可以根據(jù)自己的需要更改會計啟用年月。 更改會計年份 更改會計月份,說明： 單位名稱必須輸入。單位可以是簡稱，但是，如果用戶有發(fā)票業(yè)務(wù)管理，單位名稱必須輸入完整。,單位信息,核算類型,說明： a.按照單位的實際情況，單位的會計核算需要設(shè)置。 b.企業(yè)類型：工業(yè)和商業(yè)。 c.行業(yè)性質(zhì)：決定著企業(yè)適合的會計制度，這將影響軟件為用戶預(yù)設(shè)的會計科目體系和報表格式。 d.賬套主管只能從已經(jīng)設(shè)置的操作員中選取。 e.可以不選擇讓系統(tǒng)預(yù)設(shè)科目和報表。,本幣代碼： RMB,說明： a.選擇要不要對客戶、供應(yīng)商等進(jìn)行分類核算

7、，要不要進(jìn)行外幣核算。 b.如果此時不能確定是否要進(jìn)行分類核算，以后再設(shè)置分類核算也可以。 c.如果這里不設(shè)置分類核算，則在“基礎(chǔ)設(shè)置”里就只能為客戶、供應(yīng)商等設(shè)置檔案，不能建立相應(yīng)的分類檔案。,基礎(chǔ)信息（分類信息）,二、憑證參數(shù)設(shè)置,貸方必有,定義編碼方案 除了輸入賬套的基本信息，建立賬套還需要設(shè)置編碼方案。 由于計算機(jī)是按照編碼來識別會計科目、客戶、供應(yīng)商、存貨等信息的，因此需要預(yù)先對這些對象設(shè)置編碼的方案。編碼方案：編碼分幾級，每級有幾位數(shù)字。,三、編碼方案設(shè)置,在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計的時候給定的，用戶不能修改,必須分類,必須分類,說明： 對象編碼只用于計算機(jī)內(nèi)部數(shù)據(jù)處理，當(dāng)需要輸出信息時，計算

8、機(jī)會自動將編碼轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的漢字名稱。,例： 科目編碼的322編碼方案所表示的意義是： 科目編碼共分3級，其中第一級編碼占3位，第二級、第三級編碼各占2位。 按照上述編碼方案 “銀行存款” “工商銀行存款” “工商銀行人民幣存款 ” 每一個科目在電腦中的代碼是什么？,1020101,10201,102,補(bǔ)充：定義數(shù)據(jù)精度 定義數(shù)據(jù)的小數(shù)數(shù)位，可以輸入06之間的整數(shù)。,注意：a.只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)創(chuàng)建一個賬套。b.在賬套建立過程中，系統(tǒng)管理員可以隨時點擊“上一部”來修改賬套信息，但是，當(dāng)創(chuàng)建工作結(jié)束，點擊“完成”后，系統(tǒng)管理員無權(quán)再修改本賬套信息了。賬套主管可以修改賬套信息，但是,賬套參數(shù)設(shè)定之

9、后，可用修改功能來查閱或修改。若無會計業(yè)務(wù)發(fā)生時，所有參數(shù)都可修改；若有會計業(yè)務(wù)發(fā)生時，則只允許修改不影響核算的信息（例如：名稱、單位信息等等），核算涉及到參數(shù)一律不許修改。,點擊“完成”賬套建好了！,第 三 節(jié) 數(shù)據(jù)字典維護(hù) 的功能設(shè)計,數(shù)據(jù)字典 我們使用其他子系統(tǒng)各項功能前，必須建立各種數(shù)據(jù)字典。 為什么？,制作一個便于電腦使用的檢索工具某種數(shù)據(jù)的目錄。,那么在核心子系統(tǒng)中，會使用到的數(shù)據(jù)字典包括： 科目字典 部門字典 客戶分類字典 客戶檔案字典 供應(yīng)商分類字典 供應(yīng)商檔案字典 個人往來字典 項目分類字典 項目核算科目字典 項目檔案結(jié)構(gòu)字典 項目檔案字典 倉庫字典 功能字典 操作員字典 操

10、作員權(quán)限字典 匯率字典 一共16個數(shù)據(jù)字典，其中除了功能字典由系統(tǒng)自動填列外（不需要我們操作，系統(tǒng)預(yù)設(shè)的），其他15個字典都需要維護(hù)。,核心子系統(tǒng)涉到及的數(shù)據(jù)字典,對字典中的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入、修改、刪除、查詢、打印等操作。實際上，數(shù)據(jù)字典的維護(hù)過程也就是設(shè)置、管理數(shù)據(jù)字典的過程。 數(shù)據(jù)字典的維護(hù)有先后順序。,最先維護(hù) 其次維護(hù) 第三維護(hù) 第四維護(hù) 最后維護(hù) 系統(tǒng)自動填列,什么是數(shù)據(jù)字典的維護(hù),科目字典 部門字典 客戶分類字典 客戶檔案字典 供應(yīng)商分類字典 供應(yīng)商檔案字典 個人往來字典 項目分類字典 項目核算科目字典 項目檔案結(jié)構(gòu)字典 項目檔案字典 倉庫字典 功能字典 操作員字典 操作員權(quán)限字典 匯

11、率字典,一、會計科目字典維護(hù)的功能設(shè)計,科目字典存儲所在賬套的主要會計科目信息。 其中需要維護(hù)的是科目的基本信息，而發(fā)生額、累計發(fā)生額和余額數(shù)據(jù)由憑證管理的記賬功能登記。 除期初余額在系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理中錄入外，正常運行時，這些數(shù)據(jù)不允許用戶改動。 科目字典維護(hù)功能完成對會計科目的設(shè)置和管理，用戶可以根據(jù)會計業(yè)務(wù)的實際需要，方便地增加、插入、修改、查詢、打印會計科目。,輔助核算 一般來說，如果企業(yè)原來有許多往來單位、個人、部門和項目，在手工環(huán)境下他們都是通過設(shè)置明細(xì)科目的方式來實現(xiàn)明細(xì)核算和管理的。 然而，在電算化環(huán)境中，為了發(fā)揮會計信息系統(tǒng)輔助核算和管理的優(yōu)勢，最好應(yīng)將這種明細(xì)科目的設(shè)置方式改為用

12、輔助核算的方式設(shè)置。,具體方法： 將原來以往來單位、個人、部門和項目名稱命名的末級明細(xì)科目刪去，將這些名稱設(shè)置為相應(yīng)的輔助核算目錄，而將其上級科目設(shè)置為末級科目，并將這些末級科目設(shè)置為有相應(yīng)輔助核算的科目。,例子： 手工： 科目編碼 科目名稱 1131 應(yīng)收賬款 113101 鄭州日化公司 113102 上海第一化工公司 113103 天津市美亞日化公司,電算化信息系統(tǒng)： 科目編碼 科目名稱 輔助核算 1131 應(yīng)收賬款 客戶往來,好處： 1、大大壓縮科目體系。 2、充分實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。 3、使明細(xì)核算更科學(xué)、明晰、有效和方便。,為科目設(shè)置輔助賬的方法： 1、建立公共基礎(chǔ)資料部門檔案、往來檔案、

13、項目檔案等等（即設(shè)置各種數(shù)據(jù)字典，為輔助核算提供基礎(chǔ)資料）。 2、在科目設(shè)置時，在相應(yīng)的輔助核算選項前打上“”。,新增會計科目說明：a. 如果預(yù)置科目中沒有用戶所需要的科目，則需要用戶手動增加會計科目。例如：系統(tǒng)預(yù)置“銀行存款”，但是如果用戶有工行存款也有中行存款，則需要增加“工商銀行存款”科目和“中國銀行存款”科目。b. 科目編碼按照編碼方案填寫；科目中文名稱可以是全稱也可以是簡稱；科目英文名稱、助記碼可以不填；科目類型有資產(chǎn)、負(fù)債、權(quán)益、成本、損益五類可以選擇；賬頁格式有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式。,10201,人民幣戶,銀行存款-人民幣戶,YR,c.選擇相應(yīng)的輔助核算，可

14、以同時為一個科目設(shè)置兩種輔助核算，但是組合方式只有六種：部門客戶、部門供應(yīng)商、客戶項目、供應(yīng)商項目、部門項目、個人項目。例如：“管理費用”可以同時設(shè)部門項目輔助核算。d.科目性質(zhì)余額方向，只能設(shè)置一級科目的科目性質(zhì)，下級科目性質(zhì)與一級課目相同。e.根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)需要，選擇是否進(jìn)行外幣、數(shù)量核算。f.根據(jù)科目以及企業(yè)的實際情況，選擇是否設(shè)置日記賬、銀行賬。,g.對于暫時不用的科目，可以選擇進(jìn)行封存，待需要時，可以重新起用。 h.末級科目的含義。只有末級科目才允許有發(fā)生額，系統(tǒng)只對末級科目進(jìn)行核算。,最底級科目，最明細(xì)科目。 例：如果銀行存款沒有明細(xì)，則銀行存款為末級科目；若銀行存款下有工行存款和中行存款，則工行存款、中行存款均為末級科目。 制單時只能使用末級科目。,修改和刪除會計科目選擇需要修改或要刪除的會計科目，點擊“修改”或者“刪除”即可。修改后記得通過“確定”保存修改信息。,會計科目字典維護(hù)時相關(guān)的注意事項：增加科目時，要先設(shè)上級科目再設(shè)下級科目。輔助核算必須要設(shè)置在末級科目上。設(shè)末級科目不設(shè)上級科目可以，但是設(shè)上級科目不設(shè)末級科目不行。,現(xiàn)金和銀行存款類科目必須設(shè)置“日記賬”和“銀行賬”。 如果有外幣核算，必須先進(jìn)行外幣種類及其匯率設(shè)置，才能在科目設(shè)置時選擇外幣核算以及外幣種類。,在會計核算年度內(nèi)，對于有業(yè)務(wù)發(fā)生的會計科目，不能刪除，其編號等有關(guān)核算信息也不允許修改