1、第四章 有效的寫作,寫作過程 克服思路阻塞的技巧 說明及肯定性信息 負(fù)面信息 勸說性信息 報(bào)告,寫作過程,構(gòu)思 選材 創(chuàng)作 評估 反饋 修改 編輯 復(fù)查,討論問題,1、你常寫的公文有哪些類型？ 2、寫作前進(jìn)行構(gòu)思嗎？列大綱嗎？ 3、若你需要信息，到哪里去找？ 4、你用筆還是電腦起草公文？如何才能找到不受干擾的時(shí)間來寫文章？ 5、你的上司對你的文章評價(jià)怎樣？ 6、以自己的佳作或?qū)懗龅淖铍y的一篇文章為例，創(chuàng)作步驟使得寫作變得容易和困難的因素各有哪些？ 7、本章討論的八個(gè)步驟，你用了哪幾個(gè)？,克服思路阻塞的技巧,改變寫作任務(wù) 改變自己的活動(dòng) 改變自己的固有觀念 試試自由寫作 練習(xí),說明及肯定性信息的

2、寫作,說明及肯定性信函的目的 說明及肯定性信函的組材： 先說好消息并綜述信函要旨； 細(xì)節(jié)描述、解釋和背景資料介紹； 闡明不利方面盡可能從正面闡述； 說明讀者受益處的內(nèi)容； 待用友善結(jié)尾結(jié)束全篇:肯定、個(gè)人化以及前瞻性。,說明及肯定性信息的寫作,好的說明及肯定性信函的特點(diǎn)： 應(yīng)該設(shè)計(jì)好的標(biāo)題、表格或視覺效果；說服力強(qiáng)的讀者受益處； 針對讀者提出的問給予回答,答案淺顯易懂,容易落實(shí)。 練習(xí),不僅是說明性和肯定性信函，所有信函應(yīng)注意：,是否使用換位思考方式和正面論述？ 文風(fēng)是否易懂、友善？ 版面設(shè)計(jì)是否悅目？ 格式是否正確？ 語法、打印是否有錯(cuò)誤？,負(fù)面信息的寫作,含負(fù)面信息的信函的寫作目的 含負(fù)面

3、信息的信函的組材方式： 1）如果可以列出讀者能理解和接受的理由,那么在說出拒絕性言論之前,先解釋拒絕對方的理由。 2）否定性的信息只清楚地表述一次。 3）如果有,可以介紹一些解決問題或妥協(xié)的辦法。 4）結(jié)尾時(shí)宜使用積極和富有前瞻性的言論。,負(fù)面信息的寫作,含負(fù)面信息信函的寫作技巧： 主題句 委婉語 理由 拒絕 多種選擇 結(jié)尾 傳達(dá)負(fù)面信息的語氣,負(fù)面信息的寫作,好的含負(fù)面信息信函的特點(diǎn) ： 好的、有效的委婉語的使用。 表述清晰、完整的拒絕對方的理由。 可取的、表達(dá)清楚的建議性問題解決辦法，說明你很關(guān)心讀者方的需求。 適當(dāng)增加一些細(xì)節(jié)描述，說明你考慮到了對方機(jī)構(gòu)或機(jī)構(gòu)中的某一成員的需要。,練 習(xí)

4、,退休福利 背景： 假如你是一家達(dá)公司的員工福利部主任，今天收到了下面的E-mail 來自：米歇爾 主題：我的退休福利 下周五將是我在公司上班的最后一天。我即將到其他公司任職。請開據(jù)支票支付我的 退休福利金,包括應(yīng)扣除的部分和過去6年半公司的獎(jiǎng)金等。如果可能,希望能在下周五前收到該支票。,問題： 你能給米歇爾的答復(fù)可能算是個(gè)壞消息。 因?yàn)楣镜拇_把從職工月工資中扣除的退休福利金等額投資到了公司的退休基金中，但是服務(wù)年限不夠10年的員工按規(guī)定只能得到從他們自己的工資中扣除的那一部分金額作為退休獎(jiǎng)金。也就是說,米歇爾僅能得到扣除的那一部分工資,加上公司支付的4.5%的季度復(fù)利。最終粗算總額為172

5、00元:最后的支票可能會(huì)略高些,因?yàn)樗龥]有享用的假日和病假還可以得到一定的補(bǔ)償。另外,當(dāng)年扣除的工資屬未完稅基金,現(xiàn)在她得到這筆錢時(shí)還要支付一定數(shù)額的所得稅。 所有關(guān)于支票的手續(xù)只有在她離職后才能辦理,所以只能將支票郵寄給她了。檔案中保存了她的郵寄地址,但是假如她搬家了,則必須將新的通信地址通知你,以確保支票能準(zhǔn)確寄達(dá)。支票開據(jù)和發(fā)出的手續(xù)需要兩至三用的時(shí)間。 寫封信給米歇爾。 分析問題： 收信的對方是什么人？ 你寫信的目的是什么？ 你的通信中必須包含哪些信息？ 你怎樣才能使自己的立場得到支持？哪些理由或讀者受益處能另其說服？ 你的讀者可能會(huì)有哪些反對意見？你的信中應(yīng)淡化哪些負(fù)面內(nèi)容？,勸說性

6、信函,勸說性信函的目的 選擇勸說方法： 你想讓對方做什么？ 他可能有什么反對意見？ 你舉的理由有多有力？ 針對機(jī)構(gòu)和其文化最合適的勸說方法是什么？,勸說性信函寫作,直接提出要求的勸說信函組材方式： 開門見山咨詢你需要的信息和服務(wù)方面的情況； 向讀者提供實(shí)施你的建議所需的相應(yīng)信息； 要求做你想讓他們做的事。,勸說性信函寫作,問題答案式信函 問題答案式信函組材方式： 談及共同點(diǎn)，抓住讀者的興趣； 明確定義你們共同面臨的問題； 解釋問題的解決辦法； 向?qū)Ψ秸故?，?fù)面因素（時(shí)間、花費(fèi)等）同積極面相比，積極面是占上風(fēng)的； 總結(jié)出你的建議能帶來的所有益處； 提出你所要求對方采取的具體行動(dòng)。,勸說性信函寫作

7、,好的問題答案式勸說信函特點(diǎn) 好的主題句和共同的立場； 清晰、有說服力地描述問題； 考慮讀者，描述細(xì)節(jié)以回答對方的問題，應(yīng)對所有的反對意見，并且指示他們按照你的意思實(shí)施； 增加細(xì)節(jié)以表明你所描述的是某個(gè)具體的機(jī)構(gòu)或該機(jī)構(gòu)中的人們。 勸說性信函的語氣,練 習(xí),建議修改政策 你是一家計(jì)算機(jī)加工廠的銷售代理。這家公司通過電話或互聯(lián)網(wǎng)直銷其產(chǎn)品。每臺(tái)計(jì)算機(jī)都是按照客戶的要求組裝的。你剛給一位十分惱火的顧客打了電話。 5周前,珍尼玻利斯預(yù)定了一臺(tái)高級筆記本電腦。她需要的配置沒有現(xiàn)貨,你保證一有現(xiàn)貨就給她組裝,但是支票必須現(xiàn)在就送到公司來。她照辦了。從那時(shí)起,每周她都打電話來，她需要的那種配置還是沒有貨。今天,她打電話來問庫存有什么配置。當(dāng)?shù)弥偃绮灰狢D-ROM驅(qū)動(dòng)的話,可以在一周之內(nèi)組裝好,她改變了定貨。,這次新的配置節(jié)省$150,她要求公司立即將余款以支票形式返還。根據(jù)公司的政策，不能這樣做。假如顧客改變定貨，只能在其他客戶定了這位顧客不要的貨品并付款成交后，才可以將差價(jià)返還這位客戶。玻利斯小姐十分惱怒地說：“你們收了我的錢1個(gè)月了,總是說我定的