1、bgy銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定第二版1目的為加強(qiáng)我行會(huì)計(jì)檔案管理，確保會(huì)計(jì)檔案的安全完整，根據(jù)中國(guó)人民銀行頒布的中華人民共和國(guó)檔案法和銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我行具體情況，制定本規(guī)定。2范圍2.1本規(guī)定規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案管理的職責(zé)、內(nèi)容和要求。2.2本規(guī)定適用于xx銀行的會(huì)計(jì)檔案管理。3術(shù)語(yǔ)和定義3.1銀行會(huì)計(jì)檔案是銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)記錄和重要史料，是財(cái)務(wù)檔案的重要組成部分。銀行會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料。3.2紙質(zhì)檔案是以紙質(zhì)形式保存的會(huì)計(jì)檔案，原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料應(yīng)保存在紙質(zhì)檔案中。3.3電子檔案是指由磁性、光盤、縮微膠片等電子信

2、息載體保存的會(huì)計(jì)檔案。3.4會(huì)計(jì)檔案縮微是指一種會(huì)計(jì)檔案管理方法，通過(guò)掃描、拍攝和壓縮，將紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案、會(huì)計(jì)報(bào)表、歷史交易明細(xì)等計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的圖像和數(shù)字信息存儲(chǔ)在光盤或膠片上，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)信息的壓縮存儲(chǔ)和快速存取。4項(xiàng)職責(zé)4.1會(huì)計(jì)結(jié)算部負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。4.2運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)全行會(huì)計(jì)和儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)憑證的集中管理和檢查。4.3分行負(fù)責(zé)管理和檢查本行的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)登記簿及其他會(huì)計(jì)檔案。5崗位設(shè)置和崗位職責(zé)檔案管理員的職責(zé)：5.1負(fù)責(zé)管理不同載體的會(huì)計(jì)檔案；5.2負(fù)責(zé)各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿及其他文件資料的收集、整理、裝訂和歸檔；5.3負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的登記、保管、

3、修復(fù)、查閱、復(fù)制、檢查、移交和銷毀；5.4負(fù)責(zé)編制各種會(huì)計(jì)檔案檢索工具，科學(xué)管理檔案；5.5負(fù)責(zé)檔案的保密工作，防止會(huì)計(jì)檔案的丟失和泄露。6工作內(nèi)容、要求和程序6.1會(huì)計(jì)檔案的整理和裝訂6.1.1各分行會(huì)計(jì)檔案的整理和裝訂6.1.1.1的會(huì)計(jì)檔案按日、月、季、年分別裝訂整理。6.1.1.2各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)和分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(縣支行綜合管理部)將整理本單位的會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)登記簿等會(huì)計(jì)資料，填寫封面并裝訂在封底上，在裝訂處加蓋印章，用活頁(yè)夾加蓋個(gè)人姓名章，并提交營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)或分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理員，會(huì)計(jì)檔案保管登記簿進(jìn)行登記。當(dāng)日6.1.1.3網(wǎng)點(diǎn)的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按柜員號(hào)和柜員流程從小到大

4、排列，附件應(yīng)加蓋“附件”章，該章跟隨主體部分。柜員應(yīng)在憑證封面上清點(diǎn)并注明主要文件和附件的數(shù)量，注明的主要文件和附件數(shù)量必須與實(shí)物相符。在整理憑證時(shí)，要把它們一個(gè)一個(gè)分開(kāi)，避免粘在一起，并禁止各種金屬物品。6.1.1.4 xx區(qū)域支行營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)應(yīng)于次日將前一個(gè)工作日整理好的業(yè)務(wù)憑證提交至運(yùn)營(yíng)部崗位監(jiān)管部，由運(yùn)營(yíng)部崗位監(jiān)管部統(tǒng)一監(jiān)管、掃描、封存。封存后的憑證不得丟棄。蓋章后的憑證應(yīng)在封面上蓋章并放入檔案盒，檔案盒應(yīng)注明分行名稱(所有營(yíng)業(yè)銀行名稱應(yīng)在合并蓋章傳票中注明)、日期、柜員號(hào)等要素。6.1.1.5分行營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)每天將前一個(gè)工作日整理好的業(yè)務(wù)憑證提交至傳票掃描崗，傳票掃描崗統(tǒng)一發(fā)放6.1.1.6

5、省外分行根據(jù)檔案管理的要求管理自己的業(yè)務(wù)傳票，轄內(nèi)分行傳票掃描崗負(fù)責(zé)掃描和保管業(yè)務(wù)傳票，并于每年12月20日前報(bào)送財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部統(tǒng)一管理。6.2會(huì)計(jì)檔案的移交6.2.1移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)編制移交會(huì)計(jì)檔案清單，并辦理移交手續(xù)。會(huì)計(jì)檔案接收部門根據(jù)會(huì)計(jì)檔案移交清單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分類。計(jì)數(shù)后，登記交接登記簿，由轉(zhuǎn)讓方和接收方簽字確認(rèn)。上級(jí)負(fù)責(zé)人監(jiān)督轉(zhuǎn)移并簽字確認(rèn)。6.2.2各級(jí)會(huì)計(jì)檔案保管部門應(yīng)將保管的會(huì)計(jì)檔案逐一登記在會(huì)計(jì)檔案保管登記簿中。6.2.3檔案管理員離開(kāi)或調(diào)動(dòng)時(shí)，必須在完成檔案調(diào)動(dòng)程序后離開(kāi)崗位。6.3會(huì)計(jì)檔案的保存期限6.3.1銀行會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為3年、5年、15年和永久保管。會(huì)計(jì)檔案的

6、保存期限從會(huì)計(jì)檔案形成的下一年開(kāi)始，必要時(shí)可以延長(zhǎng)，但不能縮短。同一介質(zhì)上不同保存期限的會(huì)計(jì)檔案，保存期限最長(zhǎng)。會(huì)計(jì)檔案由6.3.1.1永久保存a)年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告b)資本、股本和權(quán)益的詳細(xì)信息c)掛失登記并補(bǔ)發(fā)憑證收據(jù)d)保管和銷毀會(huì)計(jì)檔案的清單e)存款和貸款費(fèi)用賬戶的記錄f)機(jī)構(gòu)變更移交清單g)主管當(dāng)局的查詢、凍結(jié)和扣減h)銷戶記錄(一)本行認(rèn)為應(yīng)當(dāng)永久保存的其他會(huì)計(jì)資料6.3.1.2保存會(huì)計(jì)檔案15年a)會(huì)計(jì)憑證及附件b)總賬和明細(xì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)c)中期財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告d)重要文件和印章的簽發(fā)、保管和注銷記錄e)移交會(huì)計(jì)人員名單和會(huì)計(jì)檔案f)本行認(rèn)為應(yīng)保存15年的其他會(huì)計(jì)資料6.3.1.3保存會(huì)計(jì)

7、檔案5年a)下屬銀行提交的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告2)銀行間交易會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)c)保密表的使用和保存記錄d)對(duì)賬收據(jù)e)處置固定資產(chǎn)卡片f)本行認(rèn)為應(yīng)保存5年的其他會(huì)計(jì)資料6.3.1.4保存會(huì)計(jì)檔案三年a)每日?qǐng)?bào)告b)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行日志c)運(yùn)行帳戶d)不定期報(bào)告e)本行認(rèn)為應(yīng)保存3年的其他會(huì)計(jì)資料6.3.2電子會(huì)計(jì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和修改的文件應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，保存期限為系統(tǒng)停止使用或發(fā)生重大修改后的5年。6.4會(huì)計(jì)檔案?jìng)}庫(kù)管理6.4.1倉(cāng)庫(kù)設(shè)施和環(huán)境的管理在6.4.1.1存放會(huì)計(jì)檔案的倉(cāng)庫(kù)應(yīng)按規(guī)定保持干燥、封閉、整潔、安全，不得放置無(wú)關(guān)雜物，以保證妥善保管、有序歸檔和方便查找。6.4.1.2的倉(cāng)庫(kù)應(yīng)該由兩個(gè)人

8、管理和進(jìn)入。鑰匙必須由兩個(gè)人保管，不得交叉使用。出入境登記出入庫(kù)登記簿應(yīng)注明出入境時(shí)間、原因、人員、事項(xiàng)及其他因素。6.4.1.3檔案館是保存檔案的重要場(chǎng)所。會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真遵守保密制度，做好檔案庫(kù)房的管理工作。非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。6.4.1.4銀行會(huì)計(jì)檔案的存放地點(diǎn)應(yīng)為“六注意”、“五不”和“二不”六項(xiàng)預(yù)防措施：防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防蟲五注意：無(wú)昆蟲、老鼠、霉菌、損傷和化學(xué)氣味2.不：沒(méi)有損失或披露。6.4.1.5倉(cāng)庫(kù)嚴(yán)禁煙火。易燃易爆物品不準(zhǔn)帶入倉(cāng)庫(kù)，也不準(zhǔn)堆放在倉(cāng)庫(kù)附近。6.4.1.6倉(cāng)庫(kù)的燈在使用后應(yīng)立即關(guān)閉，每天下班后應(yīng)切斷電源，并仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)

9、處理。隨時(shí)注意倉(cāng)庫(kù)門窗的開(kāi)關(guān)，嚴(yán)格管理鑰匙。消防設(shè)備6.4.2.1會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房必須堅(jiān)持24小時(shí)雙崗，不得擅離崗位或擅離崗位；認(rèn)真使用和維護(hù)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的保安設(shè)備及附屬設(shè)施，每月對(duì)設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，并進(jìn)行檢查和登記。6.4.2.2會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房人員必須認(rèn)真檢查登記業(yè)務(wù)查詢?nèi)藛T和進(jìn)出庫(kù)房的車輛，嚴(yán)格防止無(wú)關(guān)人員和易燃易爆危險(xiǎn)品進(jìn)入庫(kù)房區(qū)域。6.4.2.3會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房工作人員應(yīng)每天做好巡視和防范工作，及時(shí)檢查，及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告突發(fā)事件，妥善處理，不留隱患。6.5會(huì)計(jì)檔案的保管6.5.1檔案管理人員應(yīng)在交接手續(xù)完成后對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和登記，并建立會(huì)計(jì)檔案保管登記薄，按內(nèi)容和形成時(shí)間進(jìn)行分類和索引，以方

10、便查閱。6.5.2已入庫(kù)保管的文件應(yīng)按行、類別、時(shí)間順序及時(shí)放在密集架上，不得存放在手提箱、紙箱等不方便查找的物品中。6.5.3支行名稱、憑證時(shí)間、貨架號(hào)等。應(yīng)在放置會(huì)計(jì)檔案的架子上標(biāo)明。6.5.4檔案管理人員應(yīng)定期檢查會(huì)計(jì)檔案，對(duì)損壞或變質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理。6.6訪問(wèn)會(huì)計(jì)檔案6.6.1當(dāng)內(nèi)部人員、法律法規(guī)授權(quán)部門和客戶需要查閱、提取和復(fù)制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，讀者應(yīng)提出申請(qǐng)，填寫會(huì)計(jì)檔案查詢申請(qǐng)書，持有個(gè)人或單位的有效證件及相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理和主管行長(zhǎng)批準(zhǔn)，由營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)自行登記會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿，查詢?nèi)穗x開(kāi)檔案庫(kù)房后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將查

11、閱憑證歸檔。6.6.2對(duì)于運(yùn)營(yíng)部保存的會(huì)計(jì)檔案，總行各部門、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)首先了解業(yè)務(wù)系統(tǒng)中查詢到的相關(guān)信息，包括發(fā)生日期、柜臺(tái)員工號(hào)、業(yè)務(wù)流水號(hào)、賬戶名稱、金額等信息，并填寫會(huì)計(jì)檔案查詢申請(qǐng)書一式兩份(一份用于查詢部門或分支機(jī)構(gòu)備案，另一份用于倉(cāng)庫(kù)備案)。分行財(cái)務(wù)核算后，6.6.3各分行如需查詢和閱讀分行內(nèi)部賬戶，必須由管理行主管行長(zhǎng)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理簽字并加蓋公章。6.6.4各分行如需查詢和閱讀其他銀行的賬戶，必須經(jīng)被查詢銀行主管行長(zhǎng)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理簽字同意，或報(bào)運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。6.6.5銀監(jiān)局、人民銀行等監(jiān)管部門進(jìn)行查詢時(shí)，經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人簽字同意后，被查詢的支行或總行相關(guān)部門將派專人陪同到

12、倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行查詢。倉(cāng)庫(kù)工作人員會(huì)登記會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿，登記時(shí)會(huì)注明支行名稱、查詢項(xiàng)目、查詢?nèi)诵彰?、查詢前是否?fù)制憑證等因素。6.6.6各分行查詢?nèi)藛T不得進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)人員在轉(zhuǎn)賬后應(yīng)在查詢接待室核對(duì)憑證。倉(cāng)庫(kù)工作人員在檢查憑證時(shí)應(yīng)在室內(nèi)提供協(xié)助。6.6.7審核人可對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行抄錄、拍照、復(fù)印或復(fù)制，但不得拆封或出借，不得丟失、泄露或污損所查閱的會(huì)計(jì)檔案，不得復(fù)制、涂改或勾畫。6.6.8各分行在流程再造后訪問(wèn)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，可以在影像系統(tǒng)中訪問(wèn)收款業(yè)務(wù)的憑證。倉(cāng)庫(kù)中需要讀取的憑證可以按照6.6.1-6.6.7進(jìn)行處理。6.6.9詢價(jià)結(jié)束后，會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房人員將詢價(jià)記錄在會(huì)計(jì)檔案查詢申請(qǐng)書中，并由審核人簽

13、字確認(rèn)。查詢?nèi)穗x開(kāi)倉(cāng)庫(kù)后，倉(cāng)庫(kù)工作人員應(yīng)及時(shí)將出入憑證歸檔。6.7會(huì)計(jì)檔案的銷毀會(huì)計(jì)檔案有完整的儲(chǔ)存期6.7.1各分行需要銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，財(cái)會(huì)部應(yīng)準(zhǔn)備會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿和會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿，經(jīng)分行財(cái)會(huì)部經(jīng)理、分行行長(zhǎng)、經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)結(jié)算部負(fù)責(zé)人、總行負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。6.7.2在銷毀支行保存的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，分行會(huì)計(jì)結(jié)算部、保衛(wèi)部、運(yùn)行部、檔案管理部和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部應(yīng)共同派人到現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷售，并在銷毀申請(qǐng)上簽字確認(rèn)。6.7.3銀行銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)銷毀檔案信息及其保存介質(zhì)。6.7.4保管期限屆滿但涉及未清債權(quán)債務(wù)或其他未清事項(xiàng)的原始會(huì)計(jì)資料不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)保存至未清事項(xiàng)處理完畢，并按規(guī)定銷毀。

14、6.7.5銷毀電子文件必須消磁、粉碎或腐蝕，以確保磁介質(zhì)上的文件不會(huì)泄露或丟失。6.8機(jī)構(gòu)分立、合并和撤銷的檔案管理6.8.1如果銀行機(jī)構(gòu)分立，原機(jī)構(gòu)存在，會(huì)計(jì)報(bào)表、子賬戶等會(huì)計(jì)檔案由原機(jī)構(gòu)保存；獨(dú)立機(jī)構(gòu)客戶的印鑒、開(kāi)戶資料等會(huì)計(jì)檔案由原機(jī)構(gòu)移交獨(dú)立機(jī)構(gòu)管理。6.8.2銀行機(jī)構(gòu)合并時(shí)，會(huì)計(jì)檔案由合并后的銀行機(jī)構(gòu)保存。銀行分行關(guān)閉，會(huì)計(jì)檔案由其上級(jí)銀行管理。銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)撤銷或者破產(chǎn)清算時(shí)，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)移交給相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)代管。法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。7檢查分行、營(yíng)業(yè)部門會(huì)計(jì)檔案管理檢查的頻次參照會(huì)計(jì)檔案銷毀清單嚴(yán)格執(zhí)行。8罰分總行分支機(jī)構(gòu)和部門違反本規(guī)定的，按照會(huì)計(jì)檔案銷毀申請(qǐng)書、xx銀行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)管理規(guī)定和中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法的相關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。9證明文件9.1中華人民共和國(guó)檔案法9.2銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法9.3中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法10份支持記錄10.1 xx銀行會(huì)計(jì)記錄保存登記簿bgy-質(zhì)量控制-編號(hào)-3103-0110.2 xx銀行會(huì)計(jì)檔案借出登記簿bgy-qc-n-3103-0310.3 xx銀行會(huì)計(jì)檔案銷毀清單