1、會 展 管 理,第五章 會展場館設施設備管理,第一節(jié) 場館設施設備管理概述 第二節(jié) 展覽場館設施的管理 第三節(jié) 會議場館設施的管理,要點提示,理解會展場館設施設備管理的概念、目標、內容與方法 熟悉展覽場館及設備管理的基本內容 熟悉會議場地及設備管理的基本內容,第一節(jié) 場館設施設備管理概述,一、場館設施設備管理的概念 二、設施設備管理的目標 三、設施設備管理的理念 四、設施設備管理工作的內容 五、設備設施管理的方法,一、場館設施設備管理的概念,場館以設施設備為依托，通過場館工作人員的服務活動，為顧客提供場館產品的使用價值，滿足顧客的各種需求。 設施設備管理是場館經營的基礎，是為顧客提供優(yōu)質服務的

2、先決條件。 場館的設施設備管理就是圍繞著場館設施設備物質運動形態(tài)和效用發(fā)揮而開展的管理活動。,系統(tǒng)化的設施設備管理,系統(tǒng)化的設施設備管理不僅僅表現在場地的清潔、設備的使用和保養(yǎng)、保安、消防等淺層次的工作上，其管理的內容將遠遠超出以上范圍。 場館設施設備不僅種類多、數量大、資產價值高，而且設備運行工作繁重、技術性強。 整個管理過程都要符合現代企業(yè)專業(yè)化管理、市場化經營的要求。,場館設施設備管理的對象,1、場館建筑物：主要指場館的房屋建筑，包括場館的展覽館、會議室、停車場、餐廳等。 2、供應設備：是為場館提供電、水、氣的設備。 3、清潔衛(wèi)生設備：主要是清潔和洗滌用設備。 4、供電設備：主要是供電和

3、用電設備。 5、通信設備：電話、傳真、電傳等通信設備。,6、電梯設備：電梯、自動扶梯等垂直交通運輸設備。 7、家具設備：用于接待顧客、行政辦公用及其他用途的各種家具類設備及家用電器。 8、計算機設備：場館的計算機系統(tǒng)。 9、系統(tǒng)設備：指通過管線或其他方式聯(lián)系，自成系統(tǒng)的各種設備，如：上下水道、排污設備等。 10、消防報警設備：指報警系統(tǒng)和消防供水系統(tǒng),設施設備管理的重要性,1、設施設備是場館產品的組成部分 場館的設施設備屬于場館產品的硬件部分，它與場館的軟件結合起來，形成了場館完整的產品。 設施設備是場館產品中不可缺少的組成部分，屬于“物”的部分，是場館產品的基礎。,2、設施設備水平是場館處于

4、領先地位的重要標志 從場館發(fā)展的趨勢來看，場館的設施設備朝著現代化、智能化方向發(fā)展。 占有優(yōu)勢地位的場館其設施設備一般處于行業(yè)領先地位，代表著場館設施設備發(fā)展的潮流。,3、設施設備是場館服務質量的基本保證 場館的設施設備是場館為顧客提供高質量服務的物質基礎，直接影響著場館的服務質量。,二、設備設施管理的目標,1、合理規(guī)劃，搞好建筑物本體及設備設施的維修養(yǎng)護、場館的環(huán)境綠化、保潔、安全消防等基本工作。最大程度發(fā)揮場館和設施的使用價值，使場館設施保值增值。,2、為各種會展活動提供一個合適的場地和舒適安全的環(huán)境，并在此基礎上提供卓越和高效率的服務。滿足會議和展覽組織者、參加者、會展中心人員及租用場館

5、辦公的物業(yè)使用者等各方面的需要。 3、實現經濟效益和社會效益。,三、設施設備管理的理念,1、效益理念 會展場館的管理者應掌握市場需要、競爭環(huán)境、設施本身的規(guī)模、地理位置、周邊環(huán)境的配合等因素，以確定場館的市場地位，制定適當的經營管理方針和策略。,2、技術理念 會展場館必須走技術創(chuàng)新、多元化的經營道路，依靠信息化、智能化的核心競爭力，以管理和服務整合來贏得市場份額。,3、服務理念 每個展覽或會議活動都有不同的特性和要求，經營者應了解不同項目的需要，提供恰當的項目策劃、場地布置、視聽、通信、保安、清潔、餐飲等服務，以便使活動順利進行。,4、環(huán)保理念 現代化會展中心應注重環(huán)保，保持場地清潔并具備適當

6、的廢物處理能力，還要不斷地完善合乎環(huán)保要求的技術操作程序。,四、設施設備管理工作的內容,1、規(guī)劃管理 會展中心的建設需要一筆很大的投資，必須根據經營思路，通過嚴密的可行性論證，本著“技術上先進，經濟上合理，經營上可行”的原則，在場館建設規(guī)劃和設施設備配置方面做好基礎工作。,2、設備管理 種類繁多的設施設備是會展中心服務產品的硬件依托。應該合理地使用各種設施設備，對常用設施設備系統(tǒng)進行及時的維護保養(yǎng)、修理和更新等，防止設備和系統(tǒng)發(fā)生故障，保證它們正常運轉。,3、環(huán)境管理 環(huán)境管理包括建筑物本體日常養(yǎng)護、保潔、綠化等工作，并要按照環(huán)保規(guī)定以恰當的方式處理廢棄物。其目的是為各種會議和展覽活動提供一個

7、清潔、舒適、美觀的環(huán)境。,4、安全管理 會議展覽活動的重要特性是大量的人員在活動期間逗留或進出會場，因此會展中心必須設有完善而可靠的緊急事故應變系統(tǒng)，要時刻保證安全設施運轉正常，工作人員要接受足夠的訓練，以能夠處理隨時可能發(fā)生的緊急事故。,5、成本管理 會展中心管理中必須強調成本意識，講求經濟效益。體現在場館和設施設備管理的全過程中。 例如，合理確定場館和設施設備的使用效率，仔細衡量投資的成本和收益；將人力、物力等各種資源根據淡旺季的特點進行匹配，等等。,會議和展覽場館設備設施管理的區(qū)別,展覽和會議場館和設施設備具有各自的特點，管理的側重點不同。 展覽中心管理的內容側重于場地規(guī)劃設計、場地經營

8、，以及水電、空調、照明等基本設施的管理。 展覽活動中的展位裝修、展品運輸等工作一般都由展覽會主辦機構聘用承辦商提供服務，而清潔、餐飲等服務一般采用外包的形式交給物業(yè)公司管理。,會議的要求則較為廣泛。會議中心除提供場地外，還需要在廳房布置、視聽設備、餐飲服務等方面作出配合會議進程的安排和服務。 會議活動需要場館方面提供的服務一般比展覽活動更多更廣，對視聽設備的要求比較高。,五、會展場館設備設施管理的方法,1、綜合管理 場館和設施設備的管理是整個會展中心管理的重要方面，其內容紛繁復雜，已經不僅僅局限于純技術方面，還涉及各種經濟分析和組織協(xié)調工作等，要求管理部門具有較強的綜合管理能力。,2、全員管理

9、 場館和設施設備維護的工作量很大，而且很多技術工作是分散的，因此要求員工的責任心強，技術過硬，具有一專多能的素質。 在管理過程中，應該讓所有的員工都認識到自己對場館和設備管理負有一定的責任，讓所有的員工都自覺參與。,3、 系統(tǒng)管理 系統(tǒng)化要求會展中心用系統(tǒng)的觀點和方法來進行場館和設施設備的管理，要形成一個分工明確的組織系統(tǒng)，把場館和設施設備管理工作納入各級領導的職責之中，落實逐級責任制和崗位責任制。,4、 制度管理 很多工作都是日常性的，平時的嚴格管理是會議或展覽活動短暫期間場館作用正常發(fā)揮的基礎。 會展中心必須要依靠完善的基礎制度來規(guī)范管理工作。一方面，要十分重視規(guī)章制度建設工作；另一方面，

10、要狠抓規(guī)章制度的貫徹落實。,第二節(jié) 展覽場館設施的管理,一、展覽設施的系統(tǒng)管理 二、展覽場館管理,一、展覽設施系統(tǒng)管理,1、供電 展覽中心主供電線路一般為三相交流電，線路頻率為50赫茲，標準供電電壓為220/380伏。主變壓器的最小容量應為簡峰負荷的150% ，在線路負荷方面一定要做好充分的估計。展廳內要設有足夠的電源接口和插頭。 會展場館配電室,展覽中心的供水系統(tǒng)負責采暖區(qū)域的循環(huán)管網、空調的冷凍水管道、衛(wèi)生間的冷熱水供給等，排水系統(tǒng)包括整個展館的冷水、熱水和廢水排泄系統(tǒng)。在展廳規(guī)劃時要考慮設置足夠的給排水口，時刻保證管道暢通。 展廳地井,2、給水排水,3、空調,使用空調期間，主辦單位必須協(xié)

11、助做好門窗的關閉工作等，做到人員進出隨手關門，以確?？照{的效果，減少能源的浪費。 中央空調室外機,4、電梯,展品及大件貨物僅可通過貨物電梯進入上層展廳。自動扶梯和客梯絕對不能被用作運送任何貨物、設備或家具。,5、照明,展覽照明的采光形式包括天然采光、人工光源采光及兩者綜合采光照明3種形式。,廣州國際會展中心,廣州國際會展中心夜景,6、消防,展覽會期間應高度重視消防安全工作。嚴禁將易燃、易爆、劇毒或有污染的物品帶入展覽中心場館。 布展基本結束后（一般在開幕的前一天），主辦單位（承辦單位）須會同展覽中心有關部門以及公安消防部門，組織一次以防火為主的安全大檢查。,7、信息網絡和通信,展覽中心在展位、

12、會議室、辦公用房等場所提供多部直線電話，一般國內的展覽中心展館內都有中國移動和中國聯(lián)通的無線覆蓋系統(tǒng)，可支持手機使用。 展覽中心應配備智能化 網絡系統(tǒng)，如：電子登錄 系統(tǒng)、電腦查詢系統(tǒng)等， 并能夠提供包括有線、無 線寬帶網的上網服務。,展館信息服務區(qū),8、公共廣播系統(tǒng),公共廣播系統(tǒng)負責向展廳、辦公室、走道等區(qū)域提供可靠的、高質量的背景音樂、緊急廣播、業(yè)務廣播等服務。在發(fā)生火災及其他緊急情況時，可以與消防系統(tǒng)聯(lián)動，滿足火災緊急廣播的要求，在緊急疏散時起到指揮作用。,展館廣播室,9、標識系統(tǒng),10、布展工具及展具,標準攤位效果圖,八棱柱,扁鋁,連接球,桁 架,二、展覽場館管理,廈門國際會展中心,1

13、、 場館運營管理,現狀和問題 全國投入運營的展覽中心已經很多，但絕大部分利用率都非常低，沒能實現盈利。 方法和途徑 要求不斷完善配套功能和設施，提高服務的質量和水平。 場館管理者需要有特別的溝通技巧和策略來處理相關的利益關系，妥善處理與客戶間的商業(yè)關系 制定適當的政策合理編配場地的檔期，避免項目沖突。 充分考慮它的公益效果，要以綜合指標來衡量場館的效益。,2、 場館環(huán)境管理,內容 建筑物保護工作 清潔工作 安全保衛(wèi)工作 環(huán)境保護工作 方法 通過嚴格的規(guī)章制度來落實各項管理工作； 與展覽主辦方和各個參展商通過合同的方式來明確各方在環(huán)境管理上的義務； 加強宣傳，爭取廣大觀眾的配合,【案例】上海新國

14、際博覽中心,由上海市浦東土地發(fā)展（控股）公司與德國漢諾威展覽公司、德國杜塞爾多夫展覽公司、德國慕尼黑國際展覽有限公司共同投資建設。 內設商務中心、郵電、銀行、報關、運輸、速遞、廣告等各種服務項目，2001年正式營業(yè)，以其一流的設施，為中外展商舉辦各類展會提供一個理想的場所。,位置和交通,位于浦東開發(fā)區(qū)，處于陸家嘴金融貿易區(qū)、金橋出口加工區(qū)、張江高科技園區(qū)開發(fā)區(qū)交匯處。 鄰近浦東國際機場,是迄今為止亞洲最具現代化的專業(yè)展覽場館，其功能齊備基礎設施及設備完善。 公共交通:地鐵2號線從虹橋機場起發(fā)，途經上海市中心。浦東龍陽路站距展館僅600米。 磁懸浮列車:高速磁懸浮列車往返于浦東國際機場和展館附近

15、的地鐵2號線，僅8分鐘就能大道浦東國際機場。 高架道路:浦東兩條環(huán)線的交叉點，從市中心橫跨南浦大橋直達。,內部規(guī)劃,由美國Murphy/Jahn設計事務所設計，是最具現代藝術性的展覽場館，整個展覽設計概念高效、簡潔、清晰。 入口大廳，明亮氣派，可安排來賓登記、信息查詢或作為小憩、洽談之地。觀眾從這可方便快捷地進出各個展廳。整個展館高挑寬敞，設施先進，配備齊全，能滿足各類展覽會的要求。 每個展廳規(guī)模為70m185m，面積為11,547平方米，展廳均為一層無柱式結構，地面承重為30kN/平方米。展廳設有靈活性分隔、卡車入口、地坪卸載、設備、辦公室、小賣部及餐廳和板條箱倉庫。 全部建成后將擁有17個

16、展廳、三個入口大廳和一座塔樓，總展覽面積為室內20萬平方米，室外13萬平方米。,屋頂：由玻璃纖維膜覆蓋，提供柔和日光。這層玻璃纖維膜同時也覆蓋整個拱廊。 立面：覆面簡潔，端墻使用玻璃以利用自然采光。遮光裝置則用于遮擋陽光，并可在特殊活動需要時提供暗室效果。邊墻使用隔熱工業(yè)板。 能源：能源系統(tǒng)需考慮展廳使用時間較短，在使用時須能提供完全舒適度。在布置階段及展覽之間，通過調節(jié)外墻的門窗開口，自然通風系統(tǒng)應該已經足夠。,南北入口大廳設施設備,館內設施設備,第三節(jié) 會議場館設施的管理,一、會議場地管理 二、會議設施設備系統(tǒng)管理,一、會議場地管理,1、選址和建設 會議中心一般應該規(guī)劃在交通便利的地區(qū)，使

17、與會者能夠方便地到達機場、地鐵站、客運站等地方。 會議中心建設中要引入環(huán)保概念，盡量減緩人為建筑對環(huán)境所造成的能源負載與破壞。,2、內部規(guī)劃 在會議中心內，一般應劃分出獨立的會議區(qū)域，把會議區(qū)和餐飲等其他區(qū)域分開。盡量使會議室避開繁忙吵鬧的地方，以便把干擾降到最低點，確保會議的效果。 商務中心和會間休息區(qū)要靠近會議室，提供方便的服務。,內部規(guī)劃和管理中要考慮的要點,（1）會議室面積 會議室一般要大小規(guī)模具全，大到可以容納幾千人的會議廳，小到可供幾個人使用的貴賓洽談室，以容納不同規(guī)模的會議團體。 應設有一些可以使用氣墻或折疊隔離門進行拆分的會議室，這類會議室具有很大的靈活性,會議室應具有不同的空

18、間布局形式，如禮堂式、劇院式、教學式，以適合不同種類和規(guī)模的會議活動。 不同的會議室的布局其座位的擺放方式不同。,（2）座位和布局,座椅排放類型：半環(huán)繞型,教室式（課程式）,馬蹄形（U字形）：每個與會者都面向主席臺，不遮擋視線，適用于使用視聽設備進行陳述活動的會議,方形、圓形中空式：適用于不安排主席臺或主席臺與與會者桌子相連在一起的場合，體現與會者地位平等，沒有主次，中間空隙擺放花飾。,橢圓形、長方形中空式：主席臺與與會者相連，座位有主次之分,談判式（長桌式）,（3）會議室家具,桌椅、平臺、講臺等 選擇要符合人類工程學的原理，舒適； 考慮家具的牢固性和耐用性；,（4）會議室照明,會議室基本照明

19、設備的種類有射光燈、泛光燈及特殊效果燈光，有時用舞臺燈和聚光燈來突出講臺上某位演講人。 室內燈光的調光器是會議室內必要的裝置，當人們演講時，通過調光器提供局部照明可以提高屏幕上的畫面清晰度。,將與會者注意力集中到主席臺，增加會議的嚴肅氣氛。場地小而人數多的會議，前排觀眾易擋住后排觀眾看投影的視線。,要時刻保證室內通風良好，空氣質量良好。 一般要求會議室凈高不低于4米，小型的不低于3.5米；室內氣溫一般夏季為24-26度，冬季是16-22度；室內相對濕度夏季不高于60%，冬季不低于35；室內氣流應保持在0.1-0.5米每秒，冬季不大于0.3米每秒。,（5）會議室空氣狀況,（6）其他細節(jié),確定天花

20、板高度時不但要考慮其本身的形狀，還要考慮到吊燈、裝飾物等； 在木質、瓷磚的地面上走動會發(fā)出聲音造成干擾，因此會議室需要鋪地毯； 會議室有柱子，要合理安排座位布局，使它們不至于遮住與會者的視線等等 貴賓室、休息室,會議貴賓室：供貴賓在會前或會中休息的場所,二、會議設施設備系統(tǒng)管理,會議中心為會議活動及圍繞會議的其他活動提供多種多樣的服務，這必須依托于整個設施設備系統(tǒng)的運作。,會議設施設備的類型,會議中心的設施設備可以按照功能大致分為以下幾類： 生活服務設備：照明、空調、給水排水、制冷、清潔等設備。 會議設備：視聽、通信、辦公等設備。 能源設備：變配電設備、應急發(fā)電設備。 娛樂設備：健身設備、按摩

21、設備等。 美化環(huán)境設備：如地毯洗滌機等。 消防保安設備：如消防栓等。 交通運載設備：電梯、車輛等。,會議中心的常用視聽設備,1、音響設備 必須有高質量的音響設備，保證演講者在使用時不出現尖鳴或聲音失真等現象 麥克風是最普遍的音響設備，一般有微型麥克風、手持麥克風、固定桌面麥克風、落地麥克風、漫游式麥克風等種類，適合不同的需要 揚聲器需要被合理地分配到合適的位置，以保證整個會場中沒有聲音“死點”。,2、放映設備,屏幕：速折式屏幕、墻式或天花板屏幕、三角架屏幕 幻燈機 投影儀 電影放映機 VCD/LCD/DVD機 電視機,3、特殊視聽設備和其它設備,同聲傳譯設備 助聽器 配套掛圖和黑板 白板 視頻

22、點播系統(tǒng) 可視電話會議系統(tǒng),會議設施系統(tǒng)管理工作的主要內容,1、會議中心設施設備的前期管理 設施設備的前期管理是從設備規(guī)劃、選型、訂購、安裝到完全投入運行這一階段的全部管理工作。 它將決定設備的技術水平和系統(tǒng)功能，大大影響設備壽命周期費用。 前期管理工作中要注意加強市場調研，在科學的可行性論證基礎上作出規(guī)劃決策。 設備選擇的標準：適用、經濟、安全、節(jié)能、環(huán)保等,2、設施設備運行管理,要搞好運行期間的管理，不僅需要具有較高專業(yè)技術技能的工作人員，還必須要有一套嚴格的管理方法和科學的檢修、養(yǎng)護計劃。具體來說： 第一，保持設備的正常運轉，充分發(fā)揮其效能，合理使用，安排工作負荷； 第二，必須為設備提供良好的工作環(huán)境，安裝必要的防護、降溫等裝置，對精密的儀器設立單獨的工作間，保證一定的溫度、濕度、防震等條件； 第三，加強對運行操作人員的規(guī)范化管理，嚴禁違章操作。 此外，設備使用還要注意對客人提供必要的指導服務。,3、設備的存儲管理,會議中心對自己設備的存放位置和儲藏應該有嚴格的控制。 由于設備的數量大，種類多，制定一套完善的設備申領程序十分必要。 平時還要定期清點倉儲，不用的物品要鎖存起來。,4、設施