1、項目管理軟件,技術部,天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632,主要內容,項目管理軟件的特征 項目管理軟件的益處 應用項目管理軟件的注意事項,天馬行空官方博客： ；QQ:1318241189；QQ群：175569632,項目管理軟件特征,預算及成本控制 日程表 電子郵件 圖形 轉入/轉出資料 處理多個項目及子項目 制作報表 資源管理 計劃 項目監(jiān)督和跟蹤 保密 排序和篩選 假設分析,預算及成本控制,人員工資：工時、加班 原材料 成本公式 實際成本和預算成本比較 報表：每項任務、資源或整個項目的費用情況,日程表,主要用來隊項目中各個單項資源或一組資源去定工作時

2、間?？梢杂眠@些日程表計算出項目的進度計劃。 基本工作時間設置 修改日程表 報表：按天、周、月顯示日程表,電子郵件,通過電子郵件發(fā)送項目信息。 了解項目重大變化 項目任務或進度計劃 匯報工作情況 各種業(yè)務報表,圖形,項目管理軟件的一個最突出的特點是能在最新數據資料的基礎上簡便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網絡圖。 根據基準計劃，任何修改可以輕易地輸入到系統中，圖表自動反映這些改變。 將甘特圖地任務連接起來，顯示出工作流程。 甘特圖和網絡圖之間來回轉換顯示。 突出關鍵路徑，顯示任務活動地延緩。,轉入/轉出資料,允許用戶從其他應用程序，如word、EXCEL、MS project以及數據庫程序中

3、獲得信息。 轉入：為項目管理軟件輸入信息的過程。 轉出：發(fā)出信息的過程。,處理多個項目及子項目,項目可能需要分成較小的任務集合或子項目。 項目經理同時管理幾個項目。 項目成員同時為多個項目工作。 項目管理軟件能為這些項目建立連接關系，同時處理多個項目，并繪制甘特圖和網絡圖。,制作報表,項目全面匯報報表 項目主要階段（里程碑）報表 一定時間內的各種信息：完成和正在進行的任務，以及準備開始的任務。 財務報表：所有任務、真?zhèn)€項目預算、超支情況、累計預算成本、實際成本以及承付款項。 成本/進度控制系統準則 對項目的各種或一組資源進行資源配置報表。 定制的標準報表、交叉報表、變量基準對比表。,資源管理,

4、資源清單：資源名稱、資源可利用時間的極限、資源標準及過時率、資源的受益方法和文本說明。 資源的計劃日程表。 可以按百分比為任務配置資源，設定資源配置的優(yōu)先標準，為同一任務分配各個資源，并保持對每項資源的備注和說明。 系統能突出顯示并幫助修正不合理配置，調整和修勻資源配置。,計劃,界定需要進行的活動。 活動或任務清單 任務的標題、起始與結束日期、總結評價、預計工期（包括按各種計時標準的樂觀、最可能及悲觀估計），明確任務的先后順序以及負責人 工作分解結構（WBS） 進度安排：任務機邏輯關系，任務優(yōu)先順序、反向進度安排（從末期到日首期），調度占用時間，調度任務，確定最晚開始或盡早開始時間，任務必須開

5、始或必須結束日期，或最早、最晚日期,項目監(jiān)督及跟蹤,項目管理的一項基本工作是對工作進程、實際費用和實際資源耗用進行跟蹤管理。 基準計劃：實際進程和成本與基準計劃比較。 進行中或已完成的任務、費用、所用時間、起止日期、實際投入資金、耗用資源，以及剩余的工期、資源和費用。 多種報表格式：項目的監(jiān)督和跟蹤特征。,保密,項目文件 項目文件的基本信息 用戶信息,排序和篩選,利用派訊，用戶可以按隨心所欲的順序來瀏覽信息。 排序方式：按項目名稱、姓名、任務狀態(tài)、時間等 篩選：幫助用戶選擇符合具體準則的一些資料。,假設分析,項目管理軟件一個非常實用的特點是進行假設分析。這種分析能使項目經理更好地控制有關的各種

6、風險。 例：在項目的一些節(jié)點上，用戶向系統詢問：“如果拖延一周，會有什么結果”，系統會自動計算出延誤對項目的影響，并顯示出結果。 可以對項目中所有變量（人員、工資率、成本）進行測試，觀察發(fā)生具體情況的影響。,應用項目管理軟件的益處,精確性 經濟性 使用簡便 處理復雜問題的能力 可維護性和可更改性 保持記錄 速度 假設分析,精確性,應用項目管理軟件的一個主要益處是可以大大提高精確性。 對于大型項目，人工繪制網絡圖、計算起止時間、監(jiān)控資源使用情況非常困難。 項目管理軟件有精確的算法來計算項目信息并設有大量的內部例行程序檢查用戶的錯誤。,經濟性,節(jié)省計劃和跟蹤的人工成本。 提高管理效率。,使用簡便,

7、項目管理軟件的操作使用越來越簡便，稍加訓練就可以掌握。,管理復雜問題的能力,項目管理軟家在處理大型項目的某些方面（特別是在數據方面）要比人工簡便得多。 對于只要少數活動的短期項目，人工方法也許行得通，但如果項目有數以千計的活動、持續(xù)紀念的時間，項目管理軟件對乳齒復雜工作的協助作用就顯得必不可少。,可維護性和可更改性,對人工系統進行醒目信息的維護和修改，通常很麻煩。 利用項目管理軟件，數據資料的任何更改都會自動反應到網絡表、成本表以及資源分布表等文件中。,保持記錄,各個團隊成員的進度計劃、各項任務及所用資源的數據資料。 為準備優(yōu)質的報表或將來做計劃時，用到這些數據資料。 用戶必須不斷更新文件，使

8、記錄保持不失去意義。,速度,收集好相關數據資料并且輸入后，如見能非常迅速地進行計算。 利用網絡，項目信息可以及時傳遞到項目相關人員。,假設分析,假設分析使項目管理軟件地一個超前進步地功能，是它的一個顯著有點。,應用項目管理軟件的注意事項,沉溺于軟件程序中 安全錯覺 信息超載 學習曲線 過度依賴于軟件,沉溺于軟件程序中,一些項目經理會沉溺于項目管理軟件中，可能會把大量時間投入軟件中，擺弄那些報表、功能，把工作中最主要的部分人員拋在腦后。,安全錯覺,項目經理會認為，由于有功能強大的軟件，項目會管理更出色。 如果項目偏離計劃，軟件能有辦法讓項目回到正常軌道上來。 軟件如果使用不當，它可能會顯示項目進

9、行良好，但實際情況卻并非如此，單憑軟件顯示一切正常是遠遠不夠的。,信息超載,項目管理軟件提供了眾多的功能和大量的信息。有時可怕的數量能導致危險局面。應該只使用有合適功能的軟件。項目經理要克制自己，避免使用某些功能，生成更多的報表和數據資料，卻對成功地完成項目毫無益處。,學習曲線,要熟練使用項目管理包，需要花些時間。所需時間根據個人地不同情況和經歷而不同。 對于那些目前不使用計算機和商用軟件地人來說，會有一個明顯地學習曲線。 由于軟件越來越易于使用，使得為掌握軟件應用而需要學習培訓時間大大縮短。,過度依賴于軟件,由于項目管理軟件地應用越來越容易和有趣，同時軟件提供了大量有吸引力地特性，使得項目經