1、部門： 講師：,易飛管理軟件,采購系統(tǒng)培訓(PUR),1. 前言 2.系統(tǒng)架構(gòu) 3.基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報表管理 5.批次作業(yè) 6.異常管理報表 7.期初上線及信息搜集 8測驗及問卷,課程大綱,一、教育訓練課程的目的 二、系統(tǒng)功能及效益,前言,了解系統(tǒng)的效益及功能。 了解信息搜集及整理重點。 熟悉系統(tǒng)的操作方式。 了解系統(tǒng)例行作業(yè)程序。 了解系統(tǒng)上線的步驟及導入程序。,一.教育訓練課程的目的,供應(yīng)廠商價格管理。 提供料件的請購、采購、進退貨管理。 提供四種采購預(yù)計進貨報表。 供應(yīng)廠商進貨評核。,二.系統(tǒng)功能及效益介紹,二.系統(tǒng)功能及效益介紹,提高料件采購流程的效率

2、與正確性。 降低生產(chǎn)停工待料的異常發(fā)生。 加強供應(yīng)廠商的評核管理提升采購質(zhì)量。 采購異常管理有助于降低成本。,(二)、系統(tǒng)效益,1. 前言 2.系統(tǒng)架構(gòu) 3.基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報表管理 5.批次作業(yè) 6.異常管理報表 7.期初上線及信息搜集 8測驗及問卷,課程大綱,一、系統(tǒng)主畫面 二、系統(tǒng)功能圖 三、系統(tǒng)主作業(yè)程序概述 四、采購系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)聯(lián),系統(tǒng)架構(gòu),(一)、系統(tǒng)主畫面,基本信息創(chuàng)建 采購人員.廠商創(chuàng)建與列表.單據(jù)性質(zhì)設(shè)置 廠商料件管理 品號廠商信息及交易信息登錄 價格交易管理 核價單創(chuàng)建 日常交易處理 采購單創(chuàng)建.采購變更.進貨及退貨作業(yè) 采購進度管理

3、 預(yù)計進貨表.采購交貨狀況表 收料驗退管理 進貨明細表.進貨統(tǒng)計表.品號歷史記錄表.驗退明細表 交易管理 采購價格交易表.廠商進貨交易表 廠商評核 廠商交貨/質(zhì)量評等.廠商ABC分析表 批次作業(yè) 采購已交量重計.統(tǒng)計信息更新.采購指定結(jié)案 廠商信息查詢 應(yīng)付帳款.應(yīng)付票據(jù).采購明細.進退貨明細.商品計價.進貨統(tǒng)計.每月統(tǒng)計,(二)、系統(tǒng)功能圖,基本信息規(guī)劃,日常交易登錄,應(yīng)付票據(jù)管理,信息創(chuàng)建與核對,期初余額導入,應(yīng)付帳款管理,采購人員、廠商、單據(jù)性質(zhì),未結(jié)案采購單.品號廠商信息輸入,基本信息列表,稅控接口子系統(tǒng),請購單創(chuàng)建,采購單創(chuàng)建,進貨.驗收單,驗退件退回,退貨單創(chuàng)建,請購單憑證,采購單

4、憑證,進貨單憑證,驗退單憑證,退貨單憑證,(三)、系 統(tǒng) 主 作 業(yè) 程 序,采購系統(tǒng),存貨管理系統(tǒng),物料需求計劃,工令管理系統(tǒng),應(yīng)付賬款系統(tǒng),自動分錄系統(tǒng),批次需求計劃,產(chǎn)品結(jié)構(gòu)系統(tǒng),基本信息系統(tǒng),進口貿(mào)易系統(tǒng),（四）與其他系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性,1. 前言 2.系統(tǒng)架構(gòu) 3.基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報表管理 5.批次作業(yè) 6.異常管理報表 7.期初上線及信息搜集 8測驗及問卷,課程大綱,1、前序作業(yè) 2、采購管理系統(tǒng)基本信息創(chuàng)建,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明,錄入工廠信息 錄入倉庫信息 錄入部門信息 錄入幣種匯率 設(shè)置編碼原則 錄入職務(wù)類別 錄入交易對象分類 錄入頁腳/簽核

5、錄入程序頁腳/簽核,前序作業(yè),基本信息管理信息系統(tǒng),1、前序作業(yè) 2、采購管理系統(tǒng)基本信息創(chuàng)建,基本信息創(chuàng)建及信息字段說明,一、供應(yīng)廠商信息字段說明 二、品號廠商的價格管理 三、單據(jù)性質(zhì)的設(shè)置建議及信息字段說明,采購管理系統(tǒng)基本信息創(chuàng)建,一、供應(yīng)廠商信息字段說明,.采購廠商、托工廠商、生產(chǎn)線的編 碼原則應(yīng)分開設(shè)定。 .有類別廠商評核需求者，同類廠商 編號應(yīng)歸納同區(qū)間。 .廠商有加工亦有采購供貨者，為區(qū) 分應(yīng)付帳款科目的管理應(yīng)區(qū)別編號。,(一)、廠商編號注意事項,X X XX,1.國內(nèi)廠商 2.國外廠商 3.托外廠商,1.五金 2.電子 3.包材 4.印刷 9.其他,序號： 01-99,廠商編號

6、范例參考(10碼),核準狀況:已核準.尚待核準.不準交易 允許分批交貨:如“Y”,一張采購單可分多筆進貨單進貨 隨貨附發(fā)票：如“Y”,進貨單輸入時，發(fā)票號碼不可空白 最近交易日期:由最近一次進貨單回寫 單價管制:可設(shè)置“單價超限率”,以控管采購之單價,(二)、供應(yīng)廠商信息字段說明,ABC等級可通過廠商ABC分析表更新 交貨評等可通過廠商交貨/質(zhì)量評等作業(yè)更新 質(zhì)量評等可通過廠商交貨/質(zhì)量評等作業(yè)更新 以上三字段亦可由人工自行輸入與維護 4.加工費用:加工費用的明細科目(自動分錄系統(tǒng)使用) 5.應(yīng)付帳款:應(yīng)付帳款的明細科目(自動分錄系統(tǒng)使用) 6.應(yīng)付票據(jù)應(yīng)付票據(jù)的明細科目(自動分錄系統(tǒng)使用),

7、7.付款條件:可開窗選擇在基本信息管理 系統(tǒng)中建立的付款條件,8.結(jié)帳日:驗收后 1 個月逢 30 日,以上兩個字段均為票據(jù)管理系統(tǒng)的資金預(yù)估及應(yīng)付系統(tǒng) 所需求的信息,例如:驗收日期為2001/07/05,則結(jié)帳日期 為2001/08/30,結(jié)帳,應(yīng)付憑單,進貨單,退貨單,結(jié)帳作業(yè)的概念整批結(jié)帳,結(jié)帳作業(yè)的概念直接結(jié)帳,(一)、單價默認來源,二、品號廠商的價格管理,當單據(jù)核準時，該單 據(jù)之新單價將保存于 品號廠商檔中,(二)、更新商品計價(現(xiàn)行單價制),優(yōu)點： 保留變更記錄 統(tǒng)一議價,單價權(quán)限Y,優(yōu)點： 采購權(quán)限彈性化 將來可追加比較差異分析表,(三)、標準單價制,報價日期/生效日期失效日期,

8、核價日期 4/1 4/25 6/10 生效日期 4/1 5/1 7/1 失效日期 6/30 5/31 單價 元 100 99 105,采購日期 采購單價 4/10 5/20 8/10,100 元 99 元 105 元,分量計價,1.由“錄入供應(yīng)商料件價格”中直接輸入及維護 2.由更新核價的核價單更新, ：廠別區(qū)分 ：系統(tǒng)性質(zhì)代碼(2碼) ：序號:,三、單據(jù)性質(zhì)的設(shè)置建議及信息字段說明,單別代號： 不可重復，請以數(shù)字組合編碼。 2.單據(jù)性質(zhì) : 請購單 進貨單 核價單 退貨單 采購單,3.編碼方式： 碼號共有11碼,年碼數(shù)及流水數(shù)的位 數(shù)可自行設(shè)置 (1).日 編:YYMMDD99999 (2)

9、.月 編:YYMM9999999 (3).流水號:99999999999 (4).手動編號:在異動作業(yè)中自行輸入編號,4.自動確認： 單據(jù)憑證輸入完成后，是否馬上進行庫存帳 務(wù)之更新(庫存的增減)或者承認單據(jù)生效性. 單據(jù)如果輸入完成還須第二人審查核準后， 才可更新庫存者，應(yīng)設(shè)為【N】,確認 =憑證核準 交易異動時點,5.自動打?。?憑證每輸完一張是否馬上打印出來。多人或多機共用打印機時應(yīng)設(shè)置為批次打印。,6.更新核價： 針對料件廠商交易單據(jù)，如采購單、收 料單及料件廠商交易單的性質(zhì)單別才有 效用。 7.核對采購： 針對收料單是否一定要輸入采購單才可 辦理收料，目的乃避免無采單的收料發(fā) 生。,

10、3101 核價單 N N N Y N 3201 請購單 N N N N N 3301 采購單 N N N N N 3302 服務(wù)性采購 N N N N N 3401 進貨單(采) N N Y N N 3402 緊急進貨單 N Y N N N 3403 服務(wù)進貨單 N N N N N 3405 贈品進貨單 N N N N N 3501 退貨單 N N N N N,單別示范,為配合信息的管理請將采購單的編碼方式設(shè)為自動編號 緊急進貨單：為緊急采購的需求，尚未有正式采購單，但已有非正式的通知收料者。 服務(wù)進貨單:費用類的進貨(請款時記錄)若服務(wù)性商品必須要采購行為，可另辟服務(wù)采購單.若進貨商品贈品部

11、份不計費，另外倉庫管理數(shù)量，則可設(shè)贈品進貨單，或從庫存系統(tǒng)做其他入庫。,說明：,1. 前言 2.系統(tǒng)架構(gòu) 3.基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報表管理 5.批次作業(yè) 6.異常管理報表 7.期初上線及信息搜集 8測驗及問卷,課程大綱,一、采購核價作業(yè)程序 二、請購作業(yè)程序及信息字段說明 三、采購作業(yè)程序及信息字段說明 四、采購變更作業(yè)程序及信息字段說明 五、進貨驗收作業(yè)程序及信息字段說明 六、驗退件退回作業(yè)程序及信息字段說明 七、退貨單作業(yè)程序及信息字段說明,日常異動作業(yè)程序及報表管理,書面核準或計算機核準,一、采購核價作業(yè)程序,核價單創(chuàng)建作業(yè),1.單據(jù)若為更新核價者將更新品號

12、廠商資料。 2.若采購商品有分量計價的需求，則直接 由核價單來更新品號廠商信息。,1.內(nèi)部需求的憑證 2.審查內(nèi)容為 .品號、數(shù)量及需求日期的合理性 .需求來源正確性 (MRP,LRP,再補貨建議表,BOM自動請購,其他),二、請購作業(yè)程序及信息字段說明,(一)、請購作業(yè)的目的,1.計劃采購時所遺漏的需求。 2.超耗用料的額外零星需求。 3.非正常需求的其它需求，如客戶的額外 訂單或代購品。,(二)、一般請購作業(yè)的時機,請購單信息創(chuàng)建,主管核準請購單,請購單,采購詢價確認,請購生成采購單,采購單創(chuàng)建,書面核準或 計算機確認,1.請購明細表 2.請購狀況表 3.料品別已請未購明細 表 4.廠商別

13、已請未購列表,(三)、請購作業(yè)程序,需求部門：于基本信息管理系統(tǒng)進行輸入 需求日期：系統(tǒng)默認，由品號信息創(chuàng)建的前置天數(shù)推算而得 采購單別單號：由請購更新后生成,Q:想一想！ 前置時間在哪個系統(tǒng)設(shè)定呢?,(四)、請購單創(chuàng)建的字段說明,采購人員:由品號信息中設(shè)置 供應(yīng)廠商:即主要供應(yīng)廠商 采購單價:即品號廠商單價 采購碼:該請購已生成采購單則系統(tǒng)自行更新,(五)、請購信息維護字段說明,5.鎖定碼的意義: 當采購人員收到請購信息時，必須針對 此請購信息進行審查，選擇廠商、確定 單價、數(shù)量及交期，當信息確定后表示 即將要發(fā)出采購單，如此步驟完成采購 人員必須將鎖定碼鎖定。,將已經(jīng)鎖定完成的請購信息依廠

14、商別產(chǎn)生采購單，更新后請: 1.查詢采購單信息創(chuàng)建作業(yè)，您將可看 到采購單據(jù)的完整信息。 2.請查詢請購單信息創(chuàng)建將會看到采購單號。,(六)、請購信息更新,1.請購明細表 2.請購狀況表 3.品號廠商已請未購明細表 4.廠商別已請未購列表,(七)、請購管理報表說明,采購單信息創(chuàng)建,采購單進度追蹤,采購單,采購單確認,需求確認,核準,廠商預(yù)計進料表 品號預(yù)計進料表 工令預(yù)計進料表 采購預(yù)計進料表 廠商采購交貨狀況表,采購需求,書面或計算機,1.現(xiàn)有庫存可用量 2.品號庫存狀況表,三、采購作業(yè)程序,參考單別.參考單號.參考序號.來源單號:輸入時可為訂單、工令單號或其他備注之有意義單號。 已交數(shù)量：

15、由進貨單及退貨單所更新，無須輸入。 采購單價：1.為品號廠商之單價2.最近進價3.標準進價。,(一)、采購單信息創(chuàng)建的字段說明,4.指定結(jié)案：應(yīng)定期運行本作業(yè) 對于過期未交的采購件采購人員應(yīng)定期檢視交貨的需求性，過期未交者確定要交貨時，應(yīng)以變更交期方式更改采購單據(jù)，如果確定不交貨時，應(yīng)要指定結(jié)案，避免收料單位又進行收料作業(yè)，您可透過采購預(yù)計進料表協(xié)助進行指定結(jié)案作業(yè)。,Q: 想一想這些作業(yè)在哪些系統(tǒng)?,(二)、采購單信息來源,四、采購變更作業(yè)程序,直接更改采購單。 通過采購變更單處理。 將原采購單指定結(jié)案,另開一張新的采購單。,(一)、采單變更處理的方式,1.采購變更單的單據(jù)特性同原采購單別。

16、 2.未確認的采單直接從采單更改，無須新 增采購變更單。 3.已確定的采購單且已經(jīng)發(fā)出采購者，應(yīng) 保留變更信息且藉由采購變更通知單通 知相關(guān)單位處理變更事宜。,(二)、采購單變更處理的特性,五、進貨作業(yè)程序,N,Y,N,Y,(1).到貨登記 (2).質(zhì)量檢驗 (3).貨款輸入,資材收料 IQC 采購或會計單位,權(quán) 責,(一)、進貨單創(chuàng)建字段說明,(1). 到貨日期預(yù)交日 過期碼=Y (2). 運行驗退件退回 驗退碼=Y (3). 結(jié)帳單確認 結(jié)帳碼=Y,(一)、進貨單創(chuàng)建字段說明,(1).將納入存貨價值 (2).不納入廠商之應(yīng)付帳款 (3).如:運費.,扣款金額,(1).不納入存貨價值 (2)

17、.將納入廠商之應(yīng)付帳款 (3).如:損壞扣款.,此收料單的應(yīng)付帳款將無限期凍結(jié),依供應(yīng)廠商基本信息設(shè)置可以管制是否分批交貨。 可設(shè)置料件的允超收率，超額數(shù)量禁止到貨。 可設(shè)置收料單是否一定要有采購信息。 提供提前交貨之預(yù)警。 依供應(yīng)廠商基本信息設(shè)置可以管制是否隨貨附發(fā)票。,(二)、進貨單創(chuàng)建主要功能,(三)、進貨單確認后對信息有何影響?,?,供應(yīng)商供貨統(tǒng)計表 供應(yīng)商供貨明細表 料件歷史進貨記錄表 料件歷史進貨匯總表,進料記錄管理報表,名詞定義： 驗退：驗收前退貨 退貨：驗收后退貨 退貨單信息字段說明 驗退件退回明細表 . 驗退件未退明細表,六、驗退件退回作業(yè),七、退貨單作業(yè)程序,(一)、退貨單

18、創(chuàng)建字段說明,進貨單如進行核對采購管理者，采購單號務(wù)必輸入。 若該品號進行批號管理者，批號欄位務(wù)必輸入。,退貨單為應(yīng)付帳款的減項。 一般退貨品應(yīng)輸入原采購單號。如果該采購單已經(jīng)結(jié)案，退貨品已經(jīng)確定不再進貨者，采購單應(yīng)指定結(jié)案。 如無采購單者，退貨單價來自品號廠商信息。 進行批號管理者，批號一定要輸入。,(二)、退貨作業(yè)的注意事項,1. 前言 2.系統(tǒng)架構(gòu) 3.基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報表管理 5.批次作業(yè) 6.異常管理報表 7.期初上線及信息搜集 8測驗及問卷,課程大綱,一.重新計算采購已交量 二.更新供應(yīng)商月統(tǒng)計信息 三.供應(yīng)商評級 四.供應(yīng)商ABC分析表,批次作業(yè)

19、,1.此為信息維護的程序，無須定期運行。當您通過廠商采購交貨狀況表發(fā)現(xiàn)您采購單的已交數(shù)量異常，而進貨作業(yè)及退貨憑證信息均正常且正確時，可運行本作業(yè)。 造成異常的原因為:機器不正常DOWN 機或關(guān)機造成數(shù)據(jù)庫更新不正常所導致。,(一)、重新計算采購已交量,更新的時機：當該月份應(yīng)付帳款已經(jīng)結(jié)算完成后 信息更新后您可于廠商信息查詢作業(yè)中查看統(tǒng)計結(jié)果,(二)、更新供應(yīng)商月統(tǒng)計信息,本作業(yè)應(yīng)先行運行后才可運行ABC分析，因為ABC 分析表將會將此兩種評等顯示于報表中，以便參考。 信息統(tǒng)計完成將更新廠商基本信息 之交貨評等及質(zhì)量評等字段。,(三)、供應(yīng)商評級,0%-75%-90%-100%,(四)、供應(yīng)商ABC 分析表,1. 前言 2.系統(tǒng)架構(gòu) 3.基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報表管理 5.批次作業(yè) 6.異常管理報表 7.期初上線及信息搜集