1、,加強時間管理提高工作效率,Emily 2015年7月7日,你的時間用在了哪里？,找東西，半小時？ 做計劃，半小時？ 閑談，半小時？ 別人打擾，半小時？ 如果，一天只有一件事，你會花一整天去做， 如果，一天有兩、三件事，你也會把它們都干完。 如果要求自己每天做十件事，你很可能成功完成八件。 調查表明：一個效率糟糕的人與一個高效人士相比，工作效率可差10倍以上。,一年有365天； 其中雙休日共106天； 法定假日12 天； 公司帶薪休假5天； 實際工作約 242天，共1920小時； 假定有效工作時間為20-30%； 全年有效工作時間為384-576小時； 16-24天；,3,算算我們的時間?,主

2、要內容,什么是“時間管理” 工作效率低下的原因 時間管理的重要性 時間管理的方法 提高工作效率的一些方法,什么是“時間管理”,時間管理就是一個團隊或集體在制定了清晰的戰(zhàn)略目標基礎之上，為了目標的最終順利實現(xiàn)，在時間方面進行的具有科學性，計劃性，合理性的安排與布置，以達到快速的行動和高效的流程。 時間管理的實質，是對工作事項的管理!,工作效率低下的原因,1.優(yōu)先順序不明確 2.電話打擾 3.缺乏目標計劃 4.貪多嚼不爛 5.不速之客 6.無效授權 7.桌面雜亂無章/找不到東西 8.缺乏自律/拖延 9.不會說“不” 10.低效的會議,時間管理的重要性,1. 科學的時間管理是我們提高工作效率的基礎。

3、 2. 合理的安排時間，具有計劃性的工作，使我們的做事情井井有條，不再盲目。 3. 對個人而言，時間=生活，浪費時間，會降低我們的生活質量! 浪費別人的時間，等于圖財害命，浪費自己的時間，等于慢性自殺。 4. 對企業(yè)而言，時間=金錢，浪費工作時間，為企業(yè)創(chuàng)造的價值就相應減少，管理好時間，會提高工作效率，能降低運營成本，最終提高企業(yè)競爭力! 5. 做好時間管理，可以讓有限的時間產生最大的價值!,時間管理的方法,一. 制定清晰的目標。 清晰的目標是時間管理的前提。 清楚我們時間管理的目的。,哈佛的調查,哈佛大學有一個非常著名的關于目標對人生影響的跟蹤調查。對象是一群智力、學歷、環(huán)境等條件都差不多的

4、年輕人，調查結果如下：,有清晰且長期 的目標,有清晰但短期 的目標,有較模糊目標,無目標,10%,60%,27%,3%,25年來幾乎都不曾更改過自己的人生目標。他們都朝著同一個方向不懈地努力，現(xiàn)在，他們幾乎都成了社會各界的頂尖成功人士，他們中不乏白手創(chuàng)業(yè)者、行業(yè)領袖、社會精英,大都生活在社會的中上層。他們的共同特點是，那些短期目標不斷被達成，生活狀態(tài)穩(wěn)步上升，成為各行各業(yè)的不可或缺的專業(yè)人士。如醫(yī)生、律師、工程師、高級主管等等,幾乎都生活在社會的中下層面，他們能安穩(wěn)地生活與工作，但都沒有什么特別的成績,幾乎都生活在社會的最底層，他們的生活都過得很不如意，常常失業(yè)?？可鐣葷?，并且常常都在抱怨他

5、人，抱怨社會，抱怨世界,60%,10%,3%,27%,二十五年后：,Specific-具體的； Measurable-可以衡量的； Attainment-可以達到的； Reasonable-實實在在的，合理的； Time-有時間性的，具有明確的截止期限,11,目標管理有效目標的設定（SMART原則 ）,12,1、具體的： 有人說：“我將來要做一個偉大的人”。這就是一個不具體的目標。目標一定要是具體的，比如你想把英文學好，那么你就訂一個目標：每天一定要背十個單詞、一篇文章。 有人曾經做過一個試驗，他把人分成兩組，讓他們去跳高。兩組人的個子差不多，先是一起跳過了1米。他對第一組說：“你們能夠跳過1

6、.2米?！彼麑Φ诙M說：“你們能夠跳得更高?！苯涍^練習后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標，結果第一組每個人都跳過1.2米，而第二組的人因為沒有具體目標，所以他們中大多數(shù)人只跳過了1米，少數(shù)人跳過了1.2米。這就是有和沒有具體目標的差別所在。 2、可衡量的： 任何一個目標都應有可以用來衡量目標完成情況的標準，你的目標愈明確，就能提供給你愈多的指引。比如你要買一棟房子，先要在心里有個底。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點呢？你的預算呢？有了這些明確的標準，你才有可能順利地蓋好你的房子。 3、可達到的： 不能達到的目標只能說是幻想、白日做夢，太輕

7、易達到的目標又沒有挑戰(zhàn)性。多年前在美國進行了一項成就動機的試驗。15個人被邀請參加一項套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個人幾個繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。 站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太遠，老是套不進去，于是很快就泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。實驗者解釋這些人有高度的成就動機，他們通常不斷地設定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標。 4、相關的： 目標的制定應考慮和自己的生活、工作有一定的相關性，比如一個公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗

8、中喪失學習、工作的能力，不思進取，不努力提高工作業(yè)務能力，最終會被公司拋棄、會被社會遺棄。 5、基于時間的： 任何一個目標的設定都應該考慮時間的限定，比如你說：“我一定要拿到律師證書?！蹦繕藨摵苊鞔_了，只是不知是在一年內完成，還是十年后才完成？,SMART原則,請閉上眼考慮3分鐘,一生的夢想 年內想完成的事 年內想完成的事 今年內想完成的事 這個月想完成的事 今天想完成的事,時間管理的方法,三. 分清輕重緩急，運用“四象限”分析，對時間進行管理。 小實驗 道具： 鐵桶一只，大石頭兩塊，碎石若干， 細沙一堆，水一罐 方法：把以上物品裝進鐵桶。 提問：如果請你做這個實驗，你將會按怎 樣的順序把以

9、上物品裝進鐵桶？,時間管理的方法,四. 學會充分放權：列出你目前生活中所有覺得可以授權的事情，把它們寫下來，然后開始找人授權，找適當?shù)娜藖硎跈?，這樣效率會比較好。,時間管理的方法,五. 做好“日志”，養(yǎng)成做日志的習慣。 今天的計劃是什么？ 完成了哪些？ 哪些事情我浪費了時間。 明天我必須有哪些調整與變化。 六. 同一類事情最好一次做完：列出你每天工作中的同類事情，安排合適的人，合適的時間一次做完。,時間管理的方法,七. 每天至少要有半小時到1小時的不被干擾時間 假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，自己關在自己的房間里面，思考一些事情，或是做一些你認為最重要的事情。這一個小時可以抵 你一天的工

10、作效率，甚至有時候這一小時比你三天工作的效率還要好。,時間管理的方法,八. 勤于思考二八定律。每天必須保障至少半小時用于思考。用大多數(shù)的時間來做你認為最重要的事情（重要而緊急的事情）。,時間管理的方法,九. 整潔的辦公環(huán)境，有序地工作。,21,該扔則扔 不要移師暗處 不放無關物品，將物品放在固定地方。 建立良好的文件管理系統(tǒng) 讓文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾辦公桌,對 策,22,有序工作整潔的環(huán)境,時間管理的方法,十. 要和你的價值觀相吻合，不可以互相矛盾 你一定要確立你個人的價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什么對你最重要，當你價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重

11、點不在管理時間，而在于如何分配時間。你不一定有時間做每件事，但你永遠有時間做對你來說最重要的事。,一件工作，為什么你要一天才能完成而別人只需要半天甚至一個小時就能完成呢？為什么有時候你感覺自己在天天忙碌，而似乎沒有任何成果，工作總是裹足不前呢？在工作中，這些問題也許總是困擾著你，而且久而久之如果總是效率低下還會影響到自己的工作業(yè)績。所以，提高工作效率是一個刻不容緩的問題 。,提高工作效率的一些方法,1、選擇合適的人進行工作決策 在對工作進行決策時，應該選擇有相當技術能力或業(yè)務能力的員工進行決策。一些員工由于技術或經驗的欠缺，在進行決策時，會對工作造成錯誤的指導。如果方向錯了，做再多的工作也沒有

12、意義，工作效率更是無稽之談。 2、工作成果共享 有時我們會發(fā)現(xiàn)，自己做的工作可能是其他員工已經做過的。有時查找一些資料，辛辛苦苦查找到了，結果發(fā)現(xiàn)另一位員工以前已經查找過了，如果當初向他咨詢，就不必費這么大的勁了。將員工的工作成果共享，是一個很重要的問題。特別是對于員工較多的公司，這一點尤其顯得重要。管理者可以利用部門內部的辦公例會讓大家介紹各自的工作情況；另外，對一些工作成果資料要妥善的分類和保管，這些都能達到工作成果共享的目的。,3、遇到難題尋求幫助 有時我們會面臨一些難題，如果您陷在一個思路中，可能會空耗時間，這時不妨同他人溝通一下，聽聽別人的見解，或許有更多的解決思路。 4、分解復雜工作 如果遇到難題就一籌莫展，那就是在浪費時間。對復雜的工作，善于分解，分而治之。如果做不到，可以尋求