1、培 訓 教 材,檔 案,檔案概念,檔案-是國家機構、社會組織和個人在從事政治、經(jīng)濟、科學、文化等社會活動直接形成有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。,檔案的重要性,萬向集團公司董事局主席魯冠球： 一個企業(yè)要穩(wěn)定持續(xù)地發(fā)展，應該方方面面都好，協(xié)調發(fā)展。企業(yè)做一天算一天，無所謂檔案管理，而真正要把企業(yè)做好，檔案工作就很重要，不可缺少。檔案資料是一種信息。在市場經(jīng)濟條件下，搞好企業(yè)需匯集各方面的信息，對決策而言，信息比人才、資金等更重要。計劃經(jīng)濟時代，搞企業(yè)的是執(zhí)行者，上面讓干什么就干什么，對信息可以不重視。市場經(jīng)濟時代，搞企業(yè)的是決策者，決策要根據(jù)各種資料、數(shù)據(jù)、信息，沒有資料管理、

2、數(shù)字管理、信息管理，就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機會。企業(yè)越大，越離不開檔案工作。,檔案工作的基本原則,集中與分散管理相結合，以集中歸口分級管理。 1）集團文檔：由行政辦公室集中統(tǒng)一； 2）技術檔案：除項目管理資料、申報資料、技術合同等，其它由技術中心資料員歸口保管； 3）人事檔案：有本部門歸口保管； 4) 供應中心檔案、營銷檔案：當年由本部門保管，次年移交辦公室（未移交檔案的要由明細清單）。 5）各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、資料隨時歸檔。,整理資料流程（歸檔程序）,收集-分類-編頁 碼-填寫案卷目錄- -填寫移交清單（一 式兩份）-歸檔,解釋：,1、收集：1）按照本部門歸檔范圍

3、的內容； 2）文件、資料書寫用鋼筆或炭素筆 字跡工整清晰； 3）文件、資料應用A4紙；左邊留有25毫米，頁數(shù)為200頁，厚度5厘米裝訂；,分類：,一級類目 二級類目 （1）行政管理類 1）行政辦公室； 2）企管部 3）人力資源部 （2）經(jīng)營管理類 1) 計劃、統(tǒng)計工作 2）財務工作 3）供應中心 4）營銷公司 5）售后服務中心 （3） 技術研發(fā)類； 1）技術中心（工藝、總工辦、項目組） 2）質檢部 （4）工程設備類 1）工程 2）設備 （5）生產(chǎn)管理類 1）捆鈔車間；2)扎把車間；3）電器車間； 4）注塑車間；5）噴漆車間；6）制帶車間； 7）清分車間；8）沖壓車間；9）機加車間；,歸檔范圍

4、： 行政管理類-辦公室,姜琦- 1) 行政文件（公司內部、對外上報請示、批復、通知、報告）（電子文檔） 2) 集團領導（董事長、周總的簡介，活動的講話稿、各種會資料）等； 3）荊律師簽署合同、協(xié)議郵件； 4）辦公室會議記錄、值班經(jīng)理記錄； 5）占用物品臺帳（紙質） 6）收發(fā)傳真記錄、報刊訂閱明細、復印機維修記錄； 7）行政辦公費用匯總表 鄭云龍- 1、宣傳 1）大事記（電子文檔） 2）錄像資料（電腦分類） 2、電腦 1）購置申請單、發(fā)票 2）隨機資料 3）臺帳、維修記錄 王 雨 - 1、網(wǎng)絡相關資料（下載或購置程序軟盤、簽訂合同、協(xié)議）,曲 洋- 宣傳文案1）聚龍人報（紙質）； 2）公司簡介、

5、上報宣傳材料、報刊雜志投稿等； 3）集團領導個人事跡上報材料； 4）錄音記錄 5）展會材料 張 雨 -宣傳圖片、平面設計1）照片（參觀客人、各種活動、各種產(chǎn)品） 2）影像資料（大型會議、文體活動、參觀、 機型操作） 3）公司宣傳冊（彩頁制作、產(chǎn)品包裝） 4）聚龍人報（電子） 5）展板設計（噴繪、廣告、標簽、名片、胸 卡、招標、展會、效果圖、榮譽證書） 回艷彬- 1、印.信類 （介紹信存根、作廢章及、印鑒使用登記表） 2、車輛管理類（車輛運行記錄、費用統(tǒng)計、車輛保險、維修記錄、司機工資核算表 ） 3、禮品登記臺帳,趙萌-管理規(guī)定、出門證、外來人員登記、值班記錄、報刊發(fā)放記錄、員工外出登記 表；

6、辦公室綜合資料-李書倩、趙艷、荊律師： 1）董事會、股東會、中層干部工作會等會議資料； 2）反映公司企業(yè)注冊、更名、變更、改變隸屬關系、資產(chǎn) 與產(chǎn)權變動等方面文件材料 3）上級機關頒發(fā)文件、公司簽發(fā)的文件； 4）公司榮獲上級機關頒發(fā)的獎狀、證書、牌匾、錦旗等物品及材料； 5）反映公司重要活動的簡報、聲像、大事記等材料； 6）公司法律事務形成案例材料、證實、處理決定，調查材料； 7）環(huán)境保護方面的材料； 8）與外部簽訂的合同、協(xié)議、銷售合同、意向書； 9）公司出國考擦、學習、經(jīng)貿(mào)洽談等活動形成的材料； 10）各部門檔案移交清單； 11）房產(chǎn)、房籍產(chǎn)權、購房、租房手續(xù)； 12）行文、發(fā)文記錄 ；

7、13）總裁辦公會議記錄； 14）上市資料； 15）董事長來函、信件； 16）組建有限責任、股份或租賃公司形成的材料（包括：主管部門的審批材料、公司登記申請書；資產(chǎn)評估、產(chǎn)權界定和驗資證明；公司章程、出資證明書；股東大會、董事會、監(jiān)事會材料）,企管部,1、職能部門與公司簽訂的協(xié)議、合同及有關會議紀要等材料 2、部門職能、部門崗位分工、組織機構圖； 3、公司（年）發(fā)展規(guī)劃、行政年度工作計劃、總結； 4、公司規(guī)章制度、規(guī)定、辦法形成文件材料； 5、業(yè)物流程； 6、各類通報（稽查通報、處理決定）； 7、各類報告、總結材料； 8、表揚,人力資源部,公司人員招聘資料-（求職表、自薦表、面試資料）； 培訓部

8、-（計劃、教案、培訓記錄、考試試卷和成績、外培證書）； 績效考核-（崗位任職標準、干部考核表、人事檢查記錄）； 人事管理-（人事調配令、員工調動表、員工檔案、儲備人員檔案、離職人員檔案、人事統(tǒng)計報表、分配通知書、保險、職稱晉級） 勞動工資-（考勤管理、薪資管理、勞資方案、勞資相關報表及資料,經(jīng)營管理類-計劃、統(tǒng)計工作,1、計劃： 集團公司年度計劃； 月綜合計劃； 各部門上報計劃（月銷售品種計劃、研發(fā)計劃、采購品種計劃、生產(chǎn)品種計劃）； 臨時追加計劃； 2、統(tǒng)計： 聚龍集團工業(yè)統(tǒng)計報表（對外報表）； 聚龍公司價格、科技、固定資產(chǎn)投資、出口報表； 尼龍公司、儀表、點鈔公司統(tǒng)計報表； 服務中心統(tǒng)計報

9、表； 其它公司年報； 3.接收外來文件；,財務中心,一、文件 財務管理、會計制度、規(guī)定等文件； 報告書（年檢驗資報告、資產(chǎn)評估報告、審計報告）； 稅務資料；(申報/軟件退稅) 集團公司財務預算、決算編審報告； 上級文件（科技資金指標通知、科技三項費用通知、財政資金審批、批復資料等） 二、業(yè)務資料,會計憑證（現(xiàn)金、銀行、轉帳） 會計帳簿（總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。） 會計報表（年度） 票據(jù)（普通、增值稅專用發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián)） 其它資料（銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單 工資明細表、工資手冊、支票領購簿、發(fā)票認購簿、作廢支票）,供應中心,1、供應商綜合情況明細表、

10、臨時供方明細表；（自然狀況、機型或項目、計劃、結算匯總、收條、請款單、對帳單） 2、采購員負責供應商資料卡； 3、模具資料 4、合同（模具、訂貨、設備） 5、本部門制定文件 6、回退件明細表,內貿(mào)公司,銷售部 1、經(jīng)銷商檔案； 2、訂貨合同、協(xié)議； 3、本公司文件、政策、制度、會議、任職文件、銷售計劃、電話傳真記錄、招標文件、授權書、市場調查、區(qū)域往來信函； 4、分公司資料（注冊、其它） 5、展會資料 6、銷售（運輸協(xié)議、訂貨單、貨物調轉單、收貨單、理賠單）,客戶服務部,1、合同、協(xié)議（續(xù)保、租房、合作、售后服務協(xié)議、培訓協(xié)議、委托書）； 2、售后服務資料（維修記錄、開箱報告、維修手冊、維修備

11、件申請、維修備件發(fā)貨清單、廢件臺帳、質量調查單、產(chǎn)品落戶回執(zhí)單、） 3、區(qū)域資料（責任狀、價格表、整機分布信息、在用物品臺帳） 4、管理資料（每年工作表彰、總結會議；工作流程、崗位職責、作業(yè)指導書、規(guī)章制度、郵件、工作交接單、維修員工作日志） 5、各種報表（備件消耗匯總表、維修故障率、開箱故障率、客戶滿意度,外貿(mào)公司,1.客戶檔案：（信息類、意向類、樣機類、銷售類） 客戶名片、客戶調查表、往來郵件（郵件評審記錄）、客戶來訪記錄、客戶電話詢訪記錄、傳真記錄。 2.管理資料：（1）展會（宣傳介紹、展位價格、簽證資料、圖片）；（2）證照（進出口資格證、海關證、關稅證相關手續(xù)）；（3） 合同、協(xié)議（與

12、國內外簽訂）； （4）詢價函（價格訂制政策）(5)培訓計劃； 3.銷售資料：（1）銷售單據(jù)（原產(chǎn)地證、出口核銷單、信用證通知單、報關單、銀行信息單、商業(yè)發(fā)票、專業(yè)（代理）報關貨運委托書、提貨單、裝箱單、付款通知單、銷售確認單）（2）銷售臺帳（帳款往來、維修記錄、質量信息反饋、產(chǎn)品手冊、圖解）（3）銷售政策及方案、研發(fā)提供技術資料。（4）報價單； 4.談判記錄（商務洽談記錄、業(yè)務工作記錄） 5.外來信息資料（外貿(mào)相關報告）,研發(fā)技術類-技術中心,總工辦龍玉航 1.項目申報（1）科三費用（省市國家科技局、外貿(mào)局、發(fā)改委）（2）資金、獎勵申報（省市環(huán)保局、信息產(chǎn)業(yè)局、技術監(jiān)督局） （3）上級文件批復

13、、公司申請文件； 2.專利（國外、國內申辦專利） 3.產(chǎn)品認證（3C、CE認證、雙軟認證、高新區(qū)（省市）認證、年檢申報資料） 4.項目驗收、匯報資料（國家創(chuàng)新基金、863項目計劃） 5.博士后科研基地（項目管理資料） 6.項目管理（技術中心）（正式立項、非標立項、預研立項） 7.質量反饋信息表； 工藝-孟雅玲,1.工藝文件設計 2.工藝裝配卡； 3.工藝流程圖； 4.工藝圖樣與明細表 5.非標準件重要分等名細 6.工時定額與計劃 圖紙及技術文件-孟躍 1.外部標準：國家、產(chǎn)品、行業(yè)； 內部標準：整機檢驗、辦成品檢驗 2.檢驗報告、技術條件資料、產(chǎn)品說明書、維修手冊；專利文件、CE認證資料； 3.各種機型成套機械圖紙、明細表、電器原理配線圖 4.調試規(guī)程,生產(chǎn)管理類,各車間 1.所有生產(chǎn)中所產(chǎn)生記錄、表單裝訂成冊歸檔；（本部門發(fā)生記錄或表單）重復記錄整理統(tǒng)一銷毀。,工程、設備檔案,設備類：1設備說明書 2.安裝操作和檢修設備圖； 3.設備所帶相關資料； 4.檢修記錄、設備管理卡、設備臺帳、保修單； 5.設備方面簽訂的合同、協(xié)議,保管期限種類,永久 長期