1、辦公自動(dòng)化培訓(xùn),主講：焦彥龍 Email： TelQQ: 501336570,課程介紹,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化的概念也已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了辦公室事務(wù)及文檔處理的范圍。辦公自動(dòng)化軟件從獨(dú)立用戶擴(kuò)展到以Internet為支撐平臺(tái)，經(jīng)歷了以數(shù)據(jù)為核心、以工作流為核心和以知識(shí)為核心的轉(zhuǎn)變。,課程介紹,一、辦公自動(dòng)化的概念 二、操作系統(tǒng) 三、文字處理軟件Word 四、電子表格Excel 五、演示文稿制作軟件Powerpoint 六、關(guān)系數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)Access 七、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí),一、辦公自動(dòng)化概述,辦公的概念 辦公活動(dòng)的主要任務(wù)是日常事務(wù)工作的組織、領(lǐng)導(dǎo)和實(shí)施汁

2、劃等。 最基本的辦公事務(wù)有文字處理，報(bào)表處理，公文管理，文檔管理，編輯、排版和印刷，日程管理，郵件處理，事務(wù)處理，計(jì)劃安排以及通信處理等。 對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)或管理人員來說，最具代表性的辦公任務(wù)就是對(duì)某項(xiàng)活動(dòng)制定運(yùn)行汁劃、組織具體實(shí)施方案和進(jìn)行監(jiān)督控制等。,傳統(tǒng)辦公方式,辦公是以處理社會(huì)信息為主的一項(xiàng)重要活動(dòng)，主要由辦公人員、辦公機(jī)構(gòu)、辦公工具與設(shè)備、辦公信息以及辦公環(huán)境等要素組成。 辦公室和辦公人員自古已有，我國古時(shí)候所謂的“衙門”就是辦公室在當(dāng)時(shí)的名稱。 傳統(tǒng)的辦公工具主要是所謂“文房四寶”（筆、墨、紙、硯以及算盤等，遠(yuǎn)距離通訊主要依靠車、船、馬匹等，其辦公方式極為落后。 近、現(xiàn)代逐漸出現(xiàn)了打字機(jī)、

3、電傳機(jī)、傳真機(jī)以及電話等，這標(biāo)志著辦公自動(dòng)化的萌芽。,辦公自動(dòng)化定義（一）,辦公自動(dòng)化（OA，Omce AutomationP于20世紀(jì)60年代西方發(fā)達(dá)國家，起初是在辦公業(yè)務(wù)量急劇增加的情況下發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。 20世紀(jì)70年代美國麻省理工學(xué)院教授M.C.Zisman為辦公自動(dòng)化定義：辦公自動(dòng)化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項(xiàng)綜合技術(shù)。,辦公自動(dòng)化定義（二）,20世紀(jì)80年代中期，我國制定了辦公自動(dòng)化的發(fā)展目標(biāo)及遠(yuǎn)景規(guī)劃，國務(wù)院電子振興辦辦公自動(dòng)化專家會(huì)議對(duì)辦公自動(dòng)化作了如下定義

4、：辦公自動(dòng)化是應(yīng)用汁算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)借助于各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種辦公目標(biāo)的人機(jī)信息系統(tǒng)。,辦公自動(dòng)化的目的,盡可能充分地利用信息資源，提高工作效率和質(zhì)量，輔助決策，獲取更好的效果以達(dá)到既定目標(biāo)。,辦公自動(dòng)化的三個(gè)層次,事務(wù)層為基礎(chǔ)層，包括文字處理、個(gè)人日程管理、行文管理、郵件處理、人事管理、資源管理，以及其他有關(guān)機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理等； 管理層為中間層，它包含事務(wù)層，管理層系統(tǒng)是支持各種辦公事務(wù)處理活動(dòng)的辦公系統(tǒng)與支持管理控制活動(dòng)的管理信息系統(tǒng)相結(jié)合的辦公系統(tǒng)； 決策層為最高層，它以事務(wù)層和管理層辦公系統(tǒng)

5、的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時(shí)又以其自有的決策模型為支持，決策層辦公系統(tǒng)是上述系統(tǒng)的再結(jié)合，是具有決策或輔助決策功能的最高級(jí)系統(tǒng)。,辦公自動(dòng)化系統(tǒng),一般來說，一個(gè)較完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)包括信息采集、信息加工、信息轉(zhuǎn)輸和信息保存四個(gè)環(huán)節(jié)。 其核心任務(wù)是為各領(lǐng)域各層次的辦公人員提供所需要的信息。,辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的功能,辦公自動(dòng)化就是要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)集成的辦公環(huán)境使 所有的辦公人員都在同一個(gè)桌面環(huán)境下一起工作。 內(nèi)部通信平臺(tái)的建立 信息發(fā)布平臺(tái)的建立 工作流程的自動(dòng)化 文檔管理的自動(dòng)化 輔助辦公。 信息集成。 分布式辦公的實(shí)現(xiàn)。,辦公自動(dòng)化相關(guān)技術(shù),計(jì)算機(jī)技術(shù) 多媒體技術(shù) 數(shù)據(jù)庫技術(shù)、 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 數(shù)據(jù)

6、通訊技術(shù) 存儲(chǔ)技術(shù) 顯示技術(shù),辦公自動(dòng)化的常用設(shè)備,計(jì)算機(jī) 刻錄機(jī) 打印機(jī) 復(fù)印機(jī) 傳真機(jī) 數(shù)碼相機(jī) 攝像機(jī) 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（交換機(jī)、路由器） 一體機(jī) 掃描儀,二、中文操作系統(tǒng),操作系統(tǒng)的選擇（xp、windows7） 運(yùn)行環(huán)境與安裝 1、硬件要求 2、安裝與刪除組件 操作系統(tǒng)桌面 1、開始按鈕 2、任務(wù)欄（開始、快速啟動(dòng)工具欄、活動(dòng)任務(wù)區(qū)、系統(tǒng)信息區(qū)） 3、桌面圖標(biāo) 幫助系統(tǒng)的使用,常用術(shù)語與基本操作,名詞類術(shù)語（窗口、活動(dòng)窗口、圖標(biāo)、對(duì)話框、菜單、工具欄、快捷方式、應(yīng)用程序、默認(rèn)值、選項(xiàng)卡） 操作類術(shù)語（選中、選擇） 鼠標(biāo)和快捷鍵 1、基本操作（指向、單擊、右擊、雙擊、拖動(dòng)） 2、指針 3、快捷

7、鍵-Alt+Tab,常用快捷鍵,其他快捷鍵,中英文輸入法,Ctrl+Space、Ctrl+Shift 全角/半角（Shift+Space）、中英文標(biāo)點(diǎn)（Ctrl+.）切換按鈕 安裝中英文輸入法,資源管理器,文件（程序文件、文檔文件） 文件夾（根、父、子） 文件和文件夾屬性（類型、位置、大小、修改創(chuàng)建時(shí)間、存在方式-只讀 隱藏 存檔） 文件和文件夾存儲(chǔ)路徑 文件與應(yīng)用程序關(guān)聯(lián),文件和文件夾查看方式,瀏覽文件夾類容 改變文件和文件顯示方式 文件文件夾排序 修改其他查看屬性,文件和文件夾管理,新建 選定（原則：先選定，后操作） 1、選定多個(gè)連續(xù)的文件或文件夾 2、選定多個(gè)不連續(xù)的文件或文件夾 3、選

8、定單個(gè)文件或文件夾 4、全部選定 復(fù)制（Ctrl+拖曳） 移動(dòng)（Shift+拖曳） 刪除（ Shift+ Del） 恢復(fù) 更改名稱 查找 發(fā)送 建立件和應(yīng)用程序關(guān)聯(lián),磁盤操作,格式化 磁盤屬性（卷標(biāo)、磁盤類型、文件系統(tǒng)類型、磁盤空間）,應(yīng)用程序,啟動(dòng)退出 切換 1、任務(wù)欄 2、Alt+Tab 退出 Alt+F4 特殊退出 任務(wù)管理器 安裝與卸載 以命令形式運(yùn)行程序,控制面板,顯示 鍵鼠 打印機(jī) 時(shí)間,系統(tǒng)維護(hù)和計(jì)算機(jī)管理,系統(tǒng)屬性（常規(guī)、計(jì)算機(jī)名、硬件、遠(yuǎn)程、自動(dòng)更新、高級(jí)） 計(jì)算機(jī)管理（存儲(chǔ)、服務(wù)和應(yīng)用程序、系統(tǒng)工具）,附件程序,記事本 寫字板 畫圖 計(jì)算器 多媒體程序,辦公中的簡(jiǎn)單文字處理

9、,文字處理的基本知識(shí)； 通過一個(gè)簡(jiǎn)單、實(shí)用的某市“青年歌手大獎(jiǎng)賽”比賽通知為例，講解了簡(jiǎn)單文檔的處理流程，包括文本錄入、內(nèi)容編輯、格式排版、頁面設(shè)置、打印預(yù)覽以及打印輸出等； 公文處理的基本規(guī)范，仍以制作上面的“通知”公文為例介紹了利用公文向?qū)е谱鞴牡姆椒ā?文字處理軟件及其功能,文件存儲(chǔ) 內(nèi)容編輯 簡(jiǎn)單排版 輸入校驗(yàn) 輸出 提供輸入輸出接口 對(duì)象的嵌入與鏈接,文字處理的操作流程,“青年歌手大獎(jiǎng)賽”通知的制作,對(duì)辦公文檔的處理流程有個(gè)全面的認(rèn)識(shí)。,字體、段落設(shè)置要求,發(fā)文機(jī)關(guān)：字體:黑體，字號(hào)：2號(hào)加粗紅顏色段落局中 發(fā)文字號(hào)：小四號(hào)，楷體，段落居中 通知標(biāo)題：黑體，三號(hào)加粗，段落居中，段后

10、1行 收文單位：小四號(hào)，加粗，其余按照默認(rèn)設(shè)置 通知正文: “一、參賽對(duì)象”標(biāo)題文字，黑體，四號(hào)，段前段后為0.5行，段落首航縮進(jìn)兩個(gè)字符，其余按照默認(rèn) 通知正文的主要內(nèi)容的幾段文字，段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符，行距為1.5倍行距，小四號(hào)，其余按照默認(rèn) 單位署名和發(fā)文時(shí)間：四號(hào)字，段落右對(duì)齊且段前距設(shè)置0.5行 主題詞一行：設(shè)置段落格式左對(duì)齊，黑體，四號(hào) 最后一行：小四號(hào)，楷體，段落左對(duì)齊且上下個(gè)輸入一行水平線,文檔的頁面設(shè)置,紙型：A4 方向：縱向 頁邊距：上下左右2.15cm、 2.15cm、 1.8cm、 1.8cm 裝訂線： 頁眉頁腳： 垂直對(duì)齊方式 每頁行數(shù)和每行的字?jǐn)?shù)：A4(44行、每行

11、39個(gè)漢字),文字和符號(hào)的錄入,1選擇漢字輸入方法 可以利用鼠標(biāo)單擊任務(wù)欄上的“輸入法指示器”En圖標(biāo)，從彈出的菜單中選取漢字輸入方法；也可以按鍵盤上的Ctrl+Space組合鍵，在英文輸入方法和默認(rèn)的中文輸入方法之間切換，按鍵盤上的Ctrl+Shift組合鍵，可以在各種漢字輸入方法之間切換。,2文本內(nèi)容的輸入 在錄入過程中，原則上應(yīng)進(jìn)行單純錄入，然后再進(jìn)行編輯排版。單純錄入的原則是： （1）不要用空格鍵進(jìn)行字間距的調(diào)整以及標(biāo)題居中、段落首行縮進(jìn)的設(shè)置。 （2）不要用回車鍵進(jìn)行段落間距的排版，當(dāng)一個(gè)段落結(jié)束時(shí)，才按回車鍵。 （3）不要用連續(xù)按回車鍵產(chǎn)生空行的方法進(jìn)行內(nèi)容分頁的設(shè)置。 同時(shí)，輸入

12、文本時(shí)還需要注意：輸入文本有插入和改寫兩種狀態(tài)，要根據(jù)需要進(jìn)行選取，在兩種狀態(tài)之間進(jìn)行切換可以按Insert鍵，或者用鼠標(biāo)雙擊狀態(tài)欄上的改寫標(biāo)志。,3特殊符號(hào)的錄入 文檔中除了文字外，有時(shí)還需要輸入一些符號(hào)（例如：、等） 符號(hào)的輸入方法主要有四種： （1）菜單法 （2）工具欄法 （3）軟鍵盤法 （4）鍵盤法 4文檔錄入后的聯(lián)機(jī)校對(duì),文檔內(nèi)容的編輯,1光標(biāo)定位 光標(biāo)定位是將插入點(diǎn)放到文本中適當(dāng)位置，它是進(jìn)行文字編輯和排版操作的基礎(chǔ)。操作時(shí)，移動(dòng)鼠標(biāo)指針將插入點(diǎn)移動(dòng)到光標(biāo)要定位位置，然后單擊鼠標(biāo)即可。 2選定文本 （1）選擇內(nèi)容較少并且不是整段的選取 （2）選擇內(nèi)容多但不是全文時(shí)的選取 （3）使用

13、看不見的選擇欄 （4）利用快捷鍵操作選取,選取對(duì)象時(shí)，讀者可以適當(dāng)使用以下幾個(gè)常見的快捷操作方法。 Ctrl+A：選擇全部文檔 三擊所選段落：選擇整段 Alt+移動(dòng)鼠標(biāo)：選擇矩形文本塊 Ctrl+單擊選擇欄：選擇全文檔 選定的簡(jiǎn)化,3、修改文本技巧 操作者在需要修改文檔內(nèi)容時(shí)，應(yīng)該首先選取出錯(cuò)內(nèi)容的文本，然后直接輸入新的文本，這樣既可以刪除所選文本，又在所選文本處插入新的內(nèi)容。 4復(fù)制、移動(dòng)、刪除文本 首先必須選擇所要操作的文本，然后才能進(jìn)行復(fù)制、移動(dòng)、刪除操作。操作方法有： （1）利用快捷鍵 （2）菜單方法 （3）工具欄按鈕方法 （4）鼠標(biāo)拖動(dòng)方法,5“選擇性”粘貼的作用 粘貼”是將復(fù)制或剪

14、切的內(nèi)容原封不動(dòng)地放置到目標(biāo)位置，但是有時(shí)若只想要其中的文字，而不要其格式，這個(gè)時(shí)候就可以使用“選擇性粘貼”。 6撤消和恢復(fù)操作 在對(duì)文檔進(jìn)行編輯的過程中， Word 會(huì)自動(dòng)記錄最近的一些操作，用戶可以選擇撤消一些錯(cuò)誤操作。另外，如果又要取消撤消這個(gè)操作，也可以用恢復(fù)操作來達(dá)到目的。,撤消操作的方法是：選擇“編輯”|“撤消”命令，或者單擊常用工具欄上的“撤消”按鈕。不過，最簡(jiǎn)單的方法還是使用快捷鍵Ctrl+Z。 恢復(fù)操作的方法是：選擇“編輯”|“恢復(fù)”命令，或者單擊常用工具欄上的“恢復(fù)”按鈕。不過，最簡(jiǎn)單的方法還是使用快捷鍵Ctrl+Y或者單獨(dú)按F4。,字體與段落格式排版,文檔中字體和段落格式

15、排版的基本設(shè)置通過格式工具欄就可實(shí)現(xiàn)，復(fù)雜設(shè)置分別通過“格式”菜單下的“字體”、“段落”命令進(jìn)行操作。 另外，當(dāng)一篇文章中某一些字體和段落的格式相同時(shí)，為提高排版效率而又能達(dá)到風(fēng)格一致的效果，可以通過使用“格式刷”按鈕來實(shí)現(xiàn)格式的復(fù)制,文檔的頁面設(shè)置,單擊“文件”|“頁面設(shè)置”命令，可以打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框,可以設(shè)置以下步驟： 說明：雙擊標(biāo)尺，也可以快速而方便打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框 1設(shè)置紙張大小和方向 2 調(diào)整頁邊距 3設(shè)置頁眉、頁腳不同以及垂直對(duì)齊方式 4確定每頁中的行數(shù)和每行的字符數(shù),打印效果的預(yù)覽,（1）單擊工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，或者單擊“文件”|“打印預(yù)覽”項(xiàng)，屏幕立即出現(xiàn)打

16、印預(yù)覽窗口， （2）打印預(yù)覽窗口中有一個(gè)工具欄 （3）當(dāng)內(nèi)容沒有全部顯示完時(shí)，可單擊滾動(dòng)條上的下三角按鈕繼續(xù)預(yù)覽下面的內(nèi)容。 （4）單擊“關(guān)閉”按鈕，即可返回到編輯窗口界面。,文檔的打印輸出,1打印操作的基本步驟 2打印操作的其他方式,辦公室文字處理的基本規(guī)范,1公文種類 我國各級(jí)機(jī)關(guān)正式發(fā)布的公文歸納為：命令、議案、決定、意見、公告與通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函和會(huì)議紀(jì)要。此外，黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在工作中還經(jīng)常使用一些其他文字材料，習(xí)慣上稱為機(jī)關(guān)常用公文，主要有計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、會(huì)議報(bào)告、記錄、大事記、論文等。,2公文格式 所謂公文格式是指公文的組成項(xiàng)目及其區(qū)域劃分、公文的書寫、字體字號(hào)、用紙規(guī)格和樣式。公文格式是公文具有權(quán)威性和約束力的具體表現(xiàn)。 公文的組成項(xiàng)目分為指定項(xiàng)目和選擇項(xiàng)目。 公文從外觀結(jié)構(gòu)看，一般由文頭、正文、文尾三部分組成。 3公文用紙 公文用紙一般為單頁16開型（長260毫米、寬184毫米），圖文區(qū)尺寸（即版心）為：長233毫米、寬大49毫米。也可以采用國標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米、寬210毫米），圖文區(qū)尺寸為：長270毫米、寬175毫米。布告、通告、公告的用紙視情況確定。,4公文用字 字號(hào)一般按發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、標(biāo)題、小標(biāo)題、標(biāo)識(shí)字符、正文及注釋說明文字等順序從大到小選用。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，推薦使用高22毫米、寬15毫米