1、會展場館配套服務(wù)及現(xiàn)場管理,200905001277 趙睿丹 會展09-1班 會展經(jīng)濟與管理,7.1 展覽項目現(xiàn)場管理及流程 7.2 會議項目現(xiàn)場管理及流程 7.3 展覽會的開幕式 7.4 展覽工程服務(wù) 7.5 參會人員的登記、進(jìn)入和各類證件管理 7.6 會展場館廣告位的管理 7.7 合同的起草、執(zhí)行與管理,7.1 展覽項目現(xiàn)場管理及流程,展覽項目現(xiàn)場管理 通常指場館工作人員依照辦展單位與場館雙方簽訂的合同，在實施布展、展出、撤展過程中，對展覽活動進(jìn)行現(xiàn)場管理，以確保項目圓滿成功的過程。 其目的是：保證參展商和參觀者在完成其目標(biāo)的過程中提供硬件設(shè)施和軟件服務(wù)。 主要包括：場地、展位、安全、物流

2、、水電氣、展具租用、商務(wù)、公共廣播、餐飲、保潔、廣告位、展示工程、咨詢、特殊服務(wù)等 現(xiàn)場服務(wù)的特點： 1、時間緊 2、對象多 3、內(nèi)容雜 4、要求高 5、硬件相對固定，軟件尤為重要,基本流程： 展覽服務(wù)管理總流程 注：圖中箭頭所指向為被服務(wù)對象。,2）展覽現(xiàn)場服務(wù)管理流程分圖,承接展覽業(yè)務(wù)服務(wù)要點： 開展前10-15天（各部門制定具體的接待方案、準(zhǔn)備工作） 開戰(zhàn)前7-10天（各部門具體開始實施） 布展及展出 撤展 總臺服務(wù) 商務(wù)中心 美工服務(wù) 倉儲與運輸 展覽現(xiàn)場服務(wù)點的設(shè)置及提供的服務(wù)： 展廳現(xiàn)場服務(wù)點 展品倉儲、搬運、運輸現(xiàn)場服務(wù)點 門票銷售（發(fā)放）服務(wù)點 餐飲服務(wù)點 花卉租售點,展覽項目

3、現(xiàn)場服務(wù)工作規(guī)范 1）餐廳服務(wù)人員崗位職責(zé) （1）廳長崗位職責(zé) （2）展廳工作人員崗位職責(zé) 2）展會前準(zhǔn)備工作規(guī)程 （1）展位搭建 （2）預(yù)約租賃服務(wù)項目管理 （3）提前到達(dá)貨物的管理和運輸準(zhǔn)備工作 （4）保潔管理 （5）綠色植物租擺準(zhǔn)備工作 （6）租賃物品管理,3）布展期間管理規(guī)程 4）展覽期間的管理規(guī)程 （1）展覽期間管理規(guī)范 （2）展廳現(xiàn)場服務(wù)規(guī)范 （3）租賃服務(wù)管理規(guī)范 （4）服務(wù)項目的退組/更換管理規(guī)范 5）撤展期間管理規(guī)程,展品搬運服務(wù)工作規(guī)范 1）布展前 （1）接運提前到達(dá)展品 （2）境外展品的處理 （3）展品運輸 （4）綜合服務(wù)部職責(zé) （5)展會運輸服務(wù)的準(zhǔn)備 2）布展期間 （

4、1）提前到達(dá)展品的領(lǐng)取發(fā)放 （2）現(xiàn)場運輸服務(wù)與管理 （3）運輸展品的管理 4）撤展期間 5）展覽結(jié)束,7.2會議項目現(xiàn)場管理及流程,會議項目現(xiàn)場管理 通常指會議場館工作人員依照會議主辦單位與場館雙方簽訂的合同約定，實施會前、會中、會后的現(xiàn)場服務(wù)管理，以確保項目圓滿成功的過程。 目的：保證與會者在完成其目標(biāo)的過程中提供硬件設(shè)施和軟件服務(wù)。 主要包括：場地、會前布置、設(shè)備使用和保障、安全、物流、電、空調(diào)、餐飲（茶點）、保潔、廣告位、咨詢、特殊服務(wù)等,會議的規(guī)模和種類 1）會議種類 根據(jù)會議規(guī)模分為：小型會議（10000人） 按照會議形式分為：年會、專業(yè)學(xué)術(shù)會議、論壇、研討會、專題討論會、文化交流

5、會、新聞發(fā)布會、產(chǎn)品推介會、洽談會等，會而不議：報告會、傳達(dá)會、表彰會、簽字儀式、動員大會。 2）客戶的需求,接待會議的流程 會前準(zhǔn)備 制定會議通知書 制定會議具體活動工作單 會中 會后結(jié)算 感謝會議組織者 建立客史檔案,會議服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn) （1）、會議室基本臺型 戲院式 教學(xué)式 U字型 回字型 會見型 簽字儀式型,（2）、擺臺用品 （3）、聽眾（席）布置 （4）、提示牌、舞臺布置 （5）、花草布置 （6）、主席臺布置 （7）、簽到桌布置 （8）、檢查程序 （9）、備品要求 （10）、會議現(xiàn)場服務(wù)標(biāo)準(zhǔn) （11）、茶杯茶具清洗消毒 （12）、托盤服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),會議音響設(shè)備服務(wù)工作規(guī)范 （1）、服務(wù)規(guī)范

6、 （2）、操作規(guī)范 擴音系統(tǒng) 投影系統(tǒng) 同聲傳譯系統(tǒng),7.3、展覽會的開幕式 預(yù)展 預(yù)展是只展覽布置完畢后，在正式開館錢進(jìn)行的內(nèi)部展出，由主辦單位邀請有關(guān)專家，領(lǐng)導(dǎo)，技術(shù)人員，新聞界認(rèn)識到場參觀，依照辦展宗旨和計劃進(jìn)行檢查和驗收。 開幕與開幕式 開幕式是展覽會真實展出開始縮舉行的儀式，其目的是擴大影響，書里展覽會在社會和公眾中的形象，一英氣更多的社會關(guān)注，吸引跟多的觀眾參觀。 開幕儀式準(zhǔn)備工作及現(xiàn)場管理 合同簽訂后現(xiàn)場服務(wù)提供之前的準(zhǔn)備工作 開幕式現(xiàn)場服務(wù)準(zhǔn)備工作 開幕式期間工作 開幕式結(jié)束服務(wù)工作 三級檢查保障工作 開幕式結(jié)束后工作,7.4 展覽工程服務(wù) 展覽工程服務(wù)工作規(guī)范 展前準(zhǔn)備工作程

7、序 展覽期間工作程序 1）展廳現(xiàn)場服務(wù) 2）展覽的保障服務(wù) 3）客戶投訴服務(wù) 撤展期間工作程序 展覽施工管理規(guī)定（以中國國際展覽中心展覽施工管理規(guī)定） 目的：為了加強對中國國際展覽中心院內(nèi)的展覽施工管理，維護施工秩序，保證服務(wù)質(zhì)量和展覽會的安全 適用范圍：所有在中國國際展覽中心進(jìn)行展覽施工的單位。 規(guī)定,7.5、參會人員的登記、進(jìn)出和各類證件管理,1）、現(xiàn)場登記 2）、證件 證件種類：車輛證件、人員證件、物品出館證、其他主辦單位和場館認(rèn)為有必要的證件 證件的發(fā)放與使用：通常由主辦或承辦單位根據(jù)需要制作和發(fā)放，場館工作人員（主要是門衛(wèi)）根據(jù)事先承辦單位提供的各類證件樣本和這些證件的有效期，對持證

8、人進(jìn)行資格認(rèn)可和放行。,7.6、會展場館廣告位的管理,會展場館廣告業(yè)務(wù)的承接和布展 承接： 在我國，承接廣告業(yè)務(wù)的單位大體有三種：專營單位、兼營單位、代理單位 承接展覽公告的單位必須具備的條件：（1）具有獨立承辦廣告業(yè)務(wù)的手段、資金、場所和制作設(shè)備，或有直接刊登、播放廣告的手段（2）具有一定政策水品和業(yè)務(wù)水品的編審人員和管理人員（3）具有一定設(shè)計、編作公告的技術(shù)力量 展覽廣告承接的程序一般是：1）由承接單位與辦展單位洽談，了解對方所做廣告的內(nèi)容、質(zhì)量、規(guī)模、范圍、方式及其他特殊要求；2）認(rèn)真進(jìn)行成本核算，定好價格，簽訂合同；3）由承接部門交給設(shè)計部門，設(shè)計部門設(shè)計出小樣交給辦展單位審查通過后，

9、才能進(jìn)行施工制作；4）廣告要在規(guī)定時間內(nèi)高質(zhì)量完成，一般要在開展前制作完畢，經(jīng)檢查合乎要求，方可張掛或播映。 布置： 展覽廣告的布置，一般在展覽場所的范圍內(nèi)，大型展覽廣告招牌設(shè)置在展覽場所的大門口，或懸掛在場館建筑物上。,7.7、合同的起草、執(zhí)行與管理,合同、協(xié)議、意向書管理制度 1）、權(quán)限 2）、審批程序 起草 審批 批準(zhǔn)和執(zhí)行 備份 3）、監(jiān)督執(zhí)行 合同的歸檔 意見書的管理,本章小結(jié),（1）、懂得會議、展覽項目現(xiàn)場服務(wù)工作程序和標(biāo)準(zhǔn)，以及相關(guān)各項現(xiàn)場配套服務(wù)工作。 （2）、能夠?qū)箞鲳^配套現(xiàn)場服務(wù)點的設(shè)置及服務(wù)項目進(jìn)行規(guī)劃實施。 （3）、進(jìn)行參展參會人員的現(xiàn)場登記、進(jìn)出和各類票證管理工作。 （4）、展覽和會議的布展、預(yù)展、開幕儀式