1、第八章 時(shí)間管理,8.1 認(rèn)知時(shí)間管理,人們一般每8 分鐘會(huì)收到1 次打擾，每小時(shí)大約7 次，或者說每天50-60 次。 每天自學(xué)1 小時(shí)，7 小時(shí)一周，365 小時(shí)一年，一個(gè)人可以像全日制學(xué)生一樣學(xué)習(xí)，3-5 年就可以成為專家。 20%的工作時(shí)間是“關(guān)鍵性的”、“重要的”，80%的時(shí)間用在了無意義的事情上 工作繁忙的人與配偶或其他重要人物的有意義的交流平均每天少于2 分鐘。,你有時(shí)間嗎？,案例一：胡適的一次演講 1830年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下： 諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話：珍惜時(shí)間，不要拋棄學(xué)問。 以前的功課也

2、許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強(qiáng)的時(shí)候，努力做一種專門學(xué)問。少年是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時(shí)候，要做學(xué)問也來不及了。 有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？,我認(rèn)為時(shí)間不是問題。達(dá)爾文一生多病，不能多做事，每天只能做1個(gè)小時(shí)的工作。你們看他的成績(jī)！每天花1個(gè)小時(shí)看10頁有用的書，每年可看3600多頁書；30年讀11萬頁書。 諸位，11萬頁書可以使你成為一個(gè)學(xué)者了。可是每天看3種小報(bào)也得費(fèi)你1個(gè)小時(shí)的功夫；四圈麻將也得費(fèi)你1個(gè)半小時(shí)的光陰。看小報(bào)呢？還是打麻將呢？還是努力做一個(gè)學(xué)者呢？全靠你們自己選擇！ 點(diǎn)

3、評(píng)： 充分利用時(shí)間，就是一筆不可估量的財(cái)富。時(shí)間可以創(chuàng)造一切，也可以浪費(fèi)一切。,時(shí)間的特性,供給毫無彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無法開源。 無法蓄積：時(shí)間不像人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無法節(jié)流。 無法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無法取代的。 無法失而復(fù)得：時(shí)間無法像失物一樣失而復(fù)得。它一旦喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無力挽回。,你浪費(fèi)時(shí)間嗎？,案例二：張小姐的一天工作安排

4、 張小姐是一家公司的行政秘書，為人勤奮、關(guān)心下屬、聽從上司，但是每天工作之后她卻感到自己這一天無所事事，自己的許多理想、宏圖大志等都只有在夢(mèng)中實(shí)現(xiàn)，心中常常產(chǎn)生懊惱之情，沒有時(shí)間多讀書、沒有時(shí)間嘗試新的事，一天到晚忙的不是地方。讓我們來看看她一天的活動(dòng)： 8:30經(jīng)理打電話讓張小姐去商談下周公司承辦行業(yè)會(huì)議事宜，中間總經(jīng)理接聽電話、有客人來訪等使他們的談話一直延續(xù)到了10:00。 10:00準(zhǔn)備布置保潔員工作，又有電話打來詢問有關(guān)訂購(gòu)鮮花的問題、給予解釋到10:20。 10:20準(zhǔn)備起草會(huì)議通知，中間不斷有其他同事進(jìn)來聊天，張小姐的思路和時(shí)間被分割和耽誤，會(huì)議通知一直寫到11:30。,11:3

5、0閱讀文件、各類報(bào)告、建議書等，到12:00，還有一部分沒有過目。 中午匆匆吃過飯，看了一會(huì)兒報(bào)紙、與同事聊了一會(huì)兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的會(huì)議安排還沒有寫好，明天就要上交的，于是趕緊沖進(jìn)辦公室！ 14:00與公司采購(gòu)人員商談購(gòu)買會(huì)議紀(jì)念品的事宜，但終究不放心，張小姐還是和采購(gòu)員一同到商場(chǎng)去選購(gòu)。此項(xiàng)工作又占去時(shí)間2個(gè)半小時(shí)。 16:30剛要寫自己明天要提交給總經(jīng)理的會(huì)議報(bào)告，但又有一名同事進(jìn)來借一份文件，同時(shí)聊了一會(huì)兒個(gè)人的私事和公司最近的傳聞。一直持續(xù)到將近17:00。 同事走后，張小姐一看馬上就要到下班時(shí)間了，已經(jīng)沒有時(shí)間來完成報(bào)告，只好挾著自己未寫完的報(bào)告和要處理的文件回家，看樣子晚上

6、又得加班到午夜了。 點(diǎn)評(píng)： 仔細(xì)分析一下，張小姐的時(shí)間為什么不夠用，她真的沒有足夠的時(shí)間嗎？是她在不自覺地把時(shí)間浪費(fèi)掉了呢，還是一些她不能夠控制的因素?cái)D占了她寶貴的時(shí)間呢？她把時(shí)間究竟浪費(fèi)在哪里了呢？,什么是時(shí)間管理,每一個(gè)人都同樣地享受每年的365天、每一天的24小時(shí)、一定期限的壽命和一樣的體力和精力。每一個(gè)人都必須要學(xué)習(xí)或工作8個(gè)小時(shí)左右、睡眠7個(gè)小時(shí)左右、個(gè)人家務(wù)及休閑或社會(huì)交往等再占去剩余的一部分時(shí)間。為什么有的人在有限的時(shí)間里既完成了學(xué)習(xí)、事業(yè)之大成又能充分享受到親情和友情，還能使自己的業(yè)余生活多姿多彩，他們有三頭六臂嗎？他們會(huì)分身術(shù)嗎？時(shí)間老人過多地偏愛他們嗎？不，只是他們有效地進(jìn)

7、行時(shí)間管理而已！,時(shí)間管理的誤區(qū),案例三：生命銀行 全世界只有四個(gè)人四個(gè)二十歲的青年去銀行貸款，銀行答應(yīng)借給他們每人一筆巨款，條件是他們必須在五十年之內(nèi)還清本息。 第一個(gè)青年想先玩25年，用生命的最后25 年努力工作償還。結(jié)果他活到70歲都一事無成，死去時(shí)仍然負(fù)債累累。他的名字叫“懶惰”。 第二個(gè)青年用前25年拼命工作，50歲時(shí)他還清了所有的欠款，但是那一天他卻累倒了，不久就死掉了。他的遺照旁放了一個(gè)小牌，上面寫著他的名字“狂熱”。 第三個(gè)青年在70歲時(shí)還清了債務(wù)，然后沒過幾天他去世了，他的死亡通知書上寫著他的名字叫“執(zhí)著”。,第四個(gè)青年工作了40年，60歲時(shí)他還清了所有的債務(wù)。生命的最后十年

8、，他成了一個(gè)旅行家，地球上的多數(shù)國(guó)家他都去過了，70歲死去的時(shí)候，他面帶微笑。人們至今都記得他的名字叫“從容”。 當(dāng)年貸款給他們的那家銀行叫“生命銀行”。 你是寓言中的哪一位呢？ 點(diǎn)評(píng)： 生命的過程，是一個(gè)漫長(zhǎng)而又艱難的歷程。要走完它，必須摒棄“懶惰”與不切實(shí)際的“狂熱”，還要“從容”地面對(duì)一切，合理安排自己的歷程，“執(zhí)著”地走下去，直至生命完結(jié)?！吧y行”里的存款是有限的，即使數(shù)量可觀，任意揮霍也預(yù)示著失去。揮霍了光陰，即是浪費(fèi)青春揮霍時(shí)，收獲的是淋漓盡致的瀟灑自在的感覺，但隨之來臨的“透支危機(jī)感”也許會(huì)摧毀一個(gè)人。,誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃,盡管計(jì)劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但有些人從

9、來不做或是不重視做計(jì)劃，原因不外乎如下幾條： （1）因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前多做思考； （2）不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效； （3）不了解做計(jì)劃的好處； （4）計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對(duì)計(jì)劃喪失信心； （5）不知如何做計(jì)劃。,誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng),組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： （1）職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) （2）“事必躬親，親力而為” （3）溝通不良 （4）工作時(shí)斷時(shí)續(xù),誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠,小測(cè)試 （1）為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。 A非常同意B同意 C不同意 D極不同意 （2）路漫漫其修長(zhǎng)兮，吾將慢慢學(xué)習(xí)之。 A非常同意B同意

10、C不同意 D極不同意 （3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事情或困難的事情。 A非常同意B同意 C不同意 D極不同意 （4）我遭遇了太多足以妨礙學(xué)習(xí)或完成任務(wù)的干擾與危機(jī)。 A非常同意B同意 C不同意 D極不同意 （5）當(dāng)被迫要求做一件我不想做的事情時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。 A非常同意B同意 C不同意 D極不同意 （6）今天的學(xué)習(xí)工作計(jì)劃沒有完成不要緊，明天還可以繼續(xù)。 A非常同意B同意 C不同意 D極不同意,（7）我一般等到交作業(yè)的前幾天寫作業(yè)。 A非常同意 B同意 C不同意 D極不同意 （8）我經(jīng)常將學(xué)習(xí)安排在夜晚，或者周末。 A非常同意 B同意 C不同意 D極不同意 （9）我在

11、過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受壓抑）時(shí)，無法處理所面對(duì)的困難任務(wù)。 A非常同意 B同意 C不同意 D極不同意 （10）在做一件事情之前，我喜歡整理我的資料和小東西。 A非常同意B同意 C不同意 D極不同意 評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)： 每一個(gè)“非常同意”評(píng)4分，“同意”評(píng)3分，“不同意”評(píng)2分，“極不同意”評(píng)1分。 結(jié)果分析： 總分小于20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣。 總分在21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重。 總分多于30分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。,誤區(qū)之四：學(xué)會(huì)適時(shí)說“不”,時(shí)間管理當(dāng)中最有用的詞是“不”。自己不能勝任委托的工作，不僅浪費(fèi)自己的時(shí)間，而且耽

12、誤了別人的時(shí)間。 量力而行說“不”，對(duì)己對(duì)人都是一種負(fù)責(zé)。接受別人的委托，不要給予答復(fù)，要實(shí)事求是地分析一下自己能不能按期如質(zhì)地完成工作。如果不能，要敢于說“不”。但是不能作為推脫責(zé)任的借口。,誤區(qū)之五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng),我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識(shí)，缺乏對(duì)工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： （1）工作中閑聊 （2）個(gè)人的消極態(tài)度 （3）唏噓不已，做白日夢(mèng) （4）做事拖拉，找借口不干工作,8.2 時(shí)間管理的原則,80/20原則 花80%的時(shí)間、精力和資金做20%的最有價(jià)值的事情； 花80

13、%的時(shí)間、精力和資金學(xué)習(xí)20%的最有用的知識(shí)和技能； 花80%的時(shí)間、精力和資金建立和不斷維護(hù)20%的最優(yōu)質(zhì)的人際關(guān)系； 用80%的時(shí)間和精力照顧好能給你帶來80%的銷售額的20%的優(yōu)質(zhì)客戶； 用80%的時(shí)間和精力學(xué)習(xí)能給你產(chǎn)生80%的效果的20%的知識(shí)和技能； 80%最佳效果的工作來自20%的時(shí)間，20%較為次要的工作花去80%的時(shí)間，去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)域。,案例四：電冰箱 傳統(tǒng)式的電冰箱冷凍庫(kù)是位于上端，冷藏庫(kù)則位于下端。當(dāng)你使用冷藏庫(kù)時(shí)，則往往非下蹲不可。不幸的是我們使用冷藏庫(kù)的機(jī)率高達(dá)80%，使用冷凍庫(kù)的機(jī)率只有20%，致使我們?cè)S多家庭婦女在使用電冰箱時(shí)往往因

14、蹲下次數(shù)過多而感腰酸背疼?；诖?，某家電器公司在電冰箱的設(shè)計(jì)上做了修改，將冷藏庫(kù)與冷凍庫(kù)的位置做了對(duì)調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。不難發(fā)現(xiàn)，這種設(shè)計(jì)就是利用了80/20原理。,原則,優(yōu)先原則 案例五：總裁的一天 前任惠普公司的總裁格拉特把自己的時(shí)間劃分得清清楚楚，他花20%的時(shí)間和客戶溝通，35%的時(shí)間用在會(huì)議上，10%的時(shí)間在電話上，5%的時(shí)間在看公司的文件上，剩下的時(shí)間用在和公司沒有直接或間接關(guān)系，但卻有利于公司的活動(dòng)上。例如接待記者采訪，預(yù)備商界共同開發(fā)的技術(shù)專案，或者總統(tǒng)召集他們參加有關(guān)貿(mào)易協(xié)商的咨詢委員會(huì)。當(dāng)然每天要留下一些空檔的時(shí)間來處理那些突發(fā)事件，例如接受新聞界的

15、采訪。 點(diǎn)評(píng)： 時(shí)間管理對(duì)一個(gè)大型公司的總裁來說，已經(jīng)成為了一項(xiàng)重要的事情，因?yàn)樗谟邢薜臅r(shí)間之內(nèi)處理最重要的事務(wù)。時(shí)間管理其實(shí)就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要。,（1）重要而緊急事情，諸如完成馬上要交付的工作、臨考前的學(xué)習(xí)、住院開刀等等。這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)和判斷力的時(shí)刻，也是可以用心耕耘的田園。如果荒廢了，我們很可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑皽?zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。 （2）不重要而緊急事情，表面看似重要而緊急事情，因?yàn)槠惹袝?huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。電話、會(huì)議、朋友邀玩都屬于這一類。我們花很多時(shí)間在

16、這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是重要而緊急事情，其實(shí)不過是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。,根據(jù)事情的重要和緊急程度的不同，將事情劃分成為四種類型：,（3）重要而不緊急事情，主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括平時(shí)的學(xué)習(xí)、工作等。荒廢這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹怪匾o急事情日益增多，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，減少重要而緊急事情。要做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，防患于未然，很多急事將無從產(chǎn)生。 （4）不重要而不緊急事情，簡(jiǎn)而言之就是浪費(fèi)生命，所以根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這上面。像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天、上網(wǎng)玩游戲等，這樣的休息不但不是為了走更

17、長(zhǎng)的路，反而是對(duì)身心的毀損，剛開始時(shí)也許有滋有味，到后來你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。,8. 時(shí)間管理的方法,生命倒計(jì)時(shí)法 “今年是你生命中的最后一年”法 時(shí)間價(jià)值分析法 艾維利時(shí)間管理法 生理節(jié)奏法 日程表時(shí)間管理法,8. 具體應(yīng)用,時(shí)間管理三部曲 1改變時(shí)間觀念 2掌握正確的方法 3養(yǎng)成良好的時(shí)間管理習(xí)慣,明智的拒絕 案例六：學(xué)會(huì)拒絕 快下班的時(shí)候杰森接到了阿郎的電話，他心急火燎地請(qǐng)求杰森再幫他一下，寫個(gè)新方案給客戶，他說客戶已經(jīng)催了他好幾次了，而他實(shí)在沒時(shí)間。最近因?yàn)檎勁笥训年P(guān)系，阿郎常常這樣請(qǐng)杰森幫忙做方案。 沉浸于愛河的阿郎是杰森在公司里關(guān)系比較好的同事之一，以前他們?cè)跇I(yè)余的時(shí)間常常一起去打球、游玩，杰森挺喜歡阿郎的灑脫和率真。所以一個(gè)月前當(dāng)阿郎一臉興奮地談到他交往了一個(gè)女孩子的時(shí)候，杰森毫不猶豫就答應(yīng)了幫他干點(diǎn)活，給阿郎更多的時(shí)間去“談朋友”?？墒且粋€(gè)月下來，杰森發(fā)現(xiàn)自己越來越不快樂，他發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)厭倦了總是替他做事?？墒窃趺淳芙^阿郎呢，他