1、第七講 辦公室事務(wù)管理,課程安排,辦公室環(huán)境的布置 郵件的收發(fā)與傳閱 妥善安排約會(huì),辦公室環(huán)境,辦公室布置的原則 辦公室用品的選購(gòu)與擺放,點(diǎn)評(píng),根據(jù)這段有關(guān)辦公室布置的影片，點(diǎn)評(píng)這間辦公室布置的優(yōu)、缺點(diǎn),辦公室布置的原則,辦公室要布置得整齊潔凈，采光良好。 走道上不要放置有礙行走的物品。 辦公桌椅柜架的排列應(yīng) 采用直線對(duì)稱式。 使用同一規(guī)格的檔案柜， 高度一致，增進(jìn)美觀。,辦公室布置的原則,將電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等大件辦公設(shè)備，安置在一個(gè)區(qū)域內(nèi)，便于電源接線、管理和保養(yǎng)。 辦公室的百葉窗應(yīng)調(diào)整保持一個(gè)角度。室內(nèi)照明燈光應(yīng)統(tǒng)一?？照{(diào)溫度應(yīng)保持在度之間，濕度應(yīng)保持在。,（續(xù)上表）,辦公室布置的原則

2、,辦公室的地毯、桌面、桌椅應(yīng)保持一種色彩的協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)點(diǎn)綴掛一些裝飾畫(huà)和放置一些自然或人工的綠色植物。 辦公桌和辦公區(qū)域要保持清潔。,（續(xù)上表）,辦公用品的選購(gòu)與擺放,選購(gòu)辦公用品的原則 辦公用品的基本配備 辦公用品的擺放原則,選購(gòu)辦公用品的原則,一、是滿足工作要求 二、是提高工作效率 三、是節(jié)約人工費(fèi)用 四、是樹(shù)立企業(yè)公眾形象,根據(jù)以上原則，列出辦公室需采購(gòu)的辦公用品清單,小組討論：,郵件的收發(fā)與傳閱,郵件收進(jìn)的程序和要求 郵件的發(fā)出,小組討論,如果錄影中那封信是給上司的，請(qǐng)?jiān)u論這位行政人員的做法有哪些不當(dāng)之處？ 討論作為行政人員，正確的收進(jìn)信件程序是什么？,收信件細(xì)節(jié),上司或同事的私人

3、信件原封送交。 “誤拆”應(yīng)立即封口、簽名、致歉 裁開(kāi)或剪開(kāi)封口，保持信件完整 檢查信封內(nèi)有無(wú)單據(jù)或名片，避免遺漏 如有必要，可以登記信封的信息,郵件收進(jìn)的程序和要求,分類(lèi) 拆封 登記 分送 閱辦,請(qǐng)每組設(shè)計(jì)一份郵件登記表,實(shí)戰(zhàn)演練：,郵件登記表,資料、郵件分送,上司親收件要立即呈送 部門(mén)信件交到負(fù)責(zé)人手中 傳閱資料請(qǐng)附上簽字單,閱辦,仔細(xì)認(rèn)真，重點(diǎn)要圈劃 長(zhǎng)篇要進(jìn)行摘要 適當(dāng)提出擬辦意見(jiàn) 辦畢保管備查,觀看錄影片段一,評(píng)論這位行政人員的做法說(shuō)明了做行政工作的什么特性？,討論這位行政人員的工作應(yīng)該如何改善？,觀看錄影片段二,郵件的發(fā)出,內(nèi)容校核 信封、封皮查對(duì) 郵件寄發(fā),妥善安排上司約會(huì),約會(huì)安

4、排的原則 安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié),安排約會(huì)的原則,配合上司的時(shí)間表 分辨輕重緩急 酌留彈性 處理好變更的約會(huì),觀看資料片一、二,請(qǐng)指出這位秘書(shū)在安排上司約會(huì)時(shí)體現(xiàn)了哪些原則？,安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（一）,有些時(shí)間不宜安排約會(huì)。,出差回來(lái)當(dāng)天 周末或假日 臨近下班,下班前將第二天的約會(huì)事項(xiàng)填進(jìn)小卡片，一張交給上司，一張交給司機(jī)，一張自己保存。,安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（二）,及早備妥約會(huì)所需的資料，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間請(qǐng)上司過(guò)目。 特別重要的約會(huì)在接近約會(huì)時(shí)間前，應(yīng)與對(duì)方再聯(lián)絡(luò)，以確保約會(huì)的順利進(jìn)行。 約會(huì)場(chǎng)所和招待事宜有時(shí)也要秘書(shū)負(fù)責(zé)。,安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（三）,安排約會(huì)需要注意的細(xì)節(jié)（四）,按

5、照需要，記錄會(huì)面內(nèi)容。 保留會(huì)見(jiàn)人聯(lián)系資料，以便萬(wàn)一取消或更動(dòng)時(shí)間可及時(shí)通知對(duì)方。 隨時(shí)提醒自己的上司準(zhǔn)時(shí)赴約。 每天上班之前請(qǐng)上司核對(duì)他的日程表。,讓我們 快樂(lè)地工作 快樂(lè)地生活,第八講 口才訓(xùn)練與電話技巧,課程程序,電話口頭表達(dá)訓(xùn)練 電話基本技巧 十大電話情景應(yīng)對(duì)技巧,一 電話口頭表達(dá)訓(xùn)練,1. 言語(yǔ),目的要明確，主題要集中，觀點(diǎn)要鮮明 陳述事實(shí)要簡(jiǎn)潔，說(shuō)明要點(diǎn)要有條理 用最少的語(yǔ)言交待清楚內(nèi)容 5W1H法 文明禮貌用語(yǔ),傳話游戲,學(xué)員分成兩組 兩組分別進(jìn)行,傳話游戲,有一天,我與我的同事在出差的路上經(jīng)過(guò)佛山,遇見(jiàn)有人搶劫,四名匪徒?jīng)_進(jìn)銀行,一人手里拿著槍,一人拿著匕首,一人拿著炸藥.他們

6、頭上套著絲襪,身上穿黑色衣服.在慌亂之中,我把手袋丟了.我的同事也丟了一把雨傘.后來(lái),公安局通知我們找到了.,2.聲音,語(yǔ)調(diào) 發(fā)音 音量 語(yǔ)速 說(shuō)話節(jié)奏 語(yǔ)氣,提高發(fā)音準(zhǔn)確率練習(xí),繞口令1： 紅鳳凰，粉鳳凰，紅粉鳳凰飛。 繞口令2： 四是四，十是十， 十四是十四，四十是四十， 四十不是十四，十四不是四十。,繞口令3： 牛牛和妞妞 是對(duì)好朋友 牛牛去放牛 妞妞要去摘河邊柳 牛牛不讓妞妞去摘柳 急壞了妞妞， 嚇跑了小牛。,提高發(fā)音準(zhǔn)確率練習(xí),語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)的變化會(huì)影響意義,我沒(méi)說(shuō)是你偷了他的錢(qián)包。,3.態(tài)勢(shì)語(yǔ),接電話時(shí)，即使看不見(jiàn)對(duì)方，也不要忘記自己的笑容 接電話時(shí)，只要姿勢(shì)端正，聲音自然會(huì)清晰明朗 即

7、使在彼此看不見(jiàn)的電話中打躬作揖地向?qū)Ψ降狼福瑢?duì)方也會(huì)感覺(jué)到你的誠(chéng)意,二 、電話的基本技巧,接電話的流程 撥打電話的流程,評(píng)論：,根據(jù)錄像，評(píng)論情景一中職員接聽(tīng)電話的錯(cuò)誤在哪里？情景二中職員做對(duì)的地方是哪里？,接電話的流程：,接聽(tīng)電話,主動(dòng)報(bào)出自己公司名稱、姓名、職務(wù),詢問(wèn)對(duì)方公司名稱、姓名、職務(wù),詳細(xì)記錄通話內(nèi)容,復(fù)述通話內(nèi)容，以便得到確認(rèn),整理記錄提出擬辦意見(jiàn),呈送上司批閱,接電話的流程：, 接聽(tīng)電話 原則一：在鈴響兩聲到三聲時(shí)， 拿起電話！ 原則二：一次電話會(huì)談應(yīng)從問(wèn)候 語(yǔ)開(kāi)始！,接電話的流程：, 主動(dòng)報(bào)出自己公司的名稱、 自己的姓名和職務(wù) 公司 部門(mén) 個(gè)人 （3）詢問(wèn)對(duì)方公司的名稱、姓名

8、、職務(wù), 詳細(xì)記錄通話內(nèi)容,怎樣詳細(xì)記錄通話內(nèi)容呢？ 時(shí)間 對(duì)方公司名稱 對(duì)方姓名 對(duì)方職務(wù) 通話內(nèi)容 記錄人 備注, 復(fù)述通話內(nèi)容，以便得到確認(rèn),以下的信息尤其要注意復(fù)述： 對(duì)方的電話號(hào)碼 對(duì)方約定的時(shí)間、地點(diǎn) 對(duì)方談妥的產(chǎn)品數(shù)量、種類(lèi) 對(duì)方的解決方案 雙方認(rèn)同的地方，以及仍然存在分歧的地方 其他重要的事項(xiàng), 整理記錄提出擬辦意見(jiàn),5W1H： Who（是誰(shuí)） What（什么事） When（什么時(shí)候） Where（什么地方） Why（為什么） How（怎么樣）,第 號(hào) 記錄人,電話記錄單（一）,電話記錄單（二）,下面是一份電話記錄的范例：, 呈送上司,將電話記錄單呈送上司 請(qǐng)求上司批閱 理解并

9、接受上司意見(jiàn)后執(zhí)行,評(píng)論：,根據(jù)錄像，評(píng)論情景一中職員打電話的錯(cuò)誤在哪里？情景二中職員做對(duì)的地方是哪里？,撥打電話的流程管理：,提前想好談話要點(diǎn)，列出提綱,撥打電話,詢問(wèn)對(duì)方公司名稱、姓名、職務(wù),說(shuō)明自己的公司名稱、姓名、職務(wù),主動(dòng)詢問(wèn)是否需要再說(shuō)一遍,在通話記錄上注明接聽(tīng)人及時(shí)間, 提前想好談話要點(diǎn)，列出提綱,撥打電話前的思考提綱：,我的電話要打給誰(shuí)？ 我打電話的目的是什么？ 我要說(shuō)明幾件事情？它們之間的聯(lián)系怎樣？ 我應(yīng)該選擇怎樣的表達(dá)方式？,三 十大電話情景應(yīng)對(duì)技巧（一）,狀況一：領(lǐng)導(dǎo)剛好不在位置 看看自己可以解決嗎？ 留下信息 便條遞進(jìn)會(huì)議室 狀況二：接到領(lǐng)導(dǎo)不愿接的電話 靈活、禮貌,狀

10、況三：接到一些令人困惑的電話 詢問(wèn)清楚 代為總結(jié) 狀況四：當(dāng)對(duì)方怒氣沖天時(shí) 耐心聆聽(tīng) 細(xì)心勸說(shuō) 承諾對(duì)方,三 十大電話情景應(yīng)對(duì)技巧（二）,三 十大電話情景應(yīng)對(duì)技巧（三）,狀況五：當(dāng)對(duì)方喋喋不休時(shí) 總結(jié) 狀況六：線路中斷 主動(dòng)打電話的一方負(fù)責(zé)重?fù)?道歉,狀況七：對(duì)方的談話談不到點(diǎn)子 歸納總結(jié) 狀況八：拔錯(cuò)號(hào) 抱歉 狀況九：通話時(shí)受到干擾 不可同時(shí)交談 狀況十：被問(wèn)及公司機(jī)密問(wèn)題 婉言回避,三 十大電話情景應(yīng)對(duì)技巧（四）,第九講會(huì)議的籌劃與管理,會(huì)議的重要性,大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向 90%以上的重大決策是通過(guò)會(huì)議制定的 企業(yè)花在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間越來(lái)越多 開(kāi)會(huì)的頻率越來(lái)越高,會(huì)議的籌劃與管理,

11、會(huì)前的準(zhǔn)備工作 會(huì)間的組織服務(wù) 會(huì)后的善后處理,會(huì)前準(zhǔn)備工作,1、安排議題、議程、日程 2、 擬訂與會(huì)人員名單 3、申請(qǐng)會(huì)議所需資金 4、 會(huì)場(chǎng)布置 5、安排食宿和茶水 6、 發(fā)出會(huì)議通知,安排議題、議程,議題的收集和篩選 議程,議程的開(kāi)頭為會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn),每項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間,下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫(xiě)在議程的末尾,擬訂與會(huì)人員名單,選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議 送交上級(jí)審核,申請(qǐng)會(huì)議所需資金,確定會(huì)議規(guī)格 申請(qǐng)經(jīng)費(fèi) 口頭 書(shū)面,會(huì)場(chǎng)布置,選擇會(huì)場(chǎng) a.場(chǎng)地大小 b.附屬設(shè)施齊全 c.適當(dāng)?shù)拈_(kāi)會(huì)設(shè)備 d.會(huì)場(chǎng)氛圍 e.場(chǎng)地不受外界干擾 布置會(huì)場(chǎng) a.附屬設(shè)施 b.準(zhǔn)備會(huì)議文件,討論：各種會(huì)場(chǎng)的利與弊,面

12、對(duì)面就座 當(dāng)你在討論問(wèn)題或試圖作出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的兩邊,主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間,顯示等級(jí) 如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在長(zhǎng)方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位按資歷遞降順序就坐,主席坐在長(zhǎng)桌的頂端,資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處,自由討論 如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌,主席可坐在任何一個(gè)位置上,安排食宿和茶水,食宿 a.用膳 b.住宿 茶水,一杯香茶可贏得交易機(jī)會(huì),角色練習(xí),表演會(huì)議期間奉茶的禮儀,給客人斟茶的注意事項(xiàng),當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾整理，而應(yīng)說(shuō)：“茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。 開(kāi)會(huì)時(shí)，如果出席者眾

13、多，可請(qǐng)同事幫忙，一人端著茶盤(pán)，另一人專(zhuān)為客人上茶。,茶溢出來(lái)了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時(shí)，務(wù)必帶上干凈毛巾。 有茶和糕點(diǎn)時(shí)，要先將糕點(diǎn)放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。 洽談時(shí)間較長(zhǎng)，在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。,給客人斟茶的注意事項(xiàng),上茶時(shí)的七個(gè)程序,兩手端茶盤(pán)，盤(pán)子高度位于胸部 敲門(mén)，并說(shuō)：“對(duì)不起！”進(jìn)入接待室 止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意 將茶盤(pán)的一端置于桌子側(cè)面,桌上不能放盤(pán)時(shí)，則左手拿盤(pán)，右手取茶壺 用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾 上茶結(jié)束后，左手拿茶盤(pán)，使盤(pán)緊靠左腋下；走到門(mén)口時(shí)，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待室。,上茶時(shí)的七個(gè)程序,會(huì)間

14、的組織服務(wù),1、 簽到 2、 安排就座 3、 做好會(huì)議記錄和錄音 4、 會(huì)場(chǎng)服務(wù),簽到,簽到形式 薄式 卡片式 代簽 簽到時(shí)的接待工作,游戲：會(huì)議排座,安排就座,要適合會(huì)議性質(zhì) 讓報(bào)告者坐中央 會(huì)議主持人的座位 秘書(shū)的座位,做好會(huì)議記錄,會(huì)議記錄構(gòu)成 會(huì)議記錄方式 會(huì)議記錄寫(xiě)作,小組討論,設(shè)計(jì)會(huì)議記錄表格（5分鐘）,點(diǎn)評(píng),根據(jù)錄像的內(nèi)容，點(diǎn)評(píng)這位秘書(shū)的緊急情況處理技巧。,會(huì)場(chǎng)服務(wù),轉(zhuǎn)接電話 突發(fā)狀況 建議休息 協(xié)助上司掌握、控制會(huì)議進(jìn)程,會(huì)議的善后處理,1、會(huì)場(chǎng)清理 2、印發(fā)會(huì)議記錄 3、資金 4、會(huì)議的總結(jié)工作,會(huì)場(chǎng)清理,安排與會(huì)人員的離會(huì) 會(huì)議文件的回收、立卷、 歸檔,印發(fā)會(huì)議記錄,完善會(huì)

15、議記錄 起草會(huì)議紀(jì)要 確定印發(fā)范圍 接收者確認(rèn) 簽發(fā)會(huì)議執(zhí)行文件,第十講公文寫(xiě)作技巧,公文寫(xiě)作技巧,公文的寫(xiě)作方法和技巧 商務(wù)公文寫(xiě)作的注意事項(xiàng) 商務(wù)公文范本,公文的寫(xiě)作方法與技巧,1、寫(xiě)作特點(diǎn) 2、寫(xiě)作要求 3、寫(xiě)作程序 4、寫(xiě)作內(nèi)容 5、寫(xiě)作技巧,1、 寫(xiě)作特點(diǎn),a. 簡(jiǎn)明 是指用詞簡(jiǎn)單準(zhǔn)確，不會(huì)造成誤解 b. 準(zhǔn)確 是指用詞含義準(zhǔn)確，不會(huì)造成誤解 c. 樸實(shí) 是指用詞通俗自然，恰如其分 d. 莊重 是指用詞嚴(yán)肅端莊，不帶感情色彩 e. 規(guī)范 是指用詞符合語(yǔ)法與邏輯要求,培 訓(xùn) 下午好，我是來(lái)自新意公司培訓(xùn)部的培訓(xùn)師，劉常新。 今天，我要跟大家講的是培訓(xùn)。確切地說(shuō)，我要講以下三點(diǎn)： 培訓(xùn)的

16、必要性； 培訓(xùn)的內(nèi)容； 培訓(xùn)的預(yù)期效果。,講稿的文書(shū)特點(diǎn),標(biāo)題簡(jiǎn)明、 準(zhǔn)確,條理清晰，規(guī)范,樸實(shí)而不失莊重,我 將 說(shuō) 什 么,分清寫(xiě)作文類(lèi),指揮性：如命令、指示、決定、批復(fù) 規(guī)范性：如規(guī)章、條例、規(guī)定等 報(bào)請(qǐng)性：如請(qǐng)示等 通知性：如公告、通知等 記錄性：如會(huì)議記錄等 報(bào)道性：新聞稿，宣傳稿,人民銀行*分行： 你行國(guó)人銀稽字（1990）第5號(hào)關(guān)于“挖、革、改”資金是否應(yīng)計(jì)付利息問(wèn)題的請(qǐng)示收悉，現(xiàn)答復(fù)如下： 財(cái)政“挖、革、改”資金是財(cái)政預(yù)算安排的、財(cái)政部門(mén)管理使用的資金，因此，對(duì)財(cái)政部門(mén)的“挖、革、改”資金存款不予計(jì)付利息。 特此批復(fù) 中國(guó)人民銀行河南省分行 1990年5月25日 抄報(bào)：人民銀行

17、部行計(jì)劃司 抄送：各專(zhuān)業(yè)銀行分行、人民銀行各市、地分行、本行有關(guān)處、室,2、寫(xiě)作要求,A、意思明確 明白無(wú)誤地把要說(shuō)的話寫(xiě)出來(lái)，讓別人一目了然，看得懂，這是最起碼的要求 B、文理通順 這無(wú)論對(duì)于準(zhǔn)確表達(dá)或?qū)τ谀銈€(gè)人寫(xiě)作都是極其重要的。 C、 觀點(diǎn)正確 表達(dá)的東西要有道理，不要強(qiáng)詞奪理，更不能講歪理。,D、事實(shí)求是 是什么說(shuō)什么，不掩飾、不夸張，按事實(shí)本身描述與表達(dá)。 E、 及時(shí)迅速 F、簡(jiǎn)明生動(dòng) G、層次分明 H、格式規(guī)范,2、寫(xiě)作要求,3、寫(xiě)作程序,自我提問(wèn)： 寫(xiě)什么？ 要達(dá)到什么目的？ 采用什么文本？ 給誰(shuí)看？ 要求對(duì)方做什么？,明確文書(shū)寫(xiě)作主旨,3、寫(xiě)作程序,自我提問(wèn)： a.需要哪些資料

18、信息？ b.有哪些收集渠道？ c.怎樣收集？ d.達(dá)到什么目的？,收集資料信息,A、擬訂提綱 B、起草正文 C、反復(fù)檢查,3、寫(xiě)作程序,案例演練,劉林和你同時(shí)在競(jìng)爭(zhēng)上海地區(qū)經(jīng)理一職.過(guò)去一年間,劉林的工作非常出色.雖然你知道他的能力不錯(cuò),但你認(rèn)為自己來(lái)公司的時(shí)間更長(zhǎng),你應(yīng)該得到這個(gè)職位.另外,這次的提升不僅對(duì)你的職業(yè)發(fā)展非常重要,而且對(duì)你的個(gè)人生活也有特殊的意義:你年邁的雙親就住在上海,你希望離他們近一點(diǎn),以便更好地照顧他們.有一天,你碰到一位老朋友,他知道劉林的一些情況,你了解到劉林并非像他簡(jiǎn)歷上說(shuō)的那樣,事實(shí)上他從沒(méi)上過(guò)大學(xué).,你該怎么辦？ 根據(jù)案例，請(qǐng)寫(xiě)一封給上司或劉林的信。,案例演練,

19、4、 寫(xiě)作內(nèi)容,A、 有事而發(fā)，言之有物 B、 目的明確，為了解決某件事 C、 內(nèi)容真實(shí)，不能虛擬 D、內(nèi)容實(shí)在，主要內(nèi)容有： a. 標(biāo)題 b. 題注 c. 收件單位或個(gè)人 d. 正文、導(dǎo)語(yǔ)、主體 e. 結(jié)束語(yǔ) a. 附件或說(shuō)明 b. 落款、日期,“所以”或“總而言之”,我說(shuō)了什么,結(jié)束語(yǔ)：,一份文稿大致包括：,商務(wù)公文的寫(xiě)作注意事項(xiàng),1、名稱 2、數(shù)字規(guī)范 3、計(jì)量單位的規(guī)范,名稱規(guī)范,名稱注意事項(xiàng) 通稿統(tǒng)一 排列有序 使用簡(jiǎn)稱 稱呼,小練習(xí)：稱呼連線題,親愛(ài)的NANCY： 親密關(guān)系的私人之間 小張： 集體 資訊部所有員工： 上級(jí) 張經(jīng)理： 同事 劉林： 下屬,數(shù)字規(guī)范,采用阿拉伯?dāng)?shù)字 成文

20、時(shí)間 結(jié)構(gòu)層次序列,計(jì)量單位的規(guī)范 （判斷題）,質(zhì)量（重量）單位 長(zhǎng)度單位 功率單位 功、熱單位 體積單位 電量單位 土地面積單位,計(jì)量單位的規(guī)范 （判斷題）,質(zhì)量（重量）單位 長(zhǎng)度單位 功率單位 功、熱單位 體積單位 電量單位 土地面積單位,小練習(xí)：找錯(cuò)題 *地區(qū)行政公署辦公室通知 各（縣）人民政府： 經(jīng)行署領(lǐng)導(dǎo)研究決定，定于3月2日在行署召開(kāi)各縣（市）人民政府辦公室主任會(huì)議3天，傳達(dá)省政府關(guān)于公文處理有關(guān)指標(biāo)，請(qǐng)各縣（市）人民政府辦公室主任或副主任1人參加。 參加會(huì)議的代表省行署公車(chē)接送，每人隨身所帶物品體積不得大于3平方米，不得重于2斤。會(huì)后省行署派車(chē)將代表送往省行署辦餐廳，大約200里

21、。會(huì)議將進(jìn)行3、4天時(shí)間，望大家準(zhǔn)備好必備生活用品。 2000年6月6日,商務(wù)公文范本,1、公文格式簡(jiǎn)表 2、通知,版 頭,發(fā)文字號(hào),標(biāo) 題,發(fā)送機(jī)關(guān),正 文,附 件,發(fā)文機(jī)關(guān),成文時(shí)間,附注,主題詞,抄送：,印發(fā)機(jī)關(guān) 年 月 日印發(fā),（印數(shù)）,通 知,會(huì)議性通知 任免通知 指示性通知,會(huì)議性通知,會(huì)議通知的時(shí)效性強(qiáng)，應(yīng)提前發(fā)文，估計(jì)有足夠的時(shí)間收文，以便與會(huì)人員做好準(zhǔn)備，按時(shí)到會(huì)。 會(huì)議原因要寫(xiě)得簡(jiǎn)短。會(huì)議內(nèi)容、安排、要求要寫(xiě)得具體,通知*（發(fā)文機(jī)關(guān)名稱）關(guān)于召開(kāi)*的通知 資訊部員工： 鑒于資訊部員工目前對(duì)業(yè)務(wù)還不熟練，決定星期六進(jìn)行培訓(xùn)。詳情請(qǐng)見(jiàn)下表： 其他事項(xiàng)：提供午餐 與會(huì)過(guò)程中不得大

22、聲喧嘩，不得無(wú)故遲到早退， 需做好筆記 特此通知！ *公司資訊部（公章） 2001年3月3日,任免通知,任免根據(jù) 任免日期 被任免人員的姓名和職務(wù),通 知 經(jīng)董事會(huì)決定，王某某在其任職期間內(nèi)，貪污公款，情節(jié)嚴(yán)重，從2001年3月7日始，罷免其總經(jīng)理職務(wù)。 *公司董事會(huì)（簽章） 2001年3月7日,指示性通知,通知的依據(jù)。為什么發(fā)此通知，然后一句話作過(guò)渡語(yǔ)，如“現(xiàn)通知如下”，轉(zhuǎn)入主題內(nèi)容。 主題內(nèi)容。具體事項(xiàng) 結(jié)尾部分。一般寫(xiě)執(zhí)行要求“以上事項(xiàng) 望認(rèn)真執(zhí)行”。,通 知 由于近來(lái)公司員工不太注意形象，為優(yōu)化公司形象，現(xiàn)通知如下： 周一至周四，所有員工按員工手冊(cè)上的要求著裝，周五可穿休閑一些的服裝上

23、班，但不得濃妝艷抹和奇裝異服。 以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行！ *公司行政部（蓋公章） 2001年3月5日,練習(xí),寫(xiě)一篇會(huì)議通知。,第十一講 辦公室溝通,課程內(nèi)容,文書(shū)溝通 運(yùn)用商務(wù)餐建立良好溝通 運(yùn)用送禮建立良好溝通,藏寶游戲,收文管理,1、收文范圍 2、收文處理程序 3、相關(guān)工作,收文范圍,定義：收文是收進(jìn)外來(lái)發(fā)送本企業(yè)的文件，即：凡是公司收進(jìn)的一切以文字作為表達(dá)工具的關(guān)于商務(wù)的材料，都是收文。,收文處理程序,程序圖： 簽收 拆封 分文 請(qǐng)辦 批示 備注歸檔 登記 傳閱,發(fā)文管理,1、發(fā)文處理程序 2、相關(guān)工作,擬稿 協(xié)商 會(huì)簽 核稿 歸檔 校對(duì) 登記編號(hào),發(fā)文處理程序 程序圖：,相關(guān)工作,擬稿

24、協(xié)商會(huì)簽 登記編號(hào),運(yùn)用商務(wù)餐建立良好溝通,餐具的正確使用 基本餐桌禮儀,中餐 的禮儀,正確地使用餐巾 使用公筷母匙 挾菜 喝湯 嘴內(nèi)有食物，不要張口與人交談 敬酒 談話 離座,西式自助餐禮儀,依序取菜 一次取多樣少量 不要混用專(zhuān)用湯匙或菜夾 餐盤(pán)不可再用 不可浪費(fèi) 不可暴飲暴食 遵守西餐的禮儀,西餐注意點(diǎn),正確地使用餐具 進(jìn)食的方法 （沙拉、主菜及面條、面包、湯、水果） 進(jìn)食的姿勢(shì) 談話,運(yùn)用送禮建立良好溝通,巧妙贈(zèng)送禮物,送禮的規(guī)矩 送禮的四要素,游戲：恰如其分的生日禮物,送禮的規(guī)矩,禮物要輕重得當(dāng) 選擇合適的時(shí)機(jī) 了解受禮人的喜好 禮品要有意義,送禮的四要素,何時(shí)送禮 送給誰(shuí) 送什么 怎

25、么送,何時(shí)送禮,家庭場(chǎng)合 私人場(chǎng)合 公司場(chǎng)合 酬謝 節(jié)日,送給誰(shuí),送給職員禮物 給客戶或顧客送禮,送什么,非耐用品和耐用品 私用和公用,怎么送,用得體的包裝紙把禮品包好 親自書(shū)寫(xiě)附言并在禮儀卡上簽名 如有可能，親自送禮,辦公室是我們重要的工作場(chǎng)所辦公室也是我們重要的生活場(chǎng)所,第十二課 接待工作,接待工作重要性,涉及面廣 直接影響到公司的形象,接待工作,接待客人 社交細(xì)節(jié),得體的邀請(qǐng),提前預(yù)約 說(shuō)明目的和由你付帳的打算 職業(yè)化 告之被邀請(qǐng)者相關(guān)內(nèi)容 請(qǐng)?zhí)?普通請(qǐng)柬的書(shū)寫(xiě)格式：,謹(jǐn)訂于一九九九年三月十日（星期三）中午二時(shí)在國(guó)際酒店舉行宴會(huì) 敬請(qǐng) 光臨 請(qǐng)答復(fù) 電話：87692445 王光明（大通公司）,接待客人,1、 辦公室接待 2、 接待不速之客 3、 接待重要賓客,日常接待,熱情有禮 、一視同仁 招呼來(lái)客 抬頭招呼，必要時(shí)起身招呼 確認(rèn)身份、引領(lǐng) 替上司圓場(chǎng),注意事項(xiàng)： 要作自我介紹 妥善安排客人等候 奉茶、報(bào)紙、資料 回避客人打電話,日常接待,角色演練,