1、第一單元 商務(wù)文書的格式,第二課 書寫商業(yè)函件的注意事項,商務(wù)函件的基本原則,（一） 在忙碌的商務(wù)活動中，商務(wù)函件最重要的 作用就是：把事件準確、簡潔、明了的傳達給 對方。在此主要講幾點必須遵守的基本原則和 注意事項。,1、結(jié)論優(yōu)先原則 要先寫結(jié)論、主要內(nèi)容，其次寫原因、經(jīng)過、最后寫意見、 建議。要先擬定一個能吸引對方，概括內(nèi)容的標題，才能讓對 方一目了然。 2、簡潔原則 注意語句要簡短。如果遇到內(nèi)容復雜的情況，應該分成條 目來寫，以便于閱讀理解。 3、重事實原則 不要使用摻雜個人感情的，模糊的表達方式。特別是數(shù)字、 日期、金額、數(shù)量等有關(guān)數(shù)字類的表達，必須經(jīng)過確認，準確 無誤，不能含糊了事。

2、 4、遵守基本格式原則 各種形式和類型的函件都有固定的模式，為了尊重對方， 便于閱讀理解應遵循基本的書寫格式來寫。,5、正確使用敬語原則 商務(wù)函件中的敬語表達，既是表明自身同對方的關(guān)系，又為 表達誠意。所以盡量避免使用招致誤解的表達，注重各種敬語 表達的區(qū)分運用。 6、6W2H原則 不建議貿(mào)然動手去寫商務(wù)函件。一般會依照以下原則來整理 文章。所謂的6W2H原則，包括when（時間）where（地點） who（誰）whom（給誰）what（什么）why（為什么）how（怎樣） how much（多少）。只要注意以上幾個書寫要素相信能夠?qū)?出嚴謹?shù)奈恼隆?7、注意特殊詞匯 由于商務(wù)函電都要求一定的

3、商務(wù)禮儀。因此有關(guān)對方的貴 社貴店等尊敬表達，御禮厚情等慣用句表達盡 量放在一行內(nèi)使用，避免跨行使用。其次有關(guān)數(shù)字、金額等數(shù) 據(jù)表達不要跨行使用，以免產(chǎn)生誤解。,8、避免錯誤 商務(wù)函件大多會作為正式的文件予以保存。所以寫完之后一 定要重讀檢查，看看有沒有錯字、漏字，特別是數(shù)字、日期、 單位等等數(shù)字方面的錯誤會招致意想不到的損失。,（二）敬語,本人在多年的函電教學中發(fā)現(xiàn)如何正確的使用敬語對大多 數(shù)學生來說是一個難點?，F(xiàn)在講一下如何正確使用敬語。 1、敬語的分類 敬語分為尊敬語尊敬語、謙讓語謙譲語、鄭重語 丁寧語、美化語美化語四種形式。,2、為什么要使用敬語。 在和日本人的商務(wù)交往中，為了能建立相互信賴的關(guān)系，敬 語就是不可缺少的媒介。如上所述敬語又分為尊敬語、謙讓語、 鄭重語、美化語四種。平時要根據(jù)說話的語境和實際情況來區(qū) 分使用。要特別注意的一點是不可過分使用敬語，以免讓對方 感覺不舒服。 3、敬語的使用范圍。 對于地位比自己高的人使用敬語大家已經(jīng)非常清楚，假設(shè)對 方比你年輕，只要他是你的客戶或者顧客就要用敬語書寫函件。 敬語表達中最關(guān)鍵是要區(qū)分敬語和