1、第二講 數(shù)據(jù)表的操作,1，建立表結(jié)構(gòu) 2，向表中輸入數(shù)據(jù) 3，建立表對(duì)象之間的關(guān)聯(lián) 4，操作表中記錄 5，設(shè)置數(shù)據(jù)表格式,本章要點(diǎn)：,2.1 建立表結(jié)構(gòu),數(shù)據(jù)表由表結(jié)構(gòu)和表記錄兩部分組成，建立表結(jié)構(gòu)在表的設(shè)計(jì)視圖中完成，表的全部字段和每個(gè)字段的屬性在設(shè)計(jì)視圖中確定。,2.1.1 表的設(shè)計(jì)視圖,一個(gè)表要圍繞一個(gè)主題設(shè)計(jì)字段，每個(gè)字段都應(yīng)該是最小的邏輯部分，計(jì)算字段或推導(dǎo)字段不要作為表中的字段。,2.1.2 字段的命名規(guī)則,字段的命名規(guī)則如下： 1字段名可以包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符，第 一個(gè)字符不能是空格。 2字段名不能包含小數(shù)點(diǎn)、句號(hào)、嘆號(hào)、圓括號(hào)、方括號(hào)、西文單引號(hào)、西文雙引號(hào)等。

2、 3字段長度為164個(gè)字符，在Access中一個(gè)漢字當(dāng)作一個(gè) 字符看待。,2.1.3 字段大小 字段大小用來定義字段所占的字節(jié)數(shù)。只有文本型字段和數(shù)字型字段需要指定字段大小，其他類型的字段由系統(tǒng)分配字段大小，例如，“出生日期”是日期/時(shí)間類型，字段大小為8，“婚否”是邏輯類型，字段大小為1。一個(gè)字符和一個(gè)漢字字段大小都是1。 2.1.4 字段的數(shù)據(jù)類型 數(shù)據(jù)類型決定用戶能保存在該字段中值的種類。Access字段的數(shù)據(jù)類型有10種，分別是：文本、備注、數(shù)字、日期/時(shí)間、貨幣、自動(dòng)編號(hào)、是/否、OLE對(duì)象、超鏈接、查閱向?qū)А?1文本型 文本型字段用來存放文本或作為文本看待的數(shù)字。如：學(xué)號(hào)、姓名、性

3、別等字段。如果設(shè)置字段大小為5，則該字段的值最多只能容納5個(gè)字符。 文本型字段的默認(rèn)大小為50，最多可達(dá)255個(gè)字符。 文本型數(shù)字的排序按照字符串排序方法進(jìn)行。 如文本型數(shù)字按升序排序：1、10、100、2、20、200 2備注型 備注型字段用來存放較長的文本和文本型數(shù)字。如：備忘錄、簡歷等字段都是備注型。當(dāng)字段中存放的字符個(gè)數(shù)超過255時(shí)，應(yīng)該定義該字段為備注型。 備注型字段大小是不定的，由系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)整，最多可達(dá)64K。Access不能對(duì)備注型字段進(jìn)行排序、索引、分組。,3數(shù)字型 數(shù)字型字段存放數(shù)字。如：工資、年齡等，數(shù)字型字段可以與貨幣型字段做算術(shù)運(yùn)算。數(shù)字型字段的大小由數(shù)字類型決定，常用

4、數(shù)字類型有以下幾種： （1）字節(jié)，存放0255之間的整數(shù)，字段大小為1。 （2）整型，存放-3276832767之間的整數(shù)，字段大小為2。 （3）長整型，存放-21474836482147483647之間的整數(shù)，字 段大小為4。 （4）單精度型，存放-3.4E383.4E38之間的實(shí)數(shù)，字段大小 為4。 （5）雙精度型，存放-1.79734E3081.79734E308之間的實(shí) 數(shù)，字段大小為8。,4日期/時(shí)間型 日期/時(shí)間型字段存放日期、時(shí)間、或日期時(shí)間的組合。如：出生日期、入校日期等字段都是日期/時(shí)間型字段。字段大小為8個(gè)字節(jié)，由系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置。 日期/時(shí)間型的常量要用一對(duì)#號(hào)括起來。 5貨

5、幣型 貨幣型字段存放具有雙精度屬性的數(shù)字。系統(tǒng)自動(dòng)將貨幣字段的數(shù)據(jù)精確到小數(shù)點(diǎn)前15位及小數(shù)點(diǎn)后4位。字段大小為8，由系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置。 向貨幣型字段輸入數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給數(shù)據(jù)添加2位小數(shù)，并顯示美元符號(hào)與千位分隔符。,6自動(dòng)編號(hào)型 自動(dòng)編號(hào)型字段存放系統(tǒng)為記錄綁定的順序號(hào)，長整型，字段大小為4，由系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置。一個(gè)表只能有一個(gè)自動(dòng)編號(hào)型字段，該字段中的順序號(hào)永久與記錄相聯(lián)，不能人工指定或更改自動(dòng)編號(hào)型字段中的數(shù)值。刪除表中含有自動(dòng)編號(hào)字段的記錄以后，系統(tǒng)將不再使用已被刪除的自動(dòng)編號(hào)字段中的數(shù)值。 例如，輸入10條記錄，自動(dòng)編號(hào)從1到10，刪除前3條記錄，自動(dòng)編號(hào)從4到10，刪除第7條記錄，自動(dòng)

6、編號(hào)中永遠(yuǎn)設(shè)有7。 與財(cái)務(wù)、稅務(wù)有關(guān)的數(shù)據(jù)表通常設(shè)自動(dòng)編號(hào)型字段，增加數(shù)據(jù)的安全性。,7是/否型 是/否型字段存放邏輯數(shù)據(jù)，字段大小為1，由系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置。邏輯數(shù)據(jù)只能有2種不同的取值。如：婚否、團(tuán)員否。所以，是/否型數(shù)據(jù)又被稱為“布爾”型數(shù)據(jù)。 是/否型字段內(nèi)容通過畫“”輸入，帶“”的為“真”，不帶“”的為“假”， “真”值用true或on或yes或-1表示， “假”值用false或off或no或0表示。,8OLE對(duì)象型 OLE（Object Linking and Embedding）的中文含義是“對(duì)象的鏈接與嵌入”，用來鏈接或嵌入OLE對(duì)象，如：文字、聲音、圖像、表格等。 表中的照片字段應(yīng)

7、設(shè)為OLE對(duì)象類型。 OLE對(duì)象型字段的字段大小不定，最多可達(dá)到1GB。OLE對(duì)象只能在窗體或報(bào)表中用控件顯示。不能對(duì)OLE對(duì)象型字段進(jìn)行排序、索引或分組。 9超鏈接型 超鏈接型字段存放超鏈接地址，如：網(wǎng)址、電子郵件。 超鏈接型字段大小不定。,10查閱向?qū)?查閱向?qū)妥侄稳匀伙@示為文本型，所不同的是該字段保存一個(gè)值列表，輸入數(shù)據(jù)時(shí)從一個(gè)下拉式值列表中選擇。值列表的內(nèi)容可以來自表或查詢，也可以來自定義的一組固定不變的值。例如，將“性別”字段設(shè)為查閱向?qū)鸵院螅灰凇澳小焙汀芭?個(gè)值中選擇一個(gè)即可。 查閱向?qū)妥侄未笮〔欢ā?2.1.5 設(shè)置字段屬性,字段屬性是字段特征值的集合，分為常規(guī)屬性

8、和查閱屬性2種，用來控制字段的操作方式和顯示方式。 不同字段類型有不同的屬性集合。,1，輸入掩碼：字段的輸入模板,有效性規(guī)則是一個(gè)條件表達(dá)式，用來為字段的值定義數(shù)據(jù)范圍和數(shù)值要求。如果輸入的數(shù)據(jù)不符合有效性規(guī)則，將給出提示信息，并且光標(biāo)停在原處，直到輸入正確數(shù)據(jù)為止。 注意，有效性規(guī)則的設(shè)置不能與默認(rèn)值沖突。 例如：性別字段只能輸入文字男或女， 用：男 or 女。 例如：年齡字段的范圍是大于0， 用：0。 例如：出生日期的字段范圍是2001年， 用：=#2001-1-1# and =#2001-12-31#。,2有效性規(guī)則,2.1.6 建立表結(jié)構(gòu) 一個(gè)“學(xué)生信息”表的結(jié)構(gòu),2.1.7 主鍵,若

9、一個(gè)字段的值可以惟一標(biāo)識(shí)表中的記錄，則該字段所代表的信息稱為主鍵。如字段“學(xué)號(hào)”能惟一標(biāo)識(shí)一條記錄，可以將“學(xué)號(hào)”設(shè)置為主鍵。設(shè)置為主鍵的字段名又被稱為主關(guān)鍵字。 主鍵可以保證數(shù)據(jù)輸入的安全性，作為主鍵的字段禁止重復(fù)值，也不能為空。主鍵還用于在表之間建立關(guān)系，建立了關(guān)系的多個(gè)表使用起來就像一個(gè)表一樣。 主鍵類型有3種：自動(dòng)編號(hào)、單字段、多字段。,2.2 向表中輸入數(shù)據(jù),向表中輸入數(shù)據(jù)可以直接輸入或?qū)胪獠繑?shù)據(jù)。從外部獲取數(shù)據(jù)有導(dǎo)入和鏈接兩種類型。 導(dǎo)入的數(shù)據(jù)一旦操作完畢就與外部數(shù)據(jù)源無關(guān)。 鏈接的數(shù)據(jù)只在當(dāng)前數(shù)據(jù)庫形成一個(gè)鏈接表對(duì)象，其內(nèi)容隨著數(shù)據(jù)源的變化而變化。,2.2.1 打開表的數(shù)據(jù)表視

10、圖,1在表的設(shè)計(jì)視圖狀態(tài)下，單擊“數(shù)據(jù)表視圖”按鈕。 2在表的設(shè)計(jì)視圖狀態(tài)下，“視圖”菜單“數(shù)據(jù)表視圖”。 3在庫中選取表單擊“打開”按鈕。 4在庫中雙擊一個(gè)表的名字。,輸入OLE型數(shù)據(jù) 單擊某記錄的“照片”字段“插入”菜單“對(duì)象”對(duì)象類型選“畫筆圖片”單擊“確定”按鈕在畫筆窗口單擊“編輯”菜單“粘貼來源”在磁盤中選圖片雙擊圖片將圖片粘入畫筆窗口關(guān)閉窗口。,2.2.2 向表中直接輸入數(shù)據(jù),例：導(dǎo)入txt文件作為表,2.2.3 向庫中導(dǎo)入txt文件作為表,（1）在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊表對(duì)象單擊“新建”按鈕選“導(dǎo)入表”“確定”選文件位置選文件類型為“文本文件”選文件單擊“導(dǎo)入”按鈕。顯示：,（2）單擊

11、“下一步”勾選“第一行包含字段名稱” 單擊“下一步”選“新表中”單擊“下一步”給xh字段的數(shù)據(jù)類型選“文本”。,（3）單擊“下一步”選“不要主鍵”單擊“下一步”給表起名為“成績”單擊“完成”按鈕。,2.2.4 向庫中導(dǎo)入電子表格作為表,例：導(dǎo)入xls文件作為表,（1）在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊表對(duì)象“文件”菜單選“獲取外部數(shù)據(jù)”選“導(dǎo)入”選文件位置文件類型選“Microsoft Excel”選文件單擊“導(dǎo)入”按鈕。顯示：,（2）單擊“下一步”勾選“第一行包含列標(biāo)題” “下一步”選“新表中”兩次單擊“下一步”選“不要主鍵”“下一步”給表起名為“體檢”“完成”。,2.2.5 將另一個(gè)庫中的表導(dǎo)入到當(dāng)前庫中

12、,例：將另一個(gè)庫中的表導(dǎo)入到當(dāng)前庫中,（1）在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊表對(duì)象“文件”菜單“獲取外部數(shù)據(jù)”“導(dǎo)入”選文件位置文件類型選 *.mdb選文件單擊“導(dǎo)入”按鈕。顯示：,（2）單擊一個(gè)表（如：“課程”表）“確定”。,2.2.6 鏈接外部數(shù)據(jù),鏈接的文件在當(dāng)前庫像表一樣顯示，但不是庫中真正的表。 單擊表對(duì)象“文件”菜單“獲取外部數(shù)據(jù)”“鏈接表”選文件位置選文件類型選文件單擊“鏈接”按鈕。 鏈接文件的圖標(biāo)前都有鏈接標(biāo)記。,2.2.7 將數(shù)據(jù)表導(dǎo)出為其他類型文件,例：將表導(dǎo)出為文本文件、電子表格 “文件”菜單“導(dǎo)出”選保存位置選導(dǎo)出的文件類型為文件起名 。,2.2.8 表對(duì)象的復(fù)制、刪除與重命名,用系

13、統(tǒng)的“編輯”菜單中選取相應(yīng)操作項(xiàng) 。其中，剪切、復(fù)制、粘貼、刪除、重命名都可以使用快捷鍵。 分別是：Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V、del、F2。,2.3 表記錄的操作,圖1-15 層次模型,對(duì)表記錄的基本操作包括選定記錄、添加記錄、修改記錄、刪除記錄等。,2.3.1 選定記錄,1，拖動(dòng)鼠標(biāo)選記錄,2，用記錄定位器,3，用菜單,2.3.2 添加記錄,新添加的記錄只能放在表的末尾，實(shí)際上是追加記錄。將光標(biāo)定位在表記錄下面的第一個(gè)空行，然后輸入新記錄的各數(shù)據(jù)項(xiàng)。,2.3.3 修改記錄,將光標(biāo)移到數(shù)據(jù)所在位置直接進(jìn)行編輯修改即可。在數(shù)據(jù)表中移動(dòng)光標(biāo)除了用鼠標(biāo)，還可以用快捷鍵。,2.3.4

14、刪除記錄,1，右擊選取的記錄快捷菜單中選“刪除記錄”。 2，選取記錄按Del鍵。 3，選取記錄“編輯”菜單“刪除記錄”。 說明：刪除記錄的操作是不能撤消的。,2.3.5 查找與替換數(shù)據(jù),查找和替換是同一個(gè)對(duì)話框中兩個(gè)不同選項(xiàng)卡。,查找：用鼠標(biāo)單擊某列“編輯”菜單“查找”在“查找內(nèi)容”中輸入字串選“搜索”范圍單擊“查找下一個(gè)”按鈕。,替換：用鼠標(biāo)單擊某列“編輯”菜單“替換”在“查找內(nèi)容”中輸入字串在“替換為”中輸入要替換的字串單擊“查找下一個(gè)”按鈕找到查找目標(biāo)后單擊“替換”按鈕。,簡單排序： 在數(shù)據(jù)表視圖選一個(gè)字段，單擊“升序排序” 或“降序排序”按鈕，字段的值被排序。 高級(jí)排序： “記錄”菜單

15、“篩選”“高級(jí)篩選/排序”在篩選窗口選字段和排序方式。,2.3.6 排序記錄,例：篩選記錄,設(shè)置條件：,篩選結(jié)果：,2.4 數(shù)據(jù)表的格式化,2.4.1 設(shè)置數(shù)據(jù)表格樣式,“格式”菜單“數(shù)據(jù)表”，打開“設(shè)置數(shù)據(jù)表格式”對(duì)話框，可以在對(duì)話框中更改數(shù)據(jù)表的顯示樣式。如背景色、網(wǎng)格線顏色、單元格效果、網(wǎng)格線顯示方式，等。,2.4.2 設(shè)置行高列寬,“格式”菜單“列寬”在“列寬”對(duì)話框中輸入所需的列寬值單擊“確定”按鈕。“格式”菜單“行高”在“行高”對(duì)話框中輸入所需的行高值單擊“確定”按鈕。,2.4.3 設(shè)置字體,“格式”菜單“字體”在“字體”對(duì)話框做設(shè)置，可以改變數(shù)據(jù)表的字體、字形、字號(hào)、字顏色等。,

16、2.4.4 隱藏列與取消隱藏列,選取一列或幾列“格式”菜單“隱藏列”，選中的列被隱藏?！案袷健辈藛巍叭∠[藏列” 在隱藏列字段前打?qū)磫螕簟瓣P(guān)閉”按鈕，該列被取消隱藏。,2.4.5 凍結(jié)列與取消凍結(jié)列,選中一列或幾列“格式”菜單“凍結(jié)列”，或右擊選中的列快捷菜單中選 “凍結(jié)列”，凍結(jié)的列顯示數(shù)據(jù)表最左邊。 拖動(dòng)水平滾動(dòng)條查看數(shù)據(jù)表，無論怎樣水平移動(dòng)數(shù)據(jù)表，被凍結(jié)的列始終顯示在窗口最左邊。 “格式”菜單“取消對(duì)所有列的凍結(jié)”，數(shù)據(jù)表中不再有凍結(jié)列 。,2.5 建立表對(duì)象之間的關(guān)聯(lián),2.4.1 建立表的基本原則,1一個(gè)表圍繞一個(gè)主題，一事一地，避免大而全。 2表中的字段代表原子數(shù)據(jù)，不可再分。象總

17、分、平均分這 樣的字段，是計(jì)算得到的二次數(shù)據(jù)，不要作為表中字段。 3表之間減少重復(fù)字段，只保留做連接用的公共字段即可。 4設(shè)置關(guān)鍵字和外部關(guān)鍵字，用于表之間建立聯(lián)系。 說明：關(guān)鍵字是當(dāng)前表的主鍵字段，外部關(guān)鍵字是在其他表做主鍵字段。,2.4.2 表之間的關(guān)系,表之間有3種關(guān)系：一對(duì)一、一對(duì)多、多對(duì)多。其中，多對(duì)多關(guān)系都被拆分成幾個(gè)一對(duì)多關(guān)系。所以，只須建立表之間的一對(duì)一關(guān)系和一對(duì)多關(guān)系即可。 最常用的關(guān)系是一對(duì)多關(guān)系，要滿足如下幾點(diǎn)要求： 1建立關(guān)系的兩個(gè)表要有公共字段，兩字段類型相同，名稱可 以不同。 2建立關(guān)系以后，“一”方的表稱為主表，“多”方的表稱為 子表。 3子表中公共字段的值在主表公共字段中有匹配的值，主表公 共字段的值不必與子表匹配。子表可以是空表。,2.4.3 參照完整性,參照完整性是一個(gè)規(guī)則系統(tǒng)，用來確保相關(guān)表行之間關(guān)系的有效性，并確保不會(huì)在無意之間刪除或更改相關(guān)數(shù)據(jù)。 在定義兩個(gè)表之間關(guān)系時(shí)，如果實(shí)施了參照完整性，子表將不能隨意添加記錄，