1、秘書工作在檔案管理中的重要性從秘書工作在機(jī)關(guān)工作中所處的位置來看 , 他是機(jī)關(guān)中一項(xiàng)不可缺少的重要日常工作 , 對(duì)推動(dòng)機(jī)關(guān)工作 , 提高工作效率和質(zhì)量具有重要作用。從秘書工作和檔案工作的關(guān)系來看 , 秘書工作對(duì)檔案的形成質(zhì)量和國(guó)家檔案事業(yè)建設(shè)具有重要的直接的影響。一、秘書對(duì)文書處理和檔案管理之間的關(guān)系作為秘書工作其中重要的工作之一是對(duì)文書處理. 文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個(gè)流程。是密不可分的兩個(gè)環(huán)節(jié) . 正確處理二者關(guān)系 , 使之有機(jī)結(jié)合 , 規(guī)范銜接 , 對(duì)于做好文書處理和檔案管理工作十分重要 .第一 , 文書處理工作與檔案工作密切聯(lián)系、相互出促進(jìn)。從根本上說 , 檔案 ( 文書檔

2、案 ) 來源于文書。文書是檔案的前身 , 檔案是文書的歸宿 , 檔案是由文書轉(zhuǎn)換而來的。文書工作質(zhì)量直接影響檔案質(zhì)量 , 沒有完整齊全的文件 , 也不可能有完整齊全的檔案 , 文書處理工作做好了 , 就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎(chǔ)。反之 , 檔案管理工作有可以促進(jìn)文書工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全 , 組卷工作是否合理 , 保管期限是否準(zhǔn)確 , 實(shí)際上是對(duì)文書工作的全方位檢查。通過檔案工作可以發(fā)現(xiàn)文件材料是否系統(tǒng)、立卷歸檔是否完整、分類組卷是否規(guī)范等 , 對(duì)做好文書處理工作是一種促進(jìn)。第二 , 秘書工作與檔案管理工作有不同的工作任務(wù)和工作對(duì)象。秘書工作的主要任務(wù)

3、是文件的收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、整理、保管等 , 而檔案工作的主要任務(wù)是收集、鑒定、分類、編目、保管和利用等。從這個(gè)意義上講 , 文件是檔案的前身 , 檔案是文件的歸宿 , 文件處理工作是檔案工作的基礎(chǔ) , 檔案管理工作是文書處理工作的延伸。二、秘書工作如何才能為檔案工作打下良好的基礎(chǔ)從秘書工作和檔案管理工作的關(guān)系來看, 兩者既有相對(duì)的獨(dú)立性 , 又有蜜切聯(lián)系的一個(gè)整體 , 秘書工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ) , 做好秘書工作是提高檔案管理工作質(zhì)量和水平的重要方面。第一 , 秘書工作雖然表面上看是事務(wù)性工作 , 實(shí)際上也是一相專業(yè)很強(qiáng)的工作 , 秘書的業(yè)務(wù)知識(shí)和能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量

4、 , 不熟悉本單位的業(yè)務(wù)流程 , 不了解文件材料的相互關(guān)連 , 不理解一個(gè)事件的來龍去脈 , 就難以做好立卷歸檔工作。因此秘書人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法、國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式及歸檔文件整理規(guī)范等相關(guān)政策法規(guī)的同時(shí) , 要按照本單位的職能和工作 , 學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí) , 努力提升工作水平 , 為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。秘書還要不斷增強(qiáng)責(zé)任感 , 認(rèn)真履行文書處理?xiàng)l例 , 嚴(yán)格檢查文件質(zhì)量。諸如禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等撰寫、修改、批閱文件材料 , 紙張、文體、格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、不能五花八門 , 每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齊全完整等 , 保證文件符

5、合立卷歸檔要求。第二 , 秘書人員要樹立檔案意識(shí)。秘書在文書處理中 , 要時(shí)刻想到檔案工作 , 自覺主動(dòng)地為歸檔做準(zhǔn)備 , 規(guī)范辦理好每一份公文 , 為后續(xù)的檔案工作減少麻煩。平時(shí)工作中 , 要及時(shí)收集文件材料 , 收發(fā)文要逐件登記建冊(cè) , 做到有據(jù)可查 , 發(fā)現(xiàn)缺少要及時(shí)查找。對(duì)于系統(tǒng)性、系列性的事件事件案 , 不僅要收集正常渠道傳送的文件 , 還要一些冊(cè)外材料 , 如會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、領(lǐng)導(dǎo)批示等 , 更應(yīng)該及時(shí)收集、保證文件材料齊全完整。秘書樹立了較高的檔案意識(shí) , 文件材料收集才能齊全、完整、系統(tǒng) , 為立卷歸檔工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第三 , 要重視定期搞好立卷歸檔工作。立卷歸檔工作是秘書的一項(xiàng)重要任務(wù) , 它既是公文處理的最后一個(gè)環(huán)節(jié) , 也是檔案管理工作的開始 , 直接關(guān)系到檔案材料歸檔后的安全保管和有效利用。這就要求文書人員在平時(shí)重視積累, 從公文撰寫、收發(fā)到歸檔、管理做到全過程監(jiān)督管理 , 不遺留每一個(gè)環(huán)節(jié)。文件材料辦理完畢 , 收集事件相關(guān)材料 , 把需要?dú)w檔的材料進(jìn)行蓋章、裝訂等前期基礎(chǔ)工作 , 定期按文件形成的規(guī)律及文件的性質(zhì) , 依據(jù)事先擬好的分類方案、及時(shí)對(duì)號(hào)入座 , 分門別類、合理排列, 有序存放。這樣 , 既有利于歸檔文件的齊全完整 , 又能減