1、Access 數(shù)據(jù)庫實用教程,電子工業(yè)出版社,數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識,1,2,3,4,電 子 工 業(yè) 出 版 社 網(wǎng) 址,第1章Access2003使用基礎(chǔ),主 目 錄,1.1 數(shù)據(jù)庫概述,Access2003是一個功能強大的關(guān)系型桌面數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，它充分體現(xiàn)了面向?qū)ο蟮乃枷耄峁┝丝梢暬木幊淌侄?，使用它可以組織、存儲并管理任何類型和任意數(shù)量的數(shù)據(jù)。 對于初次接觸數(shù)據(jù)庫的初學(xué)者來說，是一個很好的入門系統(tǒng)。 學(xué)習(xí)Access首先要了解有關(guān)數(shù)據(jù)庫的基本概念。,1.1.1數(shù)據(jù)庫基本概念,計算機處理的對象是數(shù)據(jù)，因此如何管理好數(shù)據(jù)就是一個重要的問題。在50年代中期以前沒有專門用于數(shù)據(jù)管理的軟件，操作系統(tǒng)出

2、現(xiàn)以后，可以通過操作系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)。但是操作系統(tǒng)是以文件為單位進行管理的，文件之間沒有聯(lián)系，很難解決數(shù)據(jù)在多個文件中重復(fù)存儲和數(shù)據(jù)不一致的問題。為此，60年代末提出了數(shù)據(jù)庫的概念。 在我們今天的生活中，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用非常廣泛。數(shù)據(jù)庫技術(shù)推動了信息社會的到來，可以稱作是信息社會的堅硬基石。,所謂數(shù)據(jù)庫（Database，DB）是指以一定的組織方式將相關(guān)的數(shù)據(jù)組織在一起，長期存儲在計算機中，能為多個用戶共享的，同時與應(yīng)用程序彼此獨立的一組相關(guān)數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫與文件系統(tǒng)的重要區(qū)別在于數(shù)據(jù)的充分共享、交叉訪問及應(yīng)用程序的高度獨立性。 數(shù)據(jù)庫具有以下特點： 數(shù)據(jù)按一定的數(shù)據(jù)模型組織、描述和儲存。 實現(xiàn)

3、了數(shù)據(jù)共享。允許多個用戶可以同時采用多種語言和命令從數(shù)據(jù)庫中安全地存取數(shù)據(jù)。 冗余度較小。不能完全消除數(shù)據(jù)冗余，但可以減少數(shù)據(jù)的重復(fù)存儲。 數(shù)據(jù)獨立性較高。數(shù)據(jù)的獨立性是指應(yīng)用程序不隨數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)的改變而變動，包括兩個方面：數(shù)據(jù)的存儲方式和組織形式改變時，不影響數(shù)據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)，稱為物理獨立性；當(dāng)數(shù)據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時，應(yīng)用程序無需改動，不影響用戶的使用，稱為邏輯獨立性。數(shù)據(jù)獨立性提高了數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，從而提高了程序維護的效率。 統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理功能，包括數(shù)據(jù)的安全性控制、數(shù)據(jù)的完整性控制及并發(fā)控制。數(shù)據(jù)庫是多用戶共享的數(shù)據(jù)資源。對數(shù)據(jù)庫的使用經(jīng)常是并發(fā)的。為保證數(shù)據(jù)的安全可靠和正確有效，

4、數(shù)據(jù)庫必須提供一定的功能來保證。,1.1.2數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（Database System，DBS）是實現(xiàn)有組織地、動態(tài)地存儲大量關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)、方便多用戶訪問的計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)資源組成的系統(tǒng)，即安裝和采用了數(shù)據(jù)庫技術(shù)的計算機系統(tǒng)。 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是記錄和維護信息的系統(tǒng)，一個完整的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是由計算機系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS） 、應(yīng)用程序集合及數(shù)據(jù)庫管理人員組成的。,1.2數(shù)據(jù)模型,在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中存儲和管理的數(shù)據(jù)，均是對現(xiàn)實世界客觀事物的描述。若要將現(xiàn)實世界客觀事物的屬性抽象為能夠由計算機存儲和處理的數(shù)據(jù)，一般需要經(jīng)過三個世界的轉(zhuǎn)化過程： 現(xiàn)實世界信息世界機器世界。 所有的數(shù)

5、據(jù)庫系統(tǒng)均是基于某種數(shù)據(jù)模型的，數(shù)據(jù)模型直接影響數(shù)據(jù)庫的性能。 因此，數(shù)據(jù)模型的選擇是設(shè)計數(shù)據(jù)庫的一項首要任務(wù)。,1.2.1信息的三個世界,三個世界的類比關(guān)系,1.2.2數(shù)據(jù)模型的概念,一個完整的數(shù)據(jù)模型必須包括數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)操作及完整性約束3個部分。數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)描述實體之間的構(gòu)成和聯(lián)系，數(shù)據(jù)操作是指對數(shù)據(jù)庫的查詢和更新操作，數(shù)據(jù)的完整性約束是指施加在數(shù)據(jù)上的限制和規(guī)則。 在數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域中，常見的數(shù)據(jù)模型分為四種：層次模型、網(wǎng)狀模型、關(guān)系模型、面向?qū)ο竽Ｐ汀?關(guān)系模型,關(guān)系模型的主要特征是用二維表來表示實體集。關(guān)系模型中最基本的概念是關(guān)系(relation)。 關(guān)系中的每一行稱為一個元組，或一個記錄

6、；每一列稱為一個屬性，或者字段。 對于每一個關(guān)系可以給它一個唯一標(biāo)識這個關(guān)系的名字，稱為關(guān)系名。 對于每一列給它一個唯一標(biāo)識該列的名字，稱為屬性名或字段名。 關(guān)系中的一個記錄是由該行全體屬性值組成的。這些記錄的全體組成了一個關(guān)系。一般來說，關(guān)系中的一個記錄往往描述了現(xiàn)實世界中的一個具體對象，它的屬性值描述了這個對象的屬性。,1.2.3關(guān)系數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃與設(shè)計,以關(guān)系模型作為數(shù)據(jù)組織方式的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，稱為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（Relational Data Base Management System，RDBMS）。 一般情況下，設(shè)計一個數(shù)據(jù)庫要經(jīng)過幾個步驟： 分析建立數(shù)據(jù)庫的目的、 確定數(shù)據(jù)

7、庫中的表、 確定表的結(jié)構(gòu)及主關(guān)鍵字、 確定表間關(guān)系。,1.2.4學(xué)生信息管理數(shù)據(jù)庫的模塊分析與設(shè)計,1.3Access2003的基礎(chǔ)知識,1.3.1Access2003的啟動與退出 1. Access2003的安裝 2. Access2003的啟動 3. Access2003的退出 1.3.2Access2003的窗口操作 1任務(wù)窗格 2工作區(qū),1.3.3Access2003的幫助系統(tǒng),1Office助手 2Access幫助任務(wù)窗格 3上下文幫助,1.4 Access 2003的數(shù)據(jù)庫對象,Access將數(shù)據(jù)庫中的各項功能成分進行分離、抽象，然后將其對象化，把數(shù)據(jù)管理的常用功能封裝在各類對象的

8、方法或?qū)傩灾?，通過對象的方法或?qū)傩詠硗瓿蓪?shù)據(jù)庫的設(shè)計與管理，充分利用面向?qū)ο蟮母拍顏砗喕脩舻墓ぷ?。所以，?shù)據(jù)庫是各類數(shù)據(jù)庫對象的集合。 Access2003提供了七種數(shù)據(jù)庫對象，包括：表、查詢、窗體、報表、數(shù)據(jù)訪問頁、宏和模塊。 在某一時刻，Access只能打開并運行一個數(shù)據(jù)庫。 在一個數(shù)據(jù)庫中，可以包括表、窗體等多個數(shù)據(jù)庫對象，這些數(shù)據(jù)庫對象都存儲在同一個以.MDB為擴展名的數(shù)據(jù)庫文件中。,Access的七種對象分工極為明確，從功能和彼此間的關(guān)系考慮，可分為三個層次：第一個層次是表和查詢，它們是數(shù)據(jù)庫的基本對象，用于在數(shù)據(jù)庫中存儲和檢索數(shù)據(jù)；第二個層次是窗體、報表和頁，它們是直接面向用

9、戶的對象，用于數(shù)據(jù)的輸入、輸出和應(yīng)用系統(tǒng)的驅(qū)動控制；第三個層次是宏和模塊，它們是代碼類型的對象，通過組織宏操作或編寫程序代碼來完成復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫管理工作，并使整個數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)自動化。,Access各對象間的相互關(guān)系可用下圖來表示，圖中粗線箭頭表示數(shù)據(jù)流，細(xì)線箭頭表示控制流。,1.5 Access 2003數(shù)據(jù)庫的基本操作,1.5.1創(chuàng)建學(xué)生信息管理數(shù)據(jù)庫 1.使用“數(shù)據(jù)庫向?qū)А眲?chuàng)建數(shù)據(jù)庫 2直接創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 直接創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫，只是建立了一個“空”數(shù)據(jù)庫，其中沒有任何具體的對象，也沒有實際的數(shù)據(jù)，根據(jù)需要再進一步逐一添加。 3根據(jù)現(xiàn)有文件創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫,4設(shè)置默認(rèn)的文件格式,1.5.3數(shù)據(jù)庫的基本操作

10、,1打開數(shù)據(jù)庫 （1）使用任務(wù)窗格打開數(shù)據(jù)庫 （2）使用“打開”命令打開數(shù)據(jù)庫 （3）設(shè)置最近使用的文件列表 （4）使用其他方法打開數(shù)據(jù)庫 2關(guān)閉數(shù)據(jù)庫 當(dāng)用戶完成了對數(shù)據(jù)庫的全部操作并且不再需要使用它時，應(yīng)將其關(guān)閉。 3轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫 對舊版本的數(shù)據(jù)庫（Access97、Access2000）可以轉(zhuǎn)換成新的版本。,信息、數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)處理,數(shù)據(jù)分析,創(chuàng)建數(shù)據(jù)表,數(shù)據(jù)表的使用和維護,1,2,3,4,電 子 工 業(yè) 出 版 社 網(wǎng) 址,第2章 采集數(shù)據(jù),分析歸類,建立數(shù)據(jù)表,主 目 錄,數(shù)據(jù)表間的父子關(guān)系,5,2.1 信息、數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)處理,本章介紹了數(shù)據(jù)、信息及數(shù)據(jù)處理的概念，及如何建立數(shù)據(jù)庫中的基本數(shù)

11、據(jù)，對表對象的操作方法和使用。對于數(shù)據(jù)庫來講，表中最基本的數(shù)據(jù)庫對象，所有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都是存儲在表中的，是建立查詢、窗體、報表等其他數(shù)據(jù)庫對象的數(shù)據(jù)來源。 學(xué)習(xí)要求： （1）了解數(shù)據(jù)、信息及數(shù)據(jù)處理的概念。 （2）掌握創(chuàng)建表的多種方法。 （3）掌握修改表結(jié)構(gòu)的操作。 （4）掌握對表中記錄的進行編輯、檢索，及如何建立表間關(guān)系。,2.1.1數(shù)據(jù)與信息,一般地，人們經(jīng)常將“信息”與“數(shù)據(jù)”互換使用，但是在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，區(qū)別它們是必要的。 信息是現(xiàn)實世界中事物的狀態(tài)、運動方式和相互關(guān)系的表現(xiàn)形式，是自然界、人類社會和人類思維活動中普遍存在的一切物質(zhì)和事物的屬性。因此，信息可以被看成是現(xiàn)實世界在人腦中的抽

12、象反映，是通過人的感官（眼、耳、鼻、舌、身）感知出來并經(jīng)過人腦的加工而形成的反映現(xiàn)實世界中事物的概念。 數(shù)據(jù)(Data)是一種物理符號序列。數(shù)據(jù)有數(shù)據(jù)類型和數(shù)據(jù)值之分，不同類型的數(shù)據(jù)記錄事物的性質(zhì)是不一樣的。,數(shù)據(jù)和信息是兩個互相聯(lián)系、互相依賴但又互相區(qū)別的概念。 數(shù)據(jù)是反映客觀的記錄符號，信息則是數(shù)據(jù)的內(nèi)涵，是對數(shù)據(jù)語義的解釋。 信息是客觀事物的反映，而數(shù)據(jù)是信息的表現(xiàn)形式。 所有的信息都是數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)只有經(jīng)過提煉和抽象之后，具有使用價值的數(shù)據(jù)才能成為信息。數(shù)據(jù)是信息存在的形式，是信息的載體，隨著介質(zhì)不同而改變。信息以數(shù)據(jù)為載體而表現(xiàn)，同一信息可以有不同的數(shù)據(jù)表示方式，但其根本意義不變。,2.

13、1.2 數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展,數(shù)據(jù)處理是對各種形式的數(shù)據(jù)進行收集、儲存、加工和傳播的一系列活動的總和。其目的是從大量的、原始的數(shù)據(jù)中抽取、推導(dǎo)出對人們有價值的信息，作為行動和決策的依據(jù)；是為了借助計算機科學(xué)地保存和管理復(fù)雜的大量的數(shù)據(jù)，以便人們能方便而充分地利用這些寶貴的信息資源。 圍繞著數(shù)據(jù)所做的工作都可稱為數(shù)據(jù)處理，既對各種類型的數(shù)據(jù)進行收集、將信息用數(shù)據(jù)表示并按類別組織保存、加工和傳播的一系列活動的總和。,數(shù)據(jù)管理的水平是和計算機硬件、軟件的發(fā)展相適應(yīng)的，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展在短短的時間里經(jīng)過了四個階段： 初級文件管理階段（20世紀(jì)50年代中期以前）。 文件系統(tǒng)階段（2

14、0世紀(jì)5060年代中期）。 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)階段（20世紀(jì)60年代后期80年代）。 高級數(shù)據(jù)庫階段（標(biāo)志：80年代的分布式數(shù)據(jù)庫、90年代的對象數(shù)據(jù)庫和21世紀(jì)初的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫）,2.2數(shù)據(jù)分析,2.2.1學(xué)生信息管理數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)分析 在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫之前，應(yīng)當(dāng)首先根據(jù)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的功能，采集所有的信息，明確什么是需要用戶輸入的原始信息，什么是需要應(yīng)用程序計算和統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，什么是需要應(yīng)用程序生成的輸出報表。然后對采集的數(shù)據(jù)進行分析，并確定如何歸類，按照相關(guān)的主題劃分成結(jié)構(gòu)完善的多個獨立表。,將相關(guān)的數(shù)據(jù)分別放入各個獨立的表中，必須對數(shù)據(jù)表進行規(guī)范，規(guī)范化是降低或消除數(shù)據(jù)庫中冗余數(shù)據(jù)的過程。盡管在大多數(shù)

15、的情況下，冗余數(shù)據(jù)不能被完全清除，但冗余數(shù)據(jù)降得越低，就越容易維護數(shù)據(jù)的完整性，并且可以避免非規(guī)范化的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)更新異常。 規(guī)范化包括以下幾個原則： 字段的惟一性。在設(shè)計表時，所有字段內(nèi)容一定要簡單明確，每個字段只能存儲一種數(shù)據(jù)。 主關(guān)鍵字。在數(shù)據(jù)庫中每一個表都應(yīng)該具備一個字段，用來惟一確定每一條記錄。 功能關(guān)系性。在設(shè)計表時應(yīng)該考慮表中的其他字段與主關(guān)鍵字是否有直接的相關(guān)性。如果該字段與主關(guān)鍵字段并不密切相關(guān)，就表示該字段的存放位置不適當(dāng)，應(yīng)當(dāng)采取表的分割處理。 字段的獨立性。必須在不影響其他表的情況下對記錄進行修改。,2.2.2設(shè)計數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu),關(guān)系數(shù)據(jù)庫根據(jù)主題將相關(guān)的數(shù)據(jù)存儲在單獨

16、的表中，每個表都專門描述一個特定主題，這有助于高效地構(gòu)造數(shù)據(jù)并減少重復(fù)，將表分開可以保護原始結(jié)構(gòu)。 在規(guī)劃數(shù)據(jù)表時，要考慮數(shù)據(jù)的構(gòu)造方法，合理設(shè)計表的結(jié)構(gòu)，使其便于輸入和維護。在組織數(shù)據(jù)表時，應(yīng)當(dāng)分析數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系并檢查是否存在數(shù)據(jù)重復(fù)現(xiàn)象。,數(shù)據(jù)表包括兩部分：表的結(jié)構(gòu)和表中的數(shù)據(jù)。 設(shè)計表的結(jié)構(gòu)是確定每個表中的字段個數(shù)，每個字段的字段名稱、數(shù)據(jù)類型和字段屬性。 在設(shè)計時應(yīng)該遵循以下設(shè)計原則： 每個表應(yīng)該只包含關(guān)于一個實體（客觀事物）的信息。 每個表中任意兩條記錄的值不能完全相同。 同一表中不允許有相同的字段名。 同一字段中的值必須是相同的數(shù)據(jù)類型。,2.2.3 分析表間關(guān)系,通過規(guī)范化的方

17、法，可以對表進行有效的分割，這些表雖然是獨立的，但它們之間是彼此關(guān)聯(lián)的。 這種表示兩個表的共有字段之間的關(guān)聯(lián)性就是關(guān)系。 關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的表應(yīng)當(dāng)有一個主鍵，主鍵是指一個或一組區(qū)分不同記錄的字段。例如學(xué)生信息表中的學(xué)號，能夠惟一確定一名學(xué)生。 通過主鍵，可以關(guān)聯(lián)兩個表，便于避免數(shù)據(jù)重復(fù)。主鍵應(yīng)當(dāng)是一些不經(jīng)常更改的信息，作為主鍵字段的數(shù)據(jù)應(yīng)盡量簡短且能用來標(biāo)識記錄，在數(shù)據(jù)庫規(guī)劃階段就要考慮主鍵的設(shè)置。,關(guān)系數(shù)據(jù)庫根據(jù)主題將數(shù)據(jù)存儲在單獨的表中，但是通過關(guān)系將這些表聯(lián)系在一起。,2.3 創(chuàng)建數(shù)據(jù)表,Access提供了多種創(chuàng)建數(shù)據(jù)表的方法，用戶可以根據(jù)實際需要選擇適當(dāng)?shù)姆椒ā?1.使用向?qū)?chuàng)建表 2.使

18、用設(shè)計器創(chuàng)建表 3.通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表 4.導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)創(chuàng)建表 5.鏈接外部數(shù)據(jù)創(chuàng)建表,2.3.1 表的視圖,表有四種視圖: 設(shè)計視圖 數(shù)據(jù)表視圖 數(shù)據(jù)透視表視圖 數(shù)據(jù)透視圖視圖,2.3.2 自主創(chuàng)建表,1通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表 如果只有少量的原始數(shù)據(jù)，可以通過直接輸入數(shù)據(jù)的方法建立新表。,新建的空數(shù)據(jù)表是由10列、21行組成的二維表，數(shù)據(jù)表的每一列對應(yīng)表中的一個字段，數(shù)據(jù)表的每一行對應(yīng)表中的一條記錄。用戶可以直接輸入數(shù)據(jù)，編輯數(shù)據(jù)的方法和在Excel中的操作是一樣的。,2在設(shè)計視圖中創(chuàng)建表,這是最常用一種方法，分為兩個步驟：首先在表的設(shè)計視圖中建立表的結(jié)構(gòu)，然后在表的數(shù)據(jù)表視圖中輸入數(shù)據(jù)。,2.

19、3.3 現(xiàn)有數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出和鏈接,對于日常的數(shù)據(jù)處理，使用最廣泛的是Excel電子表格，彼此交換數(shù)據(jù)的格式通常也Excel電子表格。所以通過導(dǎo)入或鏈接外部數(shù)據(jù)來創(chuàng)建一個新表，是實際工作中最常用的方法。,1理解導(dǎo)入和鏈接,導(dǎo)入是指從文本文件、電子表格或數(shù)據(jù)庫表中檢索數(shù)據(jù)，并將其復(fù)制到Access表中的過程。在Access 2003中，可以使用導(dǎo)入的數(shù)據(jù)創(chuàng)建一個新表，也可以將導(dǎo)入的數(shù)據(jù)添加到與之有著相匹配的表結(jié)構(gòu)的現(xiàn)有表中，還可以將一個Access數(shù)據(jù)庫中的對象導(dǎo)入到另一個已經(jīng)打開的Access數(shù)據(jù)庫中。 鏈接是指在Access數(shù)據(jù)庫與其他應(yīng)用程序之間建立連接的過程。通過鏈接，可以在不進行導(dǎo)入的

20、情況下讀取外部數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)，并且在大多數(shù)情況下都可以對數(shù)據(jù)進行更新。外部數(shù)據(jù)源的格式不會因為導(dǎo)入而改變，因此，既可以在創(chuàng)建該文件的源應(yīng)用程序中繼續(xù)使用數(shù)據(jù)，也可以在Access中添加、刪除或編輯其數(shù)據(jù)。,在Access 2003中，可以導(dǎo)入或鏈接的外部數(shù)據(jù)主要有： （1）各種版本的Access數(shù)據(jù)庫和Access項目中的數(shù)據(jù)。 （2）各種版本的dBASE數(shù)據(jù)庫和Paradox數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。 （3）電子表格（如Excel和Lotus 1-2.3）中的數(shù)據(jù)。 （4）Microsoft Exchange、文本文件、HTML文檔和XML文檔中的數(shù)據(jù)。 （5）ODBC數(shù)據(jù)庫（如SQL Server數(shù)

21、據(jù)庫和Visual FoxPro數(shù)據(jù)庫）中的數(shù)據(jù)。,2通過導(dǎo)入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表 3將表直接導(dǎo)出為Excel工作表,2.4 數(shù)據(jù)表的使用,2.4.1數(shù)據(jù)表的字段屬性設(shè)置 1字段名稱 數(shù)據(jù)表中的一列對應(yīng)一個字段，每一個字段都要有字段名稱，字段名稱能夠體現(xiàn)出該字段中數(shù)據(jù)的屬性，如學(xué)生信息表中的“學(xué)號”、“出生日期”等。對字段名稱的命名要“見名知義”，長度要適中，便于以后的輸入和操作。,2數(shù)據(jù)類型,Access提供了10種數(shù)據(jù)類型。在設(shè)計數(shù)據(jù)表時要根據(jù)字段中的實際內(nèi)容確定適合的數(shù)據(jù)類型。 對于數(shù)據(jù)類型的選擇，要掌握以下幾個原則： 字段要存儲何種類型的數(shù)據(jù)？例如，“課程名稱”字段中存放的一定都是課程名。 是否

22、要對數(shù)字進行計算？例如，身份證號是數(shù)字形式，但是不需要數(shù)學(xué)運算，就要選擇文本類型。 是否需要進行排序、分類、索引？有些數(shù)據(jù)類型是不能用來設(shè)置索引、進行排序的，如備注、查閱向?qū)А⒊夋溄拥葦?shù)據(jù)類型。 根據(jù)數(shù)據(jù)的實際情況來選擇。例如，日期/時間型來存儲時間數(shù)據(jù)，在計算上會比用文本存儲具有更大的優(yōu)越性。,3字段屬性,表中的每個字段，除了要設(shè)置字段名稱和數(shù)據(jù)類型外，還有一些其他屬性，用于控制如何使用該字段來保存、處理和顯示數(shù)據(jù)。字段的數(shù)據(jù)類型不同，可用的屬性也不一樣。,2.4.2 創(chuàng)建主鍵和索引,1定義主鍵 在Access中，最好為每個數(shù)據(jù)表都定義一個主鍵（主關(guān)鍵字），定義主鍵的目的是要保證表中所有記

23、錄都是惟一可識別的。 主鍵可以由一個或多個字段組成，用于標(biāo)識表中的每一條記錄。例如，學(xué)生信息表中的“學(xué)號”字段能夠惟一確定一名學(xué)生，就將“學(xué)號”字段定義為主鍵。 主鍵有三種類型： 自動編號、 單字段主鍵、 多字段主鍵。,2創(chuàng)建索引 在表的字段中創(chuàng)建索引，有助于快速查找和排序記錄。表的索引類似于書的目錄，并且可以按照一個或一組字段值的順序?qū)Ρ碇杏涗浀捻樞蜻M行重新排列，從而加快數(shù)據(jù)檢索的速度。 索引的種類 按功能分為:惟一索引、普通索引、主索引 按字段個數(shù)分：單字段索引、多字段索引,1.創(chuàng)建單字段索引 所謂創(chuàng)建索引就是為字段設(shè)置索引屬性。在表的設(shè)計視圖或索引窗口中都可以設(shè)置索引屬性。 索引屬性提供

24、了3項取值： 無：表示本字段無索引。 “有（有重復(fù)）”選項：表示允許創(chuàng)建有重復(fù)記錄值的索引。 “有（無重復(fù)）”選項：將創(chuàng)建無重復(fù)記錄值的索引，即不允許該字段輸入重復(fù)值。 2.創(chuàng)建多字段索引 有時需要對多個字段中的數(shù)據(jù)進行查找或排序，就要將這些字段組合起來設(shè)置索引。,2.4.3 修改數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu),在維護數(shù)據(jù)庫的工作中，經(jīng)常要修改已創(chuàng)建好的表的結(jié)構(gòu)。通過表設(shè)計視圖，可以對表的結(jié)構(gòu)進行修改。 表是數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，對表結(jié)構(gòu)的修改，對整個數(shù)據(jù)庫會產(chǎn)生較大的影響。例如，修改字段屬性，會引起數(shù)據(jù)的丟失；添加或刪除字段，系統(tǒng)中與之相關(guān)的查詢、窗體和報表就不能正常工作，從而產(chǎn)生錯誤。 因此，對表結(jié)構(gòu)的修改應(yīng)該慎重

25、，最好事先做備份。,用戶可以在設(shè)計視圖和數(shù)據(jù)表視圖兩種方式下修改數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)。 1插入和刪除字段 2復(fù)制和移動字段,2.5數(shù)據(jù)表的維護,2.5.1編輯數(shù)據(jù)表的記錄 用戶對數(shù)據(jù)的編輯包括插入、刪除、修改、替換、復(fù)制、打印記錄等。 行選定器上的不同符號有不同的意義。各符號的含義如下： 三角形（）：表示該行為當(dāng)前操作行。 星形（*）：表示該行為表末端的空白記錄，可以用來輸入新記錄。 鉛筆形（）：表示該行正在輸入數(shù)據(jù)，或者正在修改數(shù)據(jù)。 鎖形（）：表示該行已被鎖定，用戶只能查看，而不能修改數(shù)據(jù)。,2.5.2 記錄的查找與替換,1數(shù)據(jù)的查找 在數(shù)據(jù)表中查找記錄是經(jīng)常要進行的操作。數(shù)據(jù)較少的情況下可用記錄

26、號定位的方法，在記錄定位器中的記錄編號框中雙擊編號，在記錄編號框中輸入要查找記錄的記錄號，按鍵光標(biāo)將定位在該記錄上。數(shù)據(jù)較多的情況就要使用“查找”對話框進行查找。 2數(shù)據(jù)的替換 在數(shù)據(jù)表中要修改成批的數(shù)據(jù)時，可以使用“替換”對話框?qū)Σ檎业降臄?shù)據(jù)進行成批更新。 在“查找和替換”對話框中，如果只知道查找的部分內(nèi)容，可使用“*”、“？”、“ ”、“#”等通配符進行相似內(nèi)容的查找和替換。,2.5.3 記錄的排序和篩選,索引和排序的作用都是將表中的數(shù)據(jù)按照某個字段值的規(guī)律有序地排列，以便更加有效地進行數(shù)據(jù)的檢索。篩選能夠按照指定的條件，在數(shù)據(jù)表中只顯示滿足條件的記錄，取消篩選后使數(shù)據(jù)表恢復(fù)原來的顯示。

27、1記錄的排序 數(shù)據(jù)表中的記錄通常按照輸入時的先后順序排列的，如果要使記錄按照某個字段的值進行有規(guī)律的排列，可將表進行排序。所以，對表進行排序必須先確定排序字段，然后按此字段的值以“升序”或“降序”的方式來重排表中的記錄。 按照多個字段的值進行排序時，要使這此字段成為相鄰字段，Access先對最左邊的字段進行排序，然后依次從左到右進行。選定這些字段，執(zhí)行上述操作即可，但是必須注意這些字段的先后順序。,2記錄的篩選,在數(shù)據(jù)表視圖中，可以利用篩選只顯示出滿足條件的記錄，將不滿足條件的記錄隱藏起來，方便用戶查看。 篩選的方法有4種： 按窗體篩選 按選定內(nèi)容篩選 高級篩選排序 內(nèi)容排除篩選,按窗體篩選：

28、按照表中字段的下拉列表框中的選項篩選記錄。與Excel工作表的篩選操作是一樣的。 按選定內(nèi)容篩選：只顯示出與選定內(nèi)容的值相同的記錄。 高級篩選排序：可以設(shè)置復(fù)雜的篩選條件，還可規(guī)定復(fù)合排序順序。 內(nèi)容排除篩選：與按選定內(nèi)容篩選相反，只顯示出與選定內(nèi)容的值不同的記錄。,高級篩選 將篩選條件輸入到“條件”行 單擊“應(yīng)用篩選”按鈕，即可得到篩選結(jié)果,（4）通過指定篩選內(nèi)容進行篩選,在快捷菜單的“篩選目標(biāo)”文本框中輸入要篩選的字符串或表達式，然后按Enter鍵，屏幕中只留下符合條件的記錄。,（5）取消篩選,如果要完全刪除篩選，則要清除篩選設(shè)計網(wǎng)格中的內(nèi)容，并把空篩選用于數(shù)據(jù)表，具體操作如下： （1）打

29、開“高級篩選/排序”窗口。 （2）單擊工具欄上的“清除網(wǎng)格（）”按鈕。 （3）單擊工具欄上的“應(yīng)用篩選”按鈕。 （4）關(guān)閉“高級篩選/排序”窗口。,2.5.4 隱藏和凍結(jié)字段,由于屏幕大小是有限的，為了便于查看表中主要字段的數(shù)據(jù),可以將表中的字段進行隱藏或凍結(jié)。 1. 隱藏字段 將鼠標(biāo)定位到要隱藏的列，選擇“格式”菜單中“隱藏列”命令，該字段所在的列將被隱藏起來。或者用鼠標(biāo)拖動列的右邊界線，使列寬變?yōu)?，也可以將該列隱藏。 如果要重新顯示被隱藏的列，可執(zhí)行“格式”菜單中“取消隱藏列”命令，在打開的“取消隱藏列”對話框中選擇需要顯示的列，則可將隱藏的列重新在屏幕上顯示出來。 2. 凍結(jié)字段 在數(shù)據(jù)

30、表視圖中，如果表中的字段較多，屏幕只能顯示表的部分字段內(nèi)容，為了使這些字段一直顯示在窗口中，可以將它們“凍結(jié)”。其操作步驟如下： 單擊要凍結(jié)的一個或多個字段的列選定器，執(zhí)行“格式”菜單中的“凍結(jié)列”命令，所選字段就被固定在窗口的左側(cè)。 如果要解開被凍結(jié)的列，只要執(zhí)行“格式”菜單中的“取消對所有列的凍結(jié)”命令即可。,2.5.5 整表的復(fù)制與刪除,1.整表的復(fù)制 為了防止數(shù)據(jù)的意外丟失，需要對整個數(shù)據(jù)表進行備份。復(fù)制數(shù)據(jù)表最簡單的辦法是先在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇“表”對象，選中要進行復(fù)制的表，然后按住Ctrl鍵拖動到適當(dāng)位置，將產(chǎn)生一個新表，并自動生成表名為：+“的副本”,然后再對其進行重新命名。 對表

31、的復(fù)制還可以通過“復(fù)制”、“粘貼”命令完成。選中要復(fù)制的表，執(zhí)行“編輯”菜單中的“復(fù)制”命令，然后再執(zhí)行“粘貼”命令，此時將打開“粘貼表方式”對話框。,（1）只粘貼結(jié)構(gòu)：新表只有原表的結(jié)構(gòu)，沒有記錄。 （2）結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)：新表與原表具有相同的表結(jié)構(gòu)和全部的記錄。 （3）將數(shù)據(jù)表追回加到已有的表：將復(fù)制的記錄追加到已有的表中，已有表即為在“表名稱”文本框中輸入的表。,2.6 數(shù)據(jù)表間的父子關(guān)系,2.6.1建立表間關(guān)系的目的 所謂表間關(guān)系就是指在兩個表的公共字段之間建立的聯(lián)系，建立了聯(lián)系的這兩個表被稱為是相關(guān)聯(lián)的兩個表，這個公共字段稱為關(guān)聯(lián)字段。通過定義表之間的關(guān)系，可以將數(shù)據(jù)庫的各個表的數(shù)據(jù)聯(lián)系起

32、來。只有定義了關(guān)系，創(chuàng)建查詢、窗體及報表等對象才可以同時顯示多個表中的數(shù)據(jù)。 關(guān)系可以協(xié)調(diào)各個表中的字段，它是通過匹配各個表中的主鍵字段的數(shù)據(jù)來完成的，關(guān)系的創(chuàng)建關(guān)鍵在于分析表之間的內(nèi)在聯(lián)系。,建立表之間的關(guān)系，必須滿足以下條件： （1）相關(guān)聯(lián)的字段名稱不一定相同，但字段類型必須相同。 （2）相關(guān)聯(lián)的字段若為數(shù)字型，二者還必須具有相同的“字段大小”屬性設(shè)置。 （3）特殊情況，自動編號型字段可以和數(shù)字型字段匹配，且要求二者必須具有相同的“字段大小”屬性設(shè)置。 Access中表之間的關(guān)系可以根據(jù)兩個表中記錄的匹配情況分為三類，在創(chuàng)建關(guān)系之前一般應(yīng)確保各表具有主關(guān)鍵字或惟一索引，應(yīng)遵循以下原則： “

33、一對多”關(guān)系，要求只有一個表的相關(guān)字段是主關(guān)鍵字或惟一索引。 “一對一”關(guān)系，要求兩個表的相關(guān)字段都是主關(guān)鍵字或惟一索引。 “多對多”關(guān)系，通過使用第三個表來創(chuàng)建，第三個表至少包括兩個部分（這兩部分既可以是字段，也可以是字段組），一部分來自A表的主關(guān)鍵字或惟一索引字段（或字段組），另一部分來自B表的主關(guān)鍵字或惟一索引字段（或字段組），如果需要還可以增加其他字段。,2.6.2 建立表間關(guān)系,建立表間關(guān)系時，要關(guān)閉所有已經(jīng)打開的表，因為不能在打開的表之間建立或修改關(guān)系。,在創(chuàng)建表間關(guān)系時，“編輯關(guān)系”對話框中有一個“實施參照完整性”復(fù)選框。如果不選中該復(fù)選框，對相關(guān)聯(lián)的兩個表進行修改時，不會對另一

34、個表產(chǎn)生影響。如果選擇了“實施參照完整性”復(fù)選框，為了保證相關(guān)聯(lián)的兩個表數(shù)據(jù)的一致性，有兩條“參照完整性”規(guī)則供選擇。 “級聯(lián)更新相關(guān)字段”：如果選中該復(fù)選框，當(dāng)主關(guān)鍵字（一對多關(guān)系中的一端）值被更改時，自動更新相關(guān)子表中對應(yīng)字段的值。 “級聯(lián)刪除相關(guān)字段”：如果選中該復(fù)選框，可以在刪除主表中的記錄時，自動刪除相關(guān)子表中的有關(guān)記錄。,2.6.3 子數(shù)據(jù)表,建立了表間關(guān)系之后，用戶在打開主表時，就可以同時看到子表中的相關(guān)記錄。例如，“學(xué)生信息”表和“成績”表之間存在著一對多的關(guān)系，打開“學(xué)生信息”表后，每條記錄的左端都會出現(xiàn)一個“+”， 單擊加號，成績表的相關(guān)記錄就會顯示出來，此時“+”變?yōu)椤?

35、”。,認(rèn)識窗體和控件,創(chuàng)建數(shù)據(jù)輸入窗體,建立查詢窗體,窗體制作的高級應(yīng)用,1,2,3,4,電 子 工 業(yè) 出 版 社 網(wǎng) 址,第4章 建立用戶和數(shù)據(jù)庫之間的交互式操作,主 目 錄,本章主要介紹窗體的概念和功能，窗體的組成和結(jié)構(gòu)，窗體的創(chuàng)建和外觀修飾等。窗體是Access的基本對象，是用戶與應(yīng)用程序之間的橋梁。利用窗體可以方便地輸入和輸出數(shù)據(jù)，進行數(shù)據(jù)的編輯和查詢、匯總和計算，還可以作為控制界面，將整個數(shù)據(jù)庫中的對象組織起來，形成一個完整的應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)用戶與數(shù)據(jù)庫的交互式操作。 學(xué)習(xí)要求 1了解窗體的功能和組成元素。 2熟練掌握窗體的創(chuàng)建以及在窗體中添加控件。 3掌握在設(shè)計視圖中對窗體的修改和

36、編輯，學(xué)會如何美化窗體。 4掌握切換面板的創(chuàng)建。 5了解和掌握在窗體中如何對數(shù)據(jù)進行計算和統(tǒng)計。,4.1.1 窗體的角色,窗體是用戶和數(shù)據(jù)庫之間進行交流的主要界面，利用窗體能夠輕松地完成對數(shù)據(jù)庫的各種處理和維護。 一般來說，窗體具有以下功能: 1輸入和編輯數(shù)據(jù) 2控制應(yīng)用程序的流程 3顯示各種提示、警告、錯誤、幫助信息 4輸出信息,4.1.2 窗體的規(guī)劃和設(shè)計,對于用戶來講，窗體要能夠引導(dǎo)用戶的正確操作，適應(yīng)不同水平的用戶，要易于操作。 對窗體的規(guī)劃，可以按照實際工作的先后順序進行設(shè)計。 1輸入窗體 輸入設(shè)計的目標(biāo)是保證向應(yīng)用系統(tǒng)中輸入正確的數(shù)據(jù)，遵循以下原則： 最小量原則、簡單性原則 、早檢

37、驗原則 、少轉(zhuǎn)換原則 2查詢窗體 在查詢窗體中要劃分出不同的功能區(qū)，體現(xiàn)人機交互式操作的方式。 3輸出窗體,4.1.3 窗體的工作方式,1窗體的分類 從窗體功能的區(qū)別，可以分為數(shù)據(jù)輸入窗體、查詢統(tǒng)計窗體和主切換面板等。 從窗體表現(xiàn)形式的不同，可以分為縱欄式、表格式、數(shù)據(jù)表式、圖表窗體等。 從窗體顯示數(shù)據(jù)的方式，可以分為三類：單頁窗體和多頁窗體、單一窗體和連續(xù)窗體、主窗體和子窗體。 2窗體的組成元素 窗體一般由節(jié)組成，表現(xiàn)為區(qū)段形式。 包括窗體頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳和窗體頁腳。 窗體中的信息可以分布在一個或多個節(jié)中。 3窗體的視圖 設(shè)計視圖、窗體視圖、數(shù)據(jù)表視圖、數(shù)據(jù)透視表視圖和數(shù)據(jù)透視

38、圖視圖。 不同的視圖類型有不同的功能和應(yīng)用范圍。,4.1.4常用控件,控件是一種圖形對象，用于顯示數(shù)據(jù)、執(zhí)行操作、裝飾窗體。在窗體中添加的每一個對象都是控件。 在窗體的設(shè)計視圖中，“工具箱”工具欄提供了各種常用控件，可以借助工具箱向窗體中添加需要的控件。,添加控件的方法有兩種： 一是單擊“工具箱”中相應(yīng)的控件按鈕選中它，在窗體中的適當(dāng)位置單擊或拖動，即可添加。 二是如果要添加的控件具有向?qū)摇翱丶驅(qū)А卑粹o已按下，選中某個控件按鈕時，系統(tǒng)會自動啟動相應(yīng)的向?qū)?，幫助用戶按照向?qū)э@示的說明進行操作。,4.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)輸入窗體,4.2.1使用向?qū)?chuàng)建窗體 使用窗體向?qū)Э梢詣?chuàng)建數(shù)據(jù)源基于一個或多個表或

39、查詢的窗體，根據(jù)向?qū)У奶崾?，輸入有關(guān)的記錄源、字段、版式以及格式的信息，根據(jù)用戶的實際輸入內(nèi)容來創(chuàng)建窗體。,4.2.2使用設(shè)計視圖創(chuàng)建源自多個數(shù)據(jù)源的窗體,窗體的數(shù)據(jù)源一般情況下基于一個表或一個查詢。 但是在很多情況下，窗體的數(shù)據(jù)源需要基于多個表或查詢，處理多重數(shù)據(jù)源有兩種辦法： 一是將多個表或查詢創(chuàng)建成一個新的查詢，以此作為窗體的數(shù)據(jù)源； 二是在窗體中添加子窗體，即主窗體基于一個數(shù)據(jù)源，其他的數(shù)據(jù)源分別為其設(shè)置相對應(yīng)的子窗體。子窗體是窗體中的窗體，在顯示有“一對多”關(guān)系的表或查詢中的數(shù)據(jù)時，子窗體特別有效。,1利用子窗體創(chuàng)建源自多個數(shù)據(jù)源的窗體,例如學(xué)生基本信息瀏覽窗體，可以查看學(xué)生的基本信

40、息，也可以同時查看學(xué)生的成績。如圖所示。,2利用選項卡控件創(chuàng)建多頁窗體,如果不同數(shù)據(jù)表中的信息互相有聯(lián)系，可將其放置在一個窗體中，用選項卡控件設(shè)置成多個頁面。如課程表和教材表是相關(guān)的兩個表，每一門課都有指定的教材，每一本教材都有相應(yīng)的課程。,4.2.3窗體屬性設(shè)置,在窗體中添加了各種控件之后，用戶可以根據(jù)實際需要，對窗體的外觀進行修飾，如設(shè)置窗體的邊框樣式、改變字體和字號、添加背景圖像等，也可以對控件設(shè)置處理數(shù)據(jù)的功能，如排序、篩選、記錄鎖定等。 左圖的窗體是利用向?qū)?chuàng)建的，進行相應(yīng)的屬性設(shè)置后，實際效果如右圖所示。,窗體的每一節(jié)（頁眉、主體、頁腳）及每個控件，都有自己的屬性，屬性對話框根據(jù)對

41、象的不同而有所變化。 如果要打開某個對象的屬性對話框，先選定該對象，或者在“格式（窗體/報表）”工具欄中的“對象”列表框中進行選擇，然后單擊“工具箱”工具欄上的“屬性”按鈕或選擇“視圖”菜單中的“屬性”命令。 一個窗體的屬性分為四類，分別是格式屬性、數(shù)據(jù)屬性、事件屬性、其他屬性。在“全部”選項卡中包含了前4種屬性。,1常用格式屬性 （1）標(biāo)題 （2）默認(rèn)視圖 （3）滾動條 （4）記錄選定器 （5）導(dǎo)航按鈕 （6）分隔線 （7）控制框 （8）邊框樣式 （9）圖片,2常用數(shù)據(jù)屬性 （1）記錄源 （2）排序依據(jù) （3）允許編輯、允許添加、允許刪除 （4）記錄集類型 （5）記錄鎖定 （6）可用,3常用

42、事件屬性 （1）更新前、更新后 （2）單擊、雙擊 （3）獲得焦點、失去焦點,4.3 建立查詢窗體,在數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)中，經(jīng)常要進行分類統(tǒng)計、匯總計算等工作。建立查詢窗體，可以利用建立好的各種表、查詢、控件和表達式生成器，在窗體中顯示各種查詢信息或統(tǒng)計數(shù)據(jù)。,4.3.2 創(chuàng)建統(tǒng)計查詢窗體,“學(xué)生人數(shù)查詢”窗體的功能是：在下拉列表中選擇相應(yīng)的年級，單擊“按班級查詢?nèi)藬?shù)”或“按專業(yè)查詢?nèi)藬?shù)”按鈕，在“人數(shù)合計”文本框中顯示出人數(shù)合計，“導(dǎo)出數(shù)據(jù)”按鈕的作用是將相應(yīng)年級的查詢結(jié)果，導(dǎo)出為電子表格文件。,4.3.3登錄窗體的設(shè)計,登錄窗體是應(yīng)用系統(tǒng)中常見的一種窗體。如果該系統(tǒng)只有一個用戶，在登錄時只要求用

43、戶提供密碼，如果有多個用戶同時使用，在登錄時要選擇用戶姓名和輸入用戶密碼。,4.3.4 在窗體中進行計算,對于一些需要計算，但不需要存儲和輸出的臨時性數(shù)據(jù)，可以在窗體中顯示，方便用戶的查看。利用計算型文本框，就可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計。 如窗體中的庫存數(shù)量和庫存金額，可以幫助用戶隨時了解“教材編號”為“J01001”的庫存情況。,對象運算符,在書寫一個表達式時，不僅可以用算術(shù)、關(guān)系、連接、邏輯等多種運算符，還可以使用對象運算符“！”和“.”來引用對象或?qū)ο蟮膶傩浴?（1）！運算符 ！運算符的作用是指出隨后為用戶定義的內(nèi)容。使用！運算符可以引用一個打開的窗體、報表或其中的控件。 （2）（點）運算

44、符 （點）運算符通常指出隨后為Microsoft Access 2003定義的內(nèi)容。使用（點）運算符可引用窗體、報表或控件等對象的屬性。 使用對象運算符的格式： 窗體引用 Forms ! 窗體 窗體屬性引用 Forms ! 窗體 .屬性 窗體中的控件屬性引用 Forms ! 窗體 !控件.屬性 控件引用 Forms/ Reports ! 窗體/報表 ! 控件,4.4窗體制作的高級應(yīng)用,4.4.1設(shè)計“切換面板”窗體 使用切換面板管理器創(chuàng)建應(yīng)用系統(tǒng)，實質(zhì)上是創(chuàng)建一個控制菜單，通過選擇菜單實現(xiàn)各個功能模塊，完成相應(yīng)的操作。每級控制菜單對應(yīng)一個切換面板頁，每個切換面板頁提供相應(yīng)的切換項，即菜單項。,

45、4.4.2設(shè)計圖表窗體,利用圖表顯示數(shù)據(jù)，使用戶更易于進行數(shù)據(jù)的比較分析，更加清晰地觀察數(shù)據(jù)發(fā)展的趨式。在Access中可以在窗體、報表或頁中創(chuàng)建圖表，也可以建立數(shù)據(jù)透視圖窗體和數(shù)據(jù)透視表窗體。圖表可以是全局的（包括全部數(shù)據(jù)），也可以是記錄綁定型的（圖表僅反映來自當(dāng)前記錄的數(shù)據(jù)，并且隨用戶在記錄之間的瀏覽而更新）。 在窗體中使用圖表有三種方法：一是利用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建窗體；二是利用“數(shù)據(jù)透視表向?qū)А保蝗抢谩白詣哟绑w：數(shù)據(jù)透視表”和“自動窗體：數(shù)據(jù)透視圖”進行創(chuàng)建。,1創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表窗體,這個數(shù)據(jù)透視表的作用是：選擇不同的班級，查看每個班級的男、女生人數(shù)及總?cè)藬?shù)。,例如打開“bh”下拉列表，

46、選擇“J04003”，就顯示出J04003班的專業(yè)名稱，男生人數(shù)、女生人數(shù)及總?cè)藬?shù)，如圖所示。,2創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖窗體,數(shù)據(jù)透視圖是圖表形式的數(shù)據(jù)，能夠根據(jù)需要對數(shù)據(jù)進行分析。 對于創(chuàng)建好的數(shù)據(jù)透視表，可以利用工具欄中的“視圖”按鈕，直接切換到“數(shù)據(jù)透視圖”視圖中，轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)透視圖。 也可以使用“圖表向?qū)А焙汀靶陆ù绑w”對話框中“自動創(chuàng)建：數(shù)據(jù)透視圖”選項，建立表或查詢的數(shù)據(jù)透視圖。,以柱形圖形式顯示出每個專業(yè)的男生比例和女生比例，以學(xué)號為計數(shù)字段。,基本報表的設(shè)計和創(chuàng)建,報表的編輯技巧,統(tǒng)計和分析報表的建立,報表的預(yù)覽和打印,1,2,3,4,電 子 工 業(yè) 出 版 社 網(wǎng) 址,第5章 設(shè)計數(shù)據(jù)

47、的輸出方式,主 目 錄,本章介紹報表對象的創(chuàng)建和設(shè)計方法。建立數(shù)據(jù)庫的最終目的，是希望得到經(jīng)過處理的數(shù)據(jù)，并以表格或圖表的形式輸出，供用戶使用。Access數(shù)據(jù)庫的報表對象，就是實現(xiàn)數(shù)據(jù)輸出的有效方式。用戶可以控制報表上每個對象（也稱為報表控件）的外觀，并按照需要選擇數(shù)據(jù)的顯示形式，以便在窗體中查看或打印輸出。 學(xué)習(xí)要求： 1.了解報表的概念 2.熟練掌握報表的設(shè)計方法 3.掌握在報表中記錄的分組與排序 4.掌握在報表中加入數(shù)據(jù)計算的方法 5. 掌握報表的預(yù)覽和打印,5.1 基本報表的設(shè)計和創(chuàng)建,建立數(shù)據(jù)庫的最終目的，是希望得到經(jīng)過處理的數(shù)據(jù)，并以表格或圖表的形式輸出，供用戶使用。Access

48、數(shù)據(jù)庫的報表對象，就是實現(xiàn)數(shù)據(jù)輸出的有效方式。用戶可以控制報表上每個對象（也稱為報表控件）的外觀，并按照需要選擇數(shù)據(jù)的顯示形式，以便在窗體中查看或打印輸出。 學(xué)習(xí)要求： 1.了解報表的概念 2.熟練掌握報表的設(shè)計方法 3.掌握在報表中記錄的分組與排序 4.掌握在報表中加入數(shù)據(jù)計算的方法 5. 掌握報表的預(yù)覽和打印,5.1.1基本報表的輸出,對于已經(jīng)建立的表和查詢，如果設(shè)置好了數(shù)據(jù)顯示的格式，可以在各自的“數(shù)據(jù)表”視圖中，利用“文件”菜單中的“打印預(yù)覽”和“打印”命令，直接用打印機打印出來。 而報表的優(yōu)勢在于，除了按照顯示的格式輸出數(shù)據(jù)以外，還可以在報表中輸出經(jīng)過計算的數(shù)據(jù)，以及對數(shù)據(jù)進行分組和

49、排序，滿足用戶的不同需求。,1.報表的類型,（1）縱欄式報表 縱欄式報表與縱欄式窗體一樣，是把每個字段單獨列在一行上來顯示，由兩列組成，左邊一列顯示字段的標(biāo)題，右邊一列顯示字段中的數(shù)據(jù)。 （2）表格式報表 表格式報表跟數(shù)據(jù)表十分類似，是由行和列組成的二維表，每行顯示一條記錄。 （3）圖標(biāo)式報表 圖標(biāo)式報表是利用圖形的方式顯示數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)，可以對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計。 （4）標(biāo)簽式報表 標(biāo)簽式報表將數(shù)據(jù)以標(biāo)簽的方式組織在一起輸出，比如信封、名片介紹信等格式的文件。,2.報表的視圖,設(shè)計視圖: 在設(shè)計視圖中可以自行設(shè)計報表，也可以修改報表的布局。 打印預(yù)覽視圖: 在打印預(yù)覽中，可以看到報表的打印外觀。使用

50、“打印預(yù)覽”工具欄按鈕可以以不同的縮放比例對報表進行預(yù)覽。 版面預(yù)覽視圖: 在版面預(yù)覽中，可以預(yù)覽報表的版式。如果報表的數(shù)據(jù)量較大，也可使用版面預(yù)覽可以快速地查看報表的版面設(shè)置。,3報表的組成,5.1.2 使用“自動報表”創(chuàng)建報表,自動創(chuàng)建報表是使用數(shù)據(jù)源中的所有字段，自動生成報表，有縱欄式和表格式兩種版面。,5.1.3使用向?qū)?chuàng)建報表,5.1.4使用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表,5.2 報表的編輯技巧,創(chuàng)建報表和創(chuàng)建窗體的操作非常相似。創(chuàng)建窗體的大部分控件都可以在報表中使用，設(shè)計窗體時對控件的各種操作，同樣也可以在報表的設(shè)計過程中使用。兩者的區(qū)別在于：在窗體中可以輸入數(shù)據(jù)，在報表中則不能。,5.2.1向

51、報表中添加控件,利用向?qū)?chuàng)建的報表，在大多數(shù)情況下并不符合實際要求，需要在報表的設(shè)計視圖中，進行報表樣式的修改，調(diào)整報表的布局。在報表中添加控件，同樣要使用“工具箱”工具欄，其使用方法和基本操作可參考窗體的操作。 為了美化報表的外觀，可以在報表中添加背景圖片，這種圖片將應(yīng)用在全頁。 中文報表一般都有網(wǎng)格線，可以利用“矩形”或“直線”控件，向報表中添加邊框、橫線和豎線。為了在報表中實現(xiàn)中文表格的網(wǎng)格線，畫好的直線或矩形往往要經(jīng)過多次調(diào)整。同時要調(diào)整頁面頁眉節(jié)和主體節(jié)的高度，使兩個節(jié)剛好能容納其中所包含的控件。,5.2.2報表的屬性設(shè)置,1添加圖片 圖片類型：靜態(tài)圖像、非綁定型圖像和綁定型圖像。

52、綁定型圖像來源于數(shù)據(jù)表中的字段，會隨著記錄的變化而變化。非綁定型圖像是固定不變的。靜態(tài)圖像一旦添加到報表中，就不能修改了，而非綁定型圖像是以O(shè)LE方式存在的，可以在圖像上雙擊，進入編輯狀態(tài)進行修改。,在“報表”的屬性對話框中選擇“格式”選項卡，在“圖片”屬性的文本框中輸入要添加的圖片的保存路徑，或單擊“”按鈕打開“插入圖片”對話框，從中查找并選擇。然后再設(shè)置圖片的類型、縮放模式、對齊方式和是否平鋪等其他屬性。,2在報表中設(shè)置強制分頁,在設(shè)計報表時，如果要將報表中的每一條記錄、組或節(jié)打印在單獨的頁上，可以進行強制分頁。,5.2.3創(chuàng)建子報表,1. 將子報表添加到已有的報表中 如果已經(jīng)建立了一個報

53、表，我們可以將另一表作為子報表添加到該報表中。添加前必須保證主報表和子報表之間的數(shù)據(jù)源表之間建立了表間關(guān)系。 2.將已有報表作為子報表添加到主報表上 對于已經(jīng)建立的兩個報表，可以將一個報表作為主報表，而把另一個報表作為子報表添加到主報表中。,5.3統(tǒng)計和分析報表的建立,5.3.1學(xué)生信息管理的統(tǒng)計報表設(shè)計,5.3.2報表中的排序與分組,什么是排序和分組？比如學(xué)生學(xué)號按照大小排列，就是排序。用戶在輸出報表時經(jīng)常需要把具有相同特征的記錄排列在一起，例如將分?jǐn)?shù)相同的排在一起，這就是分組。 組由三部分組成：組頁眉、組文本和組頁腳。對報表設(shè)置分組一選項后，不同組記錄既可以顯示或打印在同一個頁面內(nèi)，也可以

54、在不同的頁面內(nèi)。在一個報表中，最多可以按十個字段或表達式進行分組。,組屬性中各個選項的含義是： 組頁眉：用于控制是否為當(dāng)前字段添加該組的頁眉。 組頁腳：用于控制是否為當(dāng)前字段添加該組的頁腳。 在進行分組時，必須將“組頁眉”或“組頁腳”的屬性設(shè)為“是”，或兩者同時設(shè)置為“是”，以創(chuàng)建分組級別。 分組形式：用于選擇分組時所使用的依據(jù)?？捎玫倪x項取決于分組字段的數(shù)據(jù)類型。如果按表達式分組，將顯示適于所有數(shù)據(jù)類型的全部選項。 組間距：作為分組依據(jù)的字段或表達式中的值，指定有效的組間距。 保持同頁：設(shè)置是否在同一頁中是打印組的所有內(nèi)容，還是僅打印部分內(nèi)容。各選項含義如下： 整個組：將組頁眉、組頁腳以及所

55、有主體記錄保持在同一頁或同一列中。 與第一條詳細(xì)記錄：表示當(dāng)能夠同時打印組中的第一個主體記錄時，組頁眉也將打印在同一頁或同一列中。,5.3.3在報表中進行計算,有兩種方法可以實現(xiàn)報表中的計算 ：一是在相應(yīng)的表中加入計算字段；二是在報表輸出時進行統(tǒng)計匯總。而后者具有較高的可維護性和數(shù)據(jù)一致性，所以應(yīng)用比較普遍。,5.報表的預(yù)覽和打印,報表最主要的功能是將表或查詢中的數(shù)據(jù)按照設(shè)置的輸出內(nèi)容和報表格式打印出來，在打印報表之前，應(yīng)該首先對報表的頁面進行設(shè)置，預(yù)覽實際的輸出效果，這樣才能得到需要的報表。,5.4.1頁面設(shè)置和報表瀏覽,5.4.2報表的打印與合并打印,在打印對話框中進行下列設(shè)置： （）在“

56、打印機”列表框中指定打印機的名稱、型號和連接的位置。對于不同型號的打印機，其紙張大小的范圍是不一樣的，例如激光打印機就有A4和A3兩種幅面。 （）在“打印范圍”區(qū)域中，確定要打印的頁面范圍。 （）在“份數(shù)”區(qū)域中，指定要報表的打印份數(shù)，選擇是逐份打印，還是將一頁的份數(shù)打印完后再打印下一頁。 （）單擊確定按鈕，開始打印。,5.4.3在窗體中添加報表,在窗體中添加一個命令按鈕控件，執(zhí)行的操作是“預(yù)覽報表”。,宏的基本概念,將宏添加到窗體和報表,宏的調(diào)試與運行,利用宏創(chuàng)建系統(tǒng)菜單,1,2,3,4,電 子 工 業(yè) 出 版 社 網(wǎng) 址,第六章 使數(shù)據(jù)庫的操作能夠自動執(zhí)行,主 目 錄,本章介紹如何使用宏對

57、象，將Access中的表、查詢、窗體、報表和頁等5種數(shù)據(jù)庫對象有機的結(jié)合起來，使他們之間能夠相互驅(qū)動，對數(shù)據(jù)庫的操作更完善、更簡便，實現(xiàn)自動執(zhí)行數(shù)據(jù)庫中的各種操作。 學(xué)習(xí)要求： 1.了解宏的概念和功能 2.掌握如何定義宏和使用宏操作 3.學(xué)會使用宏控制報表和窗體 4.掌握宏的調(diào)試和運行,6.1宏的基本概念,在Access2003中可以創(chuàng)建宏用來執(zhí)行某個特定的操作，或創(chuàng)建一個宏組用以執(zhí)行一系列的特定操作。 使用宏對象可以在不用編寫程序代碼的情況下，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫中各個對象的各種操作，只要在操作時給出宏的名稱、條件和參數(shù)，就可以自動完成指定的操作。 例如，在不同的窗體之間進行切換，檢查數(shù)據(jù)的輸入是否

58、正確，完成數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計等。,6.1.1 宏的功能,6.1.2 宏的設(shè)計窗口,宏的設(shè)計窗口分為上下兩部分. 上半部分的每一行稱為一個操作行，為一個操作的具體內(nèi)容.注釋列用來說明宏操作的用法。 下半部分為宏的參數(shù)編輯區(qū)。 創(chuàng)建宏的工作包括確定宏名，添加宏操作，設(shè)置各個操作的參數(shù)，給部分參數(shù)設(shè)置參數(shù)的提示信息，給每個操作添加注釋信息等。,6.1.3 常用的宏操作,宏是以宏操作為單位的，一個宏可以是一個宏操作，也可以是一組宏操作，在運行宏時按照排列的先后順序依次執(zhí)行。 Access的宏操作是非常豐富的，如果只是做一個小型的數(shù)據(jù)庫，程序的流程控制完全可以利用宏來實現(xiàn)，而無須使用 Visual Bas

59、ic代碼。 宏操作一般都有具體的參數(shù)，和帶參的函數(shù)很相似，不同的是宏操作在執(zhí)行后沒有返回值。如 OpenForm有參數(shù)，而Beep就沒有參數(shù)。參數(shù)可以看作是對一個操作的特定定義。,6.2 將宏添加到窗體和報表,創(chuàng)建了宏對象后，可以將其附加到窗體、報表及其上的控件中，對某些事件做出響應(yīng)，如打開和或關(guān)閉窗體、預(yù)覽或打印報表等,6.2.1 利用宏建立消息提示框,例如在窗體1中，如果用戶輸入了錯誤的密碼，將彈出一個消息框，提示用戶重新輸入。,在宏設(shè)計窗口中添加了全部的宏操作 。,在窗體的設(shè)計視圖中打開登錄窗體，選中“確定”命令按鈕，打開其“屬性”對話框，在“事件”選項卡中的“單擊”列表框中選擇“輸入密碼核對”，如圖所示。,6.2.2 在查詢窗體中設(shè)置宏,宏組是用一個宏名來存儲的相關(guān)的宏的集合，宏組中的每一個宏都有一個自己的宏名，用以標(biāo)識宏，以便在適當(dāng)?shù)臅r候可以單獨使用。這樣可以更方便地對宏進行管理，對數(shù)據(jù)庫進行管理。 運行宏組時，將從第一個操作開始，依次執(zhí)行每個宏，直到遇到StopMacro宏操作、其他宏名、或已完成全部的操作。 宏組的調(diào)用格式為：宏組名.宏名,在“分類查詢”窗體的設(shè)計視圖中，分別打開4個命令按鈕