1、第三講,外貿(mào)函電之格式,函電知識(shí),外貿(mào)函電是一種商務(wù)信件，英文foreign correspondence，是有著國(guó)際貿(mào)易關(guān)系的雙方由于彼此的業(yè)務(wù)往來(lái)而產(chǎn)生的信件。在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，形式并不局限于紙質(zhì)信件，也可以是電子郵件、傳真或MSN。 外貿(mào)函電是外貿(mào)業(yè)務(wù)員要處理的日常工作之一。然而，能處理好外貿(mào)函電的外貿(mào)業(yè)務(wù)員卻不多。,外貿(mào)函電的格式內(nèi)容和要求,外貿(mào)函電最常用的內(nèi)容：建立業(yè)務(wù)關(guān)系、詢盤、發(fā)盤、回復(fù)、銷售合同、包裝、保險(xiǎn)、賠償、仲裁等。 外貿(mào)函電基本要求：主題明確，內(nèi)容簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言精煉，表述完整。 外貿(mào)函電的格式：有固定的語(yǔ)言、習(xí)慣用法和常用句型。 外貿(mào)函電的語(yǔ)氣：各部分語(yǔ)氣。開(kāi)發(fā)信、詢

2、盤回復(fù)一般要客氣，表達(dá)感謝;平常業(yè)務(wù)聯(lián)系要細(xì)心、信任;催促付款要緊急而不失禮貌;客戶索賠要理解、給予足夠的解釋和說(shuō)明。,外貿(mào)信函的分類,外貿(mào)信函從功能、用途上可分為： 建立商貿(mào)關(guān)系函 詢價(jià)函 貨物訂購(gòu)函 通函 商洽函 等等。,商務(wù)信函,1. 格式：1）信封的格式 2）信件的格式 2.內(nèi)容,一、信封,信封一定要寫(xiě)得準(zhǔn)確、整潔，是寫(xiě)信封的基本要求。但英語(yǔ)和漢語(yǔ)在地址的寫(xiě)法上是截然不同的。,信封的格式,美國(guó)式信封書(shū)寫(xiě) THE TENTH NATIONAL BANK，101WallStreet，NEWYORK 5NY，US Via airmail MrLiming， No363，Renmin Road

3、， ChongQing，630000 China,630000 中國(guó)重慶人民路363號(hào)： 李明先生收 美國(guó)紐約市第5郵區(qū)華爾街101號(hào)第10國(guó)民銀行 需要注意的是，我國(guó)由國(guó)內(nèi)發(fā)往國(guó)外的信件，郵電部門規(guī)定有統(tǒng)一的外函信封。其要求是，信封的正面寫(xiě)收信人名址，背面寫(xiě)寄信人名址。收信人名址應(yīng)用英文書(shū)寫(xiě)，寄信人名址除國(guó)名用英文書(shū)寫(xiě)外，均用中文書(shū)寫(xiě)。,信封地址的寫(xiě)法,信封的格式1齊頭式（平頭式）,信封的格式2縮格式（縮進(jìn)式）,商務(wù)信函的格式,齊頭式（ 美式） 縮進(jìn)式（英式、中式）,格式,齊頭式或垂直式(Block style),縮進(jìn)式或鋸齒式(indented style),漢語(yǔ)書(shū)信樣式（縮進(jìn)式）,中文商

4、務(wù)信函的格式和內(nèi)容,中文商務(wù)信函一般由開(kāi)頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個(gè)部分組成。 (1)開(kāi)頭 開(kāi)頭寫(xiě)收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨(dú)占行、頂格書(shū)寫(xiě)，稱呼后用冒號(hào)。 (2)正文 信文的正文是書(shū)信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問(wèn)題，通常包括： 向收信人問(wèn)候； 寫(xiě)信的事由，例如何時(shí)收到對(duì)方的來(lái)信，表示謝意，對(duì)于來(lái)信中提到的問(wèn)題答復(fù)等等； 該信要進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系，如詢問(wèn)有關(guān)事宜，回答對(duì)方提出的問(wèn)題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆蟮取Ｈ绻纫驅(qū)Ψ皆儐?wèn)，又要回答對(duì)方的詢問(wèn)，則先答后問(wèn)，以示尊重； 提出進(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。,(3)結(jié)尾 結(jié)尾往往用簡(jiǎn)單的一兩句話，寫(xiě)明希望對(duì)方答復(fù)的要

5、求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)?！?同時(shí)寫(xiě)表示祝愿或致敬的話，在商務(wù)信函中一般用祝愿語(yǔ)“此致”，“商祺”。對(duì)于比較熟悉的可以用如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。 祝語(yǔ)一般分為兩行書(shū)寫(xiě)，“此致”、“敬祝”可緊隨正文，也可和正文空開(kāi)?！熬炊Y”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書(shū)寫(xiě)。 (4)署名 署名即寫(xiě)信人簽名，通常寫(xiě)在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時(shí)可寫(xiě)單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時(shí)署寫(xiě)信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見(jiàn)，也可加蓋公章。 (5)日期 寫(xiě)信日期般寫(xiě)在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。,英語(yǔ)商務(wù)信函（Busines

6、s Letters）的格式和內(nèi)容,商貿(mào)英文書(shū)信除了信頭、收信人名址、稱呼、正文、結(jié)束語(yǔ)和簽名外，有的信還要注明收發(fā)信編號(hào)，載入特別注意事項(xiàng)，如注意事項(xiàng)或特別指定閱信人、書(shū)信主題、附言和附件等（當(dāng)然這些都不是必需的，可視情況而定。），都有其固定的位置。如下圖： 發(fā)文編號(hào) 收文編號(hào) 信頭 日期 收信人名址 特別指定閱信人 稱呼 書(shū)信主題 正文 結(jié)尾 簽名 附件,1. 信頭,商貿(mào)英文書(shū)信與中文書(shū)信不同的一個(gè)特點(diǎn)是，在信紙的開(kāi)頭必須首先寫(xiě)上信頭，即寄信人的名址和寫(xiě)信日期。而在中文信件中，這一部分是放在書(shū)信的末尾的。這是英文書(shū)信的固定格式。通常，信頭寫(xiě)在信紙的右上角，先寫(xiě)寄信人名址（與信封上寫(xiě)法一樣），

7、再寫(xiě)寫(xiě)信日期。但也有寫(xiě)在信紙正上方和左上角的。,信頭樣例,150 Kensington Road，Brooklyn，NewYork 12，NY June 10，2013,Established1900 TELEPHONE：xxxxxx, CHICAGO ENVELOPE COMPANY CABLE ADDRESS：CALUMET 4251，2901-2917 INDIANA AVENUE ENVELOPE CHICAGO RefNoCHICAGO，ILLINOIS CODES USED： March 16，2012，ALLCODES RENTLEYS PREFERRED,2. 日期,3. 編號(hào)

8、（可選項(xiàng)）,4. 收信人的名址,與信封上的收信人地址相同，一般寫(xiě)在信紙的左上部，即在寄信日期下隔二行起寫(xiě)。 收信人地址特別要注意的是，不僅要詳細(xì)，而且必須按照收信人自身所固定的寫(xiě)法來(lái)寫(xiě)，不能隨意改變，因?yàn)槁殬I(yè)、職位不同，以及在不同的國(guó)家，其頭銜、區(qū)域的寫(xiě)法是完全不一樣的。,信內(nèi)地址的內(nèi)容,5. 稱呼,商貿(mào)英文書(shū)信稱呼的寫(xiě)法與中文信件的寫(xiě)法也是不一樣的。 例如：Dear Sir/Dear sirs， Dear Madam，Dear Ladies， Dear Mesdames， Gentlemen： Dear Sir and Madam， Ladies and Gentlemen：,在不同的信件中

9、，稱呼是多種多樣的，但最常見(jiàn)的不外是Gentlemen（美國(guó)式）和Dear sirs（英國(guó)式）二種?？梢?jiàn)，在商貿(mào)英文書(shū)信的稱呼中，由于在“稱呼”前已專門有收信人名址一欄，所以一般不再寫(xiě)收信人的姓名，通常就寫(xiě)Dear sirs或Gentlemen即可。 只有在雙方關(guān)系較為密切時(shí)，才加上人名，如Dear MrSmall。在這里，Dear Sirs就相當(dāng)于中文信件的“敬啟者”之類的禮節(jié)性用語(yǔ)，是公文中常用的，不宜直譯為“親愛(ài)的先生”。另外，由于英、美習(xí)慣的不同，還要注意在“Dear Sirs”之后，通常用“，”號(hào)，而美國(guó)式“Gentlemen”之后，則應(yīng)用“：”號(hào)。,6. 正文,這是一封信的核心部分

10、。要求是要做到五個(gè)“C”，即禮貌（Courtesy）、簡(jiǎn)潔（Conciseness）、明了（Clarity）、正確（Correctness）和完整（Completeness），以準(zhǔn)確表達(dá)自己的商貿(mào)意圖。 正文應(yīng)從稱呼下一行開(kāi)始寫(xiě)，信紙?jiān)谧笥覂蛇叾家艏s一寸寬的空白，以保持書(shū)信應(yīng)有的齊整格式。同時(shí)，一封信要按內(nèi)容分成幾段，不要把一封長(zhǎng)信寫(xiě)成單獨(dú)的一段。為了明確起見(jiàn)，商貿(mào)英文書(shū)信常將各段加上編號(hào)或以每段之間加空行來(lái)分隔。但要特別注意的是，商貿(mào)英文書(shū)信原則上應(yīng)符合“一事一信”的要求，即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事，不要把幾件事放在一信內(nèi)敘述，以利于所談事情能及時(shí)得到處理。,7. 結(jié)尾敬語(yǔ),

11、結(jié)束語(yǔ)是指在正文之后，簽名之前所使用的客套用語(yǔ)，一般在正文最后一行的下一行或空一行書(shū)寫(xiě)。常用的客套語(yǔ)是：Yours truly（你的真誠(chéng)的），Yours sincerely（你的忠誠(chéng)的）Yours faithfully（你的忠實(shí)的），等等。 在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質(zhì)的信件中，還可用Yours most Cordially（你的最真誠(chéng)的）或Yours respectfully（你的恭順的）等。,8.簽名,簽名是指寫(xiě)信人在書(shū)信的末尾用鋼筆簽上個(gè)人名字或公司名稱，相當(dāng)于我國(guó)的簽字蓋章。在商貿(mào)英文書(shū)信中，簽名通常要占三至四行， 第一行常用作公司名稱，全部要用大寫(xiě)；第二行用于個(gè)人簽字，通常是既有簽名，又有打印名，以便易于辨認(rèn)簽名； 第三行常用于簽名人的頭銜。 在商貿(mào)英文書(shū)信中，即使是對(duì)認(rèn)識(shí)的收信人，也要簽上全名，即使信是打印的，也要親自簽名。在簽名后打印上寫(xiě)信人的職務(wù)是很重要的，這是告訴對(duì)方你有處理信中所談事務(wù)的權(quán)威。,簽名樣例,Yours truly， FIDELITY TRADINGCOING （簽名） HBHaslehurst General Manager,Very truly yours， UNITED EXPORTERS COMPANY （簽名） Maxde Hes,樣例,Very truly yours， STER