第一次課 辦公自動(dòng)化基礎(chǔ) 什么是辦公自動(dòng)化 n 辦公自動(dòng)化是一門綜合性技術(shù)，它能不斷地使人們的部分 辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備，并由這些設(shè)備與 辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息系統(tǒng)。 n 完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)包括信息采集、信息加工、信息傳 輸和信息管理四個(gè)基本環(huán)節(jié) n 文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、 日程處理 、電子郵件、電子報(bào)表、數(shù)據(jù)處理、信息管理、決策支持 等 n 辦公自動(dòng)化利用科學(xué)的管理方法，借助于各種先進(jìn)技術(shù)， 改善了辦公環(huán)境和條件，極大地提高辦公效率和質(zhì)量，縮 短了辦公周期，提升了管理和決策的科學(xué)化、自動(dòng)化水平 辦公自動(dòng)化的功能 n 文字處理：在辦公中大量的工作是文字處理，包括對(duì)中外文字、數(shù)字 的打字、編輯、排版、存儲(chǔ)、打印等工作； n 數(shù)據(jù)處理：對(duì)數(shù)值及非數(shù)值工作的處理； n 資料處理：對(duì)各種文檔資料的分類、登記、查詢、搜索等工作； n 事務(wù)處理：對(duì)人力資源、工資、財(cái)務(wù)、辦公事務(wù)管理等工作； n 圖形圖像處理：有關(guān)對(duì)圖形圖像的輸入、編輯、識(shí)別、修整、輸出等 工作； n 語言處理：對(duì)語言的輸入、輸出、存儲(chǔ)以及和文字的轉(zhuǎn)換等工作； n 網(wǎng)絡(luò)通信：對(duì)單位內(nèi)部以及外部之間溝通信息處理、事務(wù)處理等工作 ； n 信息管理：對(duì)信息的收錄、存儲(chǔ)、查詢、發(fā)布等工作； n 輔助決策：在對(duì)數(shù)據(jù)信息分析的基礎(chǔ)上，為決策制定提供優(yōu)化處理解 決方案； n 安全保密：對(duì)需要安全保密的數(shù)據(jù)信息按要求進(jìn)行防范加密措施。 辦公自動(dòng)化的概念 n 辦公自動(dòng)化（OA，Office Automation）是用現(xiàn)代 化的計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)來實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)過程 的數(shù)字化和決策管理信息化，使辦公業(yè)務(wù)超越傳 統(tǒng)時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)無紙辦公、移動(dòng)辦公和協(xié)同辦 公。辦公自動(dòng)化向多媒體化、網(wǎng)絡(luò)化、集成化和 智能化發(fā)展。 n 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OAS，Office Automation System）是以人為主導(dǎo)，集成系統(tǒng)管理、信息技 術(shù)和科學(xué)決策的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。 辦公工作的發(fā)展歷程 n 傳統(tǒng)辦公 n 機(jī)器辦公 n 網(wǎng)絡(luò)辦公 n 有限移動(dòng)辦公 n 隨時(shí)隨地辦公和低碳辦公 辦公自動(dòng)化的模式 n 傳統(tǒng)辦公模式 信息流模式 過程模式 數(shù)據(jù)庫(kù)模式 決策模式 行為模式 n 現(xiàn)代辦公模式 辦公室的分類 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的層次 模型 現(xiàn)代辦公模式 n 辦公室的分類 確定型事務(wù)處理辦公室 非確定型決策處理辦公室 混合型處理辦公室 n 辦公室人員的分類 決策者 管理工作者 知識(shí)性工作者 辦事員 辦公自動(dòng)化的任務(wù) n 事務(wù)處理 n 信息管理 n 輔助決策 n 事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成 事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由微機(jī)配以基 本辦公設(shè)備(復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、印 刷系統(tǒng)、縮微系統(tǒng)、會(huì)議用各種錄音設(shè)備 和投影儀等)、簡(jiǎn)單的通信網(wǎng)絡(luò)、獨(dú)立支持 它的具有各種基本功能的軟件(小型關(guān)系型 數(shù)據(jù)庫(kù)軟件及專用軟件等)等組成。 n 管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能 p管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)除擔(dān)負(fù)事務(wù)型辦公系統(tǒng)的全 部工作外，還要完成信息管理工作。它側(cè)重于面向 信息流的處理，即工業(yè)、交通、農(nóng)貿(mào)等經(jīng)濟(jì)信息流 的處理，人口、環(huán)境、資源等社會(huì)信息流的處理， 以及公文文件類型的信息流的處理。 n 管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成 在事務(wù)型辦公用基本設(shè)備的基礎(chǔ)上，增加高檔 微機(jī)和工作站設(shè)備、通信設(shè)備。它使用的設(shè)備 比事務(wù)型的設(shè)備級(jí)別要高，而且復(fù)雜，各部門 間有很強(qiáng)的通信能力。除通用、專用軟件外， 還要求有自己的信息管理系統(tǒng)，在事務(wù)型辦公 系統(tǒng)的基礎(chǔ)上加入專用數(shù)據(jù)庫(kù)。 辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展 第一代辦公自動(dòng)化 第一代辦公自動(dòng)化是以數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)MIS 系統(tǒng) 簡(jiǎn)單的文件數(shù)據(jù)庫(kù)管理階段 客戶/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)管理階段 第二代辦公自動(dòng)化 第二代辦公自動(dòng)化是以工作流為中心的辦公自動(dòng)化 系統(tǒng) 工作流是在業(yè)務(wù)處 理過程中每一步的任務(wù)、處 理步驟、組織或相關(guān)人員、必須的輸入輸出信 息以及需要的工具 第三代辦公自動(dòng)化第三代辦公自動(dòng)化是以知識(shí)管理為核心的辦公自動(dòng) 化系統(tǒng)，它能提供豐富的學(xué)習(xí)功能與知識(shí)共享機(jī)制 ，讓使用者都能隨時(shí)隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向 企業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的地位 從被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變 ，提升了員工在工作中的地位， 從而提高企業(yè)與機(jī)構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力 辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì) n 隨著移動(dòng)通信的發(fā)展，移動(dòng)辦公與移動(dòng)商務(wù)開始 。過去人們說的SOHO（Small Office , Home Office）時(shí)代，應(yīng)發(fā)展為Mobile Office , Home Office（移動(dòng)辦公、居家辦公）。 n 現(xiàn)代OA的三條理念：2004年OA大會(huì)研討新一代辦 公提出現(xiàn)代辦公已進(jìn)入移動(dòng)辦公，提出“MOHO” 理念，即Modern Office (現(xiàn)代OA), Mobile Office（移動(dòng)OA），Home Office (家居OA)。 趨勢(shì) n 2006年提出“辦公設(shè)備從貴族走向平民，深入中小企業(yè)，進(jìn)入千家萬 戶”的理念。 n 辦公設(shè)備特別是現(xiàn)代信息通信技術(shù)的主要辦公設(shè)備如臺(tái)式計(jì)算機(jī)、筆 記本、打印機(jī)、投影儀、手機(jī)等產(chǎn)品的技術(shù)性能不斷飛速發(fā)展而價(jià)格 卻是大幅度下降 n 2010年的OA國(guó)際研討會(huì)提出現(xiàn)代OA是低碳辦公、智能辦公、是在寬帶 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)：物聯(lián)網(wǎng)、醫(yī)療信息化、教育信息 化、智能家居、智能電網(wǎng)、智能交通、智能物流等發(fā)揮重要作用的辦 公自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代OA創(chuàng)新應(yīng)用與低碳發(fā)展”的理念。 n 低碳發(fā)展需要有大量的電子政務(wù)和電子商務(wù)的開發(fā)應(yīng)用。僅就碳交易 言，全部是電子交易、虛擬交易，低碳經(jīng)濟(jì)離不開電子商務(wù)的業(yè)務(wù)支 持，離不開電子政務(wù)的政府管理，OA是電子政務(wù)與電子商務(wù)的基礎(chǔ)。 低碳發(fā)展離不開OA。 n OA本身也必須低碳，要研發(fā)應(yīng)用“低能耗工作系統(tǒng)”、“智能環(huán)保工 作系統(tǒng)”等OA系統(tǒng)。要大力解決各類電子信息系統(tǒng)和機(jī)房設(shè)備的數(shù)據(jù) 中心的節(jié)能、減排問題。 無限移動(dòng)辦公 n 無限移動(dòng)辦公可稱為“3A辦公”，即辦公人員可在任何時(shí) 間（Anytime）、任何地點(diǎn)（Anywhere）處理與業(yè)務(wù)相關(guān) 的任何事情（Anything）。這種新的辦公模式可以讓辦公 人員擺脫時(shí)間和空間的束縛。單位信息可以隨時(shí)隨地通暢 地進(jìn)行交互流動(dòng)。 n 移動(dòng)辦公（MO-Mobile Office ）是當(dāng)今高速發(fā)展的通信 業(yè)與IT業(yè)融合的產(chǎn)物（ICT），將通信業(yè)在溝通上的便捷 與IT業(yè)完美結(jié)合到一起，使之成為繼互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程辦公之后 的新一代辦公模式。 n 這種辦公模式通過在手機(jī)上安裝辦公軟件，使手機(jī)具備和 電腦一樣的辦公功能，擺脫了必須在固定場(chǎng)所、固定設(shè)備 上進(jìn)行辦公的限制，對(duì)政府和商務(wù)人士提供了極大便利， 為企業(yè)和政府的信息化建設(shè)提供了全新的思路和方向。使 得使用者無論身處何種緊急情況下，都能高效迅捷地開展 工作，對(duì)于突發(fā)性事件應(yīng)急性事件的處理尤有極為重要的 意義。 移動(dòng)辦公系統(tǒng) n 移動(dòng)辦公系統(tǒng) 是以筆記本、手機(jī)等便攜終 端為載體實(shí)現(xiàn)的移動(dòng)信息化系統(tǒng)，該系統(tǒng) 將智能手機(jī)、無線網(wǎng)絡(luò)、OA系統(tǒng)三者有機(jī) 結(jié)合，實(shí)現(xiàn)任何辦公地點(diǎn)和辦公時(shí)間的無 縫接入，極大地提高了辦公效率。 n 它可以連接客戶原有的各種IT系統(tǒng)，包括 OA、郵件、ERP、以及其他各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)， 用以操作、瀏覽、管理全部工作事務(wù)，提 供了在無線環(huán)境下的新特性功能。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)支持 n 微軟的.Net+關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)（RDB）技術(shù) ： 微軟以其功能強(qiáng)大、易用的Office套件占領(lǐng)了桌面應(yīng) 用，為廣大辦公人員所接受，基于.NetRDB的辦公平 臺(tái)以簡(jiǎn)單、靈活、易用的特點(diǎn)獲得了廣泛的市場(chǎng)支持 。 n SUN的J2EERDB技術(shù) J2EE標(biāo)準(zhǔn)以其開放性、與平臺(tái)無關(guān)性引領(lǐng)著技術(shù)發(fā)展 方向，并迅速在各類應(yīng)用系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用與推廣 ，在OA領(lǐng)域不斷擴(kuò)大。 n 由圖可看出，當(dāng)組織 規(guī)模比較大、應(yīng)用環(huán) 境比較復(fù)雜（應(yīng)用系 統(tǒng)多、平臺(tái)雜）時(shí)采 用J2EE技術(shù)為合適， 當(dāng)組織規(guī)模相對(duì)較小 、應(yīng)用簡(jiǎn)單時(shí)選擇 .Net為合適。 IBM Lotus Domino 技術(shù) n 在ERP、CRM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)選擇上主要是 .Net與Java之爭(zhēng)，在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域另一 大主流技術(shù)是IBM Lotus Domino。 n Lotus是于1989年推出，以電子郵件、協(xié)同 、非結(jié)構(gòu)文檔處理、安全機(jī)制見長(zhǎng)，一度 成為OA的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用與開發(fā)平臺(tái)。然而隨著 OA應(yīng)用的內(nèi)涵不斷豐富，Domino暴露出許 多明顯的弱點(diǎn)。 n .Net/Java應(yīng)用功能的實(shí) 現(xiàn)需要更多的開發(fā)或集成 ，應(yīng)用的成熟需要不斷地 進(jìn)行功能沉淀與積累； Domino提供了企業(yè)界領(lǐng)先 的協(xié)同工具、企業(yè)級(jí)文檔 處理、文檔的安全控制機(jī) 制、大量的應(yīng)用模板，使 其更擅長(zhǎng)辦公應(yīng)用支撐， 但面對(duì)大量結(jié)構(gòu)化業(yè)務(wù)信 息處理時(shí)還顯得不足。 辦公自動(dòng)化新的解決方案 n 面對(duì)不同的OA需求，很難單獨(dú)選擇其中一種主流 技術(shù)來完滿解決，選擇J2EEDomino構(gòu)建OA平臺(tái) ，滿足了以知識(shí)管理為核心、以實(shí)時(shí)協(xié)作為技術(shù) 支撐手段、以統(tǒng)一的知識(shí)門戶為展現(xiàn)方式的OA需 求。 n 整個(gè)解決方案基于面向服務(wù)的應(yīng)用框架（SOA）設(shè) 計(jì)理念，遵循J2EE標(biāo)準(zhǔn)，以門戶為應(yīng)用框架，融 結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理于一體，支持分 布式協(xié)同計(jì)算、信息集成和業(yè)務(wù)流程集成，方案 特點(diǎn)如圖所示 數(shù)字化辦公設(shè)備新篇章 n 一體機(jī)“打印機(jī)+復(fù)印機(jī)+掃描儀+傳真機(jī)”，它 是在原來打印機(jī)的基礎(chǔ)上加上復(fù)印、傳真、掃描 和照片打印等，但是其體積和價(jià)格卻與一般的中 檔打印機(jī)差不多 n 一體機(jī)是傳統(tǒng)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī) 的替代品。 n 適用于商業(yè)用戶的一體機(jī)有配備了獨(dú)立的電話功 能、自動(dòng)文檔進(jìn)紙器和網(wǎng)絡(luò)等功能； n 針對(duì)居家用戶的一體機(jī)，配備了插卡打印數(shù)碼照 片、照片預(yù)覽液晶屏等功能。 “遠(yuǎn)程維護(hù)”的服務(wù) n 遠(yuǎn)程維護(hù)是指通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，在一定時(shí)空距離外，實(shí) 現(xiàn)對(duì)客戶機(jī)器設(shè)備的參數(shù)調(diào)整、維護(hù)和保養(yǎng)。 n OA行業(yè)的重要特點(diǎn)之一，是要做好終端服務(wù)，做好維修管 理。OA設(shè)備涉及到光學(xué)、機(jī)械、電子、化學(xué)等多個(gè)學(xué)科， 產(chǎn)品精度高、構(gòu)成復(fù)雜（如一些高端A3復(fù)印機(jī)有近萬零件 ），辦公設(shè)備用于日常辦公，使用頻繁，故障率高，經(jīng)常 需要維修保養(yǎng)，但往往因時(shí)間、距離、成本等原因而頗感 棘手。 n 遠(yuǎn)程維護(hù)能極大地降低時(shí)間、精力、路費(fèi)等耗費(fèi)，成倍提 高維修保養(yǎng)工作效率，是一種全新的維修保養(yǎng)模式。對(duì)于 用戶而言，遠(yuǎn)程維護(hù)可極大地縮短壞機(jī)停機(jī)時(shí)間，提高工 作效率，降低因停機(jī)而帶來的損失。 n 實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程維護(hù)，需滿足兩個(gè)基本前提，一 是機(jī)器設(shè)備的數(shù)碼化；二是能利用網(wǎng)絡(luò)信 息平臺(tái)互聯(lián)互通。 n 目前現(xiàn)代辦公的技術(shù)這兩個(gè)條件都已具備 ，預(yù)期遠(yuǎn)程維護(hù)將在不遠(yuǎn)的將來發(fā)展成為 重要的、常規(guī)的維修保養(yǎng)。 協(xié)同辦公與協(xié)同辦公平臺(tái) n 協(xié)同的基本含義是協(xié)同工作，是多個(gè)人相互配合 完成同一目標(biāo)。根據(jù)這個(gè)定義來說協(xié)同辦公早就 有了，如E-mail、即時(shí)通信、VOIP等以及電話會(huì) 議、視頻會(huì)議等。在新的技術(shù)條件下，協(xié)同辦公 具有整合、個(gè)性化、標(biāo)準(zhǔn)化、實(shí)時(shí)、新架構(gòu)等特 征。協(xié)同辦公新的內(nèi)涵主要反映在以下方面： 傳統(tǒng)OA與業(yè)務(wù)處理的整合； 跨部門、跨單位的信息共享和業(yè)務(wù)整合； 新技術(shù)、新架構(gòu)的應(yīng)用。 個(gè)人觀點(diǎn) n / 當(dāng)前科研信息系統(tǒng)的主要問題 n 安全保障體系有待進(jìn)一步加強(qiáng) n 硬件投入太少，平臺(tái)設(shè)計(jì)混亂 n 部門之間缺乏溝通，導(dǎo)致平臺(tái)技術(shù)理念和 行政管理理念的沖突 n 內(nèi)容欠缺，信息更新不及時(shí) n 模式單一，未能體現(xiàn)本?？蒲刑厣?開發(fā)模式 n 自主開發(fā) n 合作開發(fā) n