標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫,沒有規(guī)矩 不成方圓！,目錄,文件的目的與意義 文件架構(gòu) 文件編寫方法 文件管理 文件實施與跟進(jìn),標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色： （1）符合標(biāo)準(zhǔn)要求 在ISO9001和ISO14001的條文中，均要求組織 “建立并保持書面的體系，以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求”。 （2）工作的依據(jù) 建立文件體系最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持 一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 時出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工 作的方式和方法欠明確和清楚。,文件的目的和意義,（3） 提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ) 當(dāng)所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)通過日 常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。 （4） 防止經(jīng)驗的流失 書面化的運行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗的 流失，從而造成動作上的因難。 （5）改善人際關(guān)系 由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時降低了同事之間的磨擦的機(jī)會。 （6）員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感 執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感。,文件的目的和意義,文件的架構(gòu),（一）目前建立的文件體系，一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個層次，即： 一階文件：規(guī)定/手冊 二階文件：制度/辦法/程序 三階文件；工作指導(dǎo)書 四階文件：表單或表格 但是，并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件，許多 規(guī)模較小制程簡單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為3個層次，即： 一階文件：手冊 二階文件：制度/程序/工作指導(dǎo)書 三階文件：表單 文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時 亦需考慮公司未來的擴(kuò)充和發(fā)展等。,文件的分類,按管制方式分： 受控文件：對發(fā)行/使用/保管/作廢等需控制的。如：制度、規(guī)定、手冊/、辦法、程序/指導(dǎo)書、工作指引/表單、圖紙、外來文件） 非受控文件：臨時性或補(bǔ)充性的。（通知，公告、內(nèi)部要求，培訓(xùn)教材） 按內(nèi)容分： 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（圖紙/QC工程表/外協(xié)標(biāo)準(zhǔn)） 工作標(biāo)準(zhǔn)（操作指導(dǎo)書，檢驗指導(dǎo)書） 管理標(biāo)準(zhǔn)（制度/辦法/程序） 按來源分： 公司文件 外來文件（國際標(biāo)準(zhǔn)/國家標(biāo)準(zhǔn)/團(tuán)隊標(biāo)準(zhǔn)/客戶要求） 我們重點在管理公司內(nèi)部受控文件,文件結(jié)構(gòu)圖,一階,二階,三階,四階,規(guī)定/手冊：闡述公司的大政方針, 綱領(lǐng)性策略性文件,制度/辦法/程序：規(guī)范工作順序、職責(zé)與實施方法，流程性管理文件,工作指引/作業(yè)指導(dǎo)書：規(guī)范如何完成作業(yè)的方法 ，指導(dǎo)性文件,表單/記錄/作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：管理活動所產(chǎn)生的結(jié)果，驗證性文件,外來文件也是需要管制的，但因為其特殊及不可預(yù)測性，故放在第四階文件中規(guī)范,文件體系的架構(gòu),（二）文件架構(gòu)的說明 1規(guī)定/手冊 對于一個國家來說，憲法是根本大法，任何法律的制訂都必 須依憲法的要求來擬制，而對于一間公司來說，規(guī)定/手冊即是 公司在管理制度上的根本大法，它會敘述公司在體系運行上的 大綱要求，簡言之，手冊即要求我們應(yīng)該要做哪些工作。 2辦法/程序 程序即是明確規(guī)定工作進(jìn)行的途徑，亦就是說，針對手冊要 求的工作和要求程序需詳細(xì)描述。文件化的程序通常包括活 動的目的和范圍；做什么事情和由誰來做；何時、何地和由 誰來做；應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進(jìn)行控 制和記錄等。,文件體系的架構(gòu),3工作指引/工作指導(dǎo)書 工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它詳細(xì)敘述某一具體的工 作如何來執(zhí)行和操作. 4表單 格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時，就 應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設(shè) 計復(fù)雜的表格會令工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)計表格應(yīng) 力求共享，在表達(dá)明白的前提下，精簡填寫項目和內(nèi)容。 其他文件： 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與管理標(biāo)準(zhǔn)：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(圖紙、品質(zhì)計劃、QC工程表、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、 操作標(biāo)準(zhǔn)、保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)等) 、管理標(biāo)準(zhǔn)(培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)、獎懲標(biāo)準(zhǔn)等) 通知/公告：臨時性或針對某一具體事務(wù)的要求，經(jīng)使用總結(jié)后要逐步補(bǔ) 充入管制的一二三階文件中。 外來文件：,文件體系的架構(gòu),一般來說，一項工作涉及到多個部門則我們寫文件時編制成程序，例如：采購程序、糾正和預(yù)防措施程序等，而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時做成指導(dǎo)書的格式，例如：設(shè)備使用指導(dǎo)書、指導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗指導(dǎo)書等。 一般對于圖紙、設(shè)備說明書、國內(nèi)、國際的標(biāo)準(zhǔn)亦可歸納為工作指導(dǎo)書類文件，但我們規(guī)劃在四階文件內(nèi)。,文件的編號方式,流水號01-99,部門代碼,文件類別代碼（1一階文件、2二階文件以此類推）,一二三階文件編號方式,表單編號,表單流水號（01-99）,文件編號,一階文件（手冊類 規(guī)定類）、二階文件（辦法類/程序文件）與三階文件中的管理指引、作業(yè)/操作/檢驗規(guī)范、表單和外來文件統(tǒng)一由文控中心按照規(guī)則進(jìn)行編號。技術(shù)文件均由制訂單位按照相關(guān)編碼規(guī)則進(jìn)行編號,若因組織調(diào)整,不影響已發(fā)放的文件編碼方式,待重新?lián)Q版時再行更新.,制度清單（草擬）,制度清單（草擬）,制度清單（草擬）,哪種情況下需要制定文件制度,如有下述狀況之一: 新設(shè)組織時 管理可以系統(tǒng)化時 反復(fù)情形次數(shù)比較多時 相同的作業(yè)方式、步驟由多數(shù)人同時(或重復(fù))執(zhí)行 缺點、不良或投訴抱怨等狀況發(fā)生頻繁 需求量大(多) 客戶或外部政策要求 工作需要經(jīng)常溝通與協(xié)調(diào)時,文件的編寫結(jié)構(gòu),一、一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一份文件一般完整 結(jié)構(gòu)有： 1目的 2范圍 3權(quán)責(zé) 4定義 5作業(yè)內(nèi)容/作業(yè)程序 6相關(guān)文件 7. 附件 現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述： 1目的 應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的，即“做這件事是為了什么”？,文件的編寫結(jié)構(gòu),2范圍 規(guī)定此文件應(yīng)用的場合和時機(jī)，范圍的界定直接決定文件的功能 范圍，所以編寫時應(yīng)注意它的涵蓋性。例如某公司有手動和自動 的繞線機(jī)，如果文件的內(nèi)容只針對手動的繞線機(jī)，卻將文件的范 圍寫成“適用于公司所有繞線機(jī)的使用”，即是明顯的錯誤。 3權(quán)責(zé) 即在文件運行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)，一般時常會就相 關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)做簡單敘述，但是亦有公司只敘述和此文件有 關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的權(quán)責(zé)。 4定義 亦即名詞解釋，針對文件中用到的專業(yè)術(shù)語、英文縮寫做明確說 明，會令文件內(nèi)容更清楚明白。,文件的編寫結(jié)構(gòu),5程序/作業(yè)內(nèi)容 即工作執(zhí)行的方法、過程和要求，一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩 個部份。 （1）流程圖：以流程圖的形式描述工作進(jìn)行和程序，會更容易了解文件內(nèi)容，但是并非每份文件都需流程圖，完全視乎文件類型。 （2）文件內(nèi)容：在編寫文件內(nèi)容時，一定需注意5W1H（WHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW）結(jié)合，即由誰（WHO），在何時（WHEN），在何地（WHERE），做何事（WHAT），為什么做（WHY），怎樣做（HOW），缺少任何一個W或 H，都有可能使文件的內(nèi)容不易理解。,文件的編寫結(jié)構(gòu),6參考文件資料 用以索引文件中所提到或引用的文件資料，在索引文件時，最 好將文件的編號同時附在文件名之后，以及便查找，但是不可 將文件版本附上。 7附件 一般用以對應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單，公司所 有的表單都應(yīng)從此而來，最好將表單的編號附在名稱后，但是 也不可以附版本。 8以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu)，為了整齊可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu)。但 是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu)，鑒于文件的內(nèi)容的 需要，可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項目。,文件的格式,格式體現(xiàn)一種文化 格式是一種權(quán)威的體現(xiàn) 格式便于溝通 有格式的文件便于閱讀與思維,一二階文件格式,首頁樣式 內(nèi)文樣式 一二階文件的內(nèi)容必須包含以下內(nèi)容 1.0目的 2.0適用范圍 3.0職責(zé) 4.0定義 5.0工作程序 6.0相關(guān)文件 7.0附件,其他文件的制作,其它文件的格式不拘，但同一類別的文件格式需標(biāo)準(zhǔn)化，且可明確識別以下項目： 1)文件名稱 2)文件編號 3)文件版次 4)頁次 5)生效日期 6)制定、審核、批準(zhǔn)的簽認(rèn),其他的書寫習(xí)慣,三級制審批制： 制定 審核 批準(zhǔn) 審批自下至上，自右至左 文件字體習(xí)慣 標(biāo)題一般用16號（三號）字體，加粗宋體 內(nèi)文一般用12號（小四）字體，標(biāo)準(zhǔn)宋體 小題目如“目的”可用14號（四號）加粗宋體 序號標(biāo)識習(xí)慣 1.0 1.1 1.1.1 A. a).,文件編寫的幾點小技巧,自下至上的編寫讓一線人員編寫,主管審核 目標(biāo)指向制度必須面對目標(biāo) 先列出流程圖與職責(zé) 避免抽象如：上緊螺絲時要小心詞語模糊 列出所有控制點,盡量數(shù)據(jù)化(如微笑,露出八顆牙) 表單記錄要細(xì)化 沙盤推演一次 讓新人看看,是否可會操作,文件編寫的幾點小技巧,（一）、忌簡單草率，未將所有的工作要求都納入體系。 （二）、忌過于彈性化，失去可操作性。 （三）、忌理想主義化，導(dǎo)致無法實施。 （四）、忌部門主義化，導(dǎo)致其它部門無法配合。 （五）、忌咬文嚼字，理解困難。,編寫文件的五忌,文件編寫的詳細(xì)程度,取決于人員的能力； 取決于組織規(guī)模大小，產(chǎn)品復(fù)雜程度； 過程復(fù)雜程度；,流程圖繪制,在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會更容易理解文件內(nèi)容和加深印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。 1 流程圖常用的符號,流程圖繪制,A,流程圖繪制,此范例是一個最簡單的流程圖，您可以任意發(fā)揮。 例二：生產(chǎn)流程 執(zhí)行項目 負(fù)責(zé)人 記錄 備 料 備料員 材料日用表 加溫烘干 烤箱操作員 材料溫度控制表 投 料 備料員 無 設(shè)定技術(shù)參數(shù) 技術(shù)員 成型參數(shù)記錄表 正常生產(chǎn) 技術(shù)員 產(chǎn)品生產(chǎn)日報,流程圖繪制,例二：流程圖將執(zhí)行項目、負(fù)責(zé)人及使用的記錄分開注明，易看易懂，也是制作流程圖的常用方法之一。 總之，使用流程圖的目的就是清晰、一目了然，如果有些工作太過繁雜和繁瑣，當(dāng)制成流程圖時或許不容易看明白，所以應(yīng)注意流程圖使用的時機(jī)。,文件的審查、批準(zhǔn),一般規(guī)模較小的公司，文件制作完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可頒布使用，但是對于規(guī)模較大的公司，這種做法欠妥當(dāng)，因為部門專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批可能沒有問題，但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制作部門核準(zhǔn)使用，掩蓋了其它部門的要求的意見，在使用中難免會對其它部門造成困撓，甚至引起磨擦，所以對于文件的審查和核準(zhǔn)，許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式，例：,文件的審查、批準(zhǔn),X企業(yè)有限公司公司文件審查、核準(zhǔn) 文件類別 審 查 核 準(zhǔn) 規(guī)定/手冊 各部門主管 董事長 程序 各部門主管 總經(jīng)理 工作指導(dǎo)書 部門主管 經(jīng)理 圖紙 工程部主管 一般來說結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部門的意見，并加以修訂補(bǔ)充，以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性。,文件審批,公共性管理指引，由制定單位召開相關(guān)主管進(jìn)行說明。,文件審批,其它文件最少需部門經(jīng)理審批 需要會審的文件經(jīng)由相關(guān)中心總監(jiān)會審后，由文件制定單位記錄于文件會審記錄表 圖紙等技術(shù)文件另外規(guī)定簽核流程 公告（含通知、公告、通告）等需總監(jiān)級別以上人員批準(zhǔn) 內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由各部門經(jīng)理或總監(jiān)簽批，但要注意其他部門的意見回復(fù)。,文件發(fā)布,文控中心標(biāo)準(zhǔn)化后，再依權(quán)限呈簽 由制訂單位確定分發(fā)范圍和數(shù)量 原件交由文控中心歸檔，作成體系文件總覽表 發(fā)放一定要作好發(fā)放記錄文件簽收記錄表 文件接受時注意每頁有受控章 非受控文件也可以直接在原稿背面簽名，以示收到 文件補(bǔ)發(fā)：文件若因損壞或遺失或有增加使用份數(shù)的必要，由使用單位填寫文件申請表,文件修訂,在以下的情況下要修訂相關(guān)文件： 例外事件越來越多時 任務(wù)內(nèi)容難或執(zhí)行難時 當(dāng)產(chǎn)品的質(zhì)量水平已經(jīng)改變時 當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題及改變步驟時 當(dāng)部件或材料已經(jīng)改變時 當(dāng)機(jī)器工具或儀器已經(jīng)改變時 當(dāng)工作程序已經(jīng)改變時 當(dāng)方法、工具或機(jī)器已經(jīng)改變時 當(dāng)要適應(yīng)外部因素改變（如環(huán)境的問題）時 當(dāng)法律和規(guī)章（產(chǎn)品賠償責(zé)任法律）已經(jīng)改變時 標(biāo)準(zhǔn)（ISO等）已經(jīng)改變 非受控文件（如公告、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單）實施一段時間后，有效果時,文件修訂要及時，但忌太過于頻繁,版次變更,大幅度變更變更的內(nèi)容達(dá)30以上，或小變更已超過9次，改版 小幅度變更文件只做局部上修訂，只需換頁（即首頁與變更頁）。改版次 變更標(biāo)識：“文件版次”是有2位阿拉伯?dāng)?shù)字，個位數(shù)字表示“版別”（從1開始），小數(shù)點后的數(shù)字表示“小變更次數(shù)”（從0開始） 每次變要在首頁記錄，并在文件變更一覽表中登錄，收回原稿，發(fā)放新稿。 誰提出：本單位可直接修改，其他單位需提出文件申請表 經(jīng)原審批流程批準(zhǔn)后方可變更,文件保管,文控中心必須妥善保管好文件 文件接受單位是保管單位 找不到文件就是最大的問題 保管的幾點要求 1.任何情況下都不得對文件進(jìn)行標(biāo)記,涂改或作記號 2.受控文件不得復(fù)印,如確有需要,可申請增發(fā) 3.文件應(yīng)置放于明顯、易于取得、使用者明確的位置。 4.各部門也要一份文件清單 5.各部門的經(jīng)常使用的表單應(yīng)有一份電腦檔與書面檔 6沒有“受控章”標(biāo)記的文件不是最終文件,文件的報廢與回收,文件修訂或廢止后要及時回收舊檔，再發(fā)新檔，如舊檔有丟失，要書面呈報原因 回收文檔要印“作廢章”或在正面打“X” 回收檔如不涉及機(jī)密的可作回收紙或參考文檔使用，但一定要注意有“作廢章”或 “X”的記號。 文控中心最好保留一份舊檔（但也要作好標(biāo)記） 文件變更一覽表,文件實施的心態(tài),全員要有制度化管理的心態(tài) 先執(zhí)行，后修正 條條大路通羅馬，我們要走的就是這