內(nèi)部審核員培訓(xùn)講義第一章 定義 審核v 為獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過(guò)程。 審核證據(jù)v 與審核準(zhǔn)則有關(guān)的并且能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息。 審核準(zhǔn)則v 用作依據(jù)的一組方針程序或要求。 審核發(fā)現(xiàn)v 將收集到的審核證據(jù)對(duì)照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)價(jià)的結(jié)果。 審核結(jié)論v 審核組考慮了審核目標(biāo)和所有的審核發(fā)現(xiàn)后得出的最終審核結(jié)果。 審核范圍v 審核的內(nèi)容和界限。v 注：審核范圍通常包括對(duì)實(shí)際位置、組織單元、活動(dòng)和過(guò)程以及所覆蓋的時(shí)期的描述。 第二章 內(nèi)部管理體系審核第一節(jié) 審核的策劃 審核策劃v 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好內(nèi)審的關(guān)鍵；v 管理者代表要親自抓內(nèi)審工作；v 內(nèi)審的具體工作需要有一個(gè)職能部門來(lái)管理；v 組建一支合格的內(nèi)審員隊(duì)伍；v 內(nèi)審需要有一套正規(guī)的程序；v 在建立管理體系時(shí)應(yīng)考慮內(nèi)審工作。 審核的策劃v 確定審核目的、范圍和準(zhǔn)則 v 選擇審核組，指定審核組長(zhǎng)第二節(jié) 審核的實(shí)施 現(xiàn)場(chǎng)審核的準(zhǔn)備 現(xiàn)場(chǎng)審核的實(shí)施 審核后續(xù)活動(dòng)的實(shí)施 現(xiàn)場(chǎng)審核的準(zhǔn)備 v 編制審核計(jì)劃 v 審核組工作分配 v 準(zhǔn)備工作文件 審核計(jì)劃內(nèi)容v 審核目的；v 審核準(zhǔn)則；v 審核范圍，包括確定受審核的組織單元和職能單元及過(guò)程；v 現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)的日期和地點(diǎn)；v 現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)預(yù)期的時(shí)間和期限，包括與受審核方管理層的會(huì)議及審核組會(huì)議；v 審核組成員的作用和職責(zé)；v 為審核的關(guān)鍵區(qū)域配置適當(dāng)?shù)馁Y源。 準(zhǔn)備工作文件 v 審核組成員應(yīng)當(dāng)評(píng)審與其所承擔(dān)的審核工作有關(guān)的信息，并準(zhǔn)備必要的工作文件，用于審核過(guò)程的參考和記錄。這些工作文件可以包括：J 檢查表和審核抽樣計(jì)劃；J 記錄信息(例如：支持性證據(jù)，審核發(fā)現(xiàn)和會(huì)議記錄)的表格。 編制檢查表v 檢查表是內(nèi)審員進(jìn)行審核時(shí)的一種自用工具。 檢查表的作用v 明確與審核目標(biāo)有關(guān)的作用；v 使審核程序規(guī)范化，減少審核工作的隨意性和盲目性；v 使審核目標(biāo)始終保持明確;v 保持審核進(jìn)度；v 作為審核記錄存檔。 編制檢查表的要點(diǎn)v 對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)和程序文件的要求；v 選擇重要的管理體系問(wèn)題；v 結(jié)合受審核部門的特點(diǎn)；v 抽樣應(yīng)具有代表性；v 檢查表應(yīng)有可操作性；v 按部門進(jìn)行審核時(shí)要包括涉及的標(biāo)準(zhǔn)條款，按過(guò)程進(jìn)行審核時(shí)要包括涉及的部門。 現(xiàn)場(chǎng)審核的實(shí)施v 舉行首次會(huì)議v 信息的收集和驗(yàn)證v 形成審核發(fā)現(xiàn)v 準(zhǔn)備審核結(jié)論v 舉行末次會(huì)議 舉行首次會(huì)議v 首次會(huì)議的目的v 確認(rèn)審核計(jì)劃；v 簡(jiǎn)要介紹審核活動(dòng)如何實(shí)施；v 確認(rèn)溝通渠道；v 向受審方提供詢問(wèn)的機(jī)會(huì)。v 管理層，與受審核的職能或過(guò)程的負(fù)責(zé)人應(yīng)參加首次會(huì)議。 首次會(huì)議的程序v 會(huì)議應(yīng)當(dāng)是正式的，并保存出席人員的記錄，會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持，其程序是：J 與會(huì)者簽到；J 人員介紹；J 重申審核目的、范圍和準(zhǔn)則；J 實(shí)施審核所用的方法和程序，包括告知受審核方審核證據(jù)只是基于可獲得的信息樣本，因此，在審核中存在不確定因素。 信息的收集和驗(yàn)證 v 應(yīng)當(dāng)通過(guò)適當(dāng)?shù)某闃舆M(jìn)行收集并驗(yàn)證與審核目的、范圍和準(zhǔn)則有關(guān)的信息，包括與職能、活動(dòng)和過(guò)程間接口有關(guān)的信息。v 只有可證實(shí)的信息方可作為審核證據(jù)。v 審核證據(jù)應(yīng)當(dāng)予以記錄。v 審核證據(jù)基于可獲得的信息樣本。 信息的收集和驗(yàn)證v 收集信息的方法包括J 面談；J 對(duì)活動(dòng)的觀察；J 文件評(píng)審。 審核的基本內(nèi)容v 審核的基本內(nèi)容始終包括四個(gè)問(wèn)題，即：J 過(guò)程是否已被識(shí)別并適當(dāng)規(guī)定；J 職責(zé)是否已別分配；J 程序是否得到實(shí)施和保持；J 在實(shí)施所要求的結(jié)果方面，過(guò)程是否有效。 審核過(guò)程的控制v 對(duì)審核過(guò)程的控制首先是審核組長(zhǎng)的責(zé)任。v 審核過(guò)程的控制包括J 控制審核計(jì)劃；J 控制審核活動(dòng)；J 控制審核發(fā)現(xiàn)。 v 在審核過(guò)程中，審核組全體成員應(yīng)注意控制以下要點(diǎn)：J 樣本策劃合理；J 辨識(shí)關(guān)鍵過(guò)程；J 評(píng)定主要因素；J 重視控制結(jié)果；J 注意相關(guān)影響；J 營(yíng)造良好的審核氣氛 。v 在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：J 要相信樣本；J 選擇樣本要有代表性，應(yīng)隨機(jī)抽樣；J 要依靠檢查表，若要偏離應(yīng)小心謹(jǐn)慎；J 從問(wèn)題的各種表現(xiàn)形式去尋找客觀證據(jù)；J 當(dāng)發(fā)現(xiàn)不合格時(shí)，要追到必要的深度；J 與被審核方負(fù)責(zé)人共同確認(rèn)不合格事實(shí)；J 始終保持客觀公正有禮貌。 審核方式v 審核方式概括起來(lái)有四種：J 順向追蹤;J 逆向追溯;J 按部門審核;J 按過(guò)程（要素）審核. 調(diào)查方法v 要善于提問(wèn)；v 要注意傾聽； v 要仔細(xì)觀察；v 要作好記錄； v 要善于追蹤驗(yàn)證。 提問(wèn)技巧v 提問(wèn)的基本方式可包括：J 開放式提問(wèn);J 封閉式提問(wèn)。 控制審核發(fā)現(xiàn)v 對(duì)照審核準(zhǔn)則評(píng)價(jià)審核證據(jù)以形成審核發(fā)現(xiàn)。v 審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準(zhǔn)則。v 審核組應(yīng)對(duì)審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行控制，包括以下方面：J 合格或不合格要以事實(shí)為基礎(chǔ)；J 不合格事實(shí)要得到受審核方確認(rèn)；J 道聽途說(shuō)不能作為證據(jù)；J 審核組內(nèi)要相互溝通，統(tǒng)一意見。 不符合項(xiàng)和不符合項(xiàng)報(bào)告 不合格定義：v 未滿足要求。v “要求”是指下述要求：J 適用的法律法規(guī)、合同等；J 管理體系標(biāo)準(zhǔn)；J 管理體系文件。 不符合項(xiàng)的形成v 不符合項(xiàng)是由以下任一種情況所形成J 管理體系文件規(guī)定不符合標(biāo)準(zhǔn)要求；J 管理體系現(xiàn)狀不符合文件規(guī)定；J 體系運(yùn)行結(jié)果未達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)，即效果不符合目標(biāo)。 不符合項(xiàng)性質(zhì)的判定v 不符合項(xiàng)就性質(zhì)來(lái)說(shuō)可分為兩類：嚴(yán)重（主要）不符合項(xiàng)和一般不符合項(xiàng)。v 嚴(yán)重不符合項(xiàng)v 出現(xiàn)下列情況之一，即構(gòu)成嚴(yán)重（主要）不符合項(xiàng)：J 體系運(yùn)行出現(xiàn)系統(tǒng)性失效；J 體系運(yùn)行出現(xiàn)區(qū)域性失效；J 嚴(yán)重影響產(chǎn)品或體系運(yùn)行的后果的不合格現(xiàn)象。v 一般不符合項(xiàng)v 出現(xiàn)下列情況之一，即構(gòu)成一般不符合項(xiàng)：J 對(duì)滿足管理體系過(guò)程或體系文件的要求而言，是個(gè)別的、偶然的、孤立的性質(zhì)輕微的問(wèn)題。J 對(duì)保證所審區(qū)域的體系有效性而言，是個(gè)次要的問(wèn)題。 不符合項(xiàng)報(bào)告v 不符合項(xiàng)報(bào)告包括以下內(nèi)容：J 不合格事實(shí)描述；J 不合格性質(zhì)的判定；J 審核依據(jù)或不合格條款或編號(hào)；J 審核員簽名；J 受審核方代表簽字；J 受審核部門或過(guò)程。 不合格事實(shí)描述v 準(zhǔn)確地描述觀察到的事實(shí)，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、何種情況等;v 使其有可重查性和可追溯性;v 力求簡(jiǎn)明精煉，抓住核心的不合格加以概括提煉；v 觀點(diǎn)、結(jié)論要從描述中自然流露，不要光寫結(jié)論，不寫事實(shí)。 審核結(jié)論v 審核結(jié)論可陳述諸如以下內(nèi)容：J 管理體系與審核準(zhǔn)則的符合程度；J 管理體系的有效實(shí)施、保持和改進(jìn)；J 管理評(píng)審過(guò)程在確保管理體系持續(xù)的適宜性、充分性、有效性和改進(jìn)方面的能力。 v 審核員在結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)，應(yīng)通過(guò)對(duì)審核記錄的匯總整理，在多方面收集客觀證據(jù)的基礎(chǔ)上，最終確定不合格項(xiàng)，進(jìn)行不合格項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)與分析。并進(jìn)而評(píng)價(jià)管理體系的有效性。最后由審核組長(zhǎng)起草審核報(bào)告，并在末次會(huì)議上宣布審核結(jié)論。 審核記錄的匯總整理v 在僅限于一般不合格項(xiàng)的情況下，可以以下方式處理：J 同一性質(zhì)的偶然性的一般不合格項(xiàng)可適當(dāng)合并；J 對(duì)性質(zhì)更為輕微的不合格事實(shí)，可作為觀察項(xiàng)要求受審核方一并采取糾正措施加以整改，但審核組無(wú)需跟蹤驗(yàn)證。 體系有效性評(píng)價(jià)v 根據(jù)審核記錄的匯總整理，審核組應(yīng)對(duì)體系的有效性作出評(píng)價(jià)，其依據(jù)；J 審核中發(fā)現(xiàn)的客觀證據(jù)；J 不合格項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)與分析包括：J 不合格項(xiàng)的數(shù)量;J 不合格項(xiàng)性質(zhì);J 不合格項(xiàng)在體系過(guò)程中分布;J 不合格項(xiàng)在在各部門中分布等。 末次會(huì)議v 末次會(huì)議是現(xiàn)場(chǎng)審核的結(jié)論性會(huì)議，是審核組報(bào)告審核結(jié)果和審核結(jié)論的會(huì)議。v 末次會(huì)議仍由審核組長(zhǎng)主持。 末次會(huì)議目的v 向高層管理者說(shuō)明審核情況，以使他們能夠清楚地理解審核結(jié)果;v 宣布審核發(fā)現(xiàn)和審核結(jié)論;v 提出糾正措施的追蹤要求;v 宣布結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審核。 末次會(huì)議內(nèi)容v 與會(huì)者簽到;v 重申審核目的和范圍;v 總結(jié)審核情況(包括不合格報(bào)告);v 說(shuō)明抽樣的局限性;v 糾正措施要求;v 領(lǐng)導(dǎo)講話。 審核報(bào)告內(nèi)容v 審核目的;v 審核范圍;v 審核準(zhǔn)則;v 審核時(shí)間;v 審核組長(zhǎng)和審核組成員；v 審核發(fā)現(xiàn)（包括不合格項(xiàng)統(tǒng)計(jì)）；v 審核結(jié)論（對(duì)體系符合性和有效性評(píng)價(jià)）。第三節(jié) 糾正措施的跟蹤 糾正措施的重要性v 對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行清理和總結(jié)，防止顧客和體系運(yùn)行受到其后遺影響。v 對(duì)現(xiàn)存的不合格項(xiàng)采取措施防止其造成更大的不良后果。v 認(rèn)真分析原因，防止再發(fā)生，便于改進(jìn)管理體系，為未來(lái)管理體系的運(yùn)行創(chuàng)造良好的條件。 糾正措施要求v 不合格項(xiàng)發(fā)生的部門應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行分析，尋找不合格發(fā)生的真正原因，以便采取有效的糾正措施。v 糾正措施應(yīng)針對(duì)不合格發(fā)生的原因，其目的是防止不合格再發(fā)生。 糾正措施內(nèi)容v 糾正措施內(nèi)容包括：J 原因分析；J 糾正措施；J 糾正措施制訂者和執(zhí)行者；J 預(yù)計(jì)完成期限等。 糾正措施跟蹤原則v 所有在審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)，必須由不合格項(xiàng)發(fā)生的部門根據(jù)原因采取糾正措施，審核組進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，形成閉環(huán)。v 內(nèi)部審核的糾正措施跟蹤驗(yàn)證一般應(yīng)采用現(xiàn)場(chǎng)檢查糾正措施的效果。 糾正措施跟蹤程序v 審核期間