http:/ (大量管理資料下載)聯(lián)想電腦公司會務(wù)手冊（1.0版）企劃辦秘書處目 錄.31、手冊說明.3為了便于秘書處人員掌握會議服務(wù)的各項流程，更好地為總經(jīng).3二、會議制度及規(guī)范.3在公司內(nèi)召開的會議.71http:/ (大量管理資料下載)在公司外召開的會議.8四、程序.10 會前工作（按順序）.10議題及參會人員范圍的確定.10會議場所的選定：.10會議通知的起草.11申報會議預(yù)算.11人員確認(rèn).12設(shè)備準(zhǔn)備.12預(yù)定.12車輛安排.12會務(wù)通知起草.13議程PPT制作.13食品的采買.13指導(dǎo)服務(wù)員工作.14會議場地布置與熟悉.14 會中工作（按順序）.15會議室保障.15匯報人員的保障.15用餐的保障.15娛樂的保障.15住宿的保障.16 會后工作（按順序）.16離會車輛安排.16退房.16設(shè)備整理.16結(jié)帳.16設(shè)備歸還.17費用報銷.17會務(wù)總結(jié).17五、注意事項.17附件：.18會議通知草稿.18會務(wù)通知草稿.18會議預(yù)算草稿.18會務(wù) 工明 .18會議場所明 .182http:/ (大量管理資料下載)1、手冊說明為了便于秘書處人員掌握會議服務(wù)的各項流程，更好地為總經(jīng)理室會議 好服務(wù)保障工作， 了 公司會務(wù)手冊 大 參 ， 會務(wù)手冊 內(nèi) 總經(jīng)理室會議中所 好的各項工作（會前，會中，會后）及注意事項 意 ，二、會議制度及規(guī)范為保障會議順召開會議的currency1， 公司 制定“了會議制度（fi），fl會議的 程工作 了 ，制度附下：公司會議制度（）1. 的：會議 公司 項 的工作，為了 會議”，保會議currency1，規(guī)范公司的會議工作， 制定制度 2. 用范圍：制度用于公司 的各會議， 內(nèi)會議 ， 參 ：3.1 匯報： 參會人員了項工作的， 題 3.2 通報： 參會人員了公司項工作的， 及 3http:/ (大量管理資料下載)3.3 研討：參會人員 題 所 ，的在于 更 的 3.4 匯報人：fl會議議題的內(nèi) ， 參會人員的 題，參與3.5 主持人：fl會議的 程 整制，保會議 3.6 參會人員：fl會議議程參與 3.7 列席人： 會議， 參與會議議題的 3.8 與會人員：參會人員、匯報人員、 人員 人 參 會議人員的總 4. 會議通知起草與發(fā)送 會議 在會議前 會議通知前 準(zhǔn)備， 項會議的召開 及 人員的 工作安排 資源的占用，因此在 會議前 的客戶意識， 與會人員能夠準(zhǔn)確了 會議的 鍵信息，以便 前準(zhǔn)備，保會議 的 2 會議通知 括以下幾項內(nèi) 4.2.1 會議目的：明確說明舉此 會議 達(dá)的currency1，4.2.2 會議時間： 括會議的開始 結(jié)束 22 由 個 參 的會議：上午的會議定為9: 0開始，下午的會議定為 : 0開始 由于 殊情無法按以上規(guī)定 開始的會議，需由會議 者在會前通知中明確說明 222 為保會議”質(zhì)量，在議題內(nèi) 限的情下，會議 制在2小 以內(nèi) 4.2.3 會議地點：會議地點 明確 ,如currency1會議地點在公司外,與會人員熟悉,會議通知中 附上會議地點示意圖；4.2.4 會議議程：2 會議議程的第 項 人講會議 22 根據(jù)會議內(nèi) 的同，會議 為匯報、通報、研 內(nèi)(參 )4http:/ (大量管理資料下載)2 會議議程 以0 鐘為單元， 單元的會議內(nèi) ，如currency1項內(nèi) 于0 鐘，也 為 個單元， 的保與會人員參 會議前能fl會議內(nèi) 清晰的了 2 每項會議議程 項議程的匯報人、參會人員、 人員 人的單 會議人員在確定與會人員 ，在明確會議的基礎(chǔ)上確定哪些人須參會，哪些人參 參 努力 既因些人的缺 而影響會議currency1，也因 與 會議 系大的人員原因參 此 會議而影響他們的正常工作，同 又給 人員以學(xué)習(xí)、觀摩的機(jī)會4.2.5 會議注意事項25 著裝 :在工作日期 召開的會議需正著裝在周末休息日期 召開的會議以著便裝如 殊的著裝 需 明確指 會議內(nèi) 保密 ：會議 者根據(jù)會議的性質(zhì)內(nèi) 確定會議內(nèi) 否 保密如currency1需 保密，需 采取 的保密措施 例如： 及公司商業(yè)秘密的會議，參會人員如currency1委托他人代替參 會議，須事先報會議 辦 批準(zhǔn) 除辦會議 外， 律得錄音、攝像 會議中 用的文件 律由會議 辦 統(tǒng) 收，若需 會后帶走的須履 的登記手續(xù) 25 fl會議文件的 ：會議 人員根據(jù)會議的的、規(guī)模的 內(nèi) 確定 否 用PPT文件， 否需 文文件，需 少 ， 殊也 注明 匯報 在制作PPT文件 ， 括 議程的 安排會議注意事項，與會人員清 會議的議程同 ，制作PPT文件 用公司 準(zhǔn)模fi，為保 影currency1清 ， 注意 的 5http:/ (大量管理資料下載)25 fl 的 明確參會人員如currency1因 殊原因無法參會需通 255 明確fl會議 律的 （后） 25 需 殊說明的會議注意事項 會議通知的 的會議，會議 前個工作日 會議通知如currency1會議 及公司總經(jīng)理室 以上人員參 ， 前5個工作日 通知， 及總經(jīng)理 員參 的會議， 前 0個工作日 通知以便與會人員能夠事先 整好 安排為參會 好準(zhǔn)備2 如currency1因 殊情需 召開會議（會議通知 離會議召開2小 以內(nèi)）， 的會議 由系統(tǒng)的總經(jīng)理室 員批準(zhǔn)，總經(jīng)理室 以上人員參 的會議 得公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)5. 會議主持人5 會議 人 制整個會議 程 52 會議 人在會議開始前, 清點參會人員單, 與會人員通報此會議的會議的，會議的 議程明確說明此 會議的注意事項會議 律5 會議 人在會議 程中， 制 的 ， 會議的 6. 會議紀(jì)律 與會人員 按 參會， 而 事先 占 鐘2 會議期 意走，flP機(jī)、手機(jī) 音處理 與會人員如currency1因 殊原因需 在會議中 離開會場 需 會議 人得currency17. 會議紀(jì)要撰寫：在會議結(jié)束后的個工作日內(nèi)，會議 “會議 給 人員會議 準(zhǔn)確、 地會議的結(jié) 6http:/ (大量管理資料下載)8. 會務(wù)組織：fi 會議預(yù)算：會議 著，fl 的原 每 的會議費用在5000元以上 ，會議 會議預(yù)算，報 的上 批8.2 通、食宿：如currency1會議在公司外舉，會議 會議 安排 與會人員的通食宿 如currency1下午 會議議程，午餐 安排為工作餐、流程圖 在公司內(nèi)召開的會議 序 總 經(jīng) 理 室 總 經(jīng) 理 秘 書 備 注7http:/ (大量管理資料下載)會前會 會后 在公司外召開的會議 序總經(jīng)理室 總經(jīng)理秘書 備 注8確定參會人員、 范”、內(nèi) N批 Y下 準(zhǔn)備工作會 服務(wù)批N下 結(jié) 束整理資料Y開 始確定 、地點、人員定通知 收 http:/ (大量管理資料下載)會 前會 中9YN確認(rèn)議題及參會人員范圍選及確定起草會議通知會議預(yù)算人員確認(rèn)（住宿，通）設(shè)備準(zhǔn)備預(yù)定會議室，房 ，用餐，娛樂車輛安排起草會務(wù)通知議程PPT制作食品采買指導(dǎo)服務(wù)員工作場所布置與熟悉會議室、匯報人員、用餐、娛樂、住宿保障工作人員離會車輛安排退 房設(shè)備整理結(jié) 帳 公司設(shè)備歸還報 銷會務(wù)總結(jié)結(jié) 束開 始http:/ (大量管理資料下載)會 后四、程序 會前工作（按順序）議題及參會人員范圍的確定會議場所的選定：在會前少 個工作日確定好會議地點， 了場地的 費用 準(zhǔn) 外， 內(nèi)設(shè)施 備：10http:/ (大量管理資料下載)會議室的布， 明，音響， 娛樂設(shè)施 （ ，保 ， ）住宿、餐 、娛樂的 離 說明：fl 上 件的場所 總經(jīng)理室 會議通知的起草 在會前 周確定 會議的議程， 中 括匯報的 ， 內(nèi) 及安排，匯報人， 人員 事項 舉例如下：議程時間 匯報議題 主要內(nèi)容及時間安排 主要匯報人員 列席人員1 9:0010：00 98財年經(jīng)營情況通報匯報人：、10：00-10：15 休息2 10：1511：45 人力資源情況通報 人事及培訓(xùn)工作通報（40分鐘通報+50 分鐘研討）匯報人：、 結(jié) 會議議程起草會議通知， 中 注明會議的 ，地點，人，議程，會議的注意事項（須 括著裝 ，內(nèi) 保密 ，會議文件的 ， 的 ，會議的 律 ）及 圖，在會前 申報會議預(yù)算據(jù)會議的 及fl參會人員情的確認(rèn)， 如下費用明 ， 括：會議室費用，住宿費用，餐 費用，娛樂費用，食品費，通費， 費用，預(yù)費 11http:/ (大量管理資料下載)會議預(yù)算 在會前四 ，經(jīng)秘書處經(jīng)理 后，報總總 批 人員確認(rèn)結(jié) 會議通知中所注明的參會人員單（ 總經(jīng)理室 員及 程 人員），與 確認(rèn)住宿，通（ ）情 fl于QDI的總經(jīng)理室 員 了 及離 的 ， 好機(jī)、 機(jī)及住宿的安排工作原上如 續(xù) 人員， 議安排在 住 設(shè)備準(zhǔn)備設(shè)備明 量 設(shè)備明 量影 1 少2個 1 2個記 1 帶， 據(jù)會議 機(jī)及程序 1 據(jù)會議 布（大） 1個 1（ 、 ） 少2 A4 紙 1 照 機(jī) 1 訂書機(jī) 1個寬帶透明 1 圓珠 若干曲別針 1 預(yù)定據(jù)征詢結(jié)currency1， 預(yù)定， 中 確定的 ：會議室，房 ，餐，娛樂（保 ， ， ， ） ：會議室 確認(rèn) 否 音響設(shè)備及 車輛安排據(jù)會議議程確定車輛 的安排， 選用 維柯 明確車12http:/ (大量管理資料下載)，地點， ，安排情通知公司車輛管理員 車輛安排的原：A. 結(jié) 會議議程安排， 車輛于會前10 鐘達(dá)會場B. 車輛 的安排 以所 匯報人員的 地為 ，C. 議在會議結(jié)束后單獨安排 個車 運 器設(shè)備， 好在會后1小 由會場 會務(wù)通知起草在所會議通知的基礎(chǔ)上，結(jié) 已確定的參會及預(yù)定情，起草會議的會務(wù)通知， 所 安排確定 括 、地點、 人、議程、房 安排、餐安排、車輛安排、活安排、會務(wù) 系法及房 、會議注意事項及會 圖（注：會議通知的所 內(nèi) ） 如議程中 括總經(jīng)理室周例會，在會務(wù)通知中注明下 周的例會 否召開 會務(wù)通知 在會前四 ，經(jīng)秘書處經(jīng)理 后，報總 總 批 會務(wù)通知 在會前 給參會人員 議程PPT制作制作會議議程的PPT文件，以便會議 人介紹會議的安排 中PPT 括會議 ，內(nèi) ，匯報人 食品的采買據(jù)會議的 ，采購 的水currency1、干currency1及小點心， 明 如下：水 currency1 干 currency1 點 心13http:/ (大量管理資料下載)春 草莓，油桃，香蕉，伊麗莎 瓜 開心currency1， 子，話梅，蜜棗，巧克力派，鳳梨酥，小蛋糕，薩 瑪夏 西瓜，桃，荔枝，葡萄，伊麗莎 瓜秋 香蕉，葡萄，橙子，蘋currency1冬 蘋currency1，蘆柑，香蕉指導(dǎo)服務(wù)員工作確定每 會議需 3服務(wù)人員 通知服務(wù)人員每15 鐘續(xù)茶 指導(dǎo)服務(wù)人員水currency1及點心的準(zhǔn)備擺放情 會議場地布置與熟悉事先與賓館人員 系，保服務(wù)人員的及 位 所 會議所需用品需在會前2小 運會場會議室所需用品（ 影 ， ，布， ， ）需在會前1小 擺放 畢 在抵達(dá)賓館后會議所用水currency1、干currency1及點心由服務(wù)人員清洗在會前30 鐘擺放 畢 會議室的、音響、 設(shè)備 在會前30 鐘準(zhǔn)備 畢 會議室內(nèi)的茶水需在會前10 鐘開始沖泡 擺放指 牌，指明會議室及會務(wù) 的地點 通知匯報人員于會前5 鐘座準(zhǔn)備好匯報資料 14http:/ (大量管理資料下載) 會中工作（按順序）會議室保障會議的 程 會務(wù)人員 在會議室，保障會議的服務(wù)工作 每 匯報開始 ， 注設(shè)備、室溫、音響 情 協(xié)助匯報人員 好匯報PPT文件的 及資料 工作 在會議休息期 ， 協(xié)助下 個匯報人員 及資料收 及 了會議的 展情及 通知外會務(wù)人員 好日程安排的 整工作 匯報人員的保障落 匯報人員及 會 了匯報 資料的準(zhǔn)備情，協(xié)助 好準(zhǔn)備工作（如 記，資料準(zhǔn)備 ） 落 匯報人員用餐情 落 匯報人員 情 用餐的保障 結(jié) 會議的 程人 ，通知餐廳菜的準(zhǔn)備情（人 ）及用餐 涼菜在正餐開始前15 鐘擺放 畢，熱菜在用餐開始 上 如currency1下午 會議議程，午餐 安排為工作餐 娛樂的保障滿足總經(jīng)理室 員的娛樂需 1會務(wù)人員 保障 15http:/ (大量管理資料下載) 在活期 用冰水 住宿的保障在所 需 住宿的人員抵達(dá)賓館 ， 及 房 的鑰匙 在當(dāng)晚 與總 設(shè)定好第二日的叫早 叫早通知早 在會議結(jié)束的當(dāng) 13：00前，所 房 的鑰匙收 會后工作（按順序）離會車輛安排會議結(jié)束后， 好參會人 車輛安排工作 QDI的總經(jīng)理室 員如 安排好 機(jī)工作如 續(xù) 在北 事先安排好的賓館 退房在會議 后 的中午13：00前，所 住宿房 的鑰匙收 后，辦理退房手續(xù) 設(shè)備整理在 走所 參會人員后， 設(shè)備的收拾整理工作 結(jié)帳在確認(rèn)所 會議項均以結(jié)束后，結(jié)帳開 票 16http:/ (大量管理資料下載)設(shè)備歸還公司后，歸還所借設(shè)備 費用報銷在會后 內(nèi) 費用報銷，附此 會議的費用 算 會務(wù)總結(jié)會后第 秘書處例會上， 會務(wù)總結(jié)工作 五、注意事項會務(wù)人員 好總經(jīng)理業(yè)務(wù)工作的保障工作攜帶公司通訊錄以 好 系 程會議 少保 2輛會議用車 會議所需 器 備 fl所借用品 在 前 檢測與 會務(wù)人員 攜帶少5 會務(wù)通知，以備查詢 財務(wù)監(jiān)匯報材料為受文件， 指定專人 資料的放工作 會務(wù) 房 選擇與會場 離較近的房 ，而每 會議的房 較為固定 會議期 如生緊急情，會務(wù)人員 沉著冷靜，及 檢查能導(dǎo)致的原因盡 17http:/ (大量管理資料下載)附件： 會議通知草稿 會務(wù)通知草稿 會議預(yù)算草稿 會務(wù)分工明細(xì)表 主要會議場所明細(xì)表18http:/ (大量管理資料下載)附件 聯(lián)想電腦公司 聯(lián)想電腦公司文件第 1 頁，共2頁文件編號：QB/LX 009 -99 發(fā)文 ：1999年5 20 文件 ：會議通知文： ： ： 文 ： 經(jīng) 、參會 文 ： 經(jīng) 員，參會人員送： 經(jīng) 秘書 后 99年5 經(jīng) 會通知99年5月 總經(jīng)理室例會定于5月2fi日下午（星期五）29日（星期六）舉 會議的各項內(nèi) 安排如下：、會議地點：安 5號第9會議 2 、參會人員： 經(jīng) 員currency1 、會議主持人：-4、 議程安排：議程時間 匯報議題 主要內(nèi)容及時間安排 主要匯報人員列席人員1 5 28 （“）14：0016：00fiflfi時 ” 的 ”（50分鐘+20分鐘） 主題研報（20分鐘+currency10分鐘研討）（ 公司）-、16：:0016：15休息19公 司傳號碼 FAX NO.:號 OUR http:/ (大量管理資料下載)2 16：15-18：00 息 情況通報 、 、18：1519：15 19：currency1022：currency10 、，22：currency10分 前 休息，currency1 5 29 （ ）8：009：currency10經(jīng) 會4 9：currency10-10：currency10 經(jīng)營情況通報 、10：currency10-10：45 休息5 10：4512：currency10 聯(lián)想電腦 務(wù) 研討 聯(lián)想電腦 的 務(wù) （currency10分鐘） 研討： 的 務(wù) ，前 務(wù)中在的主要題， 的（65分鐘） 、12：currency10 5、 會議注意事項1、5 29 8：00 經(jīng) 會，5 currency11 的 經(jīng) 會 2、總經(jīng)理室會議的內(nèi) 于公司的商業(yè)秘密，與會人員 注意保密、各項會議的匯報人員 人員 按照議程安排的 準(zhǔn) 參會、會議期 意走， fl手機(jī)、P機(jī) 音處理5、 匯報人 制 ，保會議議程順、按 20http:/ (大量管理資料下載)、各匯報 事先準(zhǔn)備好PPT文件，如需 準(zhǔn)備文 材料， 準(zhǔn)備22 材料， 給總經(jīng)理室 員，在會后統(tǒng) 收 7、如因 殊原因無法參會，總經(jīng)理室 員需 元 總經(jīng)理準(zhǔn) ，他人員需 的 管總經(jīng)理室 員準(zhǔn) 通知秘書處 8、5 28 前與會人員發(fā)細(xì)的會務(wù)通知， 注意 附件二聯(lián)想 團(tuán) 公司聯(lián)想電腦公司文件第 1頁，共 4頁21公 司傳號碼 FAX NO.:號 OUR http:/ (大量管理資料下載)文件編號：QB/LX PC 0105-99 發(fā)文 ：1999/5/25 文件 ：通知文： ：/ ：文 ： 經(jīng) ，與會 文 ：與會人員送：企管辦秘書處后 5月 總經(jīng)理室月例會會務(wù)通知1、會議 ：5月28日下午、29日2、會議地點： 安 賓館5 第9會議室、會議 人： 議程時間 匯報議題 主要內(nèi)容及時間安排 主要匯報人員列席人員1 5 28 （“）14：0016：00fiflfi時 ” 的 ”（50分鐘+20分鐘） 主題研報（20分鐘+currency10分鐘研討）（ 公司）-、16：:0016：15休息2 16：15-18：00 息 情況通報 、 、18：1519：15 19：currency1022：currency10 、，22：currency10分 前 休息，currency1 5 29 （ ）8：009：currency10經(jīng) 會22http:/ (大量管理資料下載)4 9：currency10-10：currency10 經(jīng)營情況通報 、10：currency10-10：45 休息5 10：4512：currency10 聯(lián)想電腦 務(wù) 研討 聯(lián)想電腦 的 務(wù) （currency10分鐘） 研討： 的 務(wù) ，前 務(wù)中在的主要題， 的（65分鐘） 、12：currency10 4、房 安排：住宿人員 房 住宿人員 房 5206 、 5209、 5208 、 52105207 、 5211、 5205 、 5202、 5204 、 5212、 5203 、 5201 六、餐安排： 5月28日 晚餐18：15-19：15 5月29日 早 8：00 總經(jīng)理室早餐會 5月29日 午餐12：30-13：30、會務(wù) ： ： 137 ： 139 23http:/ (大量管理資料下載)5201房 TEL：64231199 5201房、車輛安排：日期 安排5月28日13：00 5500 - 安 賓館15：20 5500 - 安 賓館16：00 安 賓館-5500 18：00 安 賓館-5500 19：30 安 賓館-5500 5月29日8：20 5500 - 安 賓館9：45 5500 - 安 賓館10：40 安 賓館-5500 12：30 5500 - 安 賓館12：40 安 賓館- 5500 、活安排：地點 活內(nèi) 5月28日20：0022：003 6 （ 房 ）6 二 6 二 保 注：5月28日 以上娛樂項，如 需 與會務(wù) 系 、會議注意事項1、 各項會議的匯報人員 人員 按照議程安排的 準(zhǔn) 參會匯報人 制 ，保會議議程順、按 2、 各匯報 事先準(zhǔn)備好PPT文件，如需 準(zhǔn)備文 材料， 準(zhǔn)備22 材料， 給總經(jīng)理室 員，在會后統(tǒng) 收 1、如因 殊原因無法參會，總經(jīng)理室 員須 總 人員需 管總經(jīng)理 員 ，及 通知會務(wù) 24http:/ (大量管理資料下載)2、會 意走， fl手機(jī)、P機(jī) 音處理、此 會議議程較 ，會議的結(jié)束 能會 所 、5月 日的周例會取5、如所匯報人員因參會所生的通費用于5月31日下 前給 ，由會務(wù) 統(tǒng) 報銷（同 在票據(jù)后注明 及車 ）， 期 報銷 6、每 房 鑰匙， 注意保管，在29日下午開會前給會務(wù) ，若 需 50元 7、參會人員如 住宿 用車需 ， 及 通知 附： 圖25安 安四 安 賓 館安 西 http:/ (大量管理資料下載)附件 聯(lián)想 團(tuán) 公司聯(lián)想電腦文件第 1 頁，共1頁文件編號：QB/LX PC 發(fā)文 ：1999/5/6 文件 ：會議預(yù)算文： ： ：文 ： 經(jīng) 文 ：楊 ，王 送：后 5月 總經(jīng)理室例會費用預(yù)算申 5月 總經(jīng)理室月例會定于5月28日29日在 安 賓館舉， 會議預(yù)算如下：26公 司傳號碼 FAX NO.:號 OUR http:/ (大量管理資料下載)1、 場地費： 1600元2、 住宿費： 2520元3、 餐費： 2