企業(yè)之采購管理 周惠文 教授 國立中央大學(xué)信息管理學(xué)系 學(xué)習(xí)目標(biāo) 認(rèn)識企業(yè)采購目的與流程 明暸企業(yè)采購流程中的主要活動 理解企業(yè)采購部門與其他部門之聯(lián)系 明暸 了解 內(nèi)容大綱 采購管理導(dǎo)論 企業(yè)采購活動 采購部門與其他部門之關(guān)系 采購部門的任務(wù) 企業(yè)采購目標(biāo) 短期目標(biāo) 適時向最恰當(dāng)供應(yīng)商購買正確數(shù)量且符合質(zhì)量規(guī)格要求的產(chǎn)品運送到正確的地點給組織內(nèi)請購者 中期目標(biāo) 協(xié)助組織達成營運目標(biāo)、有效管理采購部門、與其他部門維持密切聯(lián)系 長期目標(biāo) 發(fā)展企業(yè)整合性之采購策略，以協(xié)助企業(yè)整體營運策略及終極目標(biāo)之實現(xiàn) 采購對企業(yè)之重要性 降低制造成本 加速原物料運送時間 縮短產(chǎn)品制造（發(fā)展）周期 改善產(chǎn)品質(zhì)量 企業(yè)采購之發(fā)展趨勢 科技變化快速 全球性的市場導(dǎo)致全球競爭，故規(guī)劃周期縮短且不確定性增高 全球產(chǎn)品周期縮短 采購方式改變：全球資料網(wǎng)絡(luò) ( 傳統(tǒng)采購流程 點對點采購流程 企業(yè)采購活動 壹 采購流程與活動 貳 庫存追蹤與控管 參 交通工具分析與評估 肆 以物付款合約管理 伍 內(nèi)制或外購決策分析 陸 采購研究與物料需求預(yù)測 壹 企業(yè)采購流程與活動 一、原物料需求辨認(rèn) 原物料需求來源 自動補貨系統(tǒng) 根據(jù)預(yù)定之參數(shù)，如安全庫存量、需求預(yù)測、交貨所需時間、系統(tǒng)自動計算出應(yīng)補貨時間點及應(yīng)補貨數(shù)量 倉庫盤點 定期盤點存貨時，一旦發(fā)現(xiàn)低于安全庫存量，便須補貨 跨部門小組 研發(fā)新產(chǎn)品時在產(chǎn)品設(shè)計及雛型建構(gòu)，提供原物料需求信息 部門請購 部門根據(jù)需求請購 電子化采購 降低文件處理的數(shù)量、時間、人力 降低采購文件傳送及接收所需時間 提升企業(yè)與供應(yīng)商之溝通時效與溝通質(zhì)量 降低買賣雙方文書來往可能之錯誤率 降低采購原物料所需的行政費用 降低采購成本 采購流程產(chǎn)生之相關(guān)文件 (1/2) 請購單 ( 包含貨品描述、數(shù)量、請購單位、交貨處、聯(lián)絡(luò)人、單價、建議供應(yīng)商、以及是否可有替代品等 詢（報）價單 ( 包含貨品描述、數(shù)量、交貨日期、交貨處、聯(lián)絡(luò)人、單價、以及是否可有替代品 等信息。一般而言，至少需有三家報價單 采購單 ( 一旦確定供應(yīng)商后，采購單便產(chǎn)生。內(nèi)容所載包括采購單號、采購品明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量需求、價格、交貨日期、交貨方式、以及交貨地點 等信息，若無采購系統(tǒng)，通常需七至九份副本一式，分送各單位。 采購單有其法律上效力，簽署時應(yīng)注意用詞。 采購流程產(chǎn)生之相關(guān)文件 (2/2) 定期采購單 ( 在一定期限內(nèi)（ 1年）需重復(fù)采購物品 可省去每次采購均需下采購單的繁瑣流程 買賣雙方已談妥采購價格與數(shù)量等 已廣為企業(yè)采用 裝箱單 ( 由供應(yīng)商準(zhǔn)備，隨實際運送交貨的貨物清單 提貨單 (載貨證券 ) 隨配送貨物的工具，在送抵時交付企業(yè)簽收 資料來源： 2002). “資料來源： 2002). “資料來源： 2002). “資料來源： 2002). “資料來源： (1/3) 原料類采購 需要再加工成為可販?zhǔn)鄣漠a(chǎn)品 例：石油、煤、鋼礦砂、木材 原料的價格與供應(yīng)情況會有較大的波動 例：石油易受全球政局左右、農(nóng)產(chǎn)品易受氣候左右 2008年初大陸雪災(zāi) 半成品采購 采購半成品零件生成最終產(chǎn)品 例：采購輪胎、引擎、座椅 最后組成汽車 當(dāng)今主要趨勢：與供應(yīng)商組成策略聯(lián)盟或是外包 采購類型 (2/3) 維修與作業(yè)所需的采購 ( 如辦公文具、清潔用品、機器備用零件 特性：采購次數(shù)頻繁但采購數(shù)量低 如何有效管理控制 集中采購、與供應(yīng)商簽訂定期采購契約 支持生產(chǎn)所需的采購 支援生產(chǎn)制造所需的采購，例如裝箱所須之紙箱、捆帶、儲藏盒 采購類型 (3/3) 服務(wù)之采購 企業(yè)多少均需要其他企業(yè)提供某些服務(wù)，例如水電、空調(diào)服務(wù) 資本設(shè)備之采購 采購非流動性資產(chǎn)供長期經(jīng)營之用 資本設(shè)備采購的特性 一旦購入可長期使用 采購金額通常底大，會計作帳分年提列分?jǐn)?配送 安排原物料購入或產(chǎn)品輸出的交通配送安排 采購流程與活動 二 評估原物料可能供應(yīng)來源 根據(jù)過去交貨紀(jì)錄及績效，建立特定供應(yīng)商表，以幫助評估選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商 評估供應(yīng)商的指標(biāo)項目： 交貨情況與交貨質(zhì)量 財務(wù)狀況 供應(yīng)商制造成本與定價 技術(shù)能力、配合能力 管理能力、管理人員專業(yè)能力與流動率 人員技能、素質(zhì)、流動率、應(yīng)變能力、態(tài)度與士氣 全球化采購趨勢下，應(yīng)以全球可能供應(yīng)商為采購來源 采購流程與活動 三 選擇原物料供應(yīng)來源 (1/2) 選擇供應(yīng)商 競標(biāo) 利用招標(biāo)方式由最低價之供應(yīng)商得標(biāo) 適用情況 采購數(shù)量大、原物料規(guī)格與樣式非常明確、有足夠的供應(yīng)商可供選擇 等 價格是影響采購之主要因素 三 選擇原物料供應(yīng)來源 (2/2) 協(xié)議方式 價格非主要考量因素 開發(fā)新產(chǎn)品時，所需采購的原物料規(guī)格條件或原物料規(guī)格不明確等 一般而言這種采購方式較費時，且采購過程較復(fù)雜 采購流程與活動 四 采購單下達與收貨 利用網(wǎng)絡(luò)傳送電子資料 降低文件旅行時間 避免資料重復(fù)輸入 造成時間浪費 提高采購文件正確性 降低采購成本 從組織文化而言，可開啟采購端與供應(yīng)端組織合作的機制 采購流程與活動 五 供應(yīng)商績效評估 (1/2) 供應(yīng)商數(shù)目多寡與供應(yīng)風(fēng)險間的消長關(guān)系 數(shù)目較少但較高競爭力的供應(yīng)商群 透過長期連續(xù)的評估程序，剔除競爭力較弱的供應(yīng)商： 供應(yīng)商群之最佳化策略 優(yōu)點：向最優(yōu)良的供應(yīng)商采購、降低采購風(fēng)險、降低供應(yīng)商維護成本、制造成本、復(fù)雜采購策略實施可能性 缺點：對供應(yīng)商過分依賴、缺乏競爭、供應(yīng)商干擾、供應(yīng)商數(shù)目過少，一旦采購需求變化，恐無法配合 五 供應(yīng)商績效評估 (2/2) 評估方式 類別法：將評估項目列舉并評分，最后加總各項得分而成 加權(quán)法：依各項類別之重要程度給予不同權(quán)重 成本法： 績效指標(biāo) （采購成本 非績效成本） / 采購成本 采購部門與其他部門之聯(lián)系 采購部門與組織內(nèi)各部門之關(guān)系 生產(chǎn)制造部門 關(guān)系緊密，可能為從屬關(guān)系 市場營銷部門 屬間接關(guān)系，營銷部門開發(fā)促銷方案前，須與生產(chǎn) 制造 采購部門確認(rèn)存貨與生產(chǎn)產(chǎn)品量 品管部門 關(guān)系緊密，須提供最新信息，以掌握現(xiàn)有供應(yīng)商之供貨質(zhì)量 工程研發(fā)部門 關(guān)系最為關(guān)鍵 ，在產(chǎn)品設(shè)計與原物料選擇上密切合作，以縮短產(chǎn)品開發(fā)周期并降低成本 財務(wù)會計部門 提供資料以計算某采購物件之成本 貳 庫存追蹤與控管 追蹤各地每日庫存 庫存追蹤與控管已漸由采購部門交使用者部門 因各部門績效評估壓力，需對自己的庫存負(fù)責(zé)，因此使用者將對采購單與庫存更為謹(jǐn)慎 追蹤供應(yīng)商逾交之訂貨 與供應(yīng)商直接聯(lián)系即將到期或逾期的訂貨 參 配送工具分析與評估 運送采購品或產(chǎn)品所需之配送工具其成本分析及選擇 水運、陸運（鐵路與公路）、空運 影響選擇配送工具的因素 成本：配送成本與總成本（含庫存成本、倉儲費用、關(guān)稅與報關(guān)行政費） 速度：從送出到收貨的所需時間，與所運送貨物特質(zhì)有關(guān) 可靠度：依時安全抵達的機率 運能：需特殊運送設(shè)備，如化學(xué)藥劑、危險物質(zhì) 可到達性：能否一路到底，抑或需換不同運送工具 肆 抵銷貿(mào)易合約之管理 國際采購案中，基于貿(mào)易平衡的考量 易貨貿(mào)易 ( 最基本且最古老，買賣雙方在過程中以物易物，完全沒有牽涉到貨幣進出 償付 ( 賣方同意在規(guī)定時間內(nèi)向買方所在國家的任何產(chǎn)業(yè)之任何公司，購買當(dāng)初買方采購金額之一定比例的貨品，以作為賣方對買方之償付 抵銷采購 ( 賣方同意在買方完成采購并付清款項后，在規(guī)定時間內(nèi)向買方指定項目清單中購買指定金額的貨品 伍 內(nèi)制 /外購決策分析 (1/2) 自 1973至 1987美國企業(yè)其境外采購由 21% 境外采購考慮因素及風(fēng)險： 成本、質(zhì)量、技術(shù)、供應(yīng)商配合度 匯兌、關(guān)稅、航期、保險、通關(guān)、兵險 影響內(nèi)制的成本因素 作業(yè)成本 工廠營運成本 整體作業(yè)成本 主管薪資福利、公共關(guān)系、法律服務(wù)費（專利 、機器折舊攤提、產(chǎn)品設(shè)計、間接人力、行政費等 適合采購品為獨占或控制性，可以垂直整合方式為之 伍 內(nèi)制 /外購決策分析 (2/2) 內(nèi)制缺點 機器、人事固定成本偏高，須以增加產(chǎn)量之經(jīng)濟規(guī)模攤平 不利現(xiàn)金周轉(zhuǎn) 不適市場規(guī)模尚待開發(fā)情況 影響外購的成本因素 運送、購買、儲放成本 處理采購之人事與行政作業(yè)成本 庫存成本 流動資金 外購缺點 易喪失對采購品之獨占性或控制權(quán) 選擇供應(yīng)商時有風(fēng)險 須較長前置時間 如何分析采購品之價值 三種方法提升物品之價值 不降低物件質(zhì)量前提下，降低物件成本 不增加該物件成本前提下，提升物件功能 相對于所增加之成本，大幅增進物件之功能 物件之現(xiàn)有功能與特色之必要性 市場有較低價格或較高質(zhì)量物件可取代 物件之制造流程是否適當(dāng) 有無標(biāo)準(zhǔn)零件可取代現(xiàn)有客制化之零件 有無較低成本之供應(yīng)來源 有無較簡單之設(shè)計以方便使用、組裝、或成本較低 陸 采購研究 /原物料需求預(yù)測 研究供應(yīng)市場物料價格短中長期發(fā)展趨勢 發(fā)展采購策略 訂定采購計劃 明定采購部門任務(wù) 針對重要采購案組成跨部門小組 采購模塊 采購屬于物料管理模塊 (MM 物料管理模塊與其他模塊關(guān)聯(lián) 塊的范圍 (1/2) 塊的范圍 (2/2) 采購流程 (1/2) 請購作業(yè) 采購作業(yè) 采購品到貨作業(yè) 發(fā)票資料處理 采購流程 (2/2) 請購作業(yè) (1/2) 請購部門向采購部門提出請購需求 需在何時獲得多少數(shù)量的某項物品或服務(wù) 請購來源可為系統(tǒng)自動產(chǎn)生或由人工輸入 請購作業(yè) (2/2) 采購 采購來源可以為內(nèi)部或外部 可以用供應(yīng)商來源清單或報價清單以管理更新供應(yīng)商來源 采購 詢價與報價 采購 采購單結(jié)構(gòu) 采購 采購單樣例 采購 契約類別 價值型契約 ： 契約中載明此次采購的貨物價值 數(shù)量型契約 ：契約中載明此次采購的貨物或服務(wù)總數(shù)量 采購品到貨作業(yè) 貨物收訖與采購單核對 貨物收訖匯入采購單 優(yōu)點： 貨物收訖之相關(guān)資料同時在采購單與供應(yīng)商資料中更新 供應(yīng)商發(fā)貨單中之到貨數(shù)量與采購單之采購數(shù)量可以確認(rèn) 簡化資料重復(fù)輸入并有效管理到貨數(shù)量 發(fā)票驗證 發(fā)票資料處理 數(shù)量驗證 價