公司通訊管理制度 *公司通訊管理制度第一條為了提高公司的經(jīng)營管理，節(jié)約成本費用，加強對公司各種通訊工具的管理，特制訂本制度。 第二條本制度所指各種通訊工具包括電話總機、電話分機、直線電話、傳真機、移動電話以及為員工配備的電子郵箱等。 第三條公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)，公司不提倡員工利用公司的通訊工具進行私人用途。 第四條電話總機的管理電話總機由行政部的前臺人員負責值守，所有外線電話均需由前臺人員負責接轉(zhuǎn)。 前臺人員的接聽電話必須使用標準用語。 標準用語如下接聽外線電話時，應(yīng)說“您好！迎海集團，請問您找哪位？”；當對方告訴分機號碼時，應(yīng)說“請稍等！”；如果分機占線時，應(yīng)說“對不起，電話占線，請您稍后再打過來”前臺人員接聽內(nèi)線電話時，應(yīng)說“您好，前臺”。 第五條電話分機的管理公司根據(jù)員工工作需要和電話分機的資源情況，為每一位員工提供一部電話分機。 員工應(yīng)電話分機鈴響三聲內(nèi)接聽，接聽業(yè)務(wù)電話應(yīng)簡潔明了，接聽電話時應(yīng)使用統(tǒng)一禮貌用語“您好，（員工姓名）”。 講電話時聲音不可太大，以免影響他人。 電話分機一般不開通長途直撥功能，總監(jiān)級以下員工因為工作實際需要而開通長途直撥功能的，須提出書面報告，經(jīng)部門經(jīng)理初審、主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總裁批準后方可開通。 對已開通長途直撥功能的電話分機，由員工個人負責長途功能的使用管理。 不得借予他人撥打長途電話，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除由其個人賠償所發(fā)生的長途話費外，還可視情況嚴重，停止其電話分機長途直撥功能并按公司獎懲條例給予相應(yīng)的處分。 員工因臨時工作需要打長途電話的，須填制長途電話申請單，經(jīng)部門經(jīng)理初審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，遞交行政部經(jīng)理簽字后到前臺掛撥，或由前臺撥通后接入員工的分機上撥打長途電話時，必須使用IP特服號（如 17909、17951），以節(jié)約費用。 禁止利用公司電話聊天。 員工在上班時間如撥打或接聽私人電話，應(yīng)長話短說，以免造成電話線路的繁忙，時間不得超過三分鐘。 嚴禁員工利用公司電話（包括分機和直線電話）進行撥號上網(wǎng)、撥打聲訊臺或信息臺查詢非業(yè)務(wù)信息。 未經(jīng)公司或電話所有人的同意，撥打長途電話。 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除由其個人賠償所發(fā)生的長途話費外，還可視情況嚴重，給予記過以上的處分，直至開除。 電話已開通長途直撥功能的員工一經(jīng)離職，行政部應(yīng)馬上通知前臺將該員工的長途直撥功能關(guān)閉，同時做好登記。 第六條直線電話的管理總監(jiān)級以上的高級管理人員以及總裁辦主任、總裁助理，可以根據(jù)工作需要，申請配置一部直線電話，如需要開通國內(nèi)長途功能的，應(yīng)一并提出申請。 申請配備直線電話，一律報集團董事長批準。 第七條傳真的管理公司傳真機由前臺負責管理，收發(fā)傳真時應(yīng)由前臺人員負責操作。 前臺人員發(fā)送傳真完畢后，應(yīng)檢查是否有文件遺漏在傳真機旁；傳真接收完畢后，應(yīng)立即將傳真文件交給收件人。 員工因為工作需要而發(fā)送傳真的，應(yīng)填制傳真申請單，經(jīng)部門經(jīng)理對傳真內(nèi)容進行初步審核，并報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 主管領(lǐng)導(dǎo)審批后應(yīng)將傳真申請單遞交行政部經(jīng)理簽字，再由前臺人員操作發(fā)送。 對發(fā)送保密性高的文件，可由前臺人員進行指導(dǎo)，由員工個人親自發(fā)送，并提前以電話方式通知收件人現(xiàn)場接收。 對涉及公司重大機密的文件不宜使用傳真機發(fā)送，以免泄密。 對傳真收發(fā)業(yè)務(wù)頻繁或者所收發(fā)的資料保密要求較高的部門或個人，可以申請配置專用的傳真機。 員工不得利用公司傳真機收發(fā)私人資料、文件。 第八條移動電話的管理公司不為員工購置移動電話，但對員工因辦理公務(wù)所發(fā)生的移動電話費用（簡稱移動話費），按具體情況給予一定金額的報銷限額標準。 原則上，集團主任級及下屬公司副經(jīng)理級以下普通員工，不得申請報銷移動話費，特殊工作崗位或確實因為業(yè)務(wù)需要的除外。 公司對移動話費實行“員工提出報銷申請、公司核定報銷限額、限額內(nèi)實報實銷，超支部分員工自負”的管理方式，即主任級以上的管理員工根據(jù)實際工作需要，向公司提出報銷移動話費的書面申請，公司根據(jù)員工職務(wù)、崗位和業(yè)務(wù)的特點，以及公司的移動話費報銷限額參考標準表，核定具體的報銷限額。 對在限額以內(nèi)的移動話費，由公司據(jù)實報銷；對超過報銷限額的，公司只按限額標準進行報銷，超支部分不再補發(fā)給員工，而由其個人承擔。 核定移動話費報銷限額的流程為主任級以上的管理員工可根據(jù)實際工作需要，寫出書面的報銷申請，由部門經(jīng)理出具審定意見后，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 在公司的限額參考標準內(nèi)，主管領(lǐng)導(dǎo)可以直接批準。 對超出公司規(guī)定的限額參考標準的，還需要報公司總裁批準。 對經(jīng)理級以上的管理員工，除需報主管領(lǐng)導(dǎo)批準外，一律報公司總裁審批。 總裁、副總裁的移動話費報銷標準由董事長核定。 移動話費報銷限額參考標準如下外勤（100%）復(fù)合勤（70%）內(nèi)勤（40%）說明總監(jiān)、董事長助理400元/月280元/月160元/月 1、外勤是指經(jīng)常外出辦理公務(wù)的員工。 2、內(nèi)勤是指較少外出公務(wù)的員工。 3、復(fù)合勤是指較多外出公務(wù)的的員工。 此標準僅供核定時參考。 副總監(jiān)、總裁辦主任350元/月245元/月140元/月經(jīng)理、總裁助理300元/月210元/月120元/月副經(jīng)理250元/月175元/月100元/月主任200元/月140元/月80元/月對已核定報銷限額的員工（包括普通員工和管理級員工），如確因業(yè)務(wù)需要但原報銷限額偏低而申請重新核定的，應(yīng)提供申請日前不少于三個月的移動話費發(fā)票和流水清單，并標明私人用途的部分話費，由部門經(jīng)理和行政/人力資源部經(jīng)理出具初審意見，并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總裁審定。 行政/人力資源部可對員工每月的移動話費進行統(tǒng)計分析，對報銷限額核定過高的，有權(quán)提出重新核定的建議。 凡由公司給予限額報銷移動話費的員工，原則上須24小時開機（如不能24小時開機的，但須提供其他電話聯(lián)系方式）。 對享受限額報銷但將移動電話置于關(guān)機狀態(tài)，但又沒有提供其他電話聯(lián)絡(luò)方式，致使公司聯(lián)絡(luò)不到的，一個月內(nèi)出現(xiàn)三次以上（含三次），除取消當月移動話費的報銷資格外，對因聯(lián)系不上而延誤工作，還將按公司有關(guān)制度進行處罰。 員工在有固定電話的場合（辦公室、家里），應(yīng)使用固定電話通話。 使用移動電話撥打長途電話時，必須應(yīng)使用IP特服號碼（如 17951、17909等）。 使用儲值卡（如神州行、如意通、南粵行等）的移動電話，不給予移動話費報銷。 對使用實名入網(wǎng)并已核定報銷限額的員工，不得隨意更換移動電話號碼，如確因需要而更換的，必須及時通知公司行政部門。 員工不得將實名入網(wǎng)的移動電話號碼換成儲值卡號碼，否則公司有權(quán)取消其移動話費報銷資格。 對員工因開通個性化服務(wù)而產(chǎn)生的費用（如語音留言、轉(zhuǎn)秘書臺、訂閱短信、移動QQ或其他費用等），公司一律不予報銷。 新入職員工必須在入職滿一個月后方可提出申請移動話費報銷。 報銷移動話費的時間從其入職日的第二個月起計算話費報銷，對其在自入職日的第二個月至正式批準日期間發(fā)生的移動話費，按日平均計算報銷。 員工報銷移動話費時，應(yīng)遵守公司的費用報銷管理規(guī)定。 第九條電子郵箱的管理公司將不斷在推行辦公無紙化、自動化，并為公司每一位員工配備專用的電子郵箱。 對經(jīng)常與外部進行業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)的員工，由公司向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商申請購買專用的外部郵箱。 對不經(jīng)常與外部進行業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)的員工，公司只為其配備內(nèi)部郵箱。 內(nèi)部郵箱可以在公司局域網(wǎng)內(nèi)發(fā)送內(nèi)部郵件（指接收者郵件地址后綴為）和外部郵件（是指接收者郵件地址后綴不是），但只能接收內(nèi)部郵件，而不能接受外部郵件。 內(nèi)部郵箱不得印在員工的名片上。 公司系統(tǒng)管理員須協(xié)助員工在其個人辦公電腦上安裝郵件軟件，設(shè)置好各種應(yīng)用功能。 員工應(yīng)熟練使用郵件軟件的各種功能，員工每日上班后，須及時打開郵件軟件，及時接收、閱讀、回復(fù)電子郵件，并做好重要電子郵件的備份。 員工發(fā)送較為重要或緊急的電子郵件，發(fā)送后，還應(yīng)采取其他方式知會收件人（如電話轉(zhuǎn)告等）。 員工不得利用公司配備的電子郵件在互聯(lián)網(wǎng)訂閱各種郵件，不得用于非業(yè)務(wù)用途。 第十條本制度由集團總部行政管理中心制訂、修改并負責解釋。 第十一條本管理制度僅適用于集團總部，集團各下屬公司可根據(jù)本管理制度和公司的實際情況制訂相應(yīng)的通訊管理制度，并報集團總部行政管理中心備案。 第十二條本規(guī)定自發(fā)文之日起生效，二三年元月份開始正式實施，試行期為一年。 公司車輛使用管理規(guī)定總則第一條為了節(jié)約公司公務(wù)用車費用開支，提高公務(wù)用車的效率，加強對公務(wù)用車的管理，特制定本規(guī)定。 第二條本規(guī)定所指公務(wù)車輛為公司現(xiàn)有的l商務(wù)車一輛l商務(wù)車一輛l轎車一輛。 車輛管理規(guī)定第三條對司機的要求1.公司車輛應(yīng)用于公司處理公務(wù)事宜，駕駛員未經(jīng)行政部批準，不得將自己保管的車輛隨便交給他人駕駛或練習(xí)駕駛；嚴禁將車輛交給無證人員駕駛；任何人不得利用公司車輛練習(xí)駕車；2.司機應(yīng)愛惜所駕車輛，由于駕駛不當或其他自身原因造成的損失，除保險賠付外的一切費用由駕駛者承擔；3.駕駛?cè)藛T在沒有出車任務(wù)時，應(yīng)在司機辦公室待崗，不得擅離職守；第四條車輛用油管理要求1.行政部按每月核定的出車公里數(shù)購買油卡，油卡由行政部辦公室管理，司機加油時需要登記后領(lǐng)取油卡。 不得無卡加油，特殊情況應(yīng)通知行政部后方可加油，且無卡加油的次數(shù)不得連續(xù)超過兩次；2.司機因公出差需在途中加油時，應(yīng)提前告知行政部，回公司后應(yīng)及時提交部門審核及報銷；第五條車輛維護管理1.所有車輛由公司統(tǒng)一安排定期檢修、保養(yǎng)。 未經(jīng)允許駕駛員不得私自將車輛送到修理廠修理，否則費用自付；2.需要維修的車輛，由司機提出申請，經(jīng)行政部批準后在公司指定得維修站進行維修，維修費用由財務(wù)劃帳轉(zhuǎn)撥，不予支付現(xiàn)金；車輛使用規(guī)定第六條行政部安排用車應(yīng)按照使用者重要性來安排優(yōu)先級，派車必須首先考慮優(yōu)先等級高的人員用車。 下級申請用車必須在確認優(yōu)先等級排在其之前的人員無用車需求，方可出車。 第七條具體關(guān)于每輛公務(wù)用車駕駛員、使用范圍及使用權(quán)限優(yōu)先級的規(guī)定如下 1、商務(wù)車l駕駛員u第一駕駛員；u第二駕駛員l用途主要用于每日接送董事長、總經(jīng)理等公司高層領(lǐng)導(dǎo)上下班和到機場、火車站、賓館等地接送公司重要客人、外賓朋友及上級領(lǐng)導(dǎo)等l服務(wù)對象優(yōu)先級u董事長、副董事長u總經(jīng)理、VP u重要客戶u政府要員u投資人 2、轎車l駕駛員u第一駕駛員；u第二駕駛員l用途到機場、火車站、賓館等地接送公司重要客人、外賓朋友及上級領(lǐng)導(dǎo)等；接送公司高層或技術(shù)人員出差到乘車、乘機地點接送及外出辦理公司日常事務(wù)；l服務(wù)對象優(yōu)先級u公司重要客戶；u政府要員u投資人u董事長、副董事長u總經(jīng)理、VP u技術(shù)人員 3、商務(wù)車l駕駛員u第一駕駛員u第二駕駛員u第三駕駛員l用途主要用于接送往來客人，技術(shù)人員外事工作及因出差至機場、火車站；公司日常外出辦理事務(wù)、采購物品或經(jīng)行政部批準的全公司性的或部門組織的職工有關(guān)活動用車。 l服務(wù)對象優(yōu)先級u公司客戶u技術(shù)人員u員工集體活動u行政外出采購人員第八條公務(wù)用車的審批制度。 1.除附錄所列的固定性出車之外，員工如需用車，應(yīng)提前一天至行政部填報派車單（見附錄II），司機憑行政部門簽字批準后的派車單方可發(fā)車。 如確有緊急情況可以當天填報派車單出車；2.公司內(nèi)部用車應(yīng)由行政部統(tǒng)一調(diào)度，車鑰匙統(tǒng)一放在前臺進行保管，非固定性用車發(fā)車之前和返回之后需要到前臺進行登記。 除非特殊情況，每晚鑰匙必須歸還至前臺。 3.用車人必