你今天開會了嗎？,上班沒干啥，一直忙開會，大會接小會，神經(jīng)快崩潰。上午有早會，午后有午會，下班不能走，還要開晚會。雖然在開會，誰也不理誰，有人忙協(xié)調(diào)，有人無所謂。內(nèi)容沒準備，聽來活受罪，差了十萬八，大家還說對。,臺上說什么，沒人去領(lǐng)會，手機不時響，怎還不散會。會開一下午，實在有夠累，沒聽兩三句，水喝好幾杯。說來真慚愧，開會千萬回，快要退休了，還是不太會。唱了大半天，到底會不會，你若還不懂，就要多開會。,01會議概述,02會議為什么低效,03高效會議秘訣,01會議概述,02會議為什么低效,03高效會議秘訣,01會議概述,討論、商議,聚會、見面、集會,會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進行討論、交流的活動。,會議是一種群體溝通的方式。,1.1什么是會議,先請各位管理者思考一下？,您答對了嗎？,1.2會議有什么作用,1.3會議成本分析,會議有哪些成本？,一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。,1.3會議成本分析,時間成本參加會議的人數(shù)（與會者的準備時間與會者的旅行時間正式會議時間會議休息及耽擱時間）。,金錢成本開會的時間成本與會人員平均每小時的工資場地費、設(shè)施費、文件復(fù)印費、交通費、餐飲住宿費等的成本。,1.3會議成本分析,效益成本參會人員若不用參加會議，那么在這段時間可以為公司帶來的效益。,機會成本開會過程中，因未及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。,警惕會議成本,日本太陽工業(yè)公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本每小時平均工資的3倍2開會人數(shù)會議時間（小時）。公式中平均工資所以乘3，是因為勞動產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態(tài)度就會慎重，會議效果也十分明顯。,日本的會議管理,1.3會議成本分析,01會議概述,02會議為什么低效,03高效會議秘訣,02會議為什么低效,2.1會議為什么低效,會是常常從早上開到晚上，沒有話講的人也要講一頓，不講好象對不起人?？傊?，不看實際情形，死守著呆板的舊形式，舊習(xí)慣，這種現(xiàn)象，不是也應(yīng)該加以改進嗎？,到達崗位，盡是會議。會議多，文章太長，講話也太長，而且內(nèi)容重復(fù)，新的內(nèi)容并不很多嘛！,2.1從會議要素角度分析,2.2從會議過程角度分析,沒有提前準備好會場、開會設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。,開會前沒有提前通知與會者相關(guān)事宜及會議材料學(xué)習(xí)。,沒有提前準備好會議議題、議程、會議材料、參與人、主持人、記錄人等。,2.2從會議過程角度分析,2.2從會議過程角度分析,會議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時限并進行追蹤，這樣的會議也幾乎是無任何意義的！,01會議概述,02會議為什么低效,03高效會議秘訣,03高效會議秘訣,3.1如何提高會議效能,開會只有一個目的：解決問題而不是討論問題。,該如何提高會議效能呢？,3.1如何提高會議效能,9,原則,三星高,效會議,1,凡是會議，必有準備,3.1如何提高會議效能,在三星，永遠不開沒有準備的會議，會議最大的成本是時間成本，會議沒有結(jié)果就是對公司的犯罪，沒有準備的會議就等于一場集體謀殺。所以，在三星重大的會議由事先檢查制度，沒有準備好的會議必須取消。在會議前，必須把會議材料提前發(fā)給與會人員，與會人員要提前看材料并做好準備，不能進了會議室才開始思考。,2,凡是會議，必有主題,在三星，開會必須要有明確的會議目的，為會議準備的PPT前3頁PPT，必須顯示會議主題。沒有主題和流程的會議，就好比讓大家來喝茶聊天，浪費大家的生命。會議的主題，要事先通知與會人員。,3.1如何提高會議效能,3,凡是會議，必有紀律,在三星，開會設(shè)一名紀律檢查官（一般由主持人擔(dān)任），在會議前先宣布會議紀律，對于遲到要處罰，對于會議不按流程進行要提醒，對于發(fā)言帶情緒要提醒，對于開小會私下討論的行為要提醒和處罰，對于在會上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進行處罰。,3.1如何提高會議效能,4,凡是會議，會前必有議程,在會議之前要有明確清楚的會議議程，會議運營人員要在會前書面發(fā)給各參加會議的人員，使他們能了解會議的目的、時間、內(nèi)容，使他們能有充分的時間準備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項討論必須控制時間，不能泛泛而談，海闊天空。,3.1如何提高會議效能,3.1如何提高會議效能,5,凡是會議，必有結(jié)果,開會的目的就是解決問題，會議如果沒有達成結(jié)果，將是對大家時間的浪費，所以，每個人都要積極的參與到會議議程中來，會議監(jiān)督官有權(quán)利打斷那些偏離會議主題的冗長的發(fā)言，會議時間最好控制在1.5-2小時以內(nèi)，太長的時間會超過人的疲勞限度。會議主持人要設(shè)置時間提醒，現(xiàn)在還有60分鐘，還有30分鐘，還有10分鐘。會議的決議要形成記錄，并當(dāng)場宣讀出來確認。沒有確認的結(jié)論，可以另外再討論，達成決議并確認的結(jié)論，馬上進入執(zhí)行程序。,3.1如何提高會議效能,6,凡是開會，必有訓(xùn)練,三星把培訓(xùn)看成是節(jié)約時間成本的投資，可使員工快速成長。培養(yǎng)員工，讓員工減少犯錯，提升技能，本質(zhì)是提高了時間價值。三星，有專門針對如何開會的培訓(xùn)，對每個層級的員工都有足夠的“會議訓(xùn)練”，而許多企業(yè)缺乏這樣的培訓(xùn)：如何開會，如何主持，如何記錄，如何追蹤，如何對待分歧，如何會場匯報等等。這些必要的訓(xùn)練，會讓公司的會議變得高效。,3.1如何提高會議效能,6,凡是開會，必有訓(xùn)練,開會難免有意見不一或者爭論，如果處理不好，就會影響開會的效果，適當(dāng)采用一些藝術(shù)和技巧，就會化險為夷，例如要盡量做到在會上公開稱贊、私下批評，在會中要做到就事論事，對事不對人，爭論時也要尊重別人，不可惡意批評別人，對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊，對意見不同也要注意措詞，不能傷害別人的自尊，特別是有上級人員參加時更要注意，千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。有時候要采取民主集中模式，開放心胸，容納意見，要開放自己的心胸去傾聽別人的意見，不要被自己固有的立場所左右，不要將你的結(jié)論強加于人，如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說明不容討論，需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。,3.1如何提高會議效能,7,凡是開會，必須守時,設(shè)定時間，準時開始、準時結(jié)束：準時開始、準時結(jié)束實際上就是尊重別人的時間，開會一定要準時，并要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。如一個議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會人員，使他們有思想準備。,3.1如何提高會議效能,8,凡是開會，必有記錄,一定要有一個準確完整的會議記錄，每次會議要形成決議，會議的各項決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如此項決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成，這點特別重要，企業(yè)的各級管理人員經(jīng)常會犯的一個毛病，由于會議沒有形成決議，導(dǎo)致會議的作用沒有體現(xiàn)出來，更會讓一些管理人員誤認為開會沒有意義，直接影響其不想主持開會或者參與開會。,3.1如何提高會議效能,9,凡是散會，必有事后追蹤,記住“散會不追蹤，開會一場空”。加強稽核檢查：要建立會議事后追蹤程序，會議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時發(fā)現(xiàn)適時調(diào)整，確保各項會議決議都能完成。很多企業(yè)管理人員都沒有這樣的意識和習(xí)慣，企業(yè)的高層也缺乏這樣的要求。,3.1如何提高會議效能,三個簡單卻很有意義的公式,3.1如何提高會議效能,開會,零,不落實,+,=,1,2,布置工作,+,不檢查,3,+,=,抓住不落實的,事,追究不落實的,人,落,實,3.2從會議要素角度提升,1,一次會議，最好只有一個主題。可以集中時間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會議，最多也不要超過三個議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。,議題明確,3.2從會議要素角度提升,要有明確的議程及時間分配規(guī)則，方好有效控制會議的進程和時間使用，確保會議高效。注意：議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。,2,議程清晰,3.2從會議要素角度提升,3,精選參與人,會議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，也會增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會議結(jié)論，也不利于會議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。,3.2從會議要素角度提升,4,指定主持人,無論是何種形式的會議，必須要明確指定會議主持人。會議主持人要嚴格按照會議的議程、時間安排等做好會議的主持和控制。,3.2從會議要素角度提升,5,做好會議記錄,參加會議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)叩陌l(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項能夠清晰地保留下來，必須要做好會議記錄。會議記錄要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成并發(fā)送到與會人員手中。,3.2從會議要素角度提升,6,合適的時間,上午10-12點和下午1-3點是比較適合開會的時段。時代光華的研究如下：,上午8-9點之間,上午9-10點之間,上午10-12點或下午1-3點之間,下午3-5點之間,3.2從會議要素角度提升,7,合適的地點,1,2,3,會議室大小要適當(dāng)。會議室過大，人相對較少，氣氛容易變僵，會議難以活躍。相反，如果會議室過于狹小，就會令人煩悶、不舒服，無法營造良好的氣氛。,桌椅擺放要符合會議討論的要求。比如采用U型、圓形的會議桌擺放方式。,要選擇安靜的會議場所，同時，要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密。,3.3從會議過程角度提升,會議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會前的準備。不要開沒有準備的會議，即便是細小的事情也要毫無遺漏地做好準備。,注意，會議不僅發(fā)郵件、通訊等工具通知，為了確保參會人員及時收到會議通知，在會議開始前一天和當(dāng)天必須再次通知參會人員，并提醒應(yīng)做好哪些準備。,3.3從會議過程角度提升,會議主持人應(yīng)對會議過程進行良好的引導(dǎo)和控制，如主持人工作未到位，那么會議中的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時提醒，以防會議脫離控制。,1）確保會議按時開始，并嚴格按照會議議程進行；2）嚴格把控會議時間和進度，避免會議的拖沓和冗長，并要按時結(jié)束；3）營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機會并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻計獻策。4）保障與會者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護與會人員不受人身攻擊。5）控制會議秩序，避免過度爭吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。6）對討論的結(jié)果及時進行匯總，并形成會議結(jié)論。,3.3從會議過程角度提升,衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后的決策是否能在規(guī)定的時間內(nèi)實現(xiàn)。因此，會后的追蹤非常重要，會后有追蹤，才能把會議的決議形成生產(chǎn)力。,1）會議記錄