1/33檔案工作管理制度第一條為了加強公司檔案工作的管理，使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的要求，充分發(fā)揮檔案在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益及公司各項工作中的作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法和北京市檔案法實施辦法等法律規(guī)章，制定本制度。第二條公司檔案是公司自成立以來在各項活動中形成的有保存價值的以各種載體形式真實記錄的總和。其構(gòu)成是以基建（工程技術(shù)）檔案為主體，包括文書、工程、市場、會計、經(jīng)營、法律、設(shè)備、聲像、實物等門類的檔案。第三條對公司各個門類、各種載體的檔案必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則，以確保檔案的真實、完整和安全，利于檔案信息的開發(fā)利用。第四條公司檔案工作由集團(tuán)辦公室主管。檔案室設(shè)專職檔案員一人，負(fù)責(zé)公司檔案工作的日常管理。公司各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集立卷歸檔工作。第五條公司檔案室在集團(tuán)辦公室的指導(dǎo)下獨立開展檔案工作。宣傳、貫徹檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全公司檔案工作各項規(guī)章制度，維護(hù)和保持公司檔2/33案的完整與安全，主動快捷地提供檔案利用服務(wù)，使檔案在公司各項工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。第六條檔案室負(fù)責(zé)對集團(tuán)公司各部門和各分公司文件材料的立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。第七條檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，恪守職業(yè)道德、不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，認(rèn)真做好檔案管理工作。檔案借閱制度第八條借閱檔案，一般以借閱本部門工作形成的檔案為主。借閱非本部門的檔案，須經(jīng)該部門領(lǐng)導(dǎo)或公司主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第九條查閱檔案原件一般限在檔案室內(nèi)。如需借出則借閱期限一般不超過三天。到期不能歸還者要及時說明原因，經(jīng)允許后方可延期歸還。第十條如需提供檔案復(fù)?。ㄖ疲┘仨氂缮暾埐块T經(jīng)理簽字后，并由辦公室負(fù)責(zé)人簽字后方可辦理。重要檔案的復(fù)印（制）需經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)或公司主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十一條借閱人員必須負(fù)責(zé)維護(hù)檔案的完整、安全與清潔，不得將檔案材料擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、拆散、污損、涂改和加注標(biāo)記。借閱檔案要確保不遺失，不擅自帶出本公司。3/33第十二條借閱時，檔案人員應(yīng)填寫借閱檔案登記簿，并對歸還的案卷嚴(yán)格檢查和清點，然后注銷借閱。第十三條外單位查閱檔案時，須持單位介紹信，并由集團(tuán)公司辦公室或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。各類（載體）檔案不辦理對外借閱。第十四條對借閱中違反本規(guī)定，造成檔案遺失、損壞、泄密的，檔案管理人員應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告，并追查責(zé)任，按集團(tuán)公司管理人員違規(guī)處理辦法進(jìn)行處罰，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任（一）毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案；（二）擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案；（三）涂改、偽造檔案；（四）未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；（五）未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。檔案保密制度第十五條認(rèn)真貫徹檔案法，嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密政策、制度，維護(hù)國家和企業(yè)的機密，確保檔案信息的絕對安全。第十六條檔案管理人員應(yīng)忠于職守，嚴(yán)格遵守保密制度，保持高度的保密意識和良好職業(yè)道德。不允許擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。4/33第十七條嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫房。不得將借閱的檔案擅自復(fù)制、摘抄或轉(zhuǎn)借他人。第十八條認(rèn)真做好防火、防盜工作，確保檔案機密不被盜、不泄密、不遭人為破壞。第十九條準(zhǔn)備銷毀的檔案經(jīng)履行銷毀手續(xù)后，應(yīng)及時徹底地進(jìn)行銷毀，不準(zhǔn)出賣或做他用。第二十條定期清理檢查檔案，并做好記錄。發(fā)現(xiàn)問題及時向有關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)匯報。檔案保管制度第二十一條全部檔案必須按門類分別存放。各類檔案及案卷的存放，按分類方案的規(guī)定和案卷目錄的順序自左向右、自上而下依次排列。第二十二條檔案裝具符合國家標(biāo)準(zhǔn)，檔案柜堅固耐用、擺放整齊、統(tǒng)一編號，便于管理與查找；歸還的檔案應(yīng)隨時放回原位，防止出現(xiàn)混亂和丟失。第二十三條檔案庫房由檔案室人員管理，其他人員禁止進(jìn)入。第二十四條庫房內(nèi)要保持適宜的溫濕度溫度為攝氏1424度，相對濕度為4560。當(dāng)溫濕度不適宜時應(yīng)采取措施及時調(diào)節(jié)。每天有溫濕度記錄。第二十五條庫房內(nèi)應(yīng)保持嚴(yán)密、整潔，禁止存放與5/33檔案無關(guān)的物品。庫房窗戶應(yīng)加掛窗簾防塵及防陽光直射檔案材料；定期除塵；防蟲防霉藥劑應(yīng)在有效期內(nèi)使用。第二十六條檔案庫房安裝防盜門和護(hù)窗欄，門鎖齊全有效。班前應(yīng)檢查庫房門窗，班后要切斷電源、鎖好門窗，確認(rèn)安全可靠后方可離開工作崗位。室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，并配置符合規(guī)定的滅火器材。第二十七條每年對檔案案卷進(jìn)行一次全面檢查。檢查內(nèi)容主要包括庫藏量、借閱量、移出量、銷毀量以及檔案保管狀況等。認(rèn)真做好檢查記錄。案鑒定和銷毀制度第二十八條檔案鑒定工作要貫徹“審查從細(xì)，留存從寬”的原則，歷史地全面地考察檔案的價值和作用，準(zhǔn)確判定檔案保管期限，保證檔案質(zhì)量。第二十九條檔案鑒定工作在集團(tuán)公司主管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案室人員組成的檔案鑒定小組主持下進(jìn)行。第三十條鑒定檔案按檔案室編制的檔案保管期限表直接對案卷進(jìn)行鑒定。如果一個案卷內(nèi)文件內(nèi)容密不可分而價值有所不同，則以其中最重要文件價值確定該案卷的保管期限。第三十一條對已超過保管期限的檔案，應(yīng)重新進(jìn)行鑒定工作，慎重確定其存毀。對仍有保存價值的應(yīng)延長保6/33管期限并做好相應(yīng)調(diào)整；對確無利用價值的應(yīng)履行嚴(yán)格的手續(xù)將其剔除銷毀。第三十二條銷毀檔案要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。必須編制銷毀清冊，由鑒定人員簽字，報集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。第三十三條銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，由兩人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀前認(rèn)真清點核對，銷毀后在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式與日期。第三十四條檔案銷毀工作結(jié)束后，應(yīng)將銷毀清冊及時歸檔。其保管期限為15年。檔案統(tǒng)計制度第三十五條做好集團(tuán)公司檔案的日?；緮?shù)量統(tǒng)計工作。通過案卷目錄、分類目錄、借閱登記等，準(zhǔn)確、真實地記錄檔案及檔案工作的狀況，使基礎(chǔ)工作規(guī)范化。第三十六條做好每年的檔案工作基本情況統(tǒng)計（包括室藏檔案數(shù)量、年度歸檔情況、借閱檔案人次卷次、專兼職檔案人員基本情況、編研情況等）年報工作，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，上報及時。第三十七條依據(jù)檔案登記，進(jìn)行檔案接收、鑒定、銷毀、保管等情況的數(shù)量統(tǒng)計工作，并對檔案的借閱利用及利用效果反饋進(jìn)行統(tǒng)計。第三十八條通過統(tǒng)計分析，掌握檔案數(shù)量及檔案管7/33理情況的變化，及時發(fā)現(xiàn)問題，改進(jìn)工作，不斷提高檔案管理工作水平。第三十九條進(jìn)行各項檔案登記和統(tǒng)計時，要求使用耐久字跡材料書寫。第四十條有關(guān)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、材料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自對外提供文書檔案歸檔制度第四十一條歸檔范圍一、凡是反映集團(tuán)公司各項經(jīng)營活動和管理工作的，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。二、集團(tuán)公司文書檔案歸檔范圍是參考國家檔案局機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍等規(guī)定，并結(jié)合集團(tuán)公司實際情況制定的。第四十二條保管期限文書檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。長期為1650年，短期為15年以下。第四十三條歸檔時間集團(tuán)公司各部門兼職檔案員（資料員）負(fù)責(zé)將本部門已辦理完畢的文件材料按年度分類、整理、立卷，于第二年3月底以前交公司檔案室統(tǒng)一保管。第四十四條歸檔文件材料的質(zhì)量要求一、各部門文件材料歸檔率應(yīng)達(dá)到95以上，完整率應(yīng)達(dá)到100。8/33二、各部門歸檔文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)應(yīng)齊全、完整（包括附件、圖表、制表說明、統(tǒng)計分析及有領(lǐng)導(dǎo)批示的底稿等），保持原文件的有機聯(lián)系。三、公司制發(fā)的文件應(yīng)歸檔原件或正本。四、字跡、印鑒清晰，不得有圓珠筆、純藍(lán)或紅墨水、復(fù)寫及鉛筆字跡。五、檔案室與移交部門依據(jù)移交目錄清點核對歸檔文件，履行簽字手續(xù)。六、對于不歸檔的文件也要加強管理，有的文件可以作為資料保存。對確實沒有保存價值的文件材料，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門和檔案室審定后銷毀處理。附文書檔案歸檔范圍（一）黨群工作、上級黨委頒發(fā)的需要執(zhí)行的文件材料（包括外出開會帶回來的）、黨總支工作計劃、總結(jié)1黨總支年度計劃總結(jié)及重要專題匯報2黨總支半年總結(jié)、黨辦年度總結(jié)及較重要的專題匯報9/333黨辦半年總結(jié)、一般的總結(jié)匯報材料、黨總支委員會包括黨政聯(lián)席會會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)班子生活會記錄5、領(lǐng)導(dǎo)班子成員年度述職報告6、黨內(nèi)統(tǒng)計年報7、黨內(nèi)職務(wù)任免的文件材料1任免黨總支書記的決定2任免黨支部書記的決定8、黨組織關(guān)系介紹信9、評選先進(jìn)黨支部、優(yōu)秀黨員的文件材料10、黨紀(jì)處分材料11、紀(jì)檢工作的文件、材料12、有關(guān)黨建、組宣、紀(jì)檢、廉政等工作規(guī)章制度13、有關(guān)公司黨務(wù)工作的各類信息稿件14、有關(guān)共青團(tuán)工作的文件材料（二）行政管理、上級機關(guān)頒發(fā)的文件材料2、公司召開會議的文件材料1年度工作會議、重要的專業(yè)會議的通知、名單、議程、報10/33告講話、決議、決定、記錄、紀(jì)要、簡報等材料2半年工作會、一般專業(yè)會議的通知、報告、講話等材料3、董事會、監(jiān)事會、股東會、經(jīng)理辦公會會議記錄、紀(jì)要、決定4、公司工作計劃、總結(jié)、報告1年度、年度以上的2半年的、重要專題的及部門年度總結(jié)3部門半年總結(jié)5、公司年度含年度以上的發(fā)展規(guī)劃6、公司制定的規(guī)章制度1公司章程、總經(jīng)理工作條例等2一般的制度、規(guī)定、辦法等7、公司制發(fā)的（包括與其它單位聯(lián)合制發(fā)的）文件材料1方針、政策性、重要業(yè)務(wù)問題的2事務(wù)性、有參考價值的8、公司的請示與上級的批復(fù)、分（子）公司的請示與公司的批復(fù)1政策性、重要問題的2一般事務(wù)性的9、公司簽訂的合同書、協(xié)議書、意向書等文件材料11/331重要的或涉及較大資金額度的2有效期不超過三年的委托代理、服務(wù)合同等10、干部任免的文件材料1公司副總級行政領(lǐng)導(dǎo)2公司所屬部門和分（子）公司負(fù)責(zé)人11、機構(gòu)成立、撤并、名稱更改、人員編制、啟用印信、年檢、變更等文件材料1公司一級的2公司所屬部門和分（子）公司的12、質(zhì)量管理體系文件材料1體系認(rèn)證、審核認(rèn)證證書等2質(zhì)量體系內(nèi)部文件13、年度計劃任務(wù)責(zé)任書14、公司在調(diào)查研究工作中形成的文件材料1重要的綜合成果、專題報告、方案、總結(jié)2原始記錄及一般性調(diào)查報告15、公司財產(chǎn)、物資交接憑證16、經(jīng)濟(jì)糾紛、訴訟材料等1涉及數(shù)額較大或案情比較復(fù)雜的2案情比較簡單的17、獎勵表彰、違紀(jì)處分、等級認(rèn)證等文件材料18、公司組織機構(gòu)沿革、年鑒、大事記12/3319、公司編輯的能反映主要職能活動的出版物、光盤等20、反映公司各項工作的各類信息、稿件21、同級單位與本公司之間協(xié)商工作產(chǎn)生的文件材料22、本部門制定行政、后勤等規(guī)章制度及崗位職責(zé)（三）經(jīng)營管理1、公司對外投資的文件材料1協(xié)議、決議、出資證明等2被投資企業(yè)重要文件材料3被投資企業(yè)一般文件材料2、公司對外投資業(yè)務(wù)的方案、請示、批復(fù)3、公司對外投資業(yè)務(wù)的規(guī)定、辦法4、公司對外投資廣告合同等5、市場調(diào)研報告、營銷策劃方案等6、房屋大修（50萬元以上）的報告、請示、批復(fù)7、經(jīng)濟(jì)糾紛、訴訟材料等1涉及資金數(shù)額較大或案情比較復(fù)雜的2涉及資金數(shù)額較少或案情比較簡單的8、成立、注銷、撤并分（子）公司的文件材料13/33（四）財務(wù)會計1、有關(guān)財務(wù)審計工作的請示、報告及批復(fù)2、年度各項審計報告3、年度財務(wù)工作報告（經(jīng)濟(jì)活動分析）4、有關(guān)財務(wù)工作的報表、統(tǒng)計資料等（不含財務(wù)年報）1綜合或?qū)ｍ椀?、重要?一般的5、財務(wù)工作規(guī)章制度及崗位職責(zé)（五）人力資源1、有關(guān)人力資源業(yè)務(wù)工作的請示、報告及批復(fù)2、公司職工名冊3、公司職工轉(zhuǎn)調(diào)工作的行政、工資介紹信4、公司部門經(jīng)理、員工主管職務(wù)聘任的文件材料5、干部、職工年度考核文件材料6、干部、勞動工資統(tǒng)計報表1年度、年度以上、專項、匯總的2半年、季度、月度的14/337、社會保險統(tǒng)計報表1年度、決算、匯總的2半年、季度、月度的8、人事勞動工資等規(guī)章制度及崗位職責(zé)（六）項目開發(fā)1、集團(tuán)公司有關(guān)開發(fā)項目的會議紀(jì)要、規(guī)定等2、市場項目管理部和分（子）公司有關(guān)項目開發(fā)工作的請示、報告及批示（批復(fù)）3、集團(tuán)公司的建設(shè)計劃文件4、市場項目管理部和分（子）公司工程例會會議紀(jì)要基建工程技術(shù)檔案歸檔制度第四十五條基建工程技術(shù)檔案是集團(tuán)公司檔案的主體。它真實記錄和反映了開發(fā)建設(shè)項目從前期規(guī)劃到竣工驗收、交付使用的全過程，是具有查考、利用價值的重要文件材料?；üこ碳夹g(shù)檔案包括基建文件、監(jiān)理資料、施工資料及竣工圖四部分。第四十六條歸檔責(zé)任人15/33集團(tuán)公司基建工程技術(shù)檔案是由多部門、分階段形成的。根據(jù)基建工程技術(shù)檔案形成的特點，歸檔工作由相關(guān)單位或部門分別負(fù)責(zé)1、基建文件由集團(tuán)公司基建辦公室負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；2、監(jiān)理資料由監(jiān)理單位設(shè)專人負(fù)責(zé)收集、整理并移交集團(tuán)公司檔案室；3、施工資料由施工單位設(shè)專人負(fù)責(zé)匯總、編制并移交集團(tuán)公司檔案室；4、竣工圖由施工單位編制、立卷，集團(tuán)公司基建辦公室相關(guān)人員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。5、以上第2、3、4部分工程技術(shù)檔案由集團(tuán)公司基建辦公室負(fù)責(zé)人審查簽字后移交檔案室。第四十七條歸檔文件要求1、歸檔的基建工程技術(shù)文件必須符合北京市建委、規(guī)委聯(lián)合發(fā)布的建筑工程資料管理規(guī)程（DBJ0151XX）的規(guī)定。做到收集齊全，資料真實、完整、有效，核對準(zhǔn)確，簽署完備并按規(guī)范整理、立卷，使用標(biāo)準(zhǔn)裝具。2、工程技術(shù)文件應(yīng)歸檔原件，因各種原因不能歸檔原件的，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋原件存放單位公章，注明原件存放處，并有經(jīng)辦人簽字及日期時間。計算機形成的工程技術(shù)文件應(yīng)采用內(nèi)容打印，手工簽名的方式。16/333、凡采用施工藍(lán)圖改繪竣工圖的，應(yīng)使用反差明顯的藍(lán)圖，竣工圖圖面應(yīng)整潔清晰。4、工程技術(shù)文件的書寫材料應(yīng)有利于長久保存。5、歸檔份數(shù)凡是需要歸檔的工程技術(shù)文件，一般歸檔一份，重要的或使用頻繁的文件材料可歸檔兩份。第四十八條歸檔時間工程技術(shù)文件材料應(yīng)在各階段工作完成后三個月內(nèi)整理立卷完畢，向集團(tuán)公司檔案室移交。第四十九條立卷方法基建文件（分為工程準(zhǔn)備文件和竣工驗收文件）按開發(fā)建設(shè)項目立卷；監(jiān)理資料、施工資料及竣工圖等文件材料按該開發(fā)項目的施工項目立卷；檔號按集團(tuán)公司開發(fā)建設(shè)項目統(tǒng)一的名稱代號編制；采用分階段（小份）裝訂方法立卷。第五十條保管期限工程技術(shù)檔案的保管期限全部為超長期。附工程技術(shù)檔案歸檔范圍表17/33A、基建文件（06為工程準(zhǔn)備文件，78為竣工驗收文件）A0現(xiàn)狀調(diào)查資料現(xiàn)狀圖，施工場地情況，地上物，地下管線情況等；A1決策立項文件項目建議書及批復(fù)、可行性研究報告及批復(fù)、關(guān)于立項的會議紀(jì)要和領(lǐng)導(dǎo)批示、項目評估資料等；A2建設(shè)用地、征地、拆遷文件城鎮(zhèn)建設(shè)用地批準(zhǔn)書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證（附件、附圖）、國有土地使用證、拆遷許可證等；A3勘察、測繪、設(shè)計文件工程（水文）地質(zhì)勘察報告、初步設(shè)計圖及說明、施工圖設(shè)計及說明、設(shè)計計算書、施工圖審查通知書等；A4工程招投標(biāo)及承包合同文件勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理招投標(biāo)文件（工程招標(biāo)書、投標(biāo)文件、標(biāo)底、評議結(jié)果、中標(biāo)協(xié)議）、合同等；A5工程開工文件年度施工任務(wù)批準(zhǔn)文件、修改工程施工圖通知書、建設(shè)工程規(guī)劃許可證（附件、附圖）、建筑工程施工許可證、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)等；A6商務(wù)文件工程投資估算文件、工程設(shè)計概算、施工圖預(yù)算、施工預(yù)算、工程結(jié)（決）算、交付使用固定資產(chǎn)清單等；18/33A7工程竣工驗收及備案文件建設(shè)工程竣工驗收備案表、工程竣工驗收報告、由規(guī)劃、環(huán)保等部門出具的認(rèn)可文件或準(zhǔn)許使用文件、建設(shè)工程規(guī)劃驗收合格文件等；A8其他文件合同約定由建設(shè)單位采購的材料、構(gòu)配件和設(shè)備的質(zhì)量證明文件及進(jìn)場報驗文件、工程竣工總結(jié)、工程開工前原貌、竣工新貌照片、工程開工、施工、竣工的錄像資料等。B、監(jiān)理資料（詳見建筑工程資料管理規(guī)程（DBJ0151XX）B1監(jiān)理管理資料B2監(jiān)理工作記錄B3竣工驗收資料B4其他資料C、施工資料（詳見建筑工程資料管理規(guī)程（DBJ0151XX）C0工程管理與驗收資料C1施工管理資料C2施工技術(shù)資料C3施工測量記錄C4施工物資資料C5施工記錄C6施工試驗記錄C7施工質(zhì)量驗收記錄19/33D、竣工圖會計檔案管理制度第五十一條為了加強公司會計檔案管理，根據(jù)會計檔案管理辦法和北京市會計檔案管理辦法實施細(xì)則，結(jié)合集團(tuán)公司實際情況，特制定本制度。第五十二條會計檔案是集團(tuán)公司在開發(fā)建設(shè)經(jīng)營活動中形成的會計核算專業(yè)材料，是連續(xù)、系統(tǒng)、綜合地反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史記錄，是明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、維護(hù)企業(yè)權(quán)益的重要憑據(jù)。第五十三條會計檔案是公司檔案的重要組成部分，由公司檔案室實行集中統(tǒng)一管理。會計檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)為財務(wù)總監(jiān)。第五十四條歸檔范圍1、會計憑證類包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等；2、會計賬簿類包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等；3、財務(wù)報告等包括年（季）度財務(wù)報告、會計報表等。實行電算化進(jìn)行會計核算時，保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。20/33詳見會計檔案歸檔范圍和保管期限表。第五十五條不歸檔范圍公司財務(wù)資產(chǎn)部經(jīng)辦的有關(guān)財務(wù)會計工作的方針、政策、制度、預(yù)算、計劃、工作總結(jié)、報告等文件材料，不屬于會計檔案范圍。應(yīng)按照文書檔案管理辦法辦理。第五十六條每年形成的會計檔案由財務(wù)資產(chǎn)部兼職檔案員負(fù)責(zé)按照歸檔要求，將會計憑證、賬簿、報表分別整理立卷、裝訂成冊，并設(shè)專柜妥善保管。第五十七條歸檔時間當(dāng)年形成的會計檔案在會計年度終了后，可在財務(wù)審計部暫存一年；但應(yīng)先向檔案室移交當(dāng)年會計檔案案卷目錄一份，待暫存期滿后向檔案室移交。案卷按類別年度排列。第五十八條借閱會計檔案應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)。檔案原件不能借出。本單位非財務(wù)人員查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)總監(jiān)同意；外單位人員需持正式介紹信，經(jīng)集團(tuán)公司總裁和財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，可提供查閱或復(fù)制。查閱者嚴(yán)禁在檔案上勾劃、拆封或抽換。第五十九條保管期滿的會計檔案需要銷毀時，由檔案室會同財務(wù)資產(chǎn)部共同鑒定，提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，并經(jīng)集團(tuán)公司總裁和財務(wù)總監(jiān)簽署意見，批準(zhǔn)后方可銷毀。第六十條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和21/33涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，均應(yīng)單獨抽出立卷，由檔案室保管至結(jié)清債權(quán)債務(wù)或未了事項完結(jié)時為止。對在建項目的會計檔案，不得銷毀。第六十一條檔案室接收的會計檔案原則上應(yīng)保持原冊的封裝，對需要拆封重新整理的案卷應(yīng)會同財務(wù)部門和經(jīng)辦人共同進(jìn)行，分清責(zé)任，確保案卷質(zhì)量。附會計檔案立卷方法會計檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分。通常是按會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告三大類進(jìn)行整理立卷的。會計檔案具有專業(yè)性較強的特點，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，會計檔案的立卷工作由財務(wù)會計部門承擔(dān)。一會計憑證的立卷方法按月立卷按時間順序結(jié)合憑證數(shù)量的多少，分別組成一冊或多冊保管單位，一冊為一卷。如有記賬憑證號可不另外編寫頁號，所附原始憑證不編號。裝訂裝訂之前應(yīng)剔除金屬物，裝訂必須包角；在包角處正面騎縫加蓋財務(wù)專用章，背面加蓋立卷人裝訂人的名章。正確填寫憑證封面和憑證盒封面、背脊的各項22/33內(nèi)容。會計憑證的卷號檔號由公司檔案室進(jìn)行編排，為不分年度的大流水號，至999號換號。卷號寫在封皮右上角。二會計賬簿的立卷方法按年度立卷按賬簿種類分開立卷，一本賬簿為一卷。訂本賬要保持原來面貌，不要拆散，不用另編頁號，將截止頁號和使用情況在賬薄使用登記表中說明?；铐撡~應(yīng)撤出空白賬頁，對有文字的頁面即有效頁按順序編頁號，然后按原有的二孔用線繩裝訂成冊。4每本賬簿均應(yīng)加貼封面、封底，可以使用文書檔案的牛皮紙卷皮。訂本賬在原賬簿前后加貼封面、封底即可；活頁賬應(yīng)去掉塑料賬夾后，用文書檔案封面、封底裝訂。正確填寫案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表各項內(nèi)容。特別注意按“三要素”原則寫好案卷標(biāo)題。即作者時間文件名稱案卷標(biāo)題例中油新興XX年綜合明細(xì)賬三會計報表的立卷方法按年度立卷年報與季報、月報因保管期限不同應(yīng)分別組卷；23/33與會計報表同時形成的文字說明或財務(wù)分析，是會計報表的組成部分，應(yīng)與報表合并立卷，排列在報表之前；集團(tuán)公司財務(wù)報表與分（子）公司上報的財務(wù)報表，可按保管期限分別裝訂或合訂成卷，裝訂時注意折疊整齊、三孔一線；每卷均需編寫頁號，正面寫在右上角，背面寫在左上角?？梢杂勉U筆書寫；每卷應(yīng)加案卷封面、封底、卷內(nèi)目錄和備考表。其填寫要求，同第二條。聲像檔案管理辦法第六十二條為規(guī)范和加強集團(tuán)公司的聲像檔案管理，特制定本辦法。第六十三條本辦法所稱聲像檔案是指集團(tuán)公司各部門或個人在開發(fā)建設(shè)、經(jīng)營、管理等活動中直接形成的具有保存價值的以錄音、錄像、光盤及磁性載體、照片等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。第六十四條聲像檔案是集團(tuán)公司檔案的組成部分，必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。公司各部門應(yīng)樹立及時收集、定期移交、科學(xué)使用的意識。第六十五條收集范圍24/331黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級領(lǐng)導(dǎo)及國際友人視察參觀等；2集團(tuán)公司的重要會議、大型活動、外事活動及主要職能活動等；3反映集團(tuán)公司先進(jìn)人物（部門）事跡、活動及集團(tuán)公司榮獲的獎杯、錦旗、獎狀、證書、獎品等；4集團(tuán)公司主要領(lǐng)導(dǎo)的工作照、標(biāo)準(zhǔn)照；5集團(tuán)公司重要事件、事故等；6集團(tuán)公司職工日常文體娛樂活動；7基建工程建設(shè)前期準(zhǔn)備階段建設(shè)前的原貌（包括原建筑物、構(gòu)筑物及周圍的環(huán)境）；重要的搬遷、拆除、場地平整情況；建設(shè)工程奠基、開工儀式，工程項目的招投標(biāo)活動及重要合同的簽字儀式；工程設(shè)計模型等；8工程建設(shè)施工階段建（構(gòu)）筑物沉降、位移、傾斜、變形及防水、防腐處理；整體工程施工現(xiàn)場情況；隱蔽工程的施工安裝及處理；結(jié)構(gòu)、電氣、消防、防雷及其它保證安全使用的工程設(shè)施；各種管線及設(shè)備安裝工程；施工過程中新技術(shù)、新工藝、新材料的應(yīng)用；主要的質(zhì)量檢查、安全檢查、環(huán)境檢查、驗收活動（基礎(chǔ)、地下、地上、主體工程）內(nèi)容；9工程建設(shè)竣工階段工程竣工、驗收儀式；竣工后建筑物內(nèi)、外部不同角度的重要局部、全景以及夜景；反25/33映工程獲質(zhì)量評審等級、頒獎活動及授予的獎杯、證書等內(nèi)容。第六十六條收集時間和方法1由于聲像載體的特殊性，聲像檔案資料應(yīng)由形成部門在拍攝后由兼職檔案員及時整理并于一周內(nèi)向檔案室歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時間；2工程建設(shè)聲像資料由市場項目管理部隨時收集，按工程建設(shè)的前期準(zhǔn)備、施工、竣工階段（參見本辦法第四條7、8、9規(guī)定）向檔案室移交。3檔案室應(yīng)隨時收集零散的具有保存價值的聲像資料。第六十七條收集要求錄音帶、錄像帶、光盤、照片和文字說明要齊全、完整。第九十三條需要在本部門業(yè)務(wù)工作中繼續(xù)使用的材料，應(yīng)在交辦公室登記后，辦理借閱手續(xù)或復(fù)印后使用復(fù)印件。第九十四條檔案室、兼職檔案員（資料員）應(yīng)及時督促有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助做好此項工作，經(jīng)常溝通情況，必要時請主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助做好此項工作。第九十五條外出開會帶回的文件材料如有保存利用價值，按文書檔案整理立卷，移交檔案室保管。26/33電子文件歸檔管理辦法第九十六條為了加強對集團(tuán)公司電子文件的歸檔管理，加速檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，有效維護(hù)電子文件的真實性、完整性、安全性，提升檔案服務(wù)能力，特制定本辦法。第九十七條本辦法所稱的電子文件，是指MICROSOFTOFFICEWORD、EXCEL、WPS以及其他文字處理軟件所產(chǎn)生的文件。第九十八條電子文件收集范圍是指集團(tuán)公司形成的、與應(yīng)歸檔紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的、永久保存的電子文件。第九十九條檔案室負(fù)責(zé)對電子文件的歸檔管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。第一百條電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé)。第一百零一條電子文件與歸檔紙質(zhì)文件的收集工作于每年四月同時進(jìn)行。第一百零二條歸檔電子文件與歸檔紙質(zhì)文件在公文格式和內(nèi)容上應(yīng)保持一致，電子文件名稱必須與紙質(zhì)文件題名一致。對歸檔的重要紙質(zhì)文件草稿，如存在其對應(yīng)的電子文件也應(yīng)歸檔。第一百零三條歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件應(yīng)注意27/33其對應(yīng)關(guān)系，除“一對一”對應(yīng)關(guān)系、“無對應(yīng)”關(guān)系（例如會議記錄等）以外，應(yīng)注意“一對多”即一份紙質(zhì)文件對應(yīng)多份電子文件的對應(yīng)關(guān)系。第一百零四條按紙質(zhì)文件保管期限表對歸檔的電子文件進(jìn)行分類、整理，確保電子文件的分類、立卷與相應(yīng)的紙質(zhì)歸檔文件保持一致。第一百零五條對照檔案目錄對歸檔電子文件進(jìn)行編號。其標(biāo)準(zhǔn)格式為全宗號目錄號案卷號件號，即0010100010001。第一百零六條歸檔電子文件的移交形式可以通過存儲載體傳遞或通過電子文件傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。第一百零七條通過存儲載體進(jìn)行交接的歸檔電子文件，移交與接收部門均應(yīng)對其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。第一百零八條歸檔電子文件應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子文件若加密，必須與解密軟件和說明文件一同歸檔。第一百零九條其他類型電子文件的歸檔管理可參照本辦法。歸檔的聲像資料必須是原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件。聲像資料的內(nèi)容要真實，原件與復(fù)制品要相符。28/33光盤不得有劃痕、裂痕和變形，不得帶有病毒，不得有打不開的文件或不完整的文件，應(yīng)使用質(zhì)地良好的A級盤片。（一）照片檔案1內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，主體明確、影像清晰、畫面完整、色彩純正，未加修飾剪裁；2使用數(shù)碼相機拍攝，其影像不得進(jìn)行后期加工。原始圖像文件存儲格式為無壓縮的TIFF格式。光學(xué)分辨率不得小于300萬有效像素（不允許插值），影像尺寸不小于3MB；3數(shù)碼照片檔案的存儲載體應(yīng)為DVD文件盤。照片應(yīng)以內(nèi)容為單位，分別建立文件夾刻錄制作。（二）錄像檔案1主題要明確、內(nèi)容連貫完整、圖像清晰、鏡頭平穩(wěn)。工程項目的錄像資料應(yīng)遵循施工順序，保持畫面、圖像的有機聯(lián)系；2要使用質(zhì)地良好的錄像帶，帶基不得有發(fā)霉、變形、掉磁及折損現(xiàn)象；3應(yīng)歸檔第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（DVD或以上素質(zhì)的格式）；4錄像素材的記錄格式為BATECAM或DVCAM。素材帶的存儲載體可以是錄像帶，也可以是DVD視頻盤；29/335錄像的DVD視頻盤，應(yīng)采用IBP禎，MPEG2的文件格式，碼流小于，圖像信號分辨率為720576。（三）錄音檔案1錄音帶應(yīng)聲音清楚；2錄音檔案的存儲載體應(yīng)為CD金盤，文件格式為WAV，也可以是盒式錄音磁帶；3錄音磁帶的帶基不得有發(fā)霉、變形、掉磁及折損現(xiàn)象。第六十八條聲像檔案的整理由攝錄人員按本辦法第四、五、六條進(jìn)行，檔案室指導(dǎo)、監(jiān)督。第六十九條聲像檔案分類、編號（一）照片檔案編號方法1照片檔案案卷號照片檔案目錄號案卷順序號2卷內(nèi)照片張?zhí)柊妇硖柋揪砹魉枺ǘ╀浺魴n案編號方法錄音檔案案卷目錄號錄音帶順序號（三）錄像檔案編號方法錄像檔案案卷目錄號錄像帶順序號第七十條文字說明的編寫1文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者攝制者等；30/332編寫文字說明的要求1準(zhǔn)確揭示聲像材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項目正確齊全；2照片按自然張內(nèi)容相近的亦可以若干張編寫文字說明。錄音帶、錄像帶按盒編寫文字說明；3文字簡潔、語言通順；4時間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如。第七十一條案卷要求1將內(nèi)容具有相關(guān)聯(lián)系的照片、錄音、錄像分別組成案卷；2照片以自然張為單位填寫卷內(nèi)目錄；3錄音、錄像帶以盒為單位填寫案卷目錄；4卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。第七十二條保管條件1存放聲像檔案的庫房或裝具應(yīng)做到防火、防盜、防光、防磁、防塵、防潮、防有害氣體等；2庫房的溫度應(yīng)控制在1424，相對濕度應(yīng)控制在4560。