文件控制程序1目的對文件進(jìn)行控制，確保公司QEOHS管理體系運(yùn)行相關(guān)部門和場所及時(shí)得到適用有效的版本，防止使用失效或作廢的文件。2范圍適用于與公司QEOHS管理體系有關(guān)文件的控制。3職責(zé)31綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)編制和組織實(shí)施本程序。32機(jī)關(guān)各部門、各項(xiàng)目負(fù)責(zé)各自主管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件的管理。4工作程序41文件的分類411文件按來源分為內(nèi)部文件和外來文件。A內(nèi)部文件機(jī)關(guān)和各項(xiàng)目部編制的指導(dǎo)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件；B外來文件1適用于公司的國家、行業(yè)和地方有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境保護(hù)和職業(yè)健康安全等方面的法律法規(guī)、規(guī)范規(guī)程標(biāo)準(zhǔn)等；2顧客、監(jiān)理、政府和上級主管單位等發(fā)給的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境保護(hù)和職業(yè)健康安全的文件。412文件按狀態(tài)分為受控文件和非受控文件。A受控文件指按規(guī)定要求控制批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、作廢處理的文件，其范圍QEOHS管理體系文件、公司規(guī)章制度、與工程質(zhì)量有關(guān)的國家、行業(yè)和地方法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施工方案、作業(yè)指導(dǎo)書和圖紙、與環(huán)境保護(hù)和職業(yè)健康安全有關(guān)的國家、行業(yè)和地方法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)主合同、工程及勞務(wù)分包合同及其附件、有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理方面外來文件。B非受控文件指對已發(fā)放的文件不需要進(jìn)行修訂、更改和換版控制的文件。42內(nèi)部文件的控制管理421內(nèi)部文件控制流程圖422內(nèi)部文件控制描述A文件的編號方法（見下表）編制文件審核文件批準(zhǔn)文件發(fā)布文件更改審核更改文件更改批準(zhǔn)發(fā)放到有關(guān)場所評審文件,是否需要更改/作廢更改通知策劃文件是否存檔收回失效、作廢文件是否需要保留作廢存查銷毀否是繼續(xù)使用文件使用是公司QEOHS手冊編號方法ZLBFQEOHSAXXXX文件發(fā)布年份公司第一層次文件代號公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全一體化管理體系英文簡稱中交路橋北方工程有限公司關(guān)鍵詞拼音簡稱例ZLBFQEOHSA2006公司程序文件的編號方法ZLBFQEOHSBXXXX發(fā)布年份公司第二層次文件代號公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全一體化管理體系中交路橋北方工程有限公司關(guān)鍵詞拼音簡稱例ZLBFQEOHSB2006公司程序編號方法ZLBFQEOHSBXXXXXX文件發(fā)布年份程序文件順序號01，02，03公司第二層次文件代號公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全一體化管理體系中交路橋北方工程有限公司關(guān)鍵詞拼音簡稱例ZLBFQEOHSB012006公司管理制度匯編編號方法ZLBFCXXXXXXXX發(fā)布年份業(yè)務(wù)管理部門拼音首字母公司第三層次文件代號中交路橋北方工程有限公司關(guān)鍵詞拼音簡稱例ZLBFCZHGL2006公司管理制度匯編中管理辦法、制度的編號方法ZLBFCXXXXXXXXXX文件發(fā)布年份部門管理辦法順序號01，02，03分管業(yè)務(wù)部門關(guān)鍵詞拼音簡稱公司第三層次文件代號中交路橋北方工程有限公司關(guān)鍵詞拼音簡稱例ZLBFCZHGL012006文件附錄編號方法手冊ZLBFQEOHSA附錄01附錄順序號01，02，03程序ZLBFQEOHSBXX附錄01,02,03管理手冊中的辦法制度ZLBFCXXXXXXXXXX附錄01,02,03例ZLBFCZHGL012006附表01文件表格編號方法程序中表格ZLBFQEOHSBXX表01發(fā)生年份使用順序號表式順序號01，02，03管理手冊中的辦法制度的表格XXXXXX表01表式順序號01，02，03例ZHGL01表01B文件的編制與審批（見下表）文件發(fā)布前，以確保文件的充分性、適宜性和發(fā)放范圍進(jìn)行審批。按照公司相應(yīng)的制度要求，不同的層次、內(nèi)容或重要性文件由不同的人員進(jìn)行審批并執(zhí)行。QEOHS管理體系文件編制和審批表分類文件名稱（序號）文件編號編制/更改審核/會(huì)簽批準(zhǔn)A中交路橋北方工程有限公司QEOHS手冊ZLBFQEOHSAXXXX綜合事務(wù)部管代及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理B中交路橋北方工程有限公司程序文件ZLBFQEOHSBXXXX責(zé)任部門管代及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理C中交路橋北方工程有限公司業(yè)務(wù)管理手冊ZLBFCXXXXXXXX責(zé)任部門管代及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理合同類文件責(zé)任部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理或被授權(quán)人與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理活動(dòng)有關(guān)的行政類文件按公司公文處理辦法編號責(zé)任部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)主管領(lǐng)導(dǎo)C文件的媒介和狀態(tài)1文件的媒介書面文件和電子文件（光盤）相結(jié)合；2文件的狀態(tài)受控和非受控文件；3受控文件的標(biāo)識(shí)書面文件由發(fā)文單位打印發(fā)放編號并加蓋公司印章以示受控；光盤由發(fā)文單位在封盒上打印發(fā)放編號并加蓋公司印章以示受控。公司QEOHS體系其他文件編號方法XXXXXXXXXXXXXX某份文件資料序號某份文件資料名稱編碼某類文件資料類別拼音簡寫部門名稱拼音簡寫單位名稱拼音簡寫（4）非受控文件需要對外提供管理類、技術(shù)類、合同類及有關(guān)行政類文件時(shí)，應(yīng)獲得公司管理者代表或項(xiàng)目管理者分代表的批準(zhǔn)，在書面文件上加蓋公司（項(xiàng)目）印章并做好發(fā)放登記。D文件的生效1文件上一般應(yīng)注明發(fā)布和生效實(shí)施日期。2未特別注明時(shí),文件自批準(zhǔn)之日起生效。E文件的發(fā)放1綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)QEOHS管理體系文件和與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理活動(dòng)有關(guān)的行政文件按公文處理辦法進(jìn)行登記、發(fā)放。各項(xiàng)目部由項(xiàng)目綜合事務(wù)部（經(jīng)理辦公室）負(fù)責(zé)QEOHS管理體系文件和與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理活動(dòng)等有關(guān)行政文件按公文處理辦法登記、發(fā)放；（2）各部門負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理活動(dòng)有關(guān)文件的登記、發(fā)放；（3）各項(xiàng)目部編制的文件自行發(fā)放；（4）發(fā)放范圍由編寫文件部門主管領(lǐng)導(dǎo)確定；（5）發(fā)放方法公司QEOHS體系手冊與業(yè)務(wù)部門管理手冊加蓋受控章后，由綜合事務(wù)部打印發(fā)放號并在文件（資料）分發(fā)記錄表登記發(fā)放；其他文件按照公文管理辦法進(jìn)行編號控制發(fā)放，其他文件按照編號控制發(fā)放；（6）機(jī)關(guān)各部門、各項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)專（兼）職文件管理員負(fù)責(zé)文件的登記、流轉(zhuǎn)（傳閱）和歸檔保管，確保文件及時(shí)準(zhǔn)確發(fā)放到位。F文件的收領(lǐng)公司綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)收領(lǐng)、處理來自上級或外部相關(guān)單位的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全方面的文件按公文管理辦法，收文應(yīng)及時(shí)登記文件（資料）使用登記表（ZLBFQEOHSB01表03）；各項(xiàng)目部文件管理員負(fù)責(zé)收領(lǐng)、處理來自上級、公司及外部相關(guān)單位的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全方面的文件，收文應(yīng)及時(shí)登記文件（資料）使用登記表（ZLBFQEOHSB01表03）。G文件的評審和更改（1）QEOHS體系管理手冊、程序文件、管理制度和作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)在每年的管理評審前進(jìn)行一次評審，評價(jià)文件的充分性和適宜性，根據(jù)管理評審決定進(jìn)行修改。當(dāng)其它時(shí)間需要修改文件時(shí)，由責(zé)任部門提出，在獲得主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行修改，并填寫文件更改通知單報(bào)備綜合事務(wù)部；（2）文件的修改、審核、批準(zhǔn)應(yīng)執(zhí)行422B；（3）文件的更改由綜合事務(wù)部將批準(zhǔn)后的文件更改通知單、更改頁發(fā)到機(jī)關(guān)各部門、各項(xiàng)目部，督促其按要求進(jìn)行修改、換頁。H文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)（1）機(jī)關(guān)各部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際，收集、編制本部門的受控文件清單，及時(shí)予以更新，并于每季度末報(bào)備綜合事務(wù)部匯總備案，各項(xiàng)目部部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際，收集、編制本部門的受控文件清單；（2）綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)收集、編制公司受控文件總清單，并及時(shí)發(fā)出更新通知，由機(jī)關(guān)各部門、各項(xiàng)目部文件管理員進(jìn)行標(biāo)識(shí)或替代，避免使用作廢文件；各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系貫徹執(zhí)行的部門應(yīng)建立本項(xiàng)目部的受控文件總清單，及時(shí)發(fā)出更新通知，由各部門文件管理員進(jìn)行標(biāo)識(shí)或替代，避免使用作廢文件，并將受控文件總清單以半年為單位，在每年6月30日、12月31日前報(bào)機(jī)關(guān)綜合事務(wù)部備案；同時(shí)，綜合事務(wù)部在網(wǎng)上公布公司一級的受控文件清單。I文件的復(fù)制管理（1）機(jī)關(guān)各部門、項(xiàng)目部若需書面打印或復(fù)制QEOHS管理手冊、程序文件手冊時(shí)，應(yīng)經(jīng)過公司管理者代表或其授權(quán)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格控制其分發(fā)，須標(biāo)明復(fù)印件發(fā)放號，并填寫文件（資料）使用記錄表（ZLBFQEOHSB01表04），復(fù)制文件應(yīng)按受控文件管理；（2）書面文件若破損影響使用時(shí),應(yīng)報(bào)告公司綜合事務(wù)部批準(zhǔn),交回破損文件，重新發(fā)放新文件,新文件發(fā)放號延用原文件發(fā)放號；（3）若遺失文件,應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司管理者代表批準(zhǔn),由綜合事務(wù)部給予補(bǔ)發(fā)，原發(fā)放號作廢,使用新的發(fā)放號。J文件的保密管理（1）QEOHS管理體系文件屬內(nèi)部文件，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對外提供；（2）當(dāng)顧客需要管理手冊時(shí)，應(yīng)書面報(bào)告公司管理者代表批準(zhǔn)后方可提供；（3）管理手冊、程序文件、管理制度匯編一般不對外提供，有特殊要求時(shí)，須書面報(bào)告公司管理者代表批準(zhǔn)；（4）需臨時(shí)借閱文件的人員，應(yīng)到文件管理部門或主管部門履行借閱登記手續(xù)，填寫文件借閱登記表，并按時(shí)歸還。若丟失按文件遺失規(guī)定進(jìn)行處理。K文件的歸檔、換版和作廢（1）文件批準(zhǔn)后，連同審批表一起交檔案室歸檔；（2）當(dāng)體系文件經(jīng)過多次修改或大幅度修改時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版，版本號A、B、C、D依次變化，修訂號按阿拉伯?dāng)?shù)字從0、1、2依次變化；（3）文件的換版權(quán)限歸公司機(jī)關(guān)，由綜合事務(wù)部發(fā)出文件換版通知，及時(shí)收回機(jī)關(guān)各部門的書面文件和光盤，填寫作廢文件處理表，經(jīng)公司管理者代表批準(zhǔn)后進(jìn)行處理；（4）項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)從所有使用場所收回作廢書面文件，填寫作廢文件處理表，經(jīng)項(xiàng)目管理者分代表批準(zhǔn)后進(jìn)行處理；（5）若需保留作廢文件，須標(biāo)明“作廢存查”，并由專人保管，與有效文件分開存放。423外來文件的控制A外來文件控制流程圖文件獲取主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)適用性否不予登記是發(fā)放登記標(biāo)明發(fā)放號加蓋受控章關(guān)鍵場所和崗位得到文件主管部門存檔是否需要更新是作廢文件回收是否保留是建立外來文件信息渠道是B外來文件控制描述1外來有關(guān)行政文件的管理與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理活動(dòng)有關(guān)的外來行政文件,按照公文處理辦法管理，綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)接收登記、流轉(zhuǎn)和存檔，各部門負(fù)責(zé)辦理和發(fā)放。2國家、行業(yè)和地方法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理（見法律法規(guī)獲取與識(shí)別程序）3國家、行業(yè)和地方法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的適用性須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。4發(fā)放須標(biāo)明發(fā)放號、加蓋受控章，并填寫文件（資料）使用記錄表，確保關(guān)鍵場所和崗位均能得到有效文件。5文件需更新時(shí)，主管部門應(yīng)發(fā)出更新通知，機(jī)關(guān)由主管部門負(fù)責(zé)回收作廢文件并填寫作廢文件處理表，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；各單位由主管部門負(fù)責(zé)回收并填寫作廢文件處理表，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀，若需保留，須標(biāo)明“作廢存查”，由專人保管，并與有效文件分開存放。6外來文件借閱執(zhí)行本程序422I4。5相關(guān)文件51法律法規(guī)獲取與識(shí)別程序編號ZLBFQEOHSB10200652公文處理辦法編號ZLBFZHB01200653記錄控制程序編號ZLBFQEOHSB0220066記錄61文件（資料）分發(fā)記錄表編號ZLBFQEOHSB01表0162文件（資料）使用記錄表（收文）編號ZLBFQEOHSB01表0263文件復(fù)制轉(zhuǎn)發(fā)記錄表編號ZLBFQEOHSB01表0364文件更改通知單編號ZLBFQEOHSB01表0465受控文件清單編號ZLBFQEOHSB01表05否銷毀使用有效文件否作廢存查66受控文件總清單編號ZLBFQEOHSB01表0667作廢文件處理表編號ZLBFQEOHSB01表0768文件借閱登記表編號ZLBFQEOHSB01表08文件（資料）分發(fā)記錄表分發(fā)部門ZLBFQEOHSB01表01序號文件編號文件名稱是否受控受控分發(fā)號收文部門簽收簽收日期備注年月日第頁文件（資料）使用記錄表收文部門ZLBFQEOHSB01表02序號文件編號文件名稱來文單位是否受控受控分發(fā)號收文日期立卷日期備注第頁文件復(fù)制轉(zhuǎn)發(fā)記錄表收文部門ZLBFQEOHSB01表03序號文件編號文件名稱來文單位是否受控受控分發(fā)號發(fā)往單位領(lǐng)取人領(lǐng)取日期備注第頁文件更改通知單ZLBFQ