目錄第一章目錄1第二章公司管理制度3第一節(jié)考勤管理制度3第二節(jié)獎懲制度7第三節(jié)保密制度11第四節(jié)檔案管理規(guī)定11第五節(jié)車輛管理規(guī)定21第六節(jié)財務(wù)管理制度23第七節(jié)印鑒管理辦法27第八節(jié)公文管理制度28第九節(jié)會議管理制度30第十節(jié)接待管理制度32第十一節(jié)辦公用品管理制度33第十二節(jié)電腦管理制度34第十三節(jié)電話、傳真、打印、復(fù)印管理制度35第十四節(jié)工裝管理制度36第十五節(jié)試乘試駕車輛管理制度36第十六節(jié)商品車管理管理制度37第十七節(jié)銷售資源分配制度38第十八節(jié)銷售部值班制度39第十九節(jié)銷售部信息保密制度39第二十節(jié)銷售人員儀容儀表制度40第二十一節(jié)展廳車輛管理制度41第二十二節(jié)銷售部人員外出管理制度41第二十三節(jié)銷售投訴處理的若干規(guī)定42第二十四節(jié)銷售部例會制度43第二十五節(jié)盤點管理制度43第二十六節(jié)再生回收零部件管理制度45第二十七節(jié)售后費品管理制度46第二十八節(jié)衛(wèi)生管理制度46考勤管理制度一管理規(guī)定1為加強公司職工考勤管理，特制定本規(guī)定。2本規(guī)定只適用于公司考勤管理。3公司實行全年每周六天工作制，員工正常工作時間為上午830時至12時，下午1330時至18時（現(xiàn)階段）。31公司每月12日為發(fā)薪日。4公司職工一律實行上班簽到和手工考勤制度。規(guī)定員工簽到時間一般為上午830分,（按季節(jié)調(diào)整），手工考勤由各部門考勤員編制,行政人事部監(jiān)督。杜絕員工待簽到的事宜發(fā)生。41公司考勤由行政人事部統(tǒng)一管理，如員工有疑問或錯誤請于下月1日前反饋到行政人事部，過期不侯。造成損失由個人承擔。42員工不得擅自到行政人事部翻閱考勤，否則行政人事部人員有權(quán)制止，并警告按制度執(zhí)行。43公司原則上不允許員工下班后仍在辦公區(qū)停留，如有特殊情況，可向部門領(lǐng)導申請，向行政人事部備案。（附延時工作申請單參見附表1）5請自覺遵守工作時間，不遲到、不早退、不曠工。6上下班代人簽到。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)均處以50元罰款，并于公司內(nèi)通報批評。7遲到、早退的處理（遲到、早退時間均以簽到時間為準）71公司一般員工及經(jīng)理級的管理每月1日，行政人事部將通告上月遲到早退人員名單，所有遲到、早退人員，本月月底績效考核“制度執(zhí)行情況”一欄，每次扣除01分。A、每月遲到一次的A遲到、早退30分鐘以內(nèi)，每次扣發(fā)20元工資；B遲到、早退30分鐘至2小時，每次扣發(fā)半天工資，并扣發(fā)當月全勤獎補助；C遲到、早退2小時以上者，每次扣發(fā)一天工資，并扣發(fā)當月全勤獎補助。B每月遲到、早退二次，除以A條處罰外，再處以50元罰款。C每月遲到、早退五次內(nèi)，除按B規(guī)定處罰外，每次以50元遞增罰款。D五次（不含五次）以上，除按C規(guī)定處罰外，本月月底績效考核“制度執(zhí)行情況”一欄為“0”。72每個月外出必須有外出記錄，不予扣發(fā)工資。如有因特殊連續(xù)外出，需在兩天之內(nèi)，填寫清楚時間及事情原因，讓部門負責人簽字確認，交于行政人事部審核。公司經(jīng)理級以上人員必須遵守上下班簽到的制度，但上、下班時間可根據(jù)工作需要靈活處理，行政人事部每月1日將公司人員考勤情況報總經(jīng)理審閱。8曠工（曠工以當天有無簽到記錄為準）A員工曠工一天扣發(fā)當天工資，并處以50元罰款，同時不享受當天午餐補助。本月月底績效考核“制度執(zhí)行情況”一項扣除05分。B連續(xù)曠工兩天或一月累計曠工三天者，除按照A）條處理外，薪資標準下降一級。C全年累計曠工五天以上，或年底未到，已累計礦工五天者，予以辭退處理。9員工外出辦理事宜前須向本部門負責人或其授權(quán)人申明外出原因或返回公司時間,并需到行政人事部填寫外出登記表，否則按外出辦私事處理。上班時間外出辦私事者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)扣10元。10出差員工因公出差，應(yīng)提前或銷假一天內(nèi)向行政人事部出據(jù)出差申請復(fù)印件或出差審批單（參見附表2），以備考勤使用。二休、請假管理1員工因病、因事須填寫請假單（參見附表3），注明請假種類及起止時間，履行請假手續(xù)，凡恢復(fù)上班后二日內(nèi)未補寫請假手續(xù)，或請假未批準不到崗，或請假期滿不續(xù)者，一律按曠工處理。2員工請假部門經(jīng)理級審批權(quán)限半天以內(nèi)；公司領(lǐng)導審批權(quán)限一天以內(nèi)；兩天（包括兩天）以上者，由部門經(jīng)理簽署意見，行政人事經(jīng)理審核批準。3請假期滿，應(yīng)及時到行政人事部注銷上班。4因突發(fā)情況或不可抗拒的天氣情況不能事先辦理請假手續(xù)者，應(yīng)于當日打電話通知部門經(jīng)理和行政人事部，并于恢復(fù)上班第一天補辦請假手續(xù)，否則按曠工處理。5病、事假51病假511員工因病情需要請假兩天（包括兩天）以上者，需向行政人事部出示以下醫(yī)院病情證明，否則以事假處理。A病例B加蓋有院方醫(yī)療專用章的病假條512偽造、涂改醫(yī)院證明者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以辭退處理。6事假61員工因辦理個人事務(wù)必須占用工作時間，需提前一天填寫請假單，經(jīng)批準后方可離開工作崗位，如工作原因離不開，審批人有權(quán)不予準假。62試用期間員工原則上不允許請事假，遇特殊情況，由部門經(jīng)理或總經(jīng)理酌情審慎處理。63病假、事假扣發(fā)病、事假期間應(yīng)發(fā)工資額及全勤獎。64公司允許用年假抵扣當月病、事假的工資，但請假超過一天（不含一天）者，仍應(yīng)扣除當月全勤獎。65公司員工事假不足2小時，按2小時扣除工資；事假半天，每次扣除半天工資；事假一天，每次扣除一天工資。月末考勤累計事假4小時不足6小時，計半天事假；月末考勤累計事假6小時不足8小時，計一天事假；7婚假71員工符合法定年齡結(jié)婚，必須提前一周通知部門，以使部門安排好休假期間的工作。請假單（附結(jié)婚證明）須經(jīng)部門經(jīng)理和公司領(lǐng)導簽字批準后，交行政人事部備案。72對于配偶在外地，需要去配偶所在地結(jié)婚的，可適當給無薪路途假。73婚假期間，可休20天，其中7天為有薪假（基本工資），13天為無薪假。74婚假包括公休日和法定假日。8產(chǎn)假81女員工產(chǎn)假為100天，男員工配偶生育可享受陪護假3天。82女員工懷孕流產(chǎn)的，根據(jù)醫(yī)療機構(gòu)證明給予產(chǎn)假。懷孕不滿兩個月流產(chǎn)的，給予產(chǎn)假10天；懷孕兩個月至四個月流產(chǎn)的，給予產(chǎn)假20天；懷孕四個月以上流產(chǎn)的，給予產(chǎn)假42天。本假只享受一次。83員工休產(chǎn)假，應(yīng)提前填寫請假單（附分娩證明）注明起始日期，經(jīng)主管經(jīng)理及公司領(lǐng)導簽字批準后，交行政人事部備案。84產(chǎn)假期間，基本工資照發(fā)。85產(chǎn)假期滿，因病需繼續(xù)休息的按病假處理。86產(chǎn)假包括公休日和法定假日。9喪假直系親屬死亡，給喪假3天；非直系親屬（祖父母）死亡，給喪假1天。如在外地可另加來往路程假。喪假期間，基本工資照發(fā)。10工傷假員工因工傷需要治療或休息時，由部門填寫請假單并附指定醫(yī)院證明和公司證明，報公司領(lǐng)導批準，工傷假休假期間基本工資照發(fā)。11有薪年假凡本公司正式員工，在公司服務(wù)者，均可享受有薪假期，其有薪年假的天數(shù)計法如下111工作第三年者5天；112工作第四年者10天；113工作第五年以上者15天；114公司部門經(jīng)理及以上職務(wù)員工每年增加年假5天115年假最長不得超過20天。116年假不能跨年度使用，年度有薪假應(yīng)當在當年內(nèi)休完，不能轉(zhuǎn)入下一年度也不能折算成薪金。休假期間公休假、法定節(jié)假日連續(xù)計算；病、事假可以用年假頂替。女員工休完產(chǎn)假后，不再享受當年的年假待遇。117有薪年假休假期間，基本工資照發(fā)。118員工休有薪年假，必須填寫請假單，經(jīng)部門經(jīng)理報行政人事經(jīng)理批準，報行政人事部備案，各級主管和行政人事部應(yīng)確保該員工的休假安排不影響公司的正常工作。部門經(jīng)理以上人員休有薪年假，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。12法定假日121員工每年享有以下公假元旦元月一日一天春節(jié)農(nóng)歷初一、初二、初三三天五一節(jié)五月一日、二日、三日三天國慶節(jié)十月一日、二日、三日三天三佩帶工牌的規(guī)定1為建立企業(yè)形象，提高員工榮譽感，故上班或?qū)ν饣顒?，員工應(yīng)配掛工牌。2工牌一律掛在胸前，不得置于外套內(nèi)或隱蔽處。3員工離職時應(yīng)繳回工牌，否則扣罰50元。4工牌有遺失或損壞，應(yīng)通知行政部補發(fā)，每件扣繳工本費15元。5有下列情形之一者，視情節(jié)輕重予以適當處罰。A利用工牌在外作不正當?shù)氖虑檎?；B將工牌借給非本公司人員；6各部門應(yīng)督促所屬員工佩帶工牌，并由行政人事部負責追蹤考核，未佩戴者每月第一次警告，第二次起每次罰款20元。獎懲制度本獎勵辦法適用于欽州市迅利汽車銷售服務(wù)有限公司所有員工設(shè)立獎項（1）嘉獎（2）記功（3）記大功（4）獎金（5）晉級處罰條例行政處罰A警告適用于員工觸犯A類過失，倘若員工再次重犯，給予記過處分，依此類推直到最高處分開除。B記過適用于員工重犯A類過失或第一次觸犯B類過失。C記大過員工觸犯C類過失，或經(jīng)發(fā)出第二次記過處分后，再犯同樣或同等過失，員工將受到記大過處分，員工經(jīng)記大過處分后如再不知悔改，有隨時被開除的可能。D停職員工觸犯D類過失或多次觸犯A、B、C類過失，將令其停職培訓，停職期間不發(fā)工資，停職期限一般為七天，最多不超過十四天。E辭退員工觸犯E類過失或停職兩次仍不知悔改，將被辭退。F開除員工觸犯E類過失，情節(jié)嚴重者，公司將予以開除。經(jīng)濟處罰A類過失20元；B類過失50元；C類過失100元；D類過失200元到辭退；E類過失500元到辭退或開除。處罰類別A類過失上班不按規(guī)定著裝；工作時間從事與工作無關(guān)的事情；上班吃零食；辦公區(qū)不說普通話；在工作時間接待親朋好友。B類過失利用公司物品、設(shè)備干私活；員工無故工作時間脫崗在15分鐘以上；工作推諉，無理拒絕主管領(lǐng)導的工作安排；無故不按時參加部門、公司組織的業(yè)務(wù)學習和集體活動；未經(jīng)主管領(lǐng)導許可，將公司車輛開回家泊車者；會議進行中，手機響；上班時間非工作原因飲酒或帶醉上班；毀壞、撕損公司公布之文告。C類過失上下班代人刷卡或委托他人代為刷卡；公司報銷的手機不能夠24小時開機、公司呼叫不回機；業(yè)務(wù)上疏忽大意，給公司帶來經(jīng)濟損失，情節(jié)一般的；未履行檢查、監(jiān)督的職責，致使他人發(fā)生過失的；遺失公司一般文書、文件、檔案、資料；在公司內(nèi)吵鬧、粗言穢語、擾亂公司正常秩序；工作時間打架、斗毆；遇到意外災(zāi)害不及時搶救，使公司人身、財產(chǎn)蒙受損失；脫崗超過30分鐘以上者；泄露公司機密情報，造成一定損失的；私自動用或損壞消防安全設(shè)備；D類過失利用工作的便利謀取私利或接受他人賄賂，盜竊、貪污公司財產(chǎn)，情節(jié)一般的；對同事惡意攻擊、誣陷、作偽證制造事端；向公司提供虛假，偽造的文書、證明；泄露公司機密情報，給公司造成一定損失的；吸煙或過失引起火災(zāi)，給公司造成損失；未辦理必要手續(xù)私自處理、變賣公司財產(chǎn)，情節(jié)一般的；在公司內(nèi)傳播事非，影響內(nèi)部團結(jié)；傳播、發(fā)表虛假的言論，情節(jié)一般的；言行失檢、態(tài)度傲慢、未按規(guī)定越級報告，影響正常秩序；不服從上司的管理，頂撞、謾罵上司。E類過失瀆職給公司造成重大損失或嚴重損害公司聲譽；利用工作的便利謀取私利或接受他人賄賂，盜竊、貪污公司財產(chǎn)，情節(jié)嚴重的；泄露公司機密情報，給公司造成重大損失的；對他人施加暴力、威脅，侵犯他人權(quán)利；經(jīng)常違反勞動紀律、屢次不改；故意破壞公司設(shè)備，浪費公司財物，情節(jié)嚴重；違反國家法律，被司法機關(guān)依法懲處；散播對公司不利之謠言、傳播是非、影響團結(jié)、挑撥勞資糾紛，情節(jié)嚴重者；遺失公司重要的文書、文件、檔案、資料；業(yè)務(wù)上疏忽大意，給公司帶來經(jīng)濟損失，或影響公司形象及聲譽，情節(jié)嚴重的；未辦理必要手續(xù)私自處理、變賣公司財產(chǎn)，情節(jié)嚴重的；其它其他違反公司規(guī)定或給公司造成一定危害的，依情節(jié)嚴重程度分別按A類、B類、C類、D類、E類過失給予處罰。處罰方式員工被處分，將給本人簽署員工處罰通知單（參見附表4），并同時給予經(jīng)濟處罰。行政處罰和經(jīng)濟處罰可同時使用。處罰權(quán)限部門員工，由部門經(jīng)理簽署員工處罰通知單，行政人事部備案并執(zhí)行。經(jīng)理級以上員工由總經(jīng)理簽發(fā)，行政人事部備案并執(zhí)行。違反辦公區(qū)管理制度，行政人事部可針對公司領(lǐng)導以下的任何部門員工做出處罰。申訴員工有權(quán)對公司所做的紀律處分提出申訴，可經(jīng)部門、行政人事部、逐級申訴，也可直接向總經(jīng)理申訴，爭取協(xié)商解決，協(xié)商不成可向當?shù)卣畡趧訝幾h仲裁機構(gòu)申請仲裁。設(shè)此步驟的目的，是希望全體員工心情舒暢、各抒己見、提出合理化建議，及時解決不合理的因素，保持良好的工作環(huán)境和秩序。保密制度做好安全保密工作是公司每位員工義不容辭的責任和義務(wù)，各部門負責人對本部門的保密工作負直接責任。公司內(nèi)部的文件、資料、管理規(guī)定、發(fā)展動態(tài)、重要商業(yè)活動日期、重要客人來訪、人事變動、工資福利等均屬于商業(yè)機密，未經(jīng)允許，一律不得向外界和公司其他員工透露。嚴禁在辦公桌上存放密級以上的文件、資料，不得在與外來人員交談或交往中泄露公司商業(yè)機密。員工在使用完電腦后，要及時關(guān)閉，并將軟盤放在上鎖的地方，避免遺失和泄露信息。公司領(lǐng)導的辦公室、會議室以及文件柜、資料柜，任何員工未經(jīng)允許不得擅自入內(nèi)或開啟。外來人員到公司聯(lián)系業(yè)務(wù)，因公司辦公區(qū)域為開放式，均應(yīng)到接待處商談工作。員工在與外單位人員進行業(yè)務(wù)交往中出具公司有關(guān)資料和信息，須經(jīng)部門經(jīng)理同意。凡發(fā)往公司以外的傳真，必須由公司領(lǐng)導簽字后才能發(fā)出。凡因違反公司有關(guān)規(guī)定擅自泄露公司機密，造成損失的，后果一律自負，情節(jié)嚴重的，公司將追究其法律責任。公司其他外來工作人員，須經(jīng)行政人事部同意方可進行并于監(jiān)督，其余無關(guān)人員一律不得隨意出入辦公區(qū)域。公司保密工作由行政人事部負責，各部門涉及到有關(guān)保密工作的事情，請及時知會行政人事部。檔案管理規(guī)定一檔案管理定義1為完善公司現(xiàn)有檔案管理工作，有效保護和利用檔案，維護公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。2本規(guī)定所稱檔案是指原有及現(xiàn)有公司客戶資料檔案、公司部門間資料備檔及外來文件的備份。部門各級領(lǐng)導及員工從事經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、音像影像制品、聲像、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。3公司及各部門、員工有保護檔案的義務(wù)。4檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級專項專人保管、審批查閱的原則，進行表格化管理。二檔案機構(gòu)及其職責5公司部門指定專人負責檔案管理工作（即文員）。6檔案管理工作由公司負責人統(tǒng)一領(lǐng)導，公司內(nèi)勤人員負責接收，收集、整理、立卷、保管。7公司內(nèi)應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。三檔案管理規(guī)定8整理辦法81步驟收集、整理、分類、歸檔811收集客戶檔案類銷售員與目標客戶接洽后，需建立“客戶檔案表”,接洽過程中及時填寫“洽談紀要表”，包括客戶的基本資料、名片等形成有價值的文字資料，并在審核后交于行政人事部歸檔；公司文件收發(fā)檔案類各部門之間收發(fā)文文件、圖紙等、本部門內(nèi)部發(fā)文均由行政人事部接收并填寫“集團/部門收發(fā)文件一覽表”后轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)部門或人員行政文件收發(fā)檔案類集團下發(fā)及本部門形成的通知、人員變動、升降職、會議紀要等重要行政文件由行政人事部接收并填寫“集團/部門收發(fā)文件一覽表”后轉(zhuǎn)發(fā)部門相關(guān)人員812整理根據(jù)分類和成立時間整理。813分類根據(jù)下述分類方法分類814立卷區(qū)分不同價值確定保管期限永久、長期、短期。9過程管理91屬部門保管的檔案公司部門招商專員做好日常文件的預(yù)立卷工作，完善后在每周五前將上周需歸檔的預(yù)立卷內(nèi)的文件整理成冊（客戶資料、客戶檔案表、洽談記錄表、名片）交于行政人事部保管。任何人不得據(jù)為己有。92屬公司保管的檔案檔案管理人員在每月五日前將整理完畢的檔案（總目錄、預(yù)立卷材料的目錄）交由部門管理人員審核。每月十日前將審核完畢的預(yù)立卷上報至公司領(lǐng)導。10監(jiān)督公司領(lǐng)導根據(jù)檔案管理人員上報的檔案目錄、預(yù)立卷材料目錄，定期抽查，監(jiān)督此工作的執(zhí)行管理情況。11銷毀須報公司總經(jīng)理批準，銷毀時應(yīng)有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。12公司檔案的分類及編號指定行政人事部經(jīng)集團培訓后，按有關(guān)檔案分類及編號要求操作。13在業(yè)務(wù)中對外簽署的各種經(jīng)濟合同按合同管理規(guī)定處理。14借閱公司員工因工作需要借閱文檔時，應(yīng)填好檔案查閱單，任何人不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。15分級查閱具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權(quán)。四檔案備份制度16進入檔案管理流程的所有文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。17公司內(nèi)文件盡量采用電腦管理及表格化的工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。18備份盤與母盤應(yīng)分開存放，公司備份盤應(yīng)在集團保存。五處理條例19有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任191毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案192擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案193涂改、偽造檔案194未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理員195未按正常手續(xù)借閱資料、外帶資料或越級查閱的（檔案管理者同罰）六責任20本制度適用于欽州市迅利汽車銷售服務(wù)有限公司所有在職員工。21本制度監(jiān)督責任部門為公司管理人員，第一責任人為部門指定的內(nèi)勤人員；第二責任人為內(nèi)勤人員所在部門的部門經(jīng)理。七檔案保管期限及分類22確定保管期限的基本原則221對公司有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存。222對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。223凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。23按保存時間的長短，將檔案分為短期保存、長期保存和永久保存三個保管期限。七年及以下為短期、七年以上至十五年為中期，十五年以上為永久。231一般來說，基建檔案，以項目為主進行分類；文書、財務(wù)方面的資料、檔案，以年度為主分類。232參照公司檔案分類，將檔案資料分為八大類文書類、財務(wù)類、銷售類、糾紛類、拆遷類、基建類。八檔案歸檔范圍及保管期限表24本公司重要會議材料241永久通知、名單、議程、報告、領(lǐng)導人講話、大會發(fā)言、討論通過的文件、決議、紀要、會議記錄，簡報、重要的照片、錄音（相）帶等文件材料242長期賀信、賀電、討論未通過的文件243短期日程、小組會議記錄、參考文件、會議服務(wù)機構(gòu)的計劃、總結(jié)等文件材料本公司文件材料244永久報告、決議、決定、記錄、紀要、領(lǐng)導人講話、討論通過的文件材料、重要的匯報材料245短期報告、決議等一般修改稿。討論未通過的文件材料本公司內(nèi)部部門及分公司的會議記錄短期注冊成立分公司、子公司及相關(guān)董事會議決議、變更、企業(yè)申請營業(yè)登記注冊書、章程等永久合資興辦企業(yè)及終止合同公證書永久黨和國家領(lǐng)導人及上級機關(guān)視察、檢查本公司工作時形成的題詞、講話、照片、聲像等重要文件和音像制品永久25上級機關(guān)頒發(fā)的文件材料251永久上級機關(guān)頒發(fā)的屬本公司主管業(yè)務(wù)的和非直屬上級機關(guān)頒發(fā)的針對本公司主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的重要文件材料252長期上級機關(guān)頒發(fā)的屬本公司主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一般文件材料253短期其它需要執(zhí)行的文件材料26本公司制發(fā)的文件材料261永久申請貸款、辦理抵押、交納稅金的有關(guān)材料262長期公司內(nèi)部重要通知、通報、處罰決定263短期除總裁外的領(lǐng)導員工任免材料、調(diào)令本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)，直屬部門、分公司的請示與本公司達到批復(fù)、批示264永久方針政策性的重要問題的文件、資料265短期一般事務(wù)性問題的文件27本公司工作活動的工作總結(jié)、報告271永久主要職能活動年度和年度以上的，需要專題的272長期本年的、季度的、一般專題的本公司所作的工作計劃、規(guī)劃273永久年度和年度以上的274短期季度的、月份的28本公司的統(tǒng)計報表281永久匯總的、年度和年度以上的、專題282短期季度、月份的本公司內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改，人員編制文件材料長期公司購置土地、股票、變更股份占有比例等協(xié)議永久29本公司勞動模范、先進工作者等文件材料291永久省級以上的292長期地、縣級以下的30本公司對有關(guān)人員的處分材料301永久影響大，問題嚴重的302長期303一般的31本公司職工工資待遇、福利方面的文件材料長期32本公司職工的聘任短期33本公司年終職工花名冊永久34本公司組織機構(gòu)沿革、大事記永久35本公司有關(guān)解決糾紛、法院判決文件材料永久36本公司財產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證長期37本公司與國內(nèi)外有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等文件材料371永久有歷史和長遠利用價值的372長期373重要的374短期375一般的公司替他人擔保貸款的有關(guān)資料永久38本公司與外單位、業(yè)主協(xié)商工作的往來文件材料381永久382重要的383短期384一般的公司印章啟用永久公司直屬部門、分公司報送的總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表長期年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計報表、重大問題的專題報告短期年度以下的總結(jié)、統(tǒng)計報表、一般專題的報告和備案39檔案保管公司檔案管理工作由公司檔案室具體負責。各部門、分公司均須分別指定專人進行文件資料管理。管理人員應(yīng)按照本管理制度的要求，并結(jié)合實際情況和以往的經(jīng)驗，將資料按各有關(guān)規(guī)定搜集、整理、分類、登記、立卷、歸檔。各級主管必須重視并經(jīng)常過問、檢查此項工作。部門檔案管理人員要保存所有入檔案室檔案的交接手續(xù)，包括檔案描述、成文日期。工程底圖除修改、送曬外，不得外借，修改后的底圖入庫，要認真檢查并登記其修改、補充等情況，底圖存放以平放為宜。檔案室要定期進行庫存檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復(fù)制。檔案借閱利用（需充實借閱條件）40檔案查閱公司檔案原則上不允許隨便查閱，相關(guān)工作人員必須備有相應(yīng)文件的復(fù)印件，如確需查閱原件，必須辦理以下手續(xù)填單各部門人員如需要到檔案室查閱檔案，查閱絕密檔案資料及土地使用證和借用房產(chǎn)證辦理產(chǎn)權(quán)分戶、過戶手續(xù)檔案資料須填寫查（借）閱絕密、機密審批單（參見附表5），經(jīng)公司領(lǐng)導批準同意后方可查閱。查閱機密檔案資料須填寫檔案查借閱單，屬本部門產(chǎn)生的機密檔案經(jīng)本部門經(jīng)理批準，屬外部門產(chǎn)生的經(jīng)外部門經(jīng)理批準同意后給予查借閱。如因工作需要查閱秘密檔案資料填寫查借閱登記簿后進行查閱。查閱登記薄應(yīng)填寫清楚，如需復(fù)印檔案，必須將復(fù)印件的去向填寫清楚，檔案員有權(quán)詢問與借閱檔案有關(guān)的問題。對于突發(fā)性查檔，需領(lǐng)導簽字，而直管上屬不在公司的，可由上一級領(lǐng)導代簽；如上一級領(lǐng)導仍不在，需向行政人事部有關(guān)領(lǐng)導說明情況；如行政人事部有關(guān)領(lǐng)導也不在公司的，由檔案員視情況緊急程度及檔案重要程度確定是否予以查閱。如情況緊急，對普通密級的檔案可予以查閱；情況緊急，查閱機密檔案的，檔案員必須電話請示相關(guān)領(lǐng)導，并做好電話記錄；事情可以暫緩的，可酌情予以延后借閱。查閱查閱檔案的人員將查閱單交給檔案員，由檔案員負責查找。借閱單由檔案員留檔備查。查閱單手續(xù)因故不全的，檔案員應(yīng)督促查閱人事后補上相關(guān)手續(xù)。檔案在查閱過程中不能帶出檔案室，如需復(fù)印，在復(fù)印后馬上歸還，不得將檔案滯留在個人手中。41檔案借閱檔案室正式歸檔（如何算正式歸檔，還需進一步討論制定相應(yīng)制度）的檔案原則上不予借出，如確因工作需要，需借出者，需遵守以下制度填單借閱單（參見附表6）由各部門保存，借閱絕密檔案資料及土地使用證和借用房產(chǎn)證辦理產(chǎn)權(quán)分戶、過戶手續(xù)檔案資料須填寫查（借）閱絕密、機密審批單（參見附表7），經(jīng)公司領(lǐng)導批準同意后方可借閱。借閱機密檔案資料須填寫檔案查借閱單，屬本部門產(chǎn)生的機密檔案經(jīng)本部門經(jīng)理批準，屬外部門產(chǎn)生的經(jīng)外部門經(jīng)理批準同意后給于借閱。如因工作需要借閱秘密檔案資料填寫查借閱登記簿后進行借閱。借檔前填寫查借閱登記薄。借閱單內(nèi)容應(yīng)填寫清楚，完整。檔案員有權(quán)詢問與借閱檔案有關(guān)的問題。如簽字領(lǐng)導不在公司，檔案員必須電話聯(lián)系詢問，并做好詢問記錄，直管領(lǐng)導回來后，檔案員催促當事人立即補辦借閱手續(xù)。借檔借閱檔案的人員在手續(xù)齊全后，將借閱檔案單交檔案員存檔，由檔案員負責查找。檔案借出后，借檔人員作為責任人必須負責檔案的收回歸檔工作，檔案員有權(quán)督促當事人將借閱檔案及時歸檔，以保證公司檔案的完整性。借閱檔案單必須10天清理一次，對不能及時歸檔的檔案，借閱人必須說明情況，對暫時無法推進的事情，要求將檔案暫時歸還，需用時再行辦理借閱手續(xù)。任何部門或個人借閱圖書檔案，不得以任何理由擅自拆散、剪貼、涂改、圈劃、增刪、抽取、翻印或損壞。違者，除予以必要經(jīng)濟賠償外，將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)處分。檔案歸還時，由檔案管理人員當面核查后，在借閱簿上及時注銷。外單位因工作關(guān)系，需查閱相關(guān)檔案資料時，須持有其單位介紹信，并經(jīng)行政人事部領(lǐng)導批準后，方可進入檔案室查閱。42檔案銷毀超過保管期限的檔案，由檔案室及時提出處理意見，造冊列出目錄清單，并填寫檔案銷毀登記表（參見附表8），經(jīng)檔案銷毀鑒定領(lǐng)導小組的負責人審查，公司領(lǐng)導批準后方可銷毀。檔案銷毀由檔案銷毀鑒定領(lǐng)導小組負責，必須由二人以上人員在場方可銷毀（統(tǒng)一送造紙廠進行紙漿處理）。銷毀完畢，銷毀人要在檔案銷毀登記表上簽字確認。檔案銷毀目錄單予以永久保存。檔案統(tǒng)計檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確可靠。檔案統(tǒng)計主要有檔案基本情況統(tǒng)計，檔案數(shù)量統(tǒng)計，檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計等。檔案管理現(xiàn)代化電子文檔的管理文檔資料存于軟盤或光盤，在移交檔案室時，需注明文件名稱、建立日期、保存的磁、盤號等；員工對公司電子文檔負有安全保密的責任，重要的文件必須加密，并做備份。建立和完善檔案計算機管理系統(tǒng)，各部門可以通過電腦網(wǎng)絡(luò)跨地區(qū)共享和利用檔案信息資源。在公司檔案管理小組的領(lǐng)導下，整合企業(yè)內(nèi)部信息資源，構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)公司信息化，提高內(nèi)部檔案信息資源分享的程度。43檔案處罰有下列行為之一的，由檔案室、有關(guān)主管部門對直接負責的主要人員或者其他直接責任人員給予處罰損毀、丟失屬于公司所有的檔案的；擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于集團所有的檔案的；涂改、偽造檔案的；倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給其他人的；違反規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；明知所保存檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。在利用檔案室的檔案過程中，有前面所列的第1、2、3條行為的，由檔案室給予警告，可以并處罰款；造成損失的，責令賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。車輛管理規(guī)定為方便辦公，提高辦事效率，公司對所屬車輛做如下管理規(guī)定一車輛管理1公司公務(wù)車的證照及稽核等事務(wù)統(tǒng)由行政人事部負責管理。車輛由行政人事部調(diào)派，并負責維修、檢驗、清潔等。2本公司人員因公用車須填寫車輛調(diào)用申請單（參見附表5）于事前向行政人事部申請調(diào)派，行政人事部依重要性順序派車。不按規(guī)定辦理申請，不得派車。3每車應(yīng)設(shè)置車輛行駛記錄表（參見附表6），使用前應(yīng)核對車輛里程表與記錄表上前一次用車的記載是否相符。使用后應(yīng)記載行駛里程、時間、地點、用途等。管理部每月抽查一次。發(fā)現(xiàn)記載不實、不全或未記載者應(yīng)呈報行政人事部提出批評，對不聽勸阻屢教屢犯者應(yīng)給予處分，并停止其借用權(quán)利。4每車設(shè)置車輛使用記錄表（參見附表7），由會計于每次加油及修護時記錄，以了解車輛受控狀況。每月初連同行駛記錄表一并轉(zhuǎn)行政人事部稽核。二車輛使用5使用人必須具有駕照。6公務(wù)車不得借予非本公司人員使用。7使用人于駕駛車輛前應(yīng)對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機油、剎車油、電瓶液、輪胎、外觀等），如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應(yīng)立即報告行政人事部，否則最后使用人要對由此引發(fā)的后果負責。8駕駛?cè)隧殗朗亟煌ㄒ?guī)則。9駕駛?cè)瞬坏蒙脤⒐珓?wù)車開回家，或作私用，違者受罰。經(jīng)公司特許或返回時已逾凌晨者例外。10車輛應(yīng)停放于指定位置、停車場或適當、合法位置。任意放置車輛導致違犯交規(guī)、損毀、失竊，由駕駛?cè)速r償損失，并予之以處分。11為私人目的借用公車應(yīng)先填車輛借用登記表（參見附表8），注明“私用”，并經(jīng)公司領(lǐng)導核準后轉(zhuǎn)行政人事部及會計稽核。12使用人應(yīng)愛護車輛，保證機件、外觀良好，使用后并應(yīng)將車輛清洗干凈。13私用時若發(fā)生事故，而致違規(guī)、損毀、失竊等，于扣除理賠額后全部由私人負擔。三車輛保養(yǎng)14車輛維修、清洗、打蠟等應(yīng)先填車輛維修申報單（參見附表9），注明行駛里程，核準后方得送修。15車輛應(yīng)由行政人事部指定各廠牌保養(yǎng)，特約修護廠維修，否則修護費一律不準報銷?？勺孕行迯?fù)者，報銷購買材料零件費用。16車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)或更換零件時，可視實際情況需要進行修理，但無迫切需要或修理費超過2000元時，應(yīng)與行政人事部聯(lián)系請求批示。17如由于駕駛?cè)耸褂貌划敾蛐姓耸虏渴栌诒ｐB(yǎng)，而致車輛損壞或機件故障，所需之修護費，應(yīng)依情節(jié)輕重，由公司與駕駛?cè)嘶蛐姓耸虏控摀Ｋ倪`規(guī)與事故處理18在下列情形之一的情況下，違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，由駕駛?cè)素摀?，并予以記過或免職處分。1無照駕駛。2未經(jīng)許可將車借予他人使用。3酒后駕車。19違反交通規(guī)則，其罰款由駕駛?cè)素摀?0各種車輛如在公務(wù)途中遇不可抗拒之車禍發(fā)生，應(yīng)先急救傷患人員，向附近警察機關(guān)報案，并即與行政人事部及主管聯(lián)絡(luò)協(xié)助處理。如屬小事故，可徑行處理后向行政人事部報告。21意外事故造成車輛損壞，在扣除保險金額后再視實際情況由駕駛?cè)伺c公司共同負擔。22發(fā)生交通事故后，如需向受害當事人賠償損失，經(jīng)扣除保險金額后，其差額由駕駛?cè)伺c公司各負擔一半。五費用報銷23公務(wù)車油料及維修費以憑證實報實銷。24私人公用憑實證報銷。25公車私用1500CC以內(nèi)，每次行駛30公里內(nèi),繳交公司2/元公里每次行駛超過30公里，繳交16元/公里。1600CC以上，每次行駛30公里內(nèi),繳交公司22元/公里；每次行駛超過30公里,繳交18元/公里財務(wù)管理具體辦法本公司實行總經(jīng)理領(lǐng)導下的逐級財務(wù)負責制，如下示意圖總經(jīng)理|財務(wù)經(jīng)理|會計出納員保管員收銀員本辦法著重表述以下幾方面內(nèi)容一、資金收支管理及財務(wù)報銷審批制度二、低值易耗品和固定資產(chǎn)管理制度三、差旅費報銷制度四、銀行票據(jù)、稅務(wù)發(fā)票、銀行預(yù)留印鑒管理制度一、資金收支管理及財務(wù)報銷審批制度1、本公司所有資金收支工作均由財務(wù)部實施。無論是營業(yè)收入、押金、租金、代收款項、預(yù)收款項、罰款，還是其他任何形式、任何性質(zhì)的資金來源款項，必須由財務(wù)部收取，其他部門和個人都無權(quán)收取或截留、挪用。違規(guī)則視為貪污。2、貨幣資金的支出，必須實行“一支筆”式的最終批準制度。董事長或被董事長授權(quán)者例如總經(jīng)理、副總經(jīng)理等（為敘述方便，下文統(tǒng)稱為總經(jīng)理），方能行使該最終批準權(quán)。3、原則上，公司所有資金不可私借私用。但公司員工因特殊情況確需借支的，必需總經(jīng)理親批。4、對于職工因公借支款項，必須由借款人填寫借款單，注明時間、金額、用途等事項，由本部門經(jīng)理同意并簽署意見后，報請總經(jīng)理最終以書面形式親筆批準，方可到財務(wù)部門借款。5、職工因公需借支款項卻又無法面見總經(jīng)理獲得書面批準時，必須電話請示總經(jīng)理，由總經(jīng)理親自指示財務(wù)人員，然后辦理借款手續(xù)。但是，事后必須補辦總經(jīng)理簽字手續(xù)。6、因公借支款項，必須從公務(wù)活動結(jié)束、取得發(fā)票之日起7天內(nèi)辦理報銷事宜。凡在借款當月不能按規(guī)定報銷的，緩發(fā)本人工資。特殊情況確需延期報銷的，必需總經(jīng)理親批。7、持原始發(fā)票報銷的，其發(fā)票的合理性、合法性、規(guī)范性必須符合稅務(wù)部門的規(guī)定，比如單位名稱要求是本公司的全稱“欽州市迅利汽車銷售服務(wù)有限公司”，數(shù)量、單價、金額邏輯關(guān)系正確，大小寫金額相符，收款單位蓋章等等。白條不予報銷。8、原始發(fā)票報銷前需填制“原始發(fā)票粘貼單”，注明原始發(fā)票數(shù)量、金額、經(jīng)辦人等必填內(nèi)容。如果是采購行為，還需要有“驗收入庫單”作為原始發(fā)票的附件。“原始發(fā)票粘貼單”需要經(jīng)本部門經(jīng)理簽字，以示認可其因公性、必要性，并在財務(wù)部門初審?fù)ㄟ^后，提請總經(jīng)理最終批準。二、低值易耗品和固定資產(chǎn)管理制度1、本公司設(shè)立倉庫及保管員，專門對低值易耗品和固定資產(chǎn)（為敘述方便，下文統(tǒng)稱為物資）的入庫、保管、領(lǐng)用、報廢、盤點等進行管理。倉庫應(yīng)建立帳簿，適時登記。2、物資采購權(quán)限公司指定特別部門及人員負責全部物資采購工作。除總經(jīng)理特批外，其他部門和個人都無權(quán)采購物資。3、物資采購程序為防止重復(fù)采購，物資采購前，采購員應(yīng)列出物資采購清單，并就采購品種和數(shù)量征得倉庫保管員簽名同意后，預(yù)算采購費用，報請總經(jīng)理審批。4、物資采購過程采購清單獲得總經(jīng)理批準后，即可向財務(wù)借款。市場采購，要貨比三家，在質(zhì)優(yōu)價廉的原則下理性購買。5、物資驗收入庫物資運到后，倉庫保管員應(yīng)認真核對物品與采購清單是否相符，尤其注意品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等要素。驗收無誤后，填制“入庫單”一式三聯(lián)。若物品與采購清單不相符，則報請總經(jīng)理指示。6、采購報銷憑采購發(fā)票和“入庫單”，填制“原始發(fā)票粘貼單”，按規(guī)定辦法提請總經(jīng)理最終批準，到財務(wù)銷帳。7、物資領(lǐng)用領(lǐng)用人填制“領(lǐng)料單”一式三聯(lián)，經(jīng)本部門經(jīng)理簽字后向倉庫領(lǐng)取物品。與此同時，同步登記領(lǐng)料臺帳，即按領(lǐng)料人姓名分別開設(shè)帳頁，按日期順序登記，以便于日后工作變動時及時收回。但這種領(lǐng)料臺帳登記的物品應(yīng)該是比較耐用或價值較大，比如計算器、飲水機等。而辦公消耗品（例如圓珠筆、紙張、文件袋等）一次領(lǐng)用數(shù)量不大時，不必登記領(lǐng)料臺帳，以免陷入“為登記而登記”的形式主義。8、物資報廢比較耐用或價值較大物品報廢而領(lǐng)用新品時，必須列出理由。屬于正常報廢時，交舊換新。否則，不予領(lǐng)用新品。9、物資盤點倉庫應(yīng)每月盤點并與財務(wù)對帳，發(fā)現(xiàn)差錯，應(yīng)查找原因，報請領(lǐng)導批示，及時更正。10、制約機制公司可通過以下幾種方式實施約束1）、對品種、價格到市場上隨機調(diào)查暗訪2）、要求采購員提供商家電話、網(wǎng)址，用信息手段調(diào)查核實3）、付款時盡可能通過銀行轉(zhuǎn)帳，不用現(xiàn)金4）、對同種商品不同時期的價格進行對比分析，如果差額較大，則要求采購員作出合理解釋5）、單獨一人具體實施采購的行為盡可能避免，最好由二人同時與商家談判、選購、付款三、差旅費報銷制度1、到外地市出差前，由出差人填寫借款單，注明時間、金額、用途等事項，由本部門經(jīng)理同意并簽署意見后，報請總經(jīng)理最終批準，方可到財務(wù)部門借款。2、從出差回來之日起7天內(nèi)，出差人必須到財務(wù)報銷。即由出差人填寫“差旅費報銷單”，然后填制“原始發(fā)票粘貼單”，注明原始發(fā)票數(shù)量、金額、經(jīng)手人等必填內(nèi)容?！霸及l(fā)票粘貼單”需要經(jīng)本部門經(jīng)理簽字，以示認可其因公性、必要性，并在財務(wù)部門初審?fù)ㄟ^后，提請總經(jīng)理最終批準，到財務(wù)銷帳。逾期不到財務(wù)報銷者，緩發(fā)當月工資。3、乘坐交通工具及費用1）、飛機、火車軟臥必須事先經(jīng)總經(jīng)理批準后方可乘坐并憑票報銷；2）、長途汽車、火車硬座則憑票報銷。3）、外地的市內(nèi)公交車票不予報銷，但按照每人每天5元的標準給予補助。4）、出租車票原則上不報銷。總經(jīng)理特批的可以報銷，但是出差全部時段不能享受外地的市內(nèi)公交車票補助。4、住宿費用標準（每人每天）出差地點住宿費用標準（元）地級城市30省級城市50直轄市及特區(qū)805、伙食補貼標準（每人每天）出差地點伙食補貼標準（元）地級城市10省級城市15直轄市及特區(qū)306、在欽州市市區(qū)辦理公務(wù)時，無任何補助，市內(nèi)公交車憑公司月票刷卡，市內(nèi)公交車票一般不予報銷，但特殊情況下可報銷，例如公司月票人多票少不夠用、月票無可用金額等。7、在欽州市市所屬的縣城、縣級市辦理公務(wù)時，每人每天的補貼標準為1）、長途汽車則憑票報銷。當?shù)氐氖袃?nèi)公交車票不予報銷，但按照每人每天5元的標準給予補助。出租車票原則上不報銷，總經(jīng)理特批的可以報銷，但是出差全部時段不能享受外地的市內(nèi)公交車票補助。2）、住宿費用標準當天能夠返回欽州市的，不報銷住宿費。確因工作需要、當天不能夠返回欽州市的每人每天20元。3）、伙食補貼標準每人每天5元。8、在欽州市地區(qū)以外的縣城、縣級市辦理公務(wù)時，每人每天的補貼標準為1）、長途汽車則憑票報銷。當?shù)氐氖袃?nèi)公交車票不予報銷，但按照每人每天5元的標準給予補助。出租車票原則上不報銷，總經(jīng)理特批的可以報銷，但是出差全部時段不能享受外地的市內(nèi)公交車票補助。2）、住宿費用標準每人每天30元。3）、伙食補貼標準每人每天10元。9、計算住宿費用時，以實際住宿天數(shù)為準，而不以出差的自然天數(shù)為準。住宿費用必須憑住宿發(fā)票按照上述標準限額報銷，超額自負，節(jié)約不退。10、計算伙食補貼、市內(nèi)公交車補助標準時，以出差的自然天數(shù)為準。如果出差期間有餐費招待支出并獲得總經(jīng)理同意報銷的，那么在計算伙食補貼時，按照每張餐費發(fā)票減掉1天的方法計算伙食補貼的實際天數(shù)。四、銀行票據(jù)、稅務(wù)發(fā)票、銀行預(yù)留印鑒管理制度1、本制度所稱銀行票據(jù)，主要是指現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)帳支票；所稱稅務(wù)發(fā)票，是指從稅務(wù)部門購買的各類發(fā)票；所稱銀行預(yù)留印鑒，是指本公司在欽州市交通銀行開立基本存款帳戶時預(yù)留的“欽州市迅利汽車銷售服務(wù)有限公司財務(wù)專用章”和“肖偉強”私人印章。2、銀行票據(jù)由出納員負責購買、保管、使用，出納員為唯一責任人。出納員應(yīng)遵照票據(jù)法等相關(guān)法律的規(guī)定正確經(jīng)管使用。3、稅務(wù)發(fā)票由會計員負責購買、保管、使用，會計員為唯一責任人。會計員應(yīng)遵照發(fā)票管理辦法等相關(guān)法律的規(guī)定正確經(jīng)管使用。4、銀行預(yù)留印鑒由總經(jīng)理指定專人負責保管、使用，此人即為唯一責任人。預(yù)留印鑒外帶、外用時必須備案登記。5、原則上，銀行票據(jù)和銀行預(yù)留印鑒不能同時交給一人經(jīng)管。6、變動交接在工作崗位變動時，交接雙方應(yīng)該就交接內(nèi)容制作成書面材料，并親筆簽名確認。特別地，在進行銀行票據(jù)、稅務(wù)發(fā)票交接時，應(yīng)該寫清楚具體名稱、起止號碼、屬于空白票據(jù)的，應(yīng)注明“空白”字樣。同時逐張查驗票據(jù)，防止中間缺失。印鑒管理辦法印章是公司憑信的標志，具有法定性和效用性。公司印章的保管與使用是極為嚴肅的，為此特做如下規(guī)定1公司和各部門印章由行政人事部統(tǒng)一管理，并指派專人保管。2各部門需用公司印章的文件必須是部門主管領(lǐng)導審定的正式文本，并填寫印章使用臺帳，注明時間、內(nèi)容、用途、份數(shù)等，經(jīng)公司領(lǐng)導簽字批準，如文件需要存檔，除在印章使用臺帳上簽字外，還應(yīng)在正式文本上簽字。公司領(lǐng)導簽字后于行政人事部用印，用印時填寫用印登記表（參見附表10）。3非簽約等特殊情況，不得攜帶印章外出，必要時須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，由行政人事部安排專人執(zhí)章陪同前往，用后及時歸還。4凡授權(quán)有關(guān)部門管理使用的印章要嚴格用印制度，認真履行登記簽字手續(xù)，不得擅自擴大使用范圍，印章須有專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。5印章的銷毀51因更名、損壞等原因需刻制新印章時，應(yīng)報總裁批準，由使用部門將舊印章交回行政部檔案室。52如因業(yè)務(wù)需要繼續(xù)使用舊印章時仍按印章批準權(quán)限辦理。53交回的作廢印章由行政部檔案室存檔，統(tǒng)一管理公文管理制度一收文1收文辦理程序包括簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、傳遞、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。公司所有收文未經(jīng)公司領(lǐng)導批示，其他員工無權(quán)簽收。掛號信、特快專遞由前臺登記（見公司信件登記表），交相關(guān)部門簽收，行政人事部備案。2收到上級機關(guān)的公文后，由行政人事部按照密級、掛號文件、重要程度、文件內(nèi)容、內(nèi)部資料等填寫收文處理專用表（參見附表11），由行政人事部呈公司領(lǐng)導批閱并根據(jù)閱示內(nèi)容交相關(guān)部門處理。3根據(jù)閱批范圍，由行政人事部及時送閱處理，并負責催閱、催傳。4為提高傳閱速度和保證文件安全，文件送到后，公司領(lǐng)導和部門經(jīng)理要及時閱看，閱簽后簽名并注明閱文日期及時退回行政人事部。公文不得帶出公司。5各部門對公司領(lǐng)導批示的公文要及時處理，并將處理結(jié)果注于公文閱辦單上，處理完畢后退交行政人事部。6公司領(lǐng)導及部門經(jīng)理開會帶回的有關(guān)公文及會議文件一律交行政人事部登記、處理、存檔。7凡欽州市政府發(fā)給有關(guān)部門的重要文件，應(yīng)將原件送交行政人事部存檔，復(fù)印一份給部門辦理或留存。8各部門的工作計劃、申請、報告由行政人事統(tǒng)一登記后，報公司領(lǐng)導審批，批閱文件及時送回相關(guān)部門。9各部門按公司規(guī)定需要存檔的文件材料等按規(guī)定時間送達行政人事部匯總、存檔。二發(fā)文1凡以公司名義制作的公文，需要套用紅頭的文件的起草由相關(guān)部門具體承辦，填妥發(fā)文處理專用表（參見附表12），寫明發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度，部門經(jīng)理核簽（如與其他部門業(yè)務(wù)有關(guān)的文件，應(yīng)請有關(guān)部門會簽），并報公司領(lǐng)導簽發(fā)。2簽發(fā)后的文件由行政人事部負責套用紅頭，并負責蓋章。相關(guān)部門按印發(fā)范圍發(fā)文，行政人事部留存原件一份、連同發(fā)文處理專用表及文件底稿一并存檔。3發(fā)文應(yīng)遵照公文格式及字體規(guī)則公司發(fā)文文號四號仿宋GB2312標題二號黑體居中正文四號仿宋GB2312成文時間四號仿宋GB2312右齊以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準抄報、抄送四號仿宋GB2312與正文齊視正文內(nèi)容多少，行間距定義為最小值或單（雙）倍行距，并通過調(diào)整字間距，盡量避免“此頁無正文”或段落最后一個字另起一行，以保證頁面充實、完整、美觀。見附件正文之后，成文時間之前，注明順序和名稱。印章除會議紀要外，應(yīng)加蓋印章。13集團、投資公司公文用紙統(tǒng)一采用國際標準A4型，房地產(chǎn)公司公文用紙采用16開，左側(cè)裝訂。以集團或分公司名義發(fā)文，要分別采用相應(yīng)的公司紅頭，并加蓋相應(yīng)印章，不得混用。14具體發(fā)文文號如下迅利集字第（年/序號）號15嚴肅公司行文制度，要注重效用，不得濫發(fā)，做到少而精。16各部門都必須嚴格執(zhí)行公文處理辦法的規(guī)定，對本部門保管、發(fā)出或簽收的公文要指定專人按公文要求分類管理，妥為保存，年終歸檔，嚴防公文的散失。行政人事部將定期對各部門保管和處理的文件進行檢查指導，維護公司公文的嚴肅性。會議管理制度一公司例會會議時間每星期召開一次，定于每周五下班六點。參加人員公司領(lǐng)導及部門經(jīng)理（列席人員另行通知）主持公司領(lǐng)導記錄行政人事部（公司指定的會議紀要人）會議內(nèi)容1公司經(jīng)營情況（包括商場和工程進度的運作情況）。2公司業(yè)務(wù)拓展情況。3各部門需公司領(lǐng)導協(xié)調(diào)事宜。4公司的財務(wù)狀況（資金回籠及投入情況）。5研究決定公司內(nèi)部的人事政策及人員提升、調(diào)動及獎懲。6公司購置大型固定資產(chǎn)的決定。7部門的工作情況匯報。會議地點公司會議室二部門例會會議時間每星期召開一次，根據(jù)部門情況自行規(guī)定。參加人員本部門員工主持本部門主管領(lǐng)導記錄本部門內(nèi)勤或部門主管指派的其他人員會議內(nèi)容部門工作完成情況及下周工作安排會議地點自行規(guī)定三公司級會議會議時間依照公司需求臨時決定參加人員根據(jù)需要確定主持根據(jù)需要確定記錄若需要由行政人事部指派會議內(nèi)容根據(jù)需要確定會議地點根據(jù)需要確定四會議紀律行政人事部或各部門根據(jù)會議要求，負責會議通知。公司例會和公司級會前由行政人事部將會議室收拾整潔，茶水準備妥當，會議中及時添加茶水。與會人員接到會議通知后，應(yīng)預(yù)先安排好工作，按會議時間、地點準時出席會議。根據(jù)會議內(nèi)容要求，與會人員應(yīng)預(yù)先做好資料、文件及發(fā)言準備。會議進行中，與會人員需關(guān)閉手機，如需要處理緊急事項，應(yīng)向會議主持人請假。會議進行中，一般不允許打擾，如有緊急事項，需經(jīng)行政人事部通知。參加重要會議人員，要嚴守秘密，會外不得談?wù)摃h內(nèi)容。根據(jù)會議要求，行政人事部指定人員做好會議記錄。接待管理制度接待工作是公司公關(guān)工作的重要組成部分。此項工作的效率和質(zhì)量體現(xiàn)著我公司的精神風貌及公司形象，在接待時要注意“熱情、禮貌、周到、節(jié)儉”。公司的日常接待、宴請、饋贈工作由行政人事部負責。1接待凡公司的項目論證、簽約儀式等大型會議及上級領(lǐng)導、地產(chǎn)界友人來公司考察、洽談業(yè)務(wù)等接待工作，由行政人事部負責安排接待計劃，即活動、宴請、饋贈和接送事務(wù)，相關(guān)對口業(yè)務(wù)部門配合。針對某部門的業(yè)務(wù)往來、會議等接待工作由對口部門負責安排，行政人事部配合。2宴請上級領(lǐng)導及其他公司領(lǐng)導來公司考察或洽談業(yè)務(wù)等，由公司領(lǐng)導宴請。國內(nèi)及有關(guān)公司部門領(lǐng)導和一般人員來，原則上不宴請，公司對口部門領(lǐng)導陪同。3饋贈禮品因工作需要確需送禮時，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導確認，集團總裁審批后，方可辦理。饋贈禮品應(yīng)由行政部采購、登記。4接待外賓流程飲品冰水、冰可樂、咖啡、茶、水果、小點心（曲奇等）、巧克力服務(wù)若在會議室由行政人事部負責若在其它地方依次調(diào)動人員順序行政人事部人員、其它部門人員5音響、投影電腦管理員負責宣傳宣傳片、企業(yè)畫冊、單頁資料、可行性研究報告（由負責人提供）辦公用品管理公司辦公用品由行政人事部統(tǒng)一購買，各部門工作人員根據(jù)工作需要領(lǐng)取。每月28日至次月5日為采購辦公用品時間，各部門經(jīng)理應(yīng)在應(yīng)在每月28日前提出購買計劃，經(jīng)行政人事統(tǒng)一匯總呈報公司領(lǐng)導批準，由行政人事部詢價購買