高效會議管理技巧第1講當(dāng)今會議面面觀【本講重點(diǎn)】會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率會議成本的計(jì)算會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時(shí)間在無效率的會議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。會議的意義1會議是一個(gè)集思廣益的渠道圖11集思廣益圖如上圖11，會議是一個(gè)集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。2會議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會議，它的存在價(jià)值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。圖12組織或部門與會議3會議是一種群體溝通的方式開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過MAIL、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。會議的目的開展有效的溝通會議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會議的一個(gè)主要目的。傳達(dá)資訊通過會議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。達(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。圖13達(dá)成協(xié)議與解決問題的6個(gè)步驟資源共享利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。激勵(lì)士氣年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。鞏固主管地位經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強(qiáng)化自己的地位。會議的種類會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個(gè)方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)。表11會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類團(tuán)體會議一對一會議面對面會議電話會議視頻會議宣布人事安排、講解政策的會議當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人的會議臨時(shí)處理突發(fā)事件的會議固定的團(tuán)隊(duì)會議集思廣益的會議會議的頻率每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達(dá)到目的。1固定的部門會議2全體會議3處理突發(fā)事件的會議4一對一會議會議成本的計(jì)算會議成本分為時(shí)間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。1會議的時(shí)間成本2直接的會議成本3效率損失成本開會時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況【自檢】請將下列相關(guān)選項(xiàng)用橫線連接起來。A、固定的部門會議至少每兩月一次B、一對一會議隨時(shí)C、處理突發(fā)事件的會議按需要D、全體會議至少每月一次見參考答案11【本講總結(jié)】從某種角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會議的世界。高效的會議能幫助我們迅速解決實(shí)踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時(shí)間成本、直接成本及效率成本的損失。因此，每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計(jì)算會議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效”?！拘牡皿w會】_第2講會議效率不高的原因及解決方案【本講重點(diǎn)】會議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范會議效率不高的原因及預(yù)防性管理1會議的通病效率不高小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。很多公司往往由于以下原因，開會效率低下公司的主管都不知道何時(shí)是開會的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。許多主管對于何時(shí)開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。有些“必須到會”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進(jìn)行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。時(shí)下有一句很流行的話“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改為“開會比較煩”。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無意義地延長時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。2會議效率不高的原因會議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是主持人的技能、會議的地點(diǎn)以及會議的準(zhǔn)備工作。表21會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點(diǎn)會議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。3預(yù)防性管理所謂預(yù)防性管理，其實(shí)就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對于會議來說，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開會之前，針對可能導(dǎo)致會議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會議的高效進(jìn)行。【舉例】以會議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對7種致使會議效率低下的原因，做一個(gè)全面的預(yù)防性管理。效率不高的原因預(yù)防性管理措施時(shí)間會議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五。地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。會議開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。【自檢】請根據(jù)自身情況完成下列表格。1你所在公司是否存在會議效率不高的問題是否2如果存在，請從下列選項(xiàng)中選出符合你所在公司實(shí)際情況的選項(xiàng)，并提出改進(jìn)意見。存在問題是否存在改進(jìn)意見主持人毫無影響力是否會議地點(diǎn)的布局讓人很有壓迫感是否會前準(zhǔn)備不足，會議議題讓人不明所以是否會議總是選在午飯時(shí)間進(jìn)行是否高效會議的八大特征與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。高效會議具有8大特征。建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。會議規(guī)范會議規(guī)范包含3個(gè)部分會議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。1會議時(shí)間安排的規(guī)范上午89點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。上午910點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時(shí)機(jī)。上午1012點(diǎn)或下午13點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。下午35點(diǎn)之間，最好不要安排會議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會議往往會事倍功半。2會議規(guī)范本身會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款所有與會者將每周工作安排時(shí)間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時(shí)間。超過1小時(shí)的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。所有與會者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。會議結(jié)束23天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。必要時(shí)請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。3固定的會議流程規(guī)范圖21固定的會議規(guī)范流程固定的會議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。（1）一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會議的議程。一個(gè)中心包括會議的開始，具體包括致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。結(jié)束會議，具體包括總結(jié)；安排下次會議。（2）兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等?！颈局v總結(jié)】會議效率不高是當(dāng)前許多會議的現(xiàn)狀。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。通常有7大因素致使會議效率低下，針對這些因素，應(yīng)在會前充分做好預(yù)防性管理。與此同時(shí)，清楚了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥h的效率?！拘牡皿w會】_第3講開會前的準(zhǔn)備工作【本講重點(diǎn)】是否要開會準(zhǔn)備工作的作用1H5W準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作是否要開會“機(jī)遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對一個(gè)人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準(zhǔn)備，那么等待他的必然是一個(gè)注定的失敗。對一次會議而言，高效的會議其實(shí)在正式宣布開始之前就開始了一次高效會議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會的必要性。這個(gè)確定工作看似多余，實(shí)際上必不可少。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個(gè)“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。第二節(jié)如何判斷是否需要開會1無需開會的“五個(gè)如果”圖31不需開會的“五個(gè)如果”如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達(dá)到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。這些方式可能在感覺上不如開會那么痛快淋漓，然而卻簡潔有效，對于一些問題的解決具有經(jīng)濟(jì)實(shí)用的優(yōu)勢。如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費(fèi)自己和他人的時(shí)間，召開耗時(shí)長久的所謂會議。首先，因?yàn)樗说膮⑴c可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集體討論，結(jié)果又全盤推翻他人意見，這種做法只會既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地。會議成本是一個(gè)絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預(yù)算，不能用高昂的會議成本來換取某些會議的發(fā)生，因?yàn)殚L此以往公司必然會不堪重負(fù)、得不償失。2必須開會的“五個(gè)如果”圖32必須開會的“五個(gè)如果”“聽取部門匯報(bào)工作”最好采用會議的形式，不能用每周或每月交一次書面報(bào)告的方式取代。定時(shí)交書面報(bào)告往往會流于形式，往往會使公司上下形成為了交報(bào)告而交報(bào)告的不良風(fēng)氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通，長此以往，后果不堪設(shè)想。因此，每月一定要召開正式的會議，聽取部門匯報(bào)工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。表揚(yáng)和批評是兩種很好的激勵(lì)方式，而當(dāng)眾的表揚(yáng)和批評具有更強(qiáng)的影響力。采用會議的形式表揚(yáng)或批評，有利于充分發(fā)揮表揚(yáng)或批評的作用。在大會上當(dāng)眾表揚(yáng)“明星員工”可以樹立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動(dòng)競爭；當(dāng)眾批評某些情節(jié)嚴(yán)重的錯(cuò)誤行為，有利于警醒員工，避免同類事情再度發(fā)生。當(dāng)你給某一個(gè)項(xiàng)目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時(shí)，一定要舉行會議，不能采用郵件或者其他書面形式。因?yàn)榉峙扇蝿?wù)意味著要達(dá)到團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進(jìn)協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時(shí)完成。【自檢】請你回答下列問題一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。1如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事A一對一批評B開會當(dāng)眾批評C寫檢查處罰2你為什么這么做見參考答案31準(zhǔn)備工作的作用當(dāng)你確定有必要召開會議時(shí)，首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。只有認(rèn)識到準(zhǔn)備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。一般來說，會議的準(zhǔn)備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會議效果；通過充分的會議準(zhǔn)備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者發(fā)言的要求等情況。良好的會議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會議時(shí)間，同時(shí)減少會議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會議井然有序、卓有成效。11H5W圖331H5W1H5W是指會議準(zhǔn)備工作需要特別注意的6個(gè)方面，用英文縮寫表示為1H5W。2特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示，會議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個(gè)，最為合適的人數(shù)是5至7人。這個(gè)人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因?yàn)槿藬?shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。當(dāng)然，會議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會議的議題、重要性具體決定。會議準(zhǔn)備工作核對單會議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會議準(zhǔn)備工作核對單。這張核對單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會議成功的有效保證。會議準(zhǔn)備工作核對單1、了解會議的目的3、確定會議的形式5、決定會議的時(shí)間7、決定會議的地點(diǎn)9、確定出席人數(shù)11、是否準(zhǔn)備會議名簽13、是否安排與會者住宿15、確定視聽教材17、準(zhǔn)備會場周邊位置圖19、確定自己人的相關(guān)資料2、是否一定要開會4、安排會議的議程6、確定會議的主持人8、研究會場如何布置10、安排出席者座位12、是否安排交通工具14、是否發(fā)出了會議通知16、確定輔助教材18、是否要求與會者準(zhǔn)備資料20、是否安排會后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知以上20個(gè)條款是一般會議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意會場的布置需要特別注意如果與會人員超過10個(gè)，會場最好布置成“”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式；5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。主持人的準(zhǔn)備工作1主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作2SWOT分析圖34SWOT分析SWOT是以上四個(gè)英文單詞的縮合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進(jìn)行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機(jī)會或是威脅?！颈局v總結(jié)】一次成功的會議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會議要求我們循序漸進(jìn)、按部就班的做好會前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。無論是簡潔明了的1H5W，還是項(xiàng)目分明的準(zhǔn)備工作核對單，都需要我們對其有一個(gè)全面而細(xì)致的了解及深刻的理解。好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好會議的準(zhǔn)備工作?！拘牡皿w會】_第4講成功會議的五種策略【本講重點(diǎn)】如何做開場白如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議決策方式如何圓滿結(jié)束會議如何做開場白如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度掌握議事進(jìn)度對一次會議的成功可謂至關(guān)重要?？貓鲆簿统蔀橐粋€(gè)主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。掌握議事進(jìn)度主要包括2種方式語言方式與非語言方式。1語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進(jìn)度。例如，面對一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時(shí)間。具體做法如“能不能用3分鐘的時(shí)間給我們簡單的說一下”當(dāng)他說到5分鐘的時(shí)候，你可以再說“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說的正是我們需要的?！被蛘呖梢圆捎靡粠Ф^的方法，例如“你剛才說的內(nèi)容非常好，你對下一問題怎么看”這樣就可以把他從一個(gè)問題帶到另一個(gè)問題，或是可以轉(zhuǎn)移說話對象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢”通過以上這些話語，即語言方式，主持人可以有意識的、合理的控制議事進(jìn)度。2非語言方式更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達(dá)到同樣的效果。語言和非語言這2種形式的合理運(yùn)用，可以做到有效的控場，使會議既不會太短，也不會太長，準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。如何達(dá)成決議決策方式彼德德魯克決議法彼德德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達(dá)成協(xié)議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達(dá)成協(xié)議。4種群體決策圖414種群體決策1權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時(shí)。適宜使用當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)。不宜使用當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)?！九e例】特別行動(dòng)小組向部分領(lǐng)導(dǎo)提交報(bào)告并等待最后決策。經(jīng)理決定工作日程表，然后通知該小組。優(yōu)點(diǎn)決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。缺點(diǎn)雖然可迅速做出決策，但實(shí)際支持和執(zhí)行建議也不易；當(dāng)復(fù)雜性增高時(shí)，權(quán)威決策的質(zhì)量會由于考慮面不寬而受到影響。2少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時(shí)，它以民主原則為基礎(chǔ)。適宜使用當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時(shí)。注意投票容易導(dǎo)致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入?！九e例】團(tuán)隊(duì)成員投票接受一項(xiàng)新的工作程序。團(tuán)隊(duì)成員投票選舉團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。優(yōu)點(diǎn)允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)人獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。缺點(diǎn)在小集團(tuán)內(nèi)，投票一向促成人們分派。這種競爭會影響一項(xiàng)決議的質(zhì)量和執(zhí)行。3共識決策共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。注意如果決策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成?！九e例】全體工作人員同意支持新的程序變動(dòng)，團(tuán)隊(duì)制定了一套工作方針。優(yōu)點(diǎn)保證所有問題和思想得到公開辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會發(fā)表意見。復(fù)雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。缺點(diǎn)達(dá)成一致需要相對長的時(shí)間，并具挑戰(zhàn)性。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽并理解他人觀點(diǎn)；為確保所有團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會發(fā)表意見和分享其見解，必須進(jìn)行有效的推動(dòng)。4無異議決策無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項(xiàng)決策完全贊同時(shí)。當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無異議決策。注意無論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對每個(gè)成員都至關(guān)重要時(shí)才有可能作出無異議決策。【舉例】一陪審團(tuán)認(rèn)真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。優(yōu)點(diǎn)確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和和沖突最低。缺點(diǎn)因?yàn)闆]有哪兩個(gè)人的思想完全合拍，達(dá)成無異議決策也許會花費(fèi)很長的時(shí)間。無異議決策常常難以做出。4種團(tuán)隊(duì)決策法【自檢】請你完成以下連線題1無異議決策A、確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和及沖突最低。2權(quán)威決策B、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員均有機(jī)會發(fā)表意見。復(fù)雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。3少數(shù)服從多數(shù)決策C、允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。4共識決策D、決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。見參考答案41如何圓滿結(jié)束會議【本講總結(jié)】會議的成功需要高明的策略。從會議的開始直至?xí)h的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這樣才能讓會議的高效變得萬無一失。需要特別引起注意的是達(dá)成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學(xué)方法。策略是決定會議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運(yùn)用成功會議的5種策略。希望你的每一次會議都碩果累累【心得體會】_第5講會議中的溝通與反饋技巧【本講重點(diǎn)】會議中的溝通會議中的反饋技巧會議中的溝通3種溝通圖畫1溝通漏斗圖51溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，因?yàn)槁┒返奶匦跃驮谟凇奥?。對溝通者來說，是指如果一個(gè)人心里想的是100的東西，當(dāng)你在眾人面前、在開會的場合用語言表達(dá)心里100的東西時(shí)，這些東西已經(jīng)漏掉了20，你說出來的只剩80了。而當(dāng)這80的東西進(jìn)入別人的耳朵時(shí)，由于文化水平、知識背景的關(guān)系，只存活了60。實(shí)際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40。等到這些人遵照領(lǐng)悟的40具體行動(dòng)時(shí)，已經(jīng)變成20了。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強(qiáng)大。然而，這樣的漏斗現(xiàn)象時(shí)時(shí)刻刻發(fā)生在我們周圍，真的非?？膳?。所以，一定要掌握一些溝通技巧，爭取讓這個(gè)漏斗漏得越來越少。2溝通金三角圖52溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。由圖52所示，在三角形的底端，“自己”和“對方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對話，是不會成功的；只有在金三角的頂端，只有開會溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對方的角度上，設(shè)身處地的為對方考慮，才能真正體會彼此的意思，也才能實(shí)現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。3溝通的冰山模式圖53溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個(gè)人或者兩組人在談話時(shí)，談的是同一個(gè)話題，但是大家說出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對方真正想表達(dá)的東西大部分隱藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整個(gè)冰山體積的520，隱含在水面以下的冰山體積，即對方真正想說卻沒說出的內(nèi)容則占到8095。有效溝通原則溝通的成功得益于在溝通時(shí)，雙方都有明確的溝通目標(biāo)，并且有明確的時(shí)間約束。在溝通過程中，彼此積極主動(dòng)，善于傾聽對方，注重雙方的每一個(gè)細(xì)節(jié)，并且雙方為達(dá)成目標(biāo)而不斷努力。只有掌握了這些溝通原則，才能促進(jìn)溝通的順利進(jìn)行。造成溝通困難的因素如何建立信任會議中的反饋技巧1反饋的兩種方式2反饋的兩種類型圖54反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo)，即一般意義上的表揚(yáng)。成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征具有肯定行為價(jià)值、描述特定的行為、真心的、及時(shí)、經(jīng)常、逐漸減少。建設(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評。批評要非常注意方式，既要達(dá)到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。下面介紹2種效果較好的建設(shè)性反饋3反饋時(shí)的特征4如何接受反饋【自檢】請?jiān)谝韵旅枋鲂栽捳Z中選出正確的反饋描述性話語是否正確1你出生前我們就是這么做的是否2這就是最佳解決方法。是否3這是目前為止我所知道的最好的解決方法，你還有什么更好的建議是否4為了按時(shí)完成任務(wù)，我要你這樣做。是否見參考答案51【本講總結(jié)】高效的會議離不開良好的溝通與反饋。溝通與反饋的良性進(jìn)行是極其重要又極其困難的。所以，要深刻理解溝通的特征，溝通會遇到的障礙，也要學(xué)會如何進(jìn)行巧妙的表揚(yáng)和批評，如何理性的接受反饋，這樣才能有效提高會議的效率?！拘牡皿w會】_第6講主持人的會議管理技巧【本講重點(diǎn)】傾聽的技巧實(shí)際的說話技巧傾聽的技巧1傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)包括3項(xiàng)內(nèi)容首先建議你學(xué)會傾聽別人的故事，進(jìn)而傾聽別人完整的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個(gè)角度，站在他人的立場上，充分理解他人的處境、他人當(dāng)時(shí)的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。傾聽是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視?！咀詸z】某公司員工甲因?yàn)閭€(gè)人的住房問題主動(dòng)與其經(jīng)理乙進(jìn)行溝通。談話內(nèi)容如下員工甲說我想貸款買房，但是首付不夠，所以很煩惱。經(jīng)理乙說別太著急，大家可以幫你湊足首付，你還差多少錢員工甲說不好意思，我還差很多錢。經(jīng)理乙說沒關(guān)系的，你說吧。員工甲說差12000元。經(jīng)理乙說啊員工甲聽到經(jīng)理乙的“啊”之后，就此閉嘴不語。這次溝通以失敗告終。請你談?wù)劷?jīng)理乙在這次溝通中犯了什么錯(cuò)誤在傾聽中經(jīng)理乙以后應(yīng)該注意什么問題_見參考答案61充分注意了傾聽的禮節(jié)，就能夠很好的理解什么是傾聽。傾聽首先是一種管理技巧，這種技巧能夠通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。其次傾聽是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話語背景中融合。2傾聽的具體方法傾聽時(shí)最好保持點(diǎn)頭且微笑的精神面貌，你的眼神要與交談?wù)呦嗷ソ佑|，要使交談?wù)哂幸环N被重視、在溝通的感覺。另外還要發(fā)出一些傾聽的聲音，例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎”“不錯(cuò)”、“真的”這樣的話，這些語言會激勵(lì)對方越說越多，因?yàn)樗麜X得自己是被傾聽的。此外，身體前傾也是傾聽的有效技巧，這種往前傾的姿勢是保證精力充沛的良好方式，同時(shí)還可以保證你不走神，你的身體前傾時(shí)，會給被傾聽者其很受尊重的印象。傾聽的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié)，當(dāng)然也要做好相關(guān)的記錄。3傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意4“傾聽”小總結(jié)如果用兩句日常用語來總結(jié)傾聽的技巧，那你可以經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“如果是我的話”這兩句話進(jìn)入傾聽狀態(tài)，同時(shí)也能使會談?wù)叱浞指惺艿侥阏趦A聽。其實(shí)，這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達(dá)自己感受，又能與別人融洽溝通的情境中，如此一來，身為主持人的你，當(dāng)然能夠在會議主持中游刃有余。會議中的說話技巧會議中主持人要學(xué)會使用以下幾種說話技巧展示。即主持人使用流利的話語把自己的想法展示給大家。探詢。與會者面對主持人的展示發(fā)言會持有許多不同意見，這時(shí)候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問話來了解與會者的意見，例如“后來呢”“那結(jié)果怎么樣呢”“那你到底什么意思呢”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎”評論。與會者回答完主持人的探詢問話之后，主持人將對與會者的回答作出評論，如“我明白你的意思了”“我認(rèn)為問題是”這樣兩者的溝通就可以順暢進(jìn)行了。建立。評論之后需要采用“建立”的說話技巧?！敖ⅰ本拖翊罘e木一樣，是指主持人將與會者表達(dá)的思想按照層次逐級歸納，從低級到高級，由初級協(xié)議至中級協(xié)議再到最終達(dá)成一致?！敖ⅰ苯?jīng)常使用的問話是“我們討論完第一個(gè)問題了，接著我們再進(jìn)一步，第二個(gè)問題您怎么看”“那我們再深一步，你如何看待這個(gè)問題的成因呢”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢”測試?yán)斫馇闆r。在會議中總有一些人表示反對意見，對于這些反對意見作為主持人的你可能沒聽明白，或者你認(rèn)為大家可能沒有聽明白，這時(shí)候就要采用“測試”的問話方式，來測試一下大家的理解情況。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎”或者說“您剛才是說的這個(gè)意思，我理解對了嗎”這就是測試的說話方式，用其來保證大家真正弄懂一些意見的實(shí)際含義?？偨Y(jié)。在測試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即把大家的意見集中，例如“剛才大家討論非常好，我來總結(jié)一下你們說的是一、二、三”。排除與引進(jìn)。排除是指拒絕某些與會者繼續(xù)發(fā)言，引進(jìn)指邀請某些與會者發(fā)言。具體是指當(dāng)主持人碰到那些說話容易滔滔不絕，或是說話總是跑題的發(fā)言者時(shí)，要將其關(guān)在門外，即將其排除”?！芭懦钡木唧w方法是“您這個(gè)觀點(diǎn)太好了，那么您對下一個(gè)問題怎么看”或是“你這個(gè)問題回答得非常好，您旁邊那位有什么見解呀后邊那位有什么見解呀”用這種問話可以達(dá)到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒發(fā)言的人得到發(fā)言的機(jī)會。這其二“把別人帶進(jìn)來”就是所謂的“引進(jìn)”。簡而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進(jìn)的是沉默不語的人。這是兩種很好的說話技巧，這兩種技巧通常是連用的。就程序提出建議。主持人就會議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會議時(shí)間。一個(gè)會議進(jìn)行到一定時(shí)間時(shí)，主持人就要根據(jù)實(shí)際情況說“好，這個(gè)程序我們現(xiàn)在進(jìn)行到第二步了，那我建議我們馬上轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個(gè)方案到底哪個(gè)適用”。情景小案例人物主持人；與會者1；與會者2；與會者3；與會者4會議主題關(guān)于新年晚會地點(diǎn)、時(shí)間、節(jié)目和抽獎(jiǎng)禮品的討論會議特色主持人開場白可謂簡潔明了，分別指明了會議的主題、時(shí)間。語錄主持人今天會議的主要議題是即將舉行的員工晚會，會議時(shí)間局限在1小時(shí)之內(nèi)，我們要決定4項(xiàng)內(nèi)容，即晚會的時(shí)間、地點(diǎn)、節(jié)目單和抽獎(jiǎng)內(nèi)容。下面請大家各抒己見。評議主持人開場白可謂簡潔明了，分別指明了會議的主題、時(shí)間。與會者1我先說吧，我覺得像節(jié)目方面，還是由各小組自己報(bào)上來，然后由誰負(fù)責(zé)匯總，再從中挑一些好的，最后把節(jié)目確定下來。抽獎(jiǎng)活動(dòng)是晚會重要的一環(huán)，我們一定要抽的讓大家都開心。要達(dá)到這個(gè)效果，我覺得去年那個(gè)抽獎(jiǎng)就挺有意思，我抽中了一臺彩電，而張總只抽到一支鋼筆，把我們給樂壞了。地點(diǎn)的選擇也很重要，去年選擇的地點(diǎn)就在公司樓底下的一個(gè)迪廳，我覺得氣氛不太好，主要原因是天天從那兒經(jīng)過，沒有什么神秘感，也沒有新鮮感，我覺得挺沒有意思的。我建議去一個(gè)比較遠(yuǎn)的，高雅一點(diǎn)的，我想比如說什么中央電視臺梅地亞賓館，或者是去清華紫光國際會議中心，那個(gè)地方才與我們的身份相符嘛，是吧評議與會者1，說話漫無邊際，滔滔不絕，符合蟬的本性。一定要控制其發(fā)言時(shí)間。主持人好好，我明白你的意思了，你講的其實(shí)非常好，你想總結(jié)的是地點(diǎn)和抽獎(jiǎng)是非常重要的，其他是不重要的。與會者1對。主持人說謝謝，那其他人有什么看法。與會者2我不同意他的看法，地點(diǎn)和抽獎(jiǎng)這些都是次要的，既然是一個(gè)晚會，主題應(yīng)該是節(jié)目，節(jié)目搞得好與壞能決定整個(gè)晚會質(zhì)量如何，是不是能夠引起大家的興趣。所有的員工在一塊，對去年一年做一個(gè)回顧，對來年做一個(gè)展望，在這一氣氛之下，也能凝聚團(tuán)隊(duì)的這種戰(zhàn)斗力，所以我覺得這些東西都無所謂，只要不是太嚴(yán)肅的地方就可以，時(shí)間的話這個(gè)只要是臨近春節(jié)的幾天都行。評議與會者2有攻擊別人的傾向；總是給予消極的、否定的意見。與會者3咱們現(xiàn)在討論一下禮品發(fā)放的問題。評議與會者3總是提議不同的程序。主持人禮品的發(fā)放，你建議我們從禮品發(fā)放開始討論，我們看看能不能這樣，既然他們兩位都說到了時(shí)間、地點(diǎn)，我們不妨先按照這個(gè)順序討論，然后馬上討論這個(gè)禮品發(fā)放的問題，好嗎評議主持人要采取以下方式對付這樣的人肯定他的貢獻(xiàn)或是重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實(shí)施。與會者3不，既然開晚會，節(jié)目還是很重要的，不如從節(jié)目單開始。主持人我明白你的意思，可是我知道小王特別有表演天才，所以他更看重節(jié)目，是嗎如果我是你的話我跟你一樣的心情，我特別想把節(jié)目定下來，那我想不妨把時(shí)間、地點(diǎn)確定一下，時(shí)間大家有沒有異議，就是元旦，新年的一月一號那一天，小王你覺得呢與會者1我同意，我覺得元旦那天可以。主持人好，那么地點(diǎn)，梅地亞賓館與會者2迪廳。與會者1迪廳，又說到迪廳，迪廳有什么好的又像去年一樣。與會者2迪廳有什么不好啊與會者1又像去年一樣鬧得有的同事都扭了腳了。與會者2他是太高興了扭的腳吧。與會者1扭腳就是破壞了氣氛。與會者2這個(gè)事情里面，不能沒有一點(diǎn)點(diǎn)失誤或一點(diǎn)點(diǎn)小插曲呀，搞節(jié)目的不求十全十美，而是說通過晚會來使大家產(chǎn)生一種團(tuán)隊(duì)的凝聚力，這是最主要的。主持人好，謝謝，謝謝，你們兩位的溝通暫時(shí)就到這兒。我們想聽聽這位怎么看呢，一直沒有說話的這位。評議主持人及時(shí)打斷了與會者1和與會者2的爭吵，避免了大會開成小會。與會者4我覺得去年搞的挺好的啊，我們大家就照去年的活動(dòng)那樣模式就行，在節(jié)目上做一下改變就可以了。主持人您的意思就是不要什么變化，一切按老路子辦與會者4覺得去年挺好的。主持人好，那最那邊的那位，怎么樣看與會者5就按你們說的辦吧。主持人按照我們這個(gè)討論，就是說按照去年的模式，一會兒在會議的結(jié)束時(shí)大家做一個(gè)表決，你們各位思考一下是迪廳還是梅地亞賓館，最后以少數(shù)服從多數(shù)來決定，好不好那下面呢我們要定一下節(jié)目，大家有什么高見沒有與會者1節(jié)目的話，我覺得還是搞傳統(tǒng)藝術(shù)，比如京劇呀，我們公司那么多京劇票友，那這個(gè)機(jī)會應(yīng)該讓他們露一手吧，或者是來一個(gè)什么獨(dú)唱呀，或者是請幾個(gè)比較有名的人，比如什么宋祖英啊什么的，從觀眾席里面拉一個(gè)男同志起來對唱一段什么情歌啊那種節(jié)目，這樣的方式比較好，互動(dòng)性強(qiáng)。主持人坐在最旁邊那位女士同意嗎你同意嗎你剛才有沒有聽到他說什么，他要請誰與會者5同意。主持人同意啊，剛才他要請誰呀與會者5好像是李谷一吧。評議與會者5是會議中的跑題者，習(xí)慣于自己做自己的事情。主持人好，那我最后再總結(jié)一下，我們這位先生的意思是說請一些名人啊，比如宋祖英呀，我提議，因?yàn)槲覀儠h只有一個(gè)小時(shí)，我建議大家不做其他的事情，我們集中精力把這件事情來定一下，剛才時(shí)間、地點(diǎn)我們基本上已經(jīng)確定了，現(xiàn)在是節(jié)目單，最后一個(gè)議程是抽獎(jiǎng)和發(fā)放禮品，稍微集中一下精力，還有什么看法，關(guān)于節(jié)目單最后再討論1分鐘。評議主持人主動(dòng)示意讓大家集中精力開會，這樣的方式有利于對付會議中的跑題者。總結(jié)會議還沒有結(jié)束，但是最終取得了成功，形成了令大家都滿意的決議。這主要得力于這次會議主持人的會議技巧，從“評議”我們可以清楚地認(rèn)識到會議中可能出現(xiàn)的各種意外，這主要是由一些比較有特色的發(fā)言者造成的，他們的表現(xiàn)特征在這個(gè)小情景劇中均有展示，主持人針對這些意外表現(xiàn)出了極高的處理技巧，值得從事會議管理的每個(gè)人認(rèn)真學(xué)習(xí)。【本講總結(jié)】主持人的會議管理技巧主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面第一是如何聽；第二是如何說。聽和說是主持人必不可少的兩項(xiàng)技能。對聽來說，要掌握傾聽的禮節(jié)、傾聽的具體方法，要識別傾聽的誤區(qū)。就說而言，主要應(yīng)學(xué)習(xí)8種說話技巧。同時(shí)，要熟悉傾聽和說話時(shí)經(jīng)常使用的一些話語，這樣有助于主持人工作的順利進(jìn)行?！拘牡皿w會】_第7講如何對待會議中的意外情況【本講重點(diǎn)】與“CICADA蟬”相遇與“SHARK鯊魚”相遇與“DONKEY驢”相遇遭遇“RABBITTRACKING兔子般追蹤”與“CRAB螃蟹跑題者”相遇與“CICADA蟬”相遇與“SHARK鯊魚”相遇與“DONKEY驢”相遇遭遇“RABBITTRACKING兔子般追蹤”與“CRAB螃蟹（跑題者）”相遇【自檢】請做以下判斷題1“兔子般追蹤”的發(fā)言者往往喜歡挑戰(zhàn)現(xiàn)有程序。2具有“螃蟹”性格的發(fā)言者，具有很強(qiáng)的防備心理。3“鯊魚”性格的發(fā)言者習(xí)慣于給予消極的、否定的意見。4保持短暫的沉默可以對付在會議中打瞌睡的人。見參考答案71情景小案例人物人物主持人；與會者1“蟬”；與會者2“鯊魚”；與會者3“兔子”；與會者4“驢”；與會者5“螃蟹”會議議題員工晚會的時(shí)間、地點(diǎn)、節(jié)目單和抽獎(jiǎng)內(nèi)容。會議主題關(guān)于新年晚會地點(diǎn)、時(shí)間、節(jié)目和抽獎(jiǎng)禮品的討論會議特色主持人說話技巧太差，無法控制會場，致使會議完全失敗。主持人語錄1、開場白“我們今天的會議主要是討論一下新年晚會的問題，一個(gè)是確定一下晚會舉行的地點(diǎn)、時(shí)間；第二個(gè)就是員工的節(jié)目；第三個(gè)就是抽獎(jiǎng)和禮品，大家有什么意見呢”評議只明確了會議議題，會議時(shí)間等因素只字未提。2、“你們就全說了?！痹u議當(dāng)聽到其他人的發(fā)言之后，主持人方才說了這么一句簡短無力的話。3、“我們是在講今年的晚會，不是講上年的晚會，最重要的是先把今年晚會的事情定下來?！痹u議當(dāng)與會者1“蟬”和與會者2“鯊魚”爭吵了13句話之后，經(jīng)與會者3提醒，才說了這一句。4、“行行”評議面對與會者1“蟬”和與會者2“鯊魚”的爭論，主持人只能隨聲附和。5、“今天先別討論這個(gè)問題了，會議先到此結(jié)束，我們下次再通知一個(gè)會議，再開一個(gè)吧，我覺得今天的會議沒結(jié)果?！痹u議當(dāng)別人還在討論中時(shí)，首先放棄會議，表現(xiàn)了極大的絕望。這個(gè)情景劇從反面說明，如果主持人沒有談話技巧，對一個(gè)會議來說是多大的災(zāi)難。顯而易見，在這樣的主持人的“統(tǒng)領(lǐng)”之下，會議一定是節(jié)節(jié)敗退，無法挽回。所以，主持人一定要掌握高超的談話技巧，這樣才能有效控制會場，使會議盡在你的掌握之中?！颈局v總結(jié)】主持人在會議中往往會遇到一些意外情況，這些情況主要是由5種具有典型特征的發(fā)言者所引起的。因此，要熟悉這5種發(fā)言者的具體表現(xiàn)，要掌握應(yīng)對這些意外情況的對策。每一類特殊的發(fā)言者，都有其明顯的表現(xiàn)特征；每一種由他們引發(fā)的意外情況，都有相應(yīng)的對策，這些對策掌握程度的深淺，會直接影響會議的效果?！拘牡皿w會】_第8講主持人與參會者的守則與責(zé)任【本講重點(diǎn)】主持人的守則與責(zé)任參會者的守則與責(zé)任如何處理會議中的沖突主持人的守則與責(zé)任1具體的守則與責(zé)任2主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)參會者的守則與責(zé)任1參會者10大守則2參會者的責(zé)任表81參會者責(zé)任一覽表時(shí)間參會者的責(zé)任根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題開會前依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料記下開會的日期、時(shí)間、地點(diǎn)做好在會議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)開會中與主持人密切配合以達(dá)到會議目的會議達(dá)成了什么結(jié)果還有哪些事情未完成開會后分配給自己的任務(wù)如何完成【自檢】請將下列命題歸類，分別放入各自所屬的圈內(nèi)。1營造和諧氣氛2積極發(fā)表自己的見解3尊重別人，避免出現(xiàn)會中意見一邊倒的情況4依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料5根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題6保持中立態(tài)度見參考答案81如何處理會議中的沖突圖81沖突的二維模式圖81是一個(gè)坐標(biāo)系，反映了面對沖突時(shí)人們各種各樣的反應(yīng)。這個(gè)圖的縱坐標(biāo)分為決斷和不決斷，橫坐標(biāo)則是合作與不合作。它反映了沖突發(fā)生時(shí)，個(gè)人的選擇情況。個(gè)人是選擇滿足自己還是滿足別人，也就是選擇決斷還是選擇合作。根據(jù)這個(gè)坐標(biāo)，介紹5種處理沖突的方法。從而了解主持人和參會者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾，處理沖突，達(dá)成會議的最終結(jié)果。暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對沖突的時(shí)候，處理人往往以個(gè)人意志為主，馬上獨(dú)立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。遷就型。遷就型一味地放棄自己的要求，一味地滿足對方的要求，遷就型又稱為適應(yīng)型?；乇苄汀；乇苄图炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾。協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突。妥協(xié)型。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于“和事佬”。【本講總結(jié)】主持人和參會者的守則和責(zé)任是不同的，各有側(cè)重點(diǎn)，對會議而言都不可或缺。二者的權(quán)責(zé)劃分一定要分明，這樣才能更好的發(fā)揮其作用。在會議中難免會出現(xiàn)沖突，一定要了解解決沖突的幾種模式，了解主持人和參會者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾、處理沖突，達(dá)成會議的最終結(jié)果?！拘牡皿w會】_第9講會議記錄【本講重點(diǎn)】會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的10大建議會議記錄者的功能會議記錄者主要有4種功能。會議記錄者特別重要。會議記錄在會議中的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個(gè)會議成敗的關(guān)鍵。會議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。這一功能主要表現(xiàn)在會議的事后跟蹤這個(gè)部分。會議記錄者在會議的過