行政事務(wù)管理制度編碼XZSWGL版本10名稱行政事務(wù)管理頁次1/6修改狀態(tài)0第一章總則第一條為了規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為，理順內(nèi)部關(guān)系，提高辦事效率，特制定本制度。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務(wù)類管理辦法，以加強行政管理的有效性，并在公司內(nèi)部形成辦事有程序，工作有標(biāo)準(zhǔn)，事事有人管，人人有專責(zé)的局面。第二條辦公室需協(xié)助總經(jīng)理做好各部門之間的綜合協(xié)調(diào)，加強對各項工作的督促和檢查，溝通內(nèi)外聯(lián)系，保證上情下達和下情上報；逐步建立并完善各項規(guī)章制度，促進公司各項工作的規(guī)范化管理。第三條辦公室應(yīng)加強對外聯(lián)絡(luò)，拓展公關(guān)業(yè)務(wù)，促進公司與社會各界的廣泛合作和友好往來，樹立良好的企業(yè)形象。第四條本制度所指行政事務(wù)管理內(nèi)容是辦公室檔案管理；印章管理；辦公室設(shè)備管理、辦公用品管理、辦公室日常涉外公務(wù)及禮儀管理制度；辦公環(huán)境衛(wèi)生、辦公紀(jì)律管理；保密規(guī)定等。第二章辦公室檔案管理辦法第五條檔案管理范圍1公司文件檔案包括公司資質(zhì)、方針政策、決定、年度計劃等與公司整體發(fā)展相關(guān)的有長期保存價值的文件及資料。2人事檔案勞動合同、員工檔案、社保資料、考勤記錄等。3行政檔案辦公物資、設(shè)備、一般易耗品的購買、使用記錄等相關(guān)檔案、例會記錄等。4項目檔案項目資料、項目會議記錄等具有參考價值的文件資料。5銷售檔案合同、協(xié)議、對外宣傳資料等。第六條公司的檔案介質(zhì)可以為紙質(zhì)檔案和電子檔案，由公司辦公室負責(zé)管理。第七條管理職責(zé)保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。第八條檔案的收集與整理、借閱及銷毀的管理辦法詳見公司檔案管理制度。第九條以上未盡事宜，參照公司檔案管理制度執(zhí)行。第三章辦公室印章管理辦法第十條印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營管理活動的開展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護公司的利益，特制定本辦法。第十一條公司的印章由辦公室發(fā)放、回收，財務(wù)部負責(zé)印章的保管和監(jiān)督印章的使用。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期行政事務(wù)管理制度編碼XZSWGL版本10名稱行政事務(wù)管理頁次2/6修改狀態(tài)0第十二條公司印章一律由總經(jīng)理或副總經(jīng)理在用印申請單上簽字批準(zhǔn)后方可用印，印章應(yīng)在財務(wù)室內(nèi)使用并由專管人員親自用印，力求做到印跡清晰、規(guī)范。第十三條財務(wù)部根據(jù)用印申請單建立用印臺賬，對印章使用情況進行登記備查。對各類介紹信存根，要妥善保管。第十四條公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或特殊情況需要，必須經(jīng)總經(jīng)理批示后方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須匯報情況，未使用必須交回。第十五條以上未盡事宜，參照公司印章使用管理制度執(zhí)行。第四章辦公設(shè)備管理第十六條辦公設(shè)備的采購1辦公設(shè)備的采購要本著節(jié)約、合理、適用的原則。采購大中型設(shè)備器具、大宗基建材料等，必須有兩人參加洽談，貨比三家，務(wù)求價廉質(zhì)優(yōu)。經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)交往中嚴禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈；不得受賄，不得索取錢物。2各部門根據(jù)實際需要申請購買辦公設(shè)備，單位價值1000元以上的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，單位價值在1000元以下的由部門經(jīng)理批準(zhǔn)，辦公室審核，原則上由辦公室安排購買，或經(jīng)辦公室同意由申購部門自行購買。第十七條辦公設(shè)備的發(fā)放、領(lǐng)用與保管1辦公設(shè)備（如計算機等）由辦公室統(tǒng)一安排發(fā)放，領(lǐng)用人簽字領(lǐng)用，并負責(zé)保證辦公設(shè)備的外觀整潔、功能完好。2辦公設(shè)備必須詳細備案紀(jì)錄，登記造冊，由辦公室統(tǒng)一保管。第十八條辦公設(shè)備與用品的借用1凡借用公司辦公設(shè)備、器材，需填寫辦公設(shè)備借用單，并由部門主管簽字認可。2借用辦公設(shè)備時限最長為1周，超時未還的，辦公室有責(zé)任督促歸還。第十九條辦公設(shè)備的歸還1短期借用的辦公設(shè)備，如照相機、硬盤等，在使用完后應(yīng)及時歸還辦公室，辦公室應(yīng)檢查辦公設(shè)備使用狀態(tài)良好后辦理歸還手續(xù)。2個人領(lǐng)用及長期借用的辦公設(shè)備需在該員工離崗或調(diào)崗時歸還辦公室，由辦公室檢查設(shè)備的使用狀態(tài)良好后為其辦理交接手續(xù)。3領(lǐng)用或借用設(shè)備發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償。4公共辦公設(shè)備如有故障或缺少相關(guān)配件，員工不得隨意自行拆裝修理，應(yīng)由辦公室及時聯(lián)系安排維修或更新事宜。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期行政事務(wù)管理制度編碼XZSWGL版本10名稱行政事務(wù)管理頁次3/6修改狀態(tài)0第二十條公共辦公設(shè)備管理1公共辦公室設(shè)備是指公司空調(diào)、飲水機、沙發(fā)等由辦公室負責(zé)管理，辦公室應(yīng)保證設(shè)備的安全、完整、整潔、衛(wèi)生。2使用人在使用公司公共設(shè)備時注意合理、安全使用，并愛護公共設(shè)備。3公司復(fù)印機、打印機、投影儀等由辦公室管理，由設(shè)備管理員負責(zé)配合具體保養(yǎng)與維護。第二十一條以上未盡事宜，參照公司辦公設(shè)備及用品管理制度執(zhí)行。第五章辦公用品管理辦法第二十二條公司辦公用品是指單位價值在100元以內(nèi)的低值易耗品，包括辦公文具、衛(wèi)生用品。第二十三條辦公用品的采購1辦公用品的采購應(yīng)本著節(jié)約、合理、適用的原則，由辦公室根據(jù)庫存情況、實際使用情況，統(tǒng)一進行采購。2辦公用品采購由辦公室指定專人負責(zé)，并采取以下方式1）定點公司指定大型超市或指定的辦公用品專營店進行辦公用品采購。2）定量動態(tài)調(diào)整，保證常備物資的庫存合理性。3）特殊物品批量價值較高的物品，應(yīng)選擇多方廠家的產(chǎn)品進行比較，擇優(yōu)選用。第二十四條辦公用品入庫應(yīng)按照分類原則，及時登記入庫。第二十五條辦公用品的領(lǐng)用1辦公用品領(lǐng)用應(yīng)由領(lǐng)用人填寫辦公用品領(lǐng)用單，辦公室負責(zé)核對發(fā)放。2辦公室有權(quán)根據(jù)辦公用品領(lǐng)用情況，控制員工的辦公用品領(lǐng)用總支出。第二十六條辦公用品的月度統(tǒng)計1辦公室負責(zé)每月底對庫存辦公用品進行盤存，要求做到帳實相符。2辦公室根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果和庫存情況，對次月的辦公用品消耗進行預(yù)估，進行必要的增補。第二十七條辦公用品歸還1員工在離職時，應(yīng)將部分可再用的辦公用品進行歸還，如考勤卡、文件架、文件夾、計算器等。2員工領(lǐng)用的辦公用品不需再用，又不影響再次使用的，可以歸還至辦公室，由辦公室辦理相關(guān)手續(xù)。第二十八條以上未盡事宜，參照公司辦公設(shè)備及用品管理制度執(zhí)行。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期行政事務(wù)管理制度編碼XZSWGL版本10名稱行政事務(wù)管理頁次4/6修改狀態(tài)0第六章辦公環(huán)境、辦公紀(jì)律管理辦法第二十九條辦公環(huán)境管理1每個員工都有責(zé)任維護辦公環(huán)境，下班前將所有文件存檔，保證桌面整潔，保管好保密性文件，及時處理廢紙。2辦公室內(nèi)禁止吸煙。3員工應(yīng)愛護公共設(shè)施、注意公共衛(wèi)生。第三十條辦公室安全1不得將易燃、易爆品帶入辦公室。2員工需注意用電用水安全，不得亂動人工警報器及其它滅火器材。第三十一條辦公秩序1遵守勞動紀(jì)律，不得遲到、早退、曠工。2離開辦公室前，將貴重物品、文件檔案柜和抽屜鎖好。3每天最后離開公司的人員應(yīng)在離開辦公室時將門窗鎖好并切斷電源。4不要將私人訪客帶入辦公室。5不得在辦公室內(nèi)打鬧、嬉戲、大聲喧嘩。第三十二條電話管理1公司的電話主要作為方便與外界溝通、開展業(yè)務(wù)之用，員工不得使用公司電話服務(wù)于私人用途。2員工接聽電話應(yīng)使用普通話及禮貌規(guī)范用語，接聽電話統(tǒng)一首語您好員工接聽電話應(yīng)對重要電話做好記錄，記錄對方名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話及事由，并迅速傳達相關(guān)人員。3與客戶或公司領(lǐng)導(dǎo)及同事聯(lián)絡(luò)時，先問候?qū)Ψ?，并自報某部門某人，簡明扼要的告之本次談話目的和要點，結(jié)束時禮貌道別，等對方放下電話后，自己再放電話。第七章員工禮儀第三十三條儀表1員工要保持頭發(fā)整潔、自然，指甲不能太長，并保持清潔，注意修剪。2員工應(yīng)保持身體清潔，特別是在夏季需經(jīng)常洗澡；不要讓身體發(fā)出異味而影響他人工作和學(xué)習(xí)。3員工著裝須大方得體，與工作的環(huán)境相適應(yīng)，男性職員不得穿奇裝異服，襯衣的領(lǐng)子不得有污穢。女性職員不穿過于暴露和性感的服裝。如遇正式場合或商務(wù)拜會須著職業(yè)裝。4員工夏季著裝嚴禁穿背心、穿拖鞋。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期行政事務(wù)管理制度編碼XZSWGL版本10名稱行政事務(wù)管理頁次5/6修改狀態(tài)0第三十四條工作中應(yīng)注意的禮儀1上級交辦的事，立即去做，不得拖延，辦理結(jié)果需及時反饋，在辦理過程中主動向上級匯報進展情況。2經(jīng)辦機密事項時，不漏口風(fēng)與他人，不得與公司內(nèi)外無關(guān)之人談?wù)摫竟緳C密。3承辦其它部門主管交辦的事情前，必須先報告自己的部門主管；承辦公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，辦理的同時通告自己的部門主管。4同事間未經(jīng)同意不得翻看對方的文件、資料等；遇緊急情況，經(jīng)上級主管同意可以查找。5關(guān)心并積極參與公司的集體活動，不得無故缺席。第三十五條公務(wù)接待禮儀1公務(wù)接待反映的不僅是接待個人的綜合素質(zhì)，也反映公司整體風(fēng)貌，代表公司想形象，所以公務(wù)接待應(yīng)遵循熱情、尊重、平等、適度的原則進行。2接待客戶需注意著裝、儀容、舉止、常用禮節(jié)等。3對于臨時來訪的人員，需做到文明、禮貌待客，主動、友善地和來訪者打招呼、問候，耐心應(yīng)答，不厭其煩，在來訪者離開時，主動與其道別。第八章會議管理規(guī)定第三十六條公司各部門根據(jù)經(jīng)營管理的需要確定相應(yīng)的會議，會議定期、定時、定人召開。第三十七條與會者必須對會議內(nèi)容貫徹執(zhí)行，做到有布置、有落實、有檢查。第三十八條會議不得無故缺席、遲到。第三十九條以上未盡事宜，參照會議管理制度執(zhí)行。第九章保密制度第四十條員工有責(zé)任嚴格遵守公司保密條例。第四十一條全體員工都應(yīng)保護公司機密信息、文件及軟件，并有義務(wù)不向任何第三方或未經(jīng)授權(quán)的個人傳遞、透露、轉(zhuǎn)交、使用、出售、轉(zhuǎn)售、租借或其他任何形式使用相關(guān)保密資料，并確保所有能夠接觸到屬于公司的機密信息、文件和軟件的相關(guān)人員同樣遵守此條例。第四十二條機密信息包括書面或口頭信息、資料、手冊、方法、工藝、合同與協(xié)議文本等不為公眾所知的信息；文件包括備忘錄、筆記、信函、計劃、磁帶等；軟件指機器內(nèi)的任何程序包括可讀密碼、數(shù)據(jù)、操作指令等。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期行政事務(wù)管理制度編碼XZSWGL版本10名稱行政事務(wù)管理頁次5/6修改狀態(tài)0第四十三條發(fā)現(xiàn)其他員工有泄密行為或非本公司人員有竊取公司機密行為和動機時，應(yīng)及時制止并向辦公室匯報。第四十四條其他保密內(nèi)容參照保密競業(yè)限制協(xié)議。第十章附則第四十五條以上未提及的行政事務(wù)處理（如來客就餐、水管煤氣報修等），統(tǒng)一由責(zé)任人填寫內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單交辦公室協(xié)調(diào)安排處理。第四十六條行政