1、    淺談通信科技檔案管理    趙民【摘 要】隨著社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，通信技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域中得到了更為廣泛的應(yīng)用，人們更清晰的認(rèn)識(shí)到了記載通信科技成果及通信信息的通信科技檔案的重要性，檢索、查閱、分析和研究通信科技檔案也越來越被重視，因此，做好通信科技檔案管理工作已成為通信企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)。【關(guān)鍵詞】檔案概念；檔案特點(diǎn)；檔案管理一、通信科技檔案的概念通信科技檔案是指直接記錄和反饋通信企業(yè)在生產(chǎn)、基建、科研等科技活動(dòng)的、有保存價(jià)值并通過整理歸檔的科技文件材料。其中包括應(yīng)歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件，是通信企業(yè)檔案管理的重

2、要組成部分。通信科技檔案的種類較多，如工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、自然科學(xué)研究檔案、測(cè)繪檔案等。通信科技檔案具有知識(shí)儲(chǔ)備功能、依據(jù)憑證功能，情報(bào)功能，能夠促進(jìn)通信生產(chǎn)發(fā)展和提高科技效益。二、 通信科技檔案的特點(diǎn)1.專業(yè)技術(shù)性：通信科技檔案的專業(yè)特點(diǎn)是通信科技檔案最突出的特點(diǎn)之一，不僅使它們同一般檔案有所區(qū)別，而且使不同專業(yè)形成的通信科技檔案彼此之間互相區(qū)別。因此，專業(yè)性是實(shí)現(xiàn)通信科技檔案科學(xué)管理的重要依據(jù)之一，例如通信科技檔案工作管理體制的確立、通信科技檔案的整理分類等，都建立在通信科技檔案專業(yè)性特點(diǎn)的基礎(chǔ)上。2.成套性：相對(duì)于其他通信檔案，通信科技檔案最鮮明的特點(diǎn)就是成套性，即

3、圍繞一個(gè)科研項(xiàng)目的進(jìn)行，有規(guī)律地形成一系列配套的相關(guān)科技文件資料。3.可變動(dòng)性：在各門類通信檔案之中，以通信科技檔案的種類最為繁多、類型最為復(fù)雜，且不斷的更改和補(bǔ)充。通信科技檔案在使用過程中，發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，可立即在文件上修改。如該項(xiàng)目采用了新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)、新材料而變更設(shè)計(jì)，既可以在文件上修改，也可以更換新文件。4.復(fù)用性：通信科技檔案可以重復(fù)套用。它記錄和反映著企業(yè)的科技、生產(chǎn)、建設(shè)等活動(dòng)，即使在歸檔后，也依然可以大量地、重復(fù)多次地照搬套用。三、 通信科技檔案的重要性隨著時(shí)代的發(fā)展，通信科技檔案在整個(gè)通信檔案中所占的比例顯著增加，在科學(xué)管理中所處的地位也越顯重要。通信科技檔案的重要性在于：（1）

4、通信科技檔案是通信科技發(fā)展的催化劑；（2）通信科技檔案是通信知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力；（3）通信科技檔案是通信企業(yè)文化的重要組成部分，是企業(yè)成功的金橋；（4）通信科技檔案是通信企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的記錄載體。四、 通信科技檔案管理目前存在的問題（一）單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠通信企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更注重生產(chǎn)環(huán)節(jié)可以直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的部分，而因?yàn)橥ㄐ趴萍紮n案的管理工作一般都是在最后的環(huán)節(jié)來進(jìn)行，短期內(nèi)無法看到由其帶來的效益，因此對(duì)于通信科技檔案管理所能產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益并沒有被直觀的認(rèn)識(shí)到，在思想意識(shí)上沒有上升到一個(gè)高度，使得通信科技檔案管理工作的發(fā)展比較遲緩。（二）從事科技生產(chǎn)活動(dòng)的人員檔案意識(shí)不強(qiáng)在工作中，同喜科技生

5、產(chǎn)活動(dòng)的人員歸于自己產(chǎn)生的生產(chǎn)效果一般都看的非常重要，不愿將自己的研究成果公布于世或者是上報(bào)相關(guān)管理部門，往往是字及偷偷地收藏著，這種狹隘的行為往往造成了資源的浪費(fèi)甚至是流失，造成了不可估量的損失；個(gè)別的即使將自己的成果公布出來或者是去相關(guān)部門備案的，也存在不完整，在信息科技發(fā)展如此快的今天也落在了別人的后面，造成了不可估量的損失。（三）從事通信科技檔案管理的人員能力普遍不高通信科技檔案管理看似是將通信檔案進(jìn)行收收發(fā)發(fā)，但是真正的能夠從事這種工作的人員需具備相對(duì)的專業(yè)知識(shí)，專業(yè)知識(shí)的欠缺往往造成資源的浪費(fèi)及流失，使得原本應(yīng)該整合的信息出現(xiàn)紕漏，不自覺的就會(huì)引起誤導(dǎo)及錯(cuò)誤，往往人員能力的不高常常

6、引起檔案管理工作的效能低下及工作浪費(fèi)，造成許多不可挽救的后果。（四）順應(yīng)社會(huì)發(fā)展潮流，加強(qiáng)自動(dòng)化投入、人員培養(yǎng)就目前的中國(guó)現(xiàn)狀來看，通信科技檔案管理需要政府部門的扶持與投入，但是現(xiàn)狀確實(shí)政府部門主要抓經(jīng)濟(jì)建設(shè)而忽略了通信科技檔案管理的資金投入，資金投入的減少，往往造成應(yīng)有的規(guī)模達(dá)不到預(yù)期的想發(fā)，引起通信科技檔案建設(shè)只停留在口頭上沒有真正的實(shí)際去操作，成為了形象工程，使得通信科技檔案管理落后與其他國(guó)家，造成后期信息查找的不必要工作；其次，相關(guān)專業(yè)人員的確實(shí)也使得我國(guó)的通信檔案管理工作步履維艱。（五）通信科技檔案管理工作較為復(fù)雜傳統(tǒng)的通信科技檔案是是以紙質(zhì)的文字和圖的形式進(jìn)行來反映相關(guān)項(xiàng)目的技術(shù)及

7、進(jìn)行保存，這種以紙質(zhì)的實(shí)行造成的最大的弊端就是：你需要用大量的空間、時(shí)間、人力和物力進(jìn)行整合及保存看管，往往一次的查詢就造成很大的人力資源的浪費(fèi)，而這種負(fù)責(zé)的體力活就引起了相關(guān)管理人員的不情愿情緒，造成了無人愿意從事這種檔案管理工作，使得原本應(yīng)該歸檔的檔案和需再次使用的檔案不翼而飛。五、改善通信科技檔案管理的相應(yīng)方法（一）轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)全體人員檔案意識(shí)改變固有的傳統(tǒng)思想，加強(qiáng)現(xiàn)代通信科技檔案管理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使得現(xiàn)代通信科技檔案管理留與相關(guān)從業(yè)人員心中，這種學(xué)習(xí)不僅僅是個(gè)別專職人員的學(xué)習(xí)，而是從上到下的全方位的人員的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代通信科技檔案管理的重視意識(shí)。（二）完善通信科技檔案管

8、理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相關(guān)部門應(yīng)該出臺(tái)相關(guān)政策對(duì)通信科技檔案管理進(jìn)行扶持及資金、人員的投入，學(xué)習(xí)并借鑒相關(guān)先進(jìn)的現(xiàn)代通信科技檔案管理的方法及經(jīng)驗(yàn)，在與我國(guó)的相關(guān)實(shí)際相結(jié)合，建設(shè)一套符合我國(guó)現(xiàn)有基本國(guó)情的通信科技檔案管理方法，并加強(qiáng)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。（三）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，完善相關(guān)規(guī)章制度通信科技檔案管理的相關(guān)工作應(yīng)在遵循客觀規(guī)律的前提下充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，而這種主觀能動(dòng)性的發(fā)揮應(yīng)建立在相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的規(guī)章制度之下，完善的規(guī)章制度是建立符合我國(guó)需要的通信科技檔案管理的前提，只有這樣才能規(guī)范相關(guān)從業(yè)人員的行為及道德水準(zhǔn)。（四）按照通信科技檔案管理規(guī)定，嚴(yán)格規(guī)范從事人員行為通信科技檔案管理的建設(shè)工作是一項(xiàng)極為細(xì)致有復(fù)雜的工作，相關(guān)從事人員必須保證所收集的通信檔案具有正確性及完整性，因此應(yīng)建立相應(yīng)的獎(jiǎng)罰措施以規(guī)范從事人員的行為和提高收集工作的積極性。同時(shí)，只有按照通信科技管理規(guī)定來進(jìn)行操作，才能保證通信檔案的前期收集、中期整理、后期管理減少失誤的可能性，保證通信檔案管理工作的良好的、正確性的開展。六、結(jié)束語(yǔ)通信科技檔案管理的建設(shè)與完善不僅僅是對(duì)通信行業(yè)發(fā)展產(chǎn)生積極作用，它還會(huì)對(duì)我國(guó)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)產(chǎn)生積極地影響，通信科技檔案的完善將會(huì)對(duì)我國(guó)的相關(guān)