1、精品北京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定第一章 總則第一條 為了加強對本市電子文件的歸檔與管理，保障電子文件的安全和有效利用，根據(jù)中華人民共和國檔案法 、 北京市實施< 中華人民共和國檔案法 > 辦法等法律法規(guī)和電子文件歸檔與管理規(guī)范等國家標準，結合本市實際，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于本市各級黨政機關、國有企業(yè)和事業(yè)單位，其他單位參照執(zhí)行（以下統(tǒng)稱為各單位） 。第三條 本規(guī)定所使用的下列基本概念具有特指的涵義：（1） 電子文件指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成， 以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理、并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。（2） 歸檔電子文件 指具有參考

2、和憑證價值并作為檔案保存的電子文件。（3） 背景信息 指描述生成電子文件的職能活動，電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。（4） 元數(shù)據(jù) 指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)， 包 括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟 件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。（5） 邏輯歸檔 指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原 存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權限向檔案部 門移交的過程。（6） 物理歸檔 指把電子文件集中下載到可脫機 保存的載體上，向檔案部門移交的過程。（7） 真實性 指對電子文件的內容、結構、背景信 息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。（

3、8） 完整性 指電子文件的內容、結構、背景信息 和元數(shù)據(jù)等無缺損。（9） 有效性 指電子文件應具備的可理解性和可 被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載 體的完好性和兼容性等。（十） 遷移 指將源系統(tǒng)中的電子向目的系統(tǒng)進行 轉移的方法與過程。第二章管理職責第四條各單位要明確電子文件歸檔與管理工作的職責，并根據(jù)本規(guī)定，制定并實施電子文件管理的制度和 技術措施，確保電子文件的真實性、完整性和有效性。第五條 各單位分管檔案工作的領導， 對本單位電子文 件管理負有全面的責任。要將電子文件的管理納入本單位 的信息化建設之中。第六條 各單位信息化工作部門和檔案工作部門要加強協(xié)調，在信息化建設和

4、辦公自動化系統(tǒng)的設計中，要有 檔案人員參與，要滿足檔案管理的功能需求。第七條 各單位檔案部門應對電子文件的形成，積累鑒定、歸檔等實行全過程監(jiān)控，負責對本單位歸檔電子文件 的管理和提供利用，保證管理工作的連續(xù)性。各單位的檔 案人員負責實施對本單位電子文件歸檔的監(jiān)督和指導。各 單位信息化部門要提供信息技術支持，確保電子文件的真 實性、完整性和有效性。第八條 各單位電子文件形成部門要按照本單位檔案部門的要求，認真積累本部門形成的電子文件，完成電子 的歸檔工作。第三章電子文件的收集第九條 電子文件的收集積累應符合以下要求：（一）凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的電子文件均應被保留。要收集文件定

5、稿以及相應的背景信息和元數(shù)據(jù)。記錄了文件歷次修改痕跡和重要法規(guī)性文件的歷次修改稿均應被保留。（二）應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非 正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，定期存儲于 能夠脫機保存的載體上。（三）對用文字處理技術形成的文本電子文件，應注 明文件存儲格式、文字處理工具等（見表1）。（四）采用非通用文件格式的圖像電子文件，應將其 轉換成通用格式、如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。（五）對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形 電子文件，應注明其軟、硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)。（六）對用多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接 技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和 相關軟

6、件。（七）對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其 屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關軟件。（八）對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號、版本號和相關參數(shù)手冊、 說明資料等（見表1） 專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文 件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。（九）計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數(shù)，管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。（十）對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復原形態(tài)的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。第十條 電子文件收集積累的格式：（1） 文本電子文件以XML 、 RTF、 T

7、XT 為通用格式。（2） 圖像電子文件以JPEG、 TIFF 為通用格式。（3） 視頻和多媒體電子文件以 MPEG 、 AVI 為通用格式。（4） 音頻電子文件以 WAV 、 MP3 為通用格式。第十一條 電子文件的登記應符合以下要要求：（1） 每份電子文件均應由文件形成部門在 電子文件目錄中登記（見表2）,每種格式的電子文件均應由信息部門在電子文件登記表中登記（見表1 ） o上述兩種 表格應與電子文件一并向檔案部門移交。（2） 電子文件登記表和電子文件目錄應與電子文件同時保存。（3） 電子文件登記表和電子文件目錄制成電子表格時，應與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件并與相

8、應的電子文件拷貝件一起保存。（4） 電子文件類別即指：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件、數(shù)據(jù)文件。第四章電子文件的歸檔第十二條電子文件的歸檔要求：（1） 電子文件形成部門或信息管理部門應定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按 照檔案管理要求的格式將其存儲到符合要求的脫機載體 上。（2） 各單位檔案部門要根據(jù)本規(guī)定， 明確本單位電 子文件歸檔的時間、范圍、格式要求，保證歸檔電子文件 的質量。（3） 具有永久和長期保存價值的電子文件，在歸檔時，應同時保存電子文件的紙質版本或縮微品。（4） 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件

9、時，應在內容、相關說明及描述上保持一致。（五）加密文件夾應在解密后進行歸檔。（6） 壓縮文件應在解壓縮后進行歸檔。第十三條 歸檔電子文件的鑒定工作由文件形成部門和檔案部門共同承擔。依照本單位規(guī)定的歸檔范圍和保管 期限表，確定電子文件的歸檔范圍、密級和劃定保管期限， 鑒別電子文件的真實性、完整性和有效性。第十四條 電子文件的歸檔范圍應參照國家檔案局關 于機關文件材料歸檔和不歸檔范圍的規(guī)定和其他有關 科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定，并結合電子文件的 特點，將反映機構主要活動、具有查考利用價值的電子文 件及相應的背景信息和元數(shù)據(jù)納入歸檔范圍。第十五條 電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照 國家關

10、于紙質文件材料密級和保管期限的有關規(guī)定執(zhí)行。 電子文件背景信息和元數(shù)據(jù)保管期限應當與內容信息的保 管期限一致。第十六條電子文件的歸檔方式有兩種，即邏輯歸檔和 物理歸檔。脫機保存時使用的載體，按優(yōu)先順序依次為：一次寫 光盤、磁帶、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文 件長期保存的載體。第十七條電子文件的歸檔應分為兩個步驟進行，邏輯 歸檔實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規(guī)定定期完成。第十八條 存儲電子文件載體的裝具上應貼有標簽，標 簽上應注明全宗號和載體編號。第五章 歸檔電子文件的移交第十九條 列入國家綜合檔案接收范圍，其形成單位應按照同級國家綜合檔案館規(guī)定的范圍和要求，定期將檢驗合格的歸檔電

11、子文件移交同級國家綜合檔案館集中保管。第二十條 歸檔電子文件的移交和接收可在確保信息安全的前提下通過網(wǎng)絡實現(xiàn)，或單位向檔案館移送光盤、磁帶、硬磁盤。（一） 通過網(wǎng)絡進行交接的，移交方首先填寫電子文件交接登記表 （見表 3 ）中相關內容，并隨同電子文件（含電子文件登記表 （見表 1 ） 、 電子文件目錄 ）一并移交。檔案館對接收的電子文件檢驗合格后，填寫電子文件交接登記表 （見表 3 ）相應內容，并將登記表送達電子文件移交單位進行確認。（二）使用脫機載體進行交接的，其裝具上加貼由檔案館制發(fā)的統(tǒng)一標簽，其載體形式如為光盤，應移交一式三套。在接收電子文件時，文件形成單位和檔案館均應對每套文件的載體及

12、技術環(huán)境進行檢驗，合格率達到 100%方可交接。交接雙方驗收合格后，填寫電子文件交接登記表 （見表 3 ）一式兩份，雙方各存一份。對檢驗不合格者，應退回形成單位重新制作。第二十一條通過網(wǎng)絡實施交接的檢驗項目包括核實電子文件的真實性、完整性、有效性及審核手續(xù)；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整；采用脫機載體實施交接的檢驗項目還應包括載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒。第六章 歸檔電子文件的保管和利用第二十二條歸檔電子文件載體應專庫或專柜集中保存。第二十三條歸檔電文件的保管應符合下列條件：（1） 歸檔載體應作防寫處理，不得擦、劃、

13、觸摸記錄涂層。（2） 單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。（3） 歸檔載體應遠離磁場，并與有害氣體隔離。（4） 保管環(huán)境應符合防塵、防火、 防鼠、 防蟲要求。（5） 保管環(huán)境溫度選定范圍：17 20 ；相對濕度選定范圍： 35% 45% 。電子文件載體要避免陽光直接照射。第二十四條檔案部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應及時進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于 4 年。保留期滿后，在提案保密要求進行處置。第二十五條對磁性載體每滿2 年、 光盤每滿 4 年進行一次隨機抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于

14、10% ，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。第二十六條檔案部門應定期將檢驗結果填入歸檔電子文件管理登記表 （見表 4 ） ，并存入全宗卷。第二十七條系統(tǒng)設備更新或系統(tǒng)擴充時，應及時對歸檔電子文件進行遷移操作，并填寫歸檔電子文件遷移登記表 （見表 5 ） 。第二十八條利用電子文件時應遵守國家保密規(guī)定。凡帶密級尚未解密或內部使用不宜公開的電子文件不得在互聯(lián)網(wǎng)上運行。第二十九條對專網(wǎng)或其他內部網(wǎng)上運行的、具有保密要求的歸檔電子文件提供利用時，應設置使用權限認證系統(tǒng)或履行使用審批手續(xù)。第三十條 歸檔電子文件的封存載體不得外借。在提供利用時應使用其拷貝件。第七章 附則第三十一條 本規(guī)定由北京市檔 案局負責解

15、釋。第三十二條本規(guī)定自發(fā)布之日施行。表 1 ： 電子文件登記表硬件環(huán)境（主機、網(wǎng)絡服務器型號、制造廠商等）操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相關軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等）記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式填表人（簽名）年 月 日審核人（簽名）年 月 日表2:電子文件目錄文載載載保件題名形成部門形成文件體體體密級管備編日期類別編型類期注號號號型限表3 :電子文件交接登記表移交單位移交時間移交人移交文件數(shù)文件起始日期文件載體數(shù)量備份數(shù)型號操作系統(tǒng)相關軟件（文件字處理工具、瀏 覽器、壓縮工具 或解密軟件等）記錄字符、圖形音頻、視頻文件格式檢驗項目移交單位接收單位載體外觀檢驗病場檢驗真實性檢驗完整性檢驗功