1、WORD格式* 會務(wù)活動接待方案為做好 * 接待工作，確保其圓滿順利舉行，根據(jù)會務(wù)籌備組工作安排意見及分工職責，特制定本工作方案。第一局部根本情況一、會議概況、日程一活動主題二活動地點酒店三活動日期6 月 29 日 -7 月 1 日具體安排如下：6 月 29 日陸續(xù)入住簽到；6月30日7月1日二、領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓及參會代表情況一評委及嘉賓負責人：專業(yè)資料整理WORD格式- 1 -專業(yè)資料整理WORD格式表一國際競賽評委及其隨行人員序評委評委隨行人員號XX簡介情況1234表二論壇峰會嘉賓及其隨行人員序評委評委隨行人員號XX簡介情況1助理 1人23助理 1人45助理 1人二集團領(lǐng)導(dǎo)及政府領(lǐng)導(dǎo)負責人：1.

2、 集團領(lǐng)導(dǎo)公司參會領(lǐng)導(dǎo)及其順行人員，預(yù)計3 人。2. 政府領(lǐng)導(dǎo)（ 1專業(yè)資料整理WORD格式- 2 -專業(yè)資料整理WORD格式市級單位參會領(lǐng)導(dǎo)區(qū)級參會領(lǐng)導(dǎo)專家學(xué)者主辦單位領(lǐng)導(dǎo)（ 2 嘉賓市級單位參會部門區(qū)級單位參會領(lǐng)導(dǎo)參會部門專家學(xué)者主辦單位領(lǐng)導(dǎo)三參賽團隊人員表三參賽單位及人員序號單位人員人數(shù)13 人2人3人4人5人目標人數(shù) :21 人以實際入住為準專業(yè)資料整理WORD格式- 3 -專業(yè)資料整理WORD格式第二局部籌備工作一、工作任務(wù)自領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓確定參加活動起，至活動完畢后領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓離開止，主動熱情，細致周到、平安務(wù)實，對重要賓客實行全天候、全方位、全過程效勞，樹立起開放外向的* 公司良好形象

3、。二、接待原那么一全面樹立細節(jié)決定成敗的理念，本著平安、熱情、周到、節(jié)省、細致、精益求精的原那么，做好領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓接待工作。對有關(guān)工作認真進展分解、量化，周密部署、細致安排，做到有禮有節(jié)，平安舒適，賓至如歸，確保全面完成各項接待效勞工作任務(wù)。二讓參會領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓時刻感受到我們的效勞就在身邊，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓嘉賓滿意，通過國際競賽和論壇峰會，進一步與XX市、區(qū)兩級政府領(lǐng)導(dǎo)，在 * 工程上達成共識。三、工作分組(一 )接待組：總負責人：1. 住宿接待組：專業(yè)資料整理WORD格式- 4 -專業(yè)資料整理WORD格式組長：組員：工作職責：明確房間分配表：房間號、房間數(shù)量、對應(yīng)人員；負責檢查客房設(shè)施設(shè)備是否完好

4、；負責在酒店做好迎接來賓效勞；負責為來賓按分配表分發(fā)房卡，貴賓需親自引領(lǐng)到房間門口會提供貴賓；會議完畢后，負責檢查房間是否有遺失物品；協(xié)助辦理退房效勞。2. 膳食組：組長：組員工作職責：明確用餐人員數(shù)量、用餐地點；負責檢查酒店菜品數(shù)量是否達標、食物是否新鮮，保障用餐平安問題；負責清點餐券數(shù)量，并分發(fā)餐券；負責用餐時的用餐秩序維護，及時解決用餐人員需求；用餐完畢后，負責檢查餐廳是否有遺失物品；3. 交通調(diào)度組：專業(yè)資料整理WORD格式- 5 -專業(yè)資料整理WORD格式組長：組員：工作職責：明確開車人員和對應(yīng)車輛；明確接送時間和對應(yīng)地點，提前規(guī)劃和熟悉道路；負責來賓的機場接送效勞；負責會議期間來賓

5、的用車效勞；保證行車平安，保證會議期間的交通接待效勞。4. 機票預(yù)定組組長：組員：工作職責：明確嘉賓與評委往返行程；預(yù)定嘉賓與評委往返行程機票；二會務(wù)組總負責人：1. 信息收集組組長：組員：工作職責：負責收集 * 專家評委與峰會論壇嘉賓行程安排和需求；專業(yè)資料整理WORD格式- 6 -專業(yè)資料整理WORD格式負責收集 * 與峰會論壇市、區(qū)兩級政府嘉賓行程安排和需求。負責收集招采部匯總的信息負責收集營銷部匯總的信息負責收集設(shè)計部匯總的信息2. 會議報到組：組長：組員：工作職責：設(shè)置簽到處，負責參會人員簽到；提示或引導(dǎo)參會人員準確進入會場，由會場控制組安排入座；負責分發(fā)會議相關(guān)資料、伴手禮等；設(shè)立

6、會議咨詢臺，負責會議相關(guān)工作的咨詢和信息傳達為信息搜集組提供簽到信息。3. 會場控制組：組長：組員：工作職責：負責會議現(xiàn)場布置；全員負責協(xié)助活動公司維持會場秩序；全員專業(yè)資料整理WORD格式- 7 -專業(yè)資料整理WORD格式負責把控整個會議進展過程；全員負責對接媒體代表；任俊穎負責現(xiàn)場儀器設(shè)備的調(diào)試和平安把控；吳君負責處理會場應(yīng)急事故，指定應(yīng)急方案；負責對禮儀小姐進展培訓(xùn)和現(xiàn)場指揮。4. 嘉賓評委領(lǐng)導(dǎo)效勞組：組長：組員：工作職責：為在酒店住宿評委嘉賓提供日常的幫助如提供帶路效勞、提供襯衣熨燙效勞等熟悉酒店周圍餐飲、咖啡吧、茶藝室，為自行用餐的嘉賓提供可供選擇的地方協(xié)助嘉賓與酒店的對接提供XX周

7、邊可考察的工程地點供嘉賓備選等三協(xié)調(diào)組：總負責人：1.專家評委協(xié)調(diào)組：組長：組員：工作職責：全面負責協(xié)調(diào)工作如提供酒店預(yù)定、會前行程落專業(yè)資料整理WORD格式- 8 -專業(yè)資料整理WORD格式實、參會期間的聯(lián)絡(luò)聯(lián)系全面負責團體的協(xié)調(diào)工作如提供酒店預(yù)定、會議協(xié)調(diào)等。2.競賽團隊協(xié)調(diào)組：組長：組員：工作職責：全面負責評委團隊的協(xié)調(diào)工作如提供酒店預(yù)定、會前行程落實、參會期間的聯(lián)絡(luò)聯(lián)系四、工作職責負責舉辦的會務(wù)效勞、接待和后勤保障工作。具體負責：一負責活動期間的會務(wù)安排及接待工作。二負責入住酒店簽到現(xiàn)場的布置和組織工作。三做好領(lǐng)導(dǎo)嘉賓出席和相關(guān)活動的組織聯(lián)絡(luò)工作。四負責各種資料，宣傳 LOGO ，現(xiàn)場

8、指示牌、簽到點背景設(shè)計、桌卡、相關(guān)票證，胸卡及歡送信的制作和發(fā)放。五負責收集參會嘉賓、行程、航班信息，做好信息收集匯總；做好賓客的迎送、住宿、乘車、參加各類活動等具體接待事宜。七組織好會議期間各賓館、餐廳、招待室和會議室、活動場所的食品平安、供電、供水、通信保障工作。專業(yè)資料整理WORD格式- 9 -專業(yè)資料整理WORD格式八對相關(guān)接待禮儀駕駛?cè)藛T進展培訓(xùn)。九為嘉賓辦理機票及火車、高速客車的票務(wù)效勞。十配合完成其它工作任務(wù)。五、工作要求一向效勞人員布置具體工作，并提出要求和標準，必須使每一位效勞人員知道、理解效勞目的。二布置接待工作，對駕駛員進展交通平安意識及禮節(jié)禮貌的進一步培訓(xùn)，行車線路的制

9、定和熟悉。三禮儀效勞人員的嘉賓接待引導(dǎo)、資料散發(fā)、公關(guān)工作以及后續(xù)工作等，進展分工，提出更高要求。四對酒店簽到工作人員進展培訓(xùn)，包括接待對象了解，現(xiàn)場引導(dǎo)效勞，簽到流程、工作時間、輪班安排、記錄管理等。六、效勞亮點一貼身貼心效勞1. 禮儀效勞（ 1標準的禮賓效勞，見到與會嘉賓適時問候，形成溫馨的效勞氣氛。（ 2全程跟蹤式會務(wù)效勞，做到及時溝通了解嘉賓需求，并及時解決。專業(yè)資料整理WORD格式-10-專業(yè)資料整理WORD格式（ 3設(shè)立會務(wù)咨詢效勞臺，由會務(wù)組工作人員提供熱情周到的咨詢效勞。（ 4提供生活便利效勞，讓入住酒店嘉賓時刻感受到家一般的溫馨。2. 車輛效勞（ 1駕駛員提供熱忱周到的用車效

10、勞，熟練的駕駛技術(shù)，精準的路線設(shè)計，平安的乘車保障。（ 2XX江北機場航站樓機場接機口，接機人員手持導(dǎo)示牌 .畫面突出主題，表達熱情周到的效勞理念，全方面表達會議濃烈氣氛。（ 3車輛行駛過程中，播放輕松愉悅的旋律，讓領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓得到放松和休息。二高素質(zhì)高標準1全體工作人員、禮儀人員統(tǒng)一服裝，整潔、挺括、大方，配合四周指示、導(dǎo)示系統(tǒng)，營造氣氛，全面展示公司的良好形象。2一對一效勞。禮儀人員一對一為領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓進展引領(lǐng)、咨詢講解等效勞。三人員培訓(xùn)6 月 25 日開場對負責會務(wù)接待的效勞工作人員進展分段有針對性的專業(yè)培訓(xùn)，做好協(xié)調(diào)指導(dǎo)工作。1. 培訓(xùn)內(nèi)容專業(yè)資料整理WORD格式-11-專業(yè)資料整理WOR

11、D格式標準禮儀標準培訓(xùn)：（ 1儀容儀表：著裝，妝容；（ 2形態(tài)培訓(xùn)：微笑、站姿、走姿、手勢、效勞用語；（ 3工作內(nèi)容培訓(xùn)：迎賓與引領(lǐng)，倒水與送物。2. 會務(wù)效勞內(nèi)容培訓(xùn)（ 1包括人員介紹、籌備情況介紹、會議舉辦情況介紹等。情況介紹的目的是使禮儀效勞人員熟悉舉辦背景、環(huán)境和條件。峰會情況，包括名稱、地點、舉辦日期、時間、場地平面、出入口、餐廳、廁所、休息廳位置等。（ 2對領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓的一對一效勞。歡送儀式、引領(lǐng)、講解、資料遞送等。（ 3會議情況包括會議意圖、會議目的、目標觀眾、會議布局、會議流程、會議分工的整體安排等。第三局部接待工作一、會議報到一嘉賓迎接設(shè)立 # 北機場和兩個接機點，根據(jù)乘坐航班

12、不同，抵達的航站樓時間不一致，將分別按照抵達不同航站樓及抵達時間不同予以合理安排接待。專業(yè)資料整理WORD格式-12-專業(yè)資料整理WORD格式1.前期信息的搜集，掌握參會嘉賓人員確切信息。2.于6 月25 日前對所有參會領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓進展一對一的聯(lián)系，確認到達人數(shù)、飛機班次、到達時間等信息。6月 26 日根據(jù)不同到達時間確保接機事宜準確無誤。3.依據(jù)嘉賓搭乘的飛機航班班次，預(yù)先通過查詢航班信息，確認該班飛機是否準時或延遲，做出相關(guān)預(yù)案。4.指派 2 位工作人員根據(jù)來賓航班到達時間在指定航站樓舉牌接機。5.工作人員分別帶著嘉賓按身份及車輛使用標準乘坐不同車輛前往對應(yīng)酒店入住，隨車人員沿途簡單介紹XX

13、風土人情。6.機場提前安排考斯特等候接機，按事先掌握的航班信息進行合理安排調(diào)配，對抵達的領(lǐng)導(dǎo)嘉賓進展接送。車上配備礦泉水、紙巾、消毒濕紙巾及雨傘。二報到入住1.提前對入住酒店房間進展檢查，確保房內(nèi)設(shè)施完好可正常使用。并在房間擺放飲品。2.引導(dǎo)及效勞人員為到來的嘉賓領(lǐng)導(dǎo)辦理簽到、入住手續(xù)，發(fā)放展會資料和胸卡與歡送信，讓來賓從入住就感受到主辦方接專業(yè)資料整理WORD格式-13-專業(yè)資料整理WORD格式待的細致、關(guān)心。3.做好來賓信息的記錄工作，詳細記錄來賓身份信息，房間安排，返程信息。特別針對重要領(lǐng)導(dǎo)，詳細了解其生活飲食習慣，特別喜好等信息，做好相關(guān)安排。提前準備好房卡和相關(guān)資料，讓來賓在最短的時

14、間內(nèi)能夠拿到房卡從而得到最充分的休息。4.大堂進口處擺放明顯路徑指示，簽到臺處擺放詳細流程、相關(guān)須知、會務(wù)交通使用方式等等，以便客人準確找到酒店各地方位置并熟知會議流程。5.歡送信擺放在房間明顯處,提示嘉賓具體行程安排，效勞信息及會務(wù)組的。6.完畢當天的接待工作后，對嘉賓信息進展匯總，向會務(wù)組反應(yīng)。具體內(nèi)容包括應(yīng)到嘉賓、實到嘉賓、入住信息、未到原因、返程信息及后續(xù)進展等信息。二、兩項商務(wù)活動的住宿一單位酒店由我司統(tǒng)一預(yù)定，費用由參賽單位自理。二工作人員為配合活動需要，需在酒店留守4 名司機、 4-6 公司工作人員。為出席兩項活動的公司領(lǐng)導(dǎo)與參會的貴賓提供24 小時的服務(wù)。因此，公司工作人員預(yù)計

15、需要6 間房。專業(yè)資料整理WORD格式-14-專業(yè)資料整理WORD格式三預(yù)留房間總數(shù)預(yù)計需要 12 間房、公司工作人員預(yù)計需要6 間房、備用房間 4 間，總計 45 間房。預(yù)留房間總數(shù)見表四。表四預(yù)留房間總數(shù)序號工程房間數(shù)1集團公司領(lǐng)導(dǎo)及其隨行人員3212321465備用房間3總計45 間四住宿天數(shù)根據(jù)營銷部提供的參會接待安排方案。6 月 29 日，報到、參賽單位報到、報到； 6 月 30 日，兩項活動日程安排共計3 天。三、餐飲一情況說明報到當日因抵達時間不一，較晚抵達的嘉賓無法正常用餐。二解決方案入住晚餐時間18 ：00 20 ：30 ，可要求酒店延遲至22 ：00- 豐富的中西自助晚餐供

16、所有賓客享用。專業(yè)資料整理WORD格式-15-專業(yè)資料整理WORD格式三會議期間餐飲安排分兩種形式1.重要領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓設(shè)置單獨就餐區(qū)提供中式。2.其他參會嘉賓在酒店餐廳憑餐券選用自助餐。3.現(xiàn)場準備 30 個菜品種類供選擇。菜單酒店方提供四、交通提前確認參會嘉賓往返的接送機場、車站信息及會議期間的所有用車需求，提前安排工作人員及車輛，全力做好車輛保障工作。一接待用車小車 3 輛、公司自由車輛3 輛、租借商務(wù)車一輛。二車輛調(diào)度根據(jù)用車需求及安排要求，合理安排時間、調(diào)度車輛、設(shè)計科學(xué)合理的行走時間及線路等等。并根據(jù)組委會提供的活動時間表、嘉賓抵達時間、人數(shù)、客人的身份及車輛使用標準進展調(diào)度安排。五、

17、具體流程一會議流程1.主持人致詞2.介紹評審委員會成員及參會的市區(qū)兩級政府嘉賓專業(yè)資料整理WORD格式-16-專業(yè)資料整理WORD格式3.介紹參賽單位4.宣讀審評方法?5.評審委員會監(jiān)視并現(xiàn)場抽簽確定五家概念規(guī)劃設(shè)計單位匯報順序6.概念規(guī)劃設(shè)計單位設(shè)計方案匯報按抽簽順序逐個進展7.評審委員會向設(shè)計單位提問及點評8.設(shè)計單位答疑9.評審委員會打分、封裝10. 現(xiàn)場評分匯總11. 公布評審結(jié)果二流程三評審時間安排2021年6月30日18:45評審委員會及匯報團隊到達專場會議室29:00-9:15評審委員會成員及參賽單位介紹39:15-9:30評審前準備工作抽簽、匯報準備49:30-9:50設(shè)計組一

18、匯報59:50-10:05評審時間610:10-10:30設(shè)計組二匯報710:30-10:45評審時間專業(yè)資料整理WORD格式-17-專業(yè)資料整理WORD格式810:45-10:55中場休息910:55-11:15設(shè)計組三匯報1011:15-11:30評審時間1112:00-14:30午餐及休息時間1214:30-14:50設(shè)計組四匯報1314:50-15:05評審時間1415:10-15:30設(shè)計組五匯報1515:30-15:45評審時間1615:45-16:15現(xiàn)場評分匯總1716:15-16:25現(xiàn)場成績公布及公證處公證1816:25-17:50休息品茗1918:00晚宴四參賽單位迎接表

19、五設(shè)計組接待工作人員序號單位聯(lián)系人接待人員及聯(lián)系方式及聯(lián)系方式12345專業(yè)資料整理WORD格式-18-專業(yè)資料整理WORD格式表六市區(qū)兩級政府領(lǐng)導(dǎo)評委及嘉賓接待工作人員聯(lián)系人及聯(lián)系接待人員及聯(lián)序號單位方式系方式12委書記3政府區(qū)長4府副區(qū)長負責5副書記6政府副區(qū)長7表七特邀評委接待工作人員聯(lián)系人及聯(lián)系接待人員及聯(lián)序號單位方式系方式1會副會長234 現(xiàn)任系主任、博士、教授五競賽評審現(xiàn)場人員安排1.場地布置及收整：專業(yè)資料整理WORD格式-19-專業(yè)資料整理WORD格式（ 1 6 月 29 日 20 點 40 分前完成場地布置；（ 2人員安排： + 營銷部及其配合單位2.設(shè)計部、人員于2021年

20、 6 月 30 日上午 7 ：30 到達酒店。3.會議主持人：4.評分匯總?cè)藛T：5.成績公布人員：6.節(jié)奏把控：7.邀請設(shè)計組入場：8.評分表收集：9.評分表密封：10. 照相需求：專業(yè)攝影錄像營銷- 活動公司 - 全程錄音錄像11. 現(xiàn)場記錄：12. 現(xiàn)場秩序維護：會場應(yīng)急組活動公司2 人13. 入座順序安排：六接待操作流程6 月 29 日星期五1、著正裝在公司集合2、檢查車輛衛(wèi)生09:003、發(fā)放工作人員證件、車輛通行證及駕駛員手套09:454、準備嘉賓證、參賽手冊，并分裝信封，標明XX5專業(yè)資料整理WORD格式-20-專業(yè)資料整理WORD格式1、指導(dǎo)現(xiàn)場工作人員效勞員布置路徑指示、簽到臺

21、09:452、在大廳等候、迎接參賽團隊，并引領(lǐng)參賽團隊在大廳集中12：00專業(yè)資料整理WORD格式12:003、清點人數(shù)，協(xié)調(diào)辦理入住、領(lǐng)取房卡1、向參賽團隊介紹參賽手冊及中午用餐安排發(fā)放自助餐券中+晚2、午餐，并在餐后咨詢、登記參賽單位的需求，予以滿足或答復(fù)專業(yè)資料整理WORD格式18：303、休息專業(yè)資料整理WORD格式18:30晚餐專業(yè)資料整理WORD格式20：3020:40檢查現(xiàn)場布置是否妥當專業(yè)資料整理WORD格式07:307:358:2008:2008:4509:0011:3011:3014：3014 ：3016：1516 ：1516：2516:2517:5018:0020:006

22、 月 30 日星期六全體設(shè)計部人員著正裝在酒店門口集合檢查準備工作，應(yīng)急補位。1、在大廳等候參賽團隊并引領(lǐng)集中2、清點人數(shù)3、引導(dǎo)匯報團隊到達酒店專場會議室，并舉行座位安排1、競賽匯報工作2、引導(dǎo)匯報組的進退場負責3、候場參賽團隊的茶水、果盤安排負責1、向參賽團隊介紹中午用餐安排發(fā)送餐券2、午餐1、競賽匯報工作2、引導(dǎo)匯報組的進退場負責3、候場參賽團隊的茶水、果盤安排負責引導(dǎo)候場參賽團隊到評審室聽取現(xiàn)場成績公布引領(lǐng)參賽團隊至會場內(nèi)指定區(qū)域就座，休息品茗晚餐全體接待人員小結(jié)專業(yè)資料整理WORD格式七競賽現(xiàn)場準備物料1.參會掛牌；根據(jù)當天活動人數(shù)確定專業(yè)資料整理WORD格式-21-專業(yè)資料整理WO

23、RD格式2.座位名牌；評審委員會、領(lǐng)導(dǎo)嘉賓、參賽單位3.投影顯示設(shè)備， HD 高清數(shù)據(jù)線， VGA 轉(zhuǎn)接頭， OS 轉(zhuǎn) HD 接頭，匯報激光筆綠光 12 支；無線耳麥2 套；。4.活動廣告橫幅、導(dǎo)視標識；5.稿紙、中性筆；20 套以上6.抽簽筒、油皮密封袋10 個、密封紙、膠水、密封箱1 個7.備用匯報電腦：設(shè)計部8.接待室水果茶水準備9.需營銷設(shè)計類物料（ 1國際競賽參賽牌；（ 2國際競賽主持詞；設(shè)計部完成，營銷配合修改（ 3國際競賽簽到手冊及背景墻；（ 4國際競賽現(xiàn)場導(dǎo)視牌；（ 5國際競賽手冊；設(shè)計部完成內(nèi)容，營銷配合設(shè)計版面以上所有物料及設(shè)備需要6 月 27 日前準備、調(diào)試完畢。29 號 18 點以前設(shè)備終檢及就位八用餐安排專業(yè)資料整理WORD格式-22-專業(yè)資料整理WORD格式用餐場酒店1. 午餐人員：領(lǐng)導(dǎo)及評委嘉