1、最新公司員工檔案信息管理辦法1、目的為進一步加強公司員工信息管理，對員工信息檔案進行妥善保管，同時也為了維護紙質(zhì)檔案信息的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用員工信息，特制定本辦法。2、歸檔范圍員工入職檔案，培訓檔案，績效管理檔案，異動檔案，離職檔案，勞動工資檔案，決定，委托書，其他合同及協(xié)議，通知等與個人相關的具有參考價值的文件資料。3、員工信息歸檔內(nèi)容3.1員工入職檔案3.1.1履歷材料（個人簡歷和外聘人員申請表）3.1.2鑒定、考核、考察材料（學歷查詢資料需打印好附后）3.1.3應試記錄3.1.4面試評估表3.1.5員工錄用通知書3.1.6員工入職登記表3.1.7電子版員工信息登記3

2、.1.8新進員工試用期滿考核成績單3.1.9健康證明材料3.1.10個人證件（本人身份證復印件，戶口本復印件，畢業(yè)證復印件，學位證復印件，資格證書復印件，職稱證書復印件，榮譽證書復印件等）3.1.11勞動合同書（合同原件，續(xù)簽意見表）3.1.12其他可供參考材料。3.2培訓檔案3.2.1培訓合同和協(xié)議3.2.2培訓相關資料及獲得證書復印件3.3績效管理檔案3.3.1員工季度績效考核表3.3.2將員工績效考核相關資料按季度規(guī)整3.4員工異動檔案3.4.1試用期員工轉正表3.4.2內(nèi)部員工調(diào)動流程表3.4.3任免文件3.4.4獎懲文件3.5員工離職歸檔3.5.1辭職申請報告；3.5.2員工離職申請

3、單（主要適用于公司中高層管理人員和職能人員）3.5.3員工離職審批表3.5.4離職工作交接單3.5.5勞動合同解除協(xié)議4、權責職能人員檔案的建立和管理歸人力資源中心員工關系專員，一般員工的檔案建立和管理歸子公司人事管理員，各人事管理員應在人力資源中心員工關系專員的指導下，完成所屬單位的人事檔案建立更新工作。5、員工信息管理相關規(guī)定5.1基礎管理5.1.1原則：電子檔案建立及時，并及時更新完善；紙質(zhì)檔案歸檔及時，排列有序，層次清楚，整理規(guī)范；5.1.2新錄用的員工，應該及時建立檔案，同時更新電子信息臺帳；5.1.3檔案按照在職人員和離職人員檔案分開管理，按部門分類存檔；5.1.4如在職員工的基本

4、檔案資料有變動（如學歷變動，身份證信息變動，學歷職稱變動時）職能中心應及時將相關資料交由人力資源中心歸檔，各個子公司應交由各人事管理員歸檔；5.1.5對員工進行考核，培訓，獎懲等形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整，立卷歸檔的資料必須認真鑒別，保證材料的真實，文字清晰，手續(xù)齊備；5.1.6離職人員檔案每月要進行清查，離職人員檔案轉遞按人事檔案托管相關規(guī)定辦理，離職員工檔案保存期限最長為2年，2年后方可銷毀。5.2員工信息的查閱5.2.1如因公需查閱檔案，需經(jīng)部門負責人，人力資源總監(jiān)，分管領導進行批準，下級員工原則上不得查閱上級員工檔案，特殊情況下需經(jīng)部門負責人，人力資源總監(jiān)，總裁審批

5、后方可辦理；5.2.2公司總裁，人力資源總監(jiān)，分管負責人可直接通過人事管理員查閱員工檔案；5.2.3檔案管理員應做好查閱登記工作，并簽字確認；5.2.4檔案查閱注意事項；5.2.4.1嚴禁涂改，抽取，損壞檔案材料5.2.4.2查閱者不得擅自泄漏檔案內(nèi)容，違者視情節(jié)嚴重，予以懲罰；5.2.4.3原則上不允許員工本人自帶檔案流動，確有需要由檔案管理方蓋章確認后，接收方接收檔案時需查閱封口是否完整。6、檔案的銷毀6.1公司任何個人或者部門未經(jīng)允許不得擅自銷毀公司員工檔案資料。6.2當某些檔案到了銷毀期時，由人事管理員填寫公司員工檔案銷毀審批表，經(jīng)分管負責人、人力資源總監(jiān)審批后方可執(zhí)行。7、附則7.1

6、考核內(nèi)容7.1.1電子版員工信息要求及時更新和完善，格式要求嚴格按照員工信息最新模版完成。各單位電子版員工信息報送時間為每月1日.并統(tǒng)一交由總公司人力資源中心員工關系專員審核。未按照規(guī)定時間完成的，每遲報1天扣5分，電子版信息完整真實及時更新30分，每缺少其中1項扣3分，扣完為止；7.1.2 紙質(zhì)版員工信息及時建立和完善，紙質(zhì)版員工信息需嚴格按照上述辦法執(zhí)行，并保證紙質(zhì)檔案存放完整規(guī)范；人力資源中心員工關系專員將每個季度對人事管理員進行考核，定期到各單位進行審核，如未按規(guī)定要求完成的，缺少一項扣2分，扣完為止；7.1.3 每月月底三表報送且格式標準，信息完整，要求各單位每月30號之前報回，未按照要求報回的，每遲一天扣2分，每錯一處扣2分，扣完為止。7.2獎懲辦法為充分調(diào)動人事管理員的積極性，更好的培養(yǎng)優(yōu)秀人事工作者，做到公平、全面評估各人事管理員的工作成效，建立獎勵和懲罰通道。具體辦法如下：7.2.1月補助：如上所述的情況，各人事管理員的工作成效直接與其補助掛鉤，未按照要求和時間完成的單位直接在其人事管理員的月補助中扣除；7.2.2 評優(yōu)活動：年終由人力資源