1、蕪湖普威技研有限公司制度級別：I 簽發(fā): 公司郵件收發(fā)管理制度目 錄 一目的二適用范圍三考核管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)四內(nèi)容五其他出 自人力資源部編 號生效日期版 次第1版一、目的為規(guī)范公司郵件的收發(fā)管理，節(jié)約公司郵寄成本，避免造成公司資料的丟失及浪費(fèi)。二、適用范圍普威公司全體員工三、定義郵件物品：指公司員工寄送/簽收的文件、資料、貨物及其他貨品等（大型設(shè)備的發(fā)送不在此列）四、職責(zé)4.1 綜合管理部：負(fù)責(zé)公司郵件物品的收發(fā)管理。4.2 各部門：協(xié)助綜合管理部進(jìn)行部門郵件物品的發(fā)送、審批及接收。五、內(nèi)容5.1郵件的發(fā)送5.1.1 因工作需要，需向外部寄送文件、資料、貨物及其他貨品者，必須先填寫郵件發(fā)送審核表

2、，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部經(jīng)理簽字確認(rèn)，并將需郵寄品交給綜合管理部檢驗后，領(lǐng)取EMS寄件材料進(jìn)行郵寄。5.1.2 未經(jīng)登記或需郵寄的貨品無部門負(fù)責(zé)人簽字者，綜合管理部可拒絕受理，如仍需郵寄郵費(fèi)自付。5.1.3如收件人等信息不清楚或不完整，綜合管理部有權(quán)要求當(dāng)事人將資料完善，對于無故拒不按要求填寫，且經(jīng)綜合管理部要求無效者，綜合管理部有權(quán)拒發(fā)該貨品，并將情況報該部門負(fù)責(zé)人處理。5.1.4 郵寄后寄件人需認(rèn)真記錄快遞單號等信息，郵件的后續(xù)跟蹤由寄件人自行負(fù)責(zé)。5.1.5 寄送文件、資料、貨物等郵件貨品，需統(tǒng)一通過公司指定的承運(yùn)單位（EMS）進(jìn)行郵寄，如有特殊情況需通過公司指定外的承運(yùn)單位寄送，必

3、須經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審批方可生效。5.1.6 綜合管理部要保留好每次郵寄的存根，以備查驗核對寄件信息并及時報銷郵件費(fèi)用。5.1.7 公司任何人員如私自以公司名義郵寄私人物品，或以公司義在快遞公司賒賬的，一經(jīng)查出，給予所欠郵費(fèi)的5倍罰款。申請單與郵品交綜合管理部檢查核對申請單與郵品領(lǐng)取EMS寄件材料信息不全信息無誤寄件5.2郵件的簽收、保安職責(zé)：.1、所有的外來信件、快遞、包裹等郵件（以下簡稱郵件）由正大門崗位保安負(fù)責(zé)接收；.2、值班保安在接收郵件之前需對郵件進(jìn)行安全核查；值班保安對可疑郵件一律拒收?？梢舌]件如：外包裝破損或外露過多的內(nèi)保護(hù)材料，手寫或模糊不清的地址；油污、有刺鼻異味或郵件包裝浸水

4、變色；物品外部有不明的動力裝置或有滴答聲等；.3、值班保安對公司各部門或公司員工收到的包裹或信件進(jìn)行檢查，并登記；未經(jīng)主人同意不得私自拆開包裹及信件，不得私自撕下郵票；.4、值班保安在接收到外來郵件檢查安全后，要及時通知收件人所屬部門郵件管理員領(lǐng)取。、郵件管理員職責(zé).1、各部門郵件管理員要在郵件簽收登記表上簽名并詳細(xì)登記領(lǐng)取時間，以備查驗核對；.2、各部門郵件管理在接到公司保安通知后要及時前去領(lǐng)取，如因郵件管理員不及時領(lǐng)取造成的郵件延誤，一切后果由郵件管理員承擔(dān)；.3、收件人為公司名稱，公司顧問人員及離職人員的，由綜合管理部相關(guān)人員代簽。5.2.3、收件人職責(zé).1、 收件人在接到部門郵件管理員

5、通知后，要及時前去領(lǐng)取郵件。.2、收件人需自主關(guān)注郵件物流狀況，并在購買時留下聯(lián)系電話，方便物流公司聯(lián)系。.3、凡貨到付款的郵件，收件人在門衛(wèi)室、部門郵件管理員通知發(fā)出后，應(yīng)立即到公司門衛(wèi)室付款取件。如因個人緣故造成的延誤或其他損失后果自負(fù)。注：在郵件包裝完好的情況下，如郵件內(nèi)部物品存在遺失、短少或破損等問題，保安和部門郵件管理員不負(fù)任何責(zé)任。與廠家索賠等事宜由購買人自行解決。郵件簽收流程圖快遞公司送達(dá)郵件保安檢查郵件安全部門郵件管理員登記、領(lǐng)件可疑安全收件人取件五、其他5.1 附件附表1：公司郵件發(fā)送審核表附表2：公司郵件簽收登記表5.2 本辦法自簽發(fā)之日起執(zhí)行。5.3 本辦法解釋權(quán)歸綜合管理部。 制定： 審核： 批準(zhǔn)：附表一、郵件發(fā)送審核表寄件人收件人姓名、電話郵編、地址事 由郵寄物品郵寄形式投遞日期備 注寄件人部門主管審核綜合管理部簽 批郵件發(fā)送審核表寄件人收件人姓名、電話郵編、地址事 由郵寄物品郵寄形式投