1、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)(維護(hù)和查詢)培訓(xùn)教材 作者：董梅 日期：2000/8/25 審核：建飛 目 錄流程介紹 3基本概念 6系統(tǒng)操作步驟 7系統(tǒng)操作方法 2 供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的查詢. 供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建.7 供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的更改.19 供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的凍結(jié).21 供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的刪除.24 一、維護(hù)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)流程介紹:一、流程描述： 為了向供應(yīng)商下達(dá)采購申請(qǐng)，完成采購任務(wù)。需要在系統(tǒng)中創(chuàng)建并維護(hù)供應(yīng)商的主數(shù)據(jù)。如果供應(yīng)商主數(shù)據(jù)發(fā)生變更，需要及時(shí)更改有關(guān)數(shù)據(jù)。主要活動(dòng)：供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)流程主要包括以下容。一、 產(chǎn)生維護(hù)新的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的需求。1、 在系統(tǒng)中查找是否存在該供應(yīng)商的編碼；2、 如果新的供應(yīng)商在集團(tuán)圍

2、已經(jīng)存在，擴(kuò)展維護(hù)公司代碼數(shù)據(jù)和采購組織數(shù)據(jù)；3、 如果新的供應(yīng)商在集團(tuán)圍不存在，在SAP系統(tǒng)中創(chuàng)建供應(yīng)商的一般數(shù)據(jù)、公司代碼數(shù)據(jù)和采購組織數(shù)據(jù)。二、 產(chǎn)生供應(yīng)商主數(shù)據(jù)變更需求。1 如果需要在集團(tuán)圍變更供應(yīng)商的一般數(shù)據(jù)，通知相關(guān)平臺(tái)后，在系統(tǒng)中更改有關(guān)數(shù)據(jù)；2 如果需要在公司圍變更供應(yīng)商的公司代碼數(shù)據(jù)和采購組織數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)中更改有關(guān)數(shù)據(jù)。三、 需要凍結(jié)/刪除供應(yīng)商記錄時(shí)，在系統(tǒng)中進(jìn)行凍結(jié)/刪除供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。二、基本概念：供應(yīng)商主數(shù)據(jù)包括三個(gè)層次：一般數(shù)據(jù)、公司代碼數(shù)據(jù)、采購組織數(shù)據(jù)。 一般數(shù)據(jù)：是集團(tuán)公司部各子公司共同使用的數(shù)據(jù)。包括供應(yīng)商的地址、與其進(jìn)行聯(lián)系所使用的語言、以及供應(yīng)商的銀行信息

3、、稅務(wù)信息等。 公司代碼數(shù)據(jù)：是公司一級(jí)的有關(guān)供應(yīng)商的會(huì)計(jì)信息。包括統(tǒng)馭科目、付款條款等。 采購組織數(shù)據(jù)：是存在于采購組織一級(jí)的與采購運(yùn)作有關(guān)的數(shù)據(jù)。包括定單貨幣、付款條 款、合伙人功能等。 三、系統(tǒng)操作步驟：1、 在SAP系統(tǒng)中查詢供應(yīng)商編碼。2、 在SAP系統(tǒng)中創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。3、 在SAP系統(tǒng)中查詢已經(jīng)維護(hù)了的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。4、 對(duì)SAP系統(tǒng)中的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)進(jìn)行更改。5、 對(duì)SAP系統(tǒng)中的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)進(jìn)行凍結(jié)。6、 對(duì)SAP系統(tǒng)中的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除。四、R/3系統(tǒng)操作方法(含所需單據(jù))1、 在系統(tǒng)中查詢供應(yīng)商是否已經(jīng)存在：- 查詢某供應(yīng)商的一般數(shù)據(jù)是否在系統(tǒng)中存在？- 查詢某供應(yīng)商

4、在某個(gè)采購組織下是否存在？路徑：后勤 物料管理 采購主數(shù)據(jù)供應(yīng)商清單顯示采購清單操作說明：進(jìn)入“供應(yīng)商清單：采購”屏幕將光標(biāo)置于供應(yīng)商空白處，點(diǎn)擊 圖標(biāo)出現(xiàn)檢索條件窗口。點(diǎn)擊圖標(biāo)選擇“按供應(yīng)商增殖稅登記號(hào)查詢”條件，進(jìn)行查詢。由于增殖稅是唯一的，所以可以確定供應(yīng)商的唯一性輸入字段1) 檢索詞：用于建立一個(gè)匹配碼的短名。檢索詞的命名規(guī)則：國外供應(yīng)商以供應(yīng)商英文名稱的簡稱作為檢索詞。 國供應(yīng)商以中文名稱前六個(gè)字的漢語拼音第一字母 命名。 例如：國外供應(yīng)商 TOSHIBA CORPORATION 的檢索詞為 “TOSHIB” 國供應(yīng)商惠普 的檢索詞為“SHHPYX”。操作方法：1、直接在空白處輸入所

5、要查詢的檢索詞，然后點(diǎn)擊 圖標(biāo)。 2、使用模糊查詢。如：要查詢所有檢索詞中帶有“H”的供應(yīng)商， 需要在空白處輸入“*H*”， 然后點(diǎn)擊 圖標(biāo)。 3、如果需要將所有供應(yīng)商全部列出，空白處不輸入任何容然 后點(diǎn)擊 圖標(biāo)。2) 名稱：供應(yīng)商名稱 操作方法與檢索詞相同3) 增值稅代碼：供應(yīng)商的增殖稅代碼 操作方法與檢索詞相同顯示查詢結(jié)果： 如果所查詢的供應(yīng)商已經(jīng)存在，雙擊供應(yīng)商編號(hào)，再點(diǎn)擊圖標(biāo)顯示查詢結(jié)果。 結(jié)果顯示該供應(yīng)商是在0107這個(gè)采購組織下的，如果需要在0205LTL()采購組織下創(chuàng)建，就需要在0205這個(gè)采購組織下繼續(xù)創(chuàng)建采購組織數(shù)據(jù)。2、 創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)：（1） 創(chuàng)建一般數(shù)據(jù)：路徑：后勤

6、 物料管理 采購主數(shù)據(jù)供應(yīng)商中央的創(chuàng)建操作說明：一般數(shù)據(jù)包括地址、控制、收付交易。進(jìn)入創(chuàng)建供應(yīng)商：初始屏幕輸入字段： 1）、公司代碼：輸入公司代碼，或者按鍵選擇輸入。 2）、采購組織：輸入采購組織，按鍵選擇輸入 3）組：輸入組，或者按鍵選擇輸入。 組分為集團(tuán)供應(yīng)商（如：聯(lián)想）、集團(tuán)外國 供應(yīng)商（能夠開具增值稅專用發(fā)票的供應(yīng)商，如：惠 普）、集團(tuán)外國外供應(yīng)商（如：東芝）、臨時(shí)供 應(yīng)商（不能具增值稅專用發(fā)票的供應(yīng)商）。 4）參考：可以參考已經(jīng)創(chuàng)建好的供應(yīng)商的數(shù)據(jù)創(chuàng)建。 I）供應(yīng)商：輸入要參考的供應(yīng)商 ii）公司代碼：輸入要參考的供應(yīng)商所在公司代碼 iii）采購組織：輸入要參考的供應(yīng)商所關(guān)聯(lián)的采購組

7、織輸入所須項(xiàng)后，按鍵進(jìn)入下一屏幕：輸入字段：名稱：供應(yīng)商公司注冊(cè)名稱。(必填)檢索詞：查詢所使用的短名。(必填)街道：作為地址部分的街道和房屋。(必填)城市：作為地址部分的城市名稱。(不帶”市”字)(必填)地址：對(duì)街道的補(bǔ)充。郵政編碼：注冊(cè)地址的郵政編碼。(必填)國家：在空白處輸入國家代碼，或者點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn)行選擇。(必填)地區(qū)：為供應(yīng)商所在的省份。在空白處輸入國家代碼，或者點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn) 行選擇。(必填)語言代碼：在空白處輸入語言代碼，或者點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn)行選擇。(必填)：在空白處輸入。傳真號(hào)：在空白處輸入傳真。因特網(wǎng)地址：在空白處輸入因特網(wǎng)地址?；剀嚮蛘唿c(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。輸入字段：客戶：如果該供應(yīng)商

8、既是我公司的供應(yīng)商又是我公司的客戶，則點(diǎn)擊圖 標(biāo)選擇客戶類型。目前暫不使用此功能。稅務(wù)代碼 1：此處輸入該供應(yīng)商的增值稅代碼。國外供應(yīng)商此處不填.(15位)(必填) 回車或者點(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。在國家空白處輸入國家代碼或者點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn)行選擇。然后將光標(biāo)置于銀行戶主空白處，按回車鍵彈出銀行數(shù)據(jù)窗口。在空白處輸入銀行的名稱(必填)、地區(qū)、街道、城市、分行信息，然后按回車鍵進(jìn)入下一窗口。在銀行空白處輸入相關(guān)信息.(必填)在銀行戶主空白處填寫完全的的科目。(必填)點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn)行選擇。銀行戶主是銀行的全集,銀行是銀行戶主的子集.如圖所示:然后按回車鍵進(jìn)入下一窗口排序碼：此處選擇014，即訂單號(hào)。(必填)統(tǒng)

9、馭科目:2030100,即應(yīng)付帳款-集團(tuán)外(必填)回車或者點(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。付款條款：向供應(yīng)商付款的期限。(必填)容差組：選擇103，即應(yīng)付帳款。(必填)檢查雙重發(fā)票:選中.(必填)回車或者點(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。信函功能暫不使用?；剀嚮蛘唿c(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。催款程序：LXJT（必添項(xiàng)）回車或者點(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。創(chuàng)建采購組織數(shù)據(jù)：訂單貨幣：在空白處輸入或者點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn)行選擇。(必填)付款條件：應(yīng)向供應(yīng)商付款的日期。在空白處輸入或者點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn)行選 擇。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)在某一時(shí)點(diǎn)應(yīng)向供應(yīng)商付款的總金額。(必 填)國際貿(mào)易條件：如果是國外供應(yīng)商，在第一個(gè)空白處選擇貿(mào)易條件。在第二 個(gè)空白處填入補(bǔ)

10、充條件。例如：在第一個(gè)空白處輸入CIF， 在第二個(gè)空白處輸入“”。方案組, 供應(yīng)商：平臺(tái)向采購使用的供應(yīng)商選擇2“公司間采購”，其他 情況不選。銷售員：供應(yīng)商銷售員的名稱。： 供應(yīng)商銷售人員的?？刂茢?shù)據(jù)：基于收貨的發(fā)票校驗(yàn) ：收貨以后才能進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn) (必填) 回車或者點(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。系統(tǒng)提供了多項(xiàng)合伙人功能。當(dāng)商品供應(yīng)商、發(fā)票提供者、承運(yùn)方與供應(yīng)商不同時(shí)，將該供應(yīng)商的編號(hào)輸入在空白處。例如：發(fā)票提供者為“董梅的集成東芝測(cè)試供應(yīng)商，財(cái)務(wù)部將應(yīng)付帳款計(jì)到“董梅的集成東芝測(cè)試供應(yīng)商”而不是“新進(jìn)電腦系統(tǒng)（）”身上?；剀嚮蛘唿c(diǎn)擊圖標(biāo)，屏幕顯示產(chǎn)生一個(gè)新的供應(yīng)商。系統(tǒng)信息欄顯示在該公司代碼下的某

11、采購組織下創(chuàng)建了編號(hào)為XXXX的一個(gè)供應(yīng)商。創(chuàng)建結(jié)束。3、 在SAP系統(tǒng)中顯示已經(jīng)維護(hù)的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。路徑：后勤 物料管理 庫存管理采購主數(shù)據(jù)供應(yīng)商中央的顯示操作說明：根據(jù)SAP菜單路徑操作，將出現(xiàn)初始屏幕1 、顯示 供應(yīng)商：初始屏幕 輸入字段 1） 供應(yīng)商：輸入要顯示的供應(yīng)商的編碼，或按鍵選擇輸入 2）公司代碼：輸入公司代碼，或者按鍵選擇輸入 3）采購組織：輸入采購組織的編號(hào)，或按鍵選擇輸入 4）一般數(shù)據(jù)：如須顯示，用“”選擇 I）地址：如須顯示，用“”選擇 ii）控制：如須顯示，用“”選擇 iii）收付交易：如須顯示，用“”選擇5）公司代碼控制 I）會(huì)計(jì)信息：如須顯示，用“”選擇 ii）受

12、付交易：如須顯示，用“”選擇 iii）信函：如須顯示，用“”選擇 iiii）預(yù)扣稅：不選擇。6）采購組織數(shù)據(jù) I）采購數(shù)據(jù)：如須顯示，用“”選擇 II）合伙人功能：如須顯示，用“”選擇 點(diǎn)擊圖標(biāo)全選。 填入須填項(xiàng)后，按鍵進(jìn)入下一屏： 顯示 供應(yīng)商：地址 連續(xù)按鍵可查詢?cè)诔跏计聊恢兴x各項(xiàng)目的明細(xì)信息。查詢后，按鍵退出操作。4、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的更改：路徑：后勤 物料管理 庫存管理采購主數(shù)據(jù)供應(yīng)商采購中央的修改操作說明：更改供應(yīng)商：初始屏幕 輸入字段選擇需要修改的字段，用“”選擇。方法與顯示相同。進(jìn)入需要修改的屏幕后對(duì)有關(guān)字段進(jìn)行修改。 按鍵結(jié)束操作。5、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的凍結(jié)路徑：后勤 物料管理 庫存

13、管理采購主數(shù)據(jù)供應(yīng)商中央的凍結(jié)操作說明：1、 凍結(jié)/解凍 供應(yīng)商：初始屏幕 輸入字段： 1、供應(yīng)商：輸入已知供應(yīng)商編號(hào)，或按鍵選擇輸入 2、公司代碼：按鍵選擇輸入 3、采購組織：輸入供應(yīng)商所對(duì)應(yīng)的采購組織，或按鍵選擇輸入 輸入完畢，按鍵進(jìn)入下一屏幕：2、凍結(jié)/解凍 供應(yīng)商：細(xì)節(jié)1） 記帳凍結(jié)I）所有的公司代碼：在所有的公司代碼下凍結(jié)。ii）指定的公司代碼：選中指定的公司代碼下進(jìn)行凍結(jié)。解除凍結(jié)時(shí)，則將 ”取消。2）采購凍結(jié)：I） 所有的采購組織：如果要在所有的采購組織圍凍結(jié)某一供應(yīng)商，則用 “”選擇此項(xiàng)；如果要解除某一供應(yīng)商的凍結(jié)，則將“”取消。 II）選擇的采購組織：如果在某采購組織凍結(jié)某一

14、供應(yīng)商，則用“”選擇此 項(xiàng)；如果在某采購組織解除某一供應(yīng)商的凍結(jié)，則將“”取消。 3）由于質(zhì)量原因而凍結(jié)：按鍵選擇。如解除凍結(jié)時(shí)，此處空白。 操作完畢后，按鍵回到初始屏幕：在此屏幕下的信息欄有“變化已經(jīng)發(fā)生”的信息出現(xiàn)按鍵結(jié)束操作。6、刪除供應(yīng)商主數(shù)據(jù)：路徑：后勤 物料管理 庫存管理采購主數(shù)據(jù)供應(yīng)商中央的刪除標(biāo)記操作說明：待刪除標(biāo)記 供應(yīng)商：初始屏幕 輸入字段： 1、供應(yīng)商：輸入已知供應(yīng)商編號(hào)，或按鍵選擇輸入 2、公司代碼：按鍵選擇輸入 3、采購組織：輸入供應(yīng)商所對(duì)應(yīng)的采購組織，或按鍵選擇輸入 輸入須輸入的項(xiàng)后，按鍵進(jìn)入下一屏幕： 2、待刪除標(biāo)記 供應(yīng)商：細(xì)節(jié)刪除標(biāo)記：1） 所有圍：若對(duì)某供應(yīng)

15、商刪除的動(dòng)作在全集團(tuán)圍進(jìn)行，用“”選擇此項(xiàng)；2） 公司代碼的刪除標(biāo)記：若刪除有關(guān)公司代碼數(shù)據(jù)時(shí)，用“”選擇此項(xiàng)；3） 選擇的采購組織：若對(duì)某供應(yīng)商刪除的動(dòng)作針對(duì)某采購組織進(jìn)行，用“”選擇此項(xiàng)；按鍵，再按鍵回到初始屏幕：在刪除供應(yīng)商主記錄前在此屏幕下的信息區(qū)有“變化已經(jīng)發(fā)生”的信息出現(xiàn)按鍵結(jié)束操作。附表：供應(yīng)商申請(qǐng)表事業(yè)部:申請(qǐng)日期: 年 月 日名稱集團(tuán)供應(yīng)商集團(tuán)外國供應(yīng)商集團(tuán)外國外供應(yīng)商臨時(shí)供應(yīng)商供應(yīng)商碼公司代碼采購組織賬戶組10203040供應(yīng)商注冊(cè)名稱檢索詞供應(yīng)商注冊(cè)地址城市郵編國家CNCN語言ZHZH/ENZH傳真增值稅碼銀行國別銀行名稱銀行賬號(hào)統(tǒng)馭科目203020020301002030100排序碼1.014 2.0031.014 2.0031.014 2.003容差組103103103是否檢查發(fā)票XXX訂單貨幣付款條件國際貿(mào)易條件國際貿(mào)易條件(地