1、物業(yè)公司外來(lái)文件管理控制工作程序公 司 程 序 文 件 版 號(hào): A 修改號(hào): 0 EJ-QP6.3 物業(yè)公司外來(lái)文件的管理掌握程序 頁(yè) 碼: 1/21.目的: 對(duì)外來(lái)文件的接收、處理、歸檔管理實(shí)施掌握,確保文件的正常管理和能準(zhǔn)時(shí)處理、遵守和執(zhí)行。 2.適用范圍: 適用于政府主管部門及上級(jí)公司、上級(jí)物業(yè)主管部門及其它管理關(guān)系單位發(fā)給公司的文件。 3.引用文件:3.1質(zhì)量手冊(cè)第4.5章3.2 ISO9002標(biāo)準(zhǔn)第4.5章4.職責(zé):4.1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各類外來(lái)文件、責(zé)成有關(guān)部門處理。4.2綜合辦公室負(fù)責(zé)處理除工程修理部工程技術(shù)文件、分承包合同、工程移交文件、經(jīng)營(yíng)管理部的經(jīng)營(yíng)合同、協(xié)議書以

2、外的外來(lái)文件,包括上級(jí)公司、政府主管部門傳來(lái)的文件及有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī)、各類規(guī)章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來(lái)的文件整理呈交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批,工程修理部及經(jīng)營(yíng)管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。4.3各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)往來(lái)中的外來(lái)文件及有關(guān)物業(yè)管理合同的法令、法規(guī)的接收,經(jīng)公司副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,負(fù)責(zé)依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示處理有關(guān)文件。5.工作程序:5.1外來(lái)文件的接收:5.1.1上級(jí)公司文件由綜合辦公室派專人領(lǐng)取,政府主管部門下發(fā)的文件由收發(fā)員送綜合辦公室,綜合辦公室應(yīng)填寫外來(lái)文件接收登記表。5.1.2公司各部門的業(yè)務(wù)往來(lái)文件接收后,統(tǒng)一送交綜合辦公室進(jìn)行分類,登記

3、在外來(lái)文件接收登記表上。5.2外來(lái)文件的處理:5.2.1上級(jí)公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫外來(lái)文件處理表,綜合辦公室主任填寫呈辦看法并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱,綜合辦公室依據(jù)批示轉(zhuǎn)相關(guān)部門,并督促確保文件按總經(jīng)理或副總經(jīng)理批示執(zhí)行。5.2.2外來(lái)的有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī),經(jīng)總經(jīng)理批示后,由經(jīng)營(yíng)管理部送交綜合辦公室并存檔,有關(guān)部門需要時(shí),綜合辦公室將復(fù)印件蓋上受控文件專用章,并做好文件/資料發(fā)放登記表。5.2.3傳真由綜合辦公室在外來(lái)文件接收登記表上登記后,轉(zhuǎn)相關(guān)部門,并由綜合辦公室存檔。5.3外來(lái)文件的檔案管理:5.3.1上級(jí)公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔看法,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,對(duì)不需要使用查閱的文件填寫外來(lái)文件銷毀登記表后進(jìn)行銷毀,對(duì)有價(jià)值的文件進(jìn)行裝訂成冊(cè),并保存。5.3.2日常業(yè)務(wù)文件由綜合辦公室征求相關(guān)部門看法后,提出詳細(xì)處理措施報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相應(yīng)處理,建立文件處理檔案。5.3.3歸檔文件借閱時(shí)受綜合辦公室監(jiān)督,并做好借閱登記。6.支持性文件與質(zhì)量記錄:6