1、設(shè)備檔案整理方法講義荔灣區(qū)檔案局監(jiān)督指導(dǎo)科：鄒紅荔灣區(qū)檔案局監(jiān)督指導(dǎo)科：鄒紅一、歸檔范圍及保管期限 o 1、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位：辦公設(shè)備、電梯、車、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位：辦公設(shè)備、電梯、車輛等采購申請與批復(fù)、協(xié)議書、合同來往函輛等采購申請與批復(fù)、協(xié)議書、合同來往函電（或招標(biāo)、中標(biāo)方面的材料）；開箱的隨電（或招標(biāo)、中標(biāo)方面的材料）；開箱的隨機(jī)文件材料（包括說明書、圖冊、合格證、機(jī)文件材料（包括說明書、圖冊、合格證、裝箱單、安裝規(guī)程、發(fā)票復(fù)印件等）。裝箱單、安裝規(guī)程、發(fā)票復(fù)印件等）。一、歸檔范圍及保管期限 o 2、企業(yè)：、企業(yè)： 自制設(shè)備的歸檔材料（包括設(shè)備的設(shè)計(jì)、研制、自制設(shè)備的歸檔材料（包括設(shè)備的設(shè)計(jì)、

2、研制、試驗(yàn)和制造過程中形成的文件材料，以及該項(xiàng)設(shè)備試驗(yàn)和制造過程中形成的文件材料，以及該項(xiàng)設(shè)備在安裝、使用、維護(hù)檢修、改造過程中形成的文件在安裝、使用、維護(hù)檢修、改造過程中形成的文件材料）。材料）。 購置設(shè)備的歸檔材料（包括購置申請報(bào)告、批復(fù)、購置設(shè)備的歸檔材料（包括購置申請報(bào)告、批復(fù)、訂購協(xié)議、合同等購置文件、開箱隨機(jī)文件、線路訂購協(xié)議、合同等購置文件、開箱隨機(jī)文件、線路安裝、保養(yǎng)、維修及使用后形成的文件材料）。安裝、保養(yǎng)、維修及使用后形成的文件材料）。一、歸檔范圍及保管期限3、保管期限：、保管期限： 以辦公設(shè)備和交通設(shè)備為主的單位以辦公設(shè)備和交通設(shè)備為主的單位（如機(jī)關(guān)、團(tuán)體、街道、管理性的

3、企業(yè)（如機(jī)關(guān)、團(tuán)體、街道、管理性的企業(yè)和事業(yè)單位等），這些設(shè)備檔案的保管和事業(yè)單位等），這些設(shè)備檔案的保管期限一般以期限一般以“短期短期”為主；為主； 機(jī)關(guān)保管期限機(jī)關(guān)保管期限 序號(hào)類目名稱 保管期限1申請報(bào)告、計(jì)劃、請示與復(fù)。申請報(bào)告、計(jì)劃、請示與復(fù)。 短期短期 2上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示。上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示。 短期短期 3進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件。進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件。 長期長期 4開箱記錄及裝箱單。開箱記錄及裝箱單。 短期短期 5安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件保單。安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件保單。 短期短期 6驗(yàn)收、報(bào)告及材料。驗(yàn)收、報(bào)告及材料。

4、 短期短期 7索賠來往函件及結(jié)果文件。索賠來往函件及結(jié)果文件。 長期長期 8設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料。設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料。 短期短期 9使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履書）使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履書） 短期短期 10重大事故的調(diào)查分析及處理意見。重大事故的調(diào)查分析及處理意見。 短期短期 11技術(shù)改造和開發(fā)過程形成的技術(shù)文件材料。技術(shù)改造和開發(fā)過程形成的技術(shù)文件材料。 長期長期 國有企業(yè)保管期限國有企業(yè)保管期限序號(hào)序號(hào) 類目名稱類目名稱 保管期限保管期限 1自制設(shè)備、儀器的申請報(bào)告、計(jì)劃、批自制設(shè)備、儀器的申請報(bào)告、計(jì)劃、批復(fù)和任務(wù)書；設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)說明書、復(fù)和任務(wù)書；設(shè)計(jì)

5、方案、設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)圖、設(shè)計(jì)中的計(jì)算數(shù)據(jù)等。設(shè)計(jì)圖、設(shè)計(jì)中的計(jì)算數(shù)據(jù)等。 長期長期 2引進(jìn)設(shè)備的申請報(bào)告及批復(fù)、合同、協(xié)引進(jìn)設(shè)備的申請報(bào)告及批復(fù)、合同、協(xié)議等談判資料、來往信函、圖紙或招標(biāo)議等談判資料、來往信函、圖紙或招標(biāo)材料等：材料等： 重要的重要的 長期長期 一般的一般的 短期短期 國有企業(yè)保管期限國有企業(yè)保管期限序號(hào)序號(hào) 類目名稱類目名稱 保管期限保管期限 3引進(jìn)設(shè)備的隨機(jī)資料清單、裝箱單、引進(jìn)設(shè)備的隨機(jī)資料清單、裝箱單、出廠合格證、驗(yàn)收單；地基安裝圖、出廠合格證、驗(yàn)收單；地基安裝圖、原理圖、附件圖；磁盤和光盤（另原理圖、附件圖；磁盤和光盤（另存）；使用維護(hù)說明書等。存）；使用維護(hù)說明

6、書等。 長期長期 4安裝調(diào)試運(yùn)行記錄和檢測報(bào)告安裝調(diào)試運(yùn)行記錄和檢測報(bào)告 長期長期 5設(shè)備操作規(guī)程和履歷表設(shè)備操作規(guī)程和履歷表 長期長期 6大、中修記錄，故障分析處理文件大、中修記錄，故障分析處理文件 長期長期 7報(bào)廢申請、鑒定材料、批復(fù)（或處報(bào)廢申請、鑒定材料、批復(fù)（或處理結(jié)果）理結(jié)果） 短期短期 二、歸檔時(shí)間o 1、外購設(shè)備在投入使用之后，將開箱隨機(jī)、外購設(shè)備在投入使用之后，將開箱隨機(jī)文件材料交給本單位檔案員歸檔立卷。文件材料交給本單位檔案員歸檔立卷。o 2、自制設(shè)備在設(shè)備鑒定驗(yàn)收并交付使用后、自制設(shè)備在設(shè)備鑒定驗(yàn)收并交付使用后一個(gè)月內(nèi)由主管部門系統(tǒng)整理后歸檔；一個(gè)月內(nèi)由主管部門系統(tǒng)整理后

7、歸檔；o 3、維修方面的文件材料，維修結(jié)束后一個(gè)、維修方面的文件材料，維修結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。月內(nèi)歸檔。 三、歸檔要求o 歸檔的設(shè)備文件材料歸檔的設(shè)備文件材料,必須完整，系統(tǒng)地反必須完整，系統(tǒng)地反映設(shè)備從設(shè)計(jì)制造或申購到改造的全過程，映設(shè)備從設(shè)計(jì)制造或申購到改造的全過程，文字及圖樣的表述與設(shè)備實(shí)體一致。相同型文字及圖樣的表述與設(shè)備實(shí)體一致。相同型號(hào)的設(shè)備，只歸檔一套即可。號(hào)的設(shè)備，只歸檔一套即可。四、整理方法o 1、組卷及卷內(nèi)文件排列、組卷及卷內(nèi)文件排列按設(shè)備的臺(tái)（套）為單位進(jìn)行組卷。一臺(tái)（套）按設(shè)備的臺(tái)（套）為單位進(jìn)行組卷。一臺(tái)（套）設(shè)備可組成一卷或若干卷。每一個(gè)案卷均由案設(shè)備可組成一卷或若

8、干卷。每一個(gè)案卷均由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表組成。備考表組成。文字材料按問題、時(shí)間或重要程度來排列。批文字材料按問題、時(shí)間或重要程度來排列。批復(fù)在前、請示在后；正文在前、底稿在后。有復(fù)在前、請示在后；正文在前、底稿在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。譯文的外文資料譯文在前，原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖樣在圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖樣在后。后。四、整理方法o 2、編目、編目編頁碼：設(shè)備檔案的卷內(nèi)文件頁碼的編制有三種情況：編頁碼：設(shè)備檔案的卷內(nèi)文件頁碼的編制有三種情況： 卷內(nèi)材料多數(shù)是單頁或幾頁組

9、成案卷的，用號(hào)碼機(jī)將頁卷內(nèi)材料多數(shù)是單頁或幾頁組成案卷的，用號(hào)碼機(jī)將頁碼打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，頁號(hào)從碼打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，頁號(hào)從“1”開始。開始。 幾本為一卷，每本有統(tǒng)一頁號(hào)的案卷，可以不用打頁碼，幾本為一卷，每本有統(tǒng)一頁號(hào)的案卷，可以不用打頁碼，將每一份材料起止頁號(hào)填在卷內(nèi)文件目錄各份材料的頁將每一份材料起止頁號(hào)填在卷內(nèi)文件目錄各份材料的頁號(hào)欄。號(hào)欄。 單份獨(dú)立材料為一卷（說明書、圖冊等），每份有統(tǒng)一單份獨(dú)立材料為一卷（說明書、圖冊等），每份有統(tǒng)一頁號(hào)的可以不用另外打頁碼。頁號(hào)的可以不用另外打頁碼。 頁號(hào)更改時(shí)頁號(hào)更改時(shí)“劃改劃改”或或“蓋改蓋改”，不要

10、用涂改液。，不要用涂改液。 四、整理方法卷內(nèi)目錄和編制卷內(nèi)目錄和編制將歸檔的案卷內(nèi)文件材料填寫卷內(nèi)目錄將歸檔的案卷內(nèi)文件材料填寫卷內(nèi)目錄。 卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄 檔號(hào)：檔號(hào)：C1 序序號(hào)號(hào) 科技文件材料題名科技文件材料題名 責(zé)任者責(zé)任者 文件文件日期日期 文件文件編號(hào)編號(hào) 頁頁次次 備備注注 1SAMSUNG20用戶指用戶指南南三星電子三星電子公司公司2003.07.230012四、整理方法 卷內(nèi)文件目錄必須用森藍(lán)文檔管理軟件進(jìn)行卷內(nèi)文件目錄必須用森藍(lán)文檔管理軟件進(jìn)行著錄管理，并打印一式二份，一份隨卷內(nèi)文著錄管理，并打印一式二份，一份隨卷內(nèi)文件材料一同裝訂組卷，一份與科技檔案分類件材料一同裝訂組卷

11、，一份與科技檔案分類目錄一起裝訂成檢索目錄。目錄一起裝訂成檢索目錄。四、整理方法分類與編號(hào)分類與編號(hào)機(jī)關(guān)設(shè)備檔案代號(hào)：機(jī)關(guān)設(shè)備檔案代號(hào)：“C” 檔號(hào)的編制：機(jī)關(guān)設(shè)備檔案可不設(shè)二級(jí)類目，檔號(hào)的編制：機(jī)關(guān)設(shè)備檔案可不設(shè)二級(jí)類目，直接在一級(jí)類目下每臺(tái)設(shè)備編號(hào)歸檔，如：直接在一級(jí)類目下每臺(tái)設(shè)備編號(hào)歸檔，如： C1n 案卷順序號(hào)案卷順序號(hào) 設(shè)備檔案代號(hào)設(shè)備檔案代號(hào) 每臺(tái)設(shè)備案卷號(hào)按時(shí)間順序編一個(gè)流水號(hào)每臺(tái)設(shè)備案卷號(hào)按時(shí)間順序編一個(gè)流水號(hào),滿三位數(shù)斷號(hào)。滿三位數(shù)斷號(hào)。四、整理方法 企業(yè)設(shè)備檔案代號(hào)：企業(yè)設(shè)備檔案代號(hào)：“1” 檔號(hào)的編制：相對來講，企業(yè)的設(shè)備檔案檔號(hào)的編制：相對來講，企業(yè)的設(shè)備檔案復(fù)雜一些，

12、需要按照設(shè)備的復(fù)雜一些，需要按照設(shè)備的“性質(zhì)性質(zhì)”分一級(jí)分一級(jí)屬類，每個(gè)一級(jí)屬類再按照設(shè)備型號(hào)分二級(jí)屬類，每個(gè)一級(jí)屬類再按照設(shè)備型號(hào)分二級(jí)屬類，二級(jí)屬類下按階段材料組卷，如屬類，二級(jí)屬類下按階段材料組卷，如 ：1.1專用設(shè)備專用設(shè)備 1.1.1 CXXXX車床車床 1.1.2 XXXXXXXX 1.2通用設(shè)備通用設(shè)備 1.2.1 XXXXXXXX1 1.2.2 XXXXXXXX2 四、整理方法案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制 案卷封面的編制案卷封面的編制案卷題名案卷題名 要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。 結(jié)構(gòu)：案卷題名結(jié)構(gòu)

13、：案卷題名 = 項(xiàng)目名稱項(xiàng)目名稱 + 內(nèi)容特征內(nèi)容特征 + 文件文件名稱名稱 例：例：SAMSUNG牌牌06ST筆記本電腦的用戶指南、筆記本電腦的用戶指南、修證書修證書立卷單位立卷單位 填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。門。 四、整理方法案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制案卷封面的編制案卷封面的編制起止日期起止日期 可只填寫起止年月可只填寫起止年月 如：如：2000年年3月至月至2000年年8月或月或 2000.32000.8保管期限、密級(jí)保管期限、密級(jí)卷內(nèi)備考表編制卷內(nèi)備考表編制 案卷封面模式C-1SAMSUNG牌牌06

14、ST筆記筆記本電腦用戶指南、修證書本電腦用戶指南、修證書荔灣區(qū)檔案局荔灣區(qū)檔案局2004.3.31長期長期 卷內(nèi)備考表模式張三張三四、整理方法o 3、裝訂入盒、裝訂入盒設(shè)備文件材料可分為裝訂和不裝訂兩種設(shè)備文件材料可分為裝訂和不裝訂兩種: 凡是幾份文件材料組合成案卷的一般都要裝凡是幾份文件材料組合成案卷的一般都要裝訂，采用訂，采用“三孔一線三孔一線”辦法裝訂，裝訂前要除辦法裝訂，裝訂前要除掉材料上的金屬物，按掉材料上的金屬物，按A4規(guī)格裝訂。如是小冊規(guī)格裝訂。如是小冊子、卡片形式的材料可自制紙袋裝好，并在材子、卡片形式的材料可自制紙袋裝好，并在材料右上角蓋上檔號(hào)章。料右上角蓋上檔號(hào)章。 模式模

15、式:全宗號(hào)全宗號(hào)檔檔 號(hào)號(hào) 55C-1四、整理方法 凡單本材料為一卷，材料本身有頁碼的可凡單本材料為一卷，材料本身有頁碼的可以不用裝訂，只在材料右上角上蓋上檔號(hào)章。以不用裝訂，只在材料右上角上蓋上檔號(hào)章。 將裝訂好的案卷以檔號(hào)排列順序入盒，盒將裝訂好的案卷以檔號(hào)排列順序入盒，盒面不需要填寫。只填寫脊背的內(nèi)容。面不需要填寫。只填寫脊背的內(nèi)容。 C-1四、整理方法o 4、科技檔案分類目錄及目錄號(hào)編制科技檔案分類目錄及目錄號(hào)編制 科技分類目錄：按目錄格式照實(shí)抄錄，用科技分類目錄：按目錄格式照實(shí)抄錄，用森藍(lán)文檔管理軟件進(jìn)行著錄，打印一份與相森藍(lán)文檔管理軟件進(jìn)行著錄，打印一份與相應(yīng)的卷內(nèi)目錄一起裝訂成檢索目錄。應(yīng)的卷內(nèi)目錄一起裝訂成檢索目錄。 科技檔案分類目錄科技檔案分類目錄類別：類別：C檔案號(hào)檔案號(hào)總登記號(hào)總登記號(hào)案卷題名案卷題名頁頁數(shù)數(shù)份份數(shù)數(shù)立卷立卷單位單位起止起止時(shí)間時(shí)間保管保管期限期限密密級(jí)級(jí)變更變更情況情況C-1SAMSUNG牌牌06ST筆記筆記本電腦的用戶指南、修證書本電腦的用戶指南、修證書999荔灣荔灣區(qū)檔區(qū)檔案局案局2004.3.31長期長期四、整理方法 目錄號(hào)編制：將已裝訂好的檢索目錄冊編目錄號(hào)編制：將已裝訂好的檢索目錄冊編號(hào)，每冊目錄編一