1、淺議等級醫(yī)院評審中檔案管理上等達(dá)標(biāo)等級醫(yī)院評審是一個醫(yī)院綜合實(shí)力和整體水平的具體表現(xiàn)，它從質(zhì)量、安全、服務(wù)、管理、績效等不同方位，多個角度、各個層次對醫(yī)院進(jìn)行系統(tǒng)的評價，而檔案管理又是等級醫(yī)院評審中重要的一個環(huán)節(jié)。作為醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、行政管理以及其他和活動中形成的歷史記錄，醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院工作的脈絡(luò)和骨架，是醫(yī)院管理的重要依據(jù)和重要信息。所以，做好檔案資料的收集、整理、分類、組卷工作，是確保等級醫(yī)院評審成功的重要步驟。1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀1.1 醫(yī)院檔案管理工作各級管理人員重視不夠在醫(yī)院建設(shè)中，各級管理人員大多關(guān)注醫(yī)療技術(shù)的提高，對檔案工作的重要性沒有足夠的重視，也沒有對檔

2、案管理提出具體的計劃和要求。主要體現(xiàn)在: 一是不注意保存，由于部門檔案是各自保存，分散管理，沒有及時整理歸檔，更談不上利用: 二是部分管理人員缺乏檔案管理的基本常識: 三是不善于合理利用，一些部門把檔案資料作為科室甚至是個人的資料，據(jù)為己有，甚至發(fā)生人離開原崗位資料就帶走了的現(xiàn)象，使得檔案資料的利用沒有得到最大化。1.2 醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)檔案管理是一項面廣量大的工作，工作枯燥但對責(zé)任心的要求還特別高。目前醫(yī)院檔案管理人員突出表現(xiàn)為專業(yè)知識老化、知識面狹窄、知識結(jié)構(gòu)不合理等。部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作簡單地理解為把文件材料收集起來，裝訂一下，認(rèn)為什么人都能干得好，忽視檔案管理工作者也需要

3、一定的專業(yè)知識，需要建章立制，依法保管與利用，更需要借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗和技術(shù)，不斷提高管理水平。1.3 醫(yī)院檔案管理信息化程度不高目前檔案檢 索工具種類單一、功能不全、檢索速度慢、效率低，傳統(tǒng)的檔案利用方式已不適應(yīng)檔案用戶和檔案信息加工的需要，雖然許 多醫(yī)療單位也已經(jīng)開始嘗試使用電子檔案，但由于在軟件設(shè)計與 開發(fā)過程中檔案管理者參與較少，導(dǎo)致軟件開發(fā)者不能將檔案管 理的專業(yè)要求很好地實(shí)現(xiàn)，產(chǎn)生了信息輸入困難、信息歸類不嚴(yán)謹(jǐn)、搜索結(jié)果錯誤等問題。2 醫(yī)院檔案管理上等達(dá)標(biāo)的途徑2.1 重在平時全力加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理建設(shè) 一是建立健全醫(yī)院檔案管理制度。醫(yī)院檔案由于內(nèi)容廣泛，專業(yè)性強(qiáng)，保管要求及保密性高

4、等原因，所以必須建立一套行之 有效的管理制度，并不斷地加以完善，特別是要重視建立和完善 檔案材料的收集、登記制度，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理和考核制度，一旦發(fā) 現(xiàn)缺失遺漏，應(yīng)及時查補(bǔ)，確保檔案的完整性。二是開展醫(yī)院檔案管理技術(shù)。我院明確檔案管理專職人員，安排參加檔案行政主管部門舉辦的檔案業(yè)務(wù)知識，滿足實(shí)際工作 需要，并組織了各個職能處室的檔案管理人員到檔案工作先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們先進(jìn)的管理模式和操作流程。為了更好地做好檔案工作，醫(yī)院還專門請檔案局的老師來院進(jìn)行，按照評審新規(guī)定自查，發(fā)現(xiàn)了缺乏日常資料系統(tǒng)的收集和整理、計劃和制度與實(shí)際工作脫節(jié)，以及發(fā)現(xiàn)問題后缺乏改進(jìn)措施等，針對問題及時整改。三是加強(qiáng)醫(yī)院

5、檔案硬件和軟件設(shè)施建設(shè)。在硬件方面，配備計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，改善檔案室環(huán)境，閱檔室、工作室、庫房分開，是目前醫(yī)院檔案管理迫切需要解決的問題。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)加大檔案工作的資金投入，規(guī)劃了新的檔案室，切實(shí)做到三室分開、達(dá)到八防要求，并按照星級標(biāo)準(zhǔn)要求，建立院史檔案館。在軟件方面，醫(yī)院信息處設(shè)立檔案工作專用服務(wù)器，開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，引進(jìn)專業(yè)檔案管理軟件，進(jìn)行在線歸檔與管理，在內(nèi)部局域網(wǎng)和OA辦公系統(tǒng)中建立管理模塊，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檢索、查閱等功能。2.2 以評促優(yōu)全面提高醫(yī)院檔案管理水平一是知曉等級醫(yī)院評審查閱的檔案內(nèi)容。根據(jù)評審要求，評審專家以查看近3 年的醫(yī)院管理和醫(yī)療質(zhì)

6、量的檔案資料為主線，結(jié)合現(xiàn)場檢查、操作考試等途徑進(jìn)行全方位評審。內(nèi)容涉及醫(yī)院管理的各個方面，每1 類又細(xì)化為幾十項專項指標(biāo)，比如醫(yī)療安全、核定床位、人員配比、人才建設(shè)、院務(wù)公開、滿意度調(diào)查、信息管理等等，從制度、法規(guī)的制定到執(zhí)行落實(shí)情況，從最原始記錄到匯編，無一不納入評審內(nèi)容。評審中，各個資料組成員根據(jù)要求提供原始檔案。二是完善等級醫(yī)院評審所需的檔案資料。一是嚴(yán)格按照三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則的要求，做好各類原始資料的收集整理工作，以往的檔案更加側(cè)重于醫(yī)院大事記、人員檔案、年度報表等。通過等級評審工作，將醫(yī)療質(zhì)量管理、?？漆t(yī)師培訓(xùn)等專題也作為檔案工作的重要內(nèi)容。二是科學(xué)有效地收集整理，分門別

7、類地利用好各類檔案資料，做好各類臺賬資料備查。等級醫(yī)院評審涉及部分指標(biāo)是醫(yī)院日常的工作，但卻并不在原有的歸 檔范圍之列。3 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的幾點(diǎn)思考等級醫(yī)院評審是對醫(yī)院整體實(shí)力的一次綜合評定，要真正做到以評促改，以評促建，以評促優(yōu)的目的，必須進(jìn)一步提高檔案管理的認(rèn)識，完善醫(yī)院的檔案管理制度，使醫(yī)院檔案工作更趨制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。3.1 理念先行提高檔案管理全員化認(rèn)識等級醫(yī)院評審對醫(yī)院檔案工作提出了一個區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理的新要求，檔案工作不再僅僅局限于辦公室、人事處、病案室、財務(wù)處等幾個部門，它對各個職能處室都提出了要求，通過這次等級醫(yī)院評審，雖然彰顯了檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性，但也

8、暴露了各部門檔案收集意識的薄弱，很多部門在評審資料準(zhǔn)備階段才發(fā)現(xiàn)許多原始資料如會議記錄、演練記錄等不完全，工作都做了但是什么記錄都沒有，既沒有留計劃、簽到、講課內(nèi)容，也沒有留影像記錄等，許多第一手資料就這么缺失了。所以，在今后的工作中，醫(yī)院除了要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，還要強(qiáng)化檔案工作重要性的宣傳，努力營造檔案工作人人重視和參與的氛圍。3.2 建章立制確保檔案管理機(jī)制化運(yùn)行在醫(yī)院評審中將 PDCA模式應(yīng)用于醫(yī)院自我評價工作中，其流程 是 :(1)P(Plan) 計劃。醫(yī)院要組建以院長為一把手、科室主任為成員的醫(yī)院評審委員會，精讀標(biāo)準(zhǔn)，掌握標(biāo)準(zhǔn)，制定各個科室的迎評方案，即做什么，什么時間做，怎么做，誰來做

9、，做到什么程度等都要計劃明確，并形成制度。(2)D(DO) 執(zhí)行，確定目標(biāo)后，落實(shí)到位，責(zé)任到人?？剖液蛡€人按規(guī)定實(shí)施計劃，包括個人自主執(zhí)行與科室主任督促執(zhí)行。(3)C(Check) 檢查，醫(yī)院評審委員會定期派工作人員檢查計劃的執(zhí)行情況，要以評審標(biāo)準(zhǔn)為出發(fā)點(diǎn)，將已經(jīng)完成的計劃同目標(biāo)值進(jìn)行比較，看是否達(dá)到了預(yù)定目標(biāo)，并找出未完成的原因。(4)A(Action) 處理，對實(shí)施的效果進(jìn)行總結(jié)和歸納，對不能完成的，總結(jié)原因，重新修訂計劃，進(jìn)入下一輪PDC/W環(huán)。3.3 信息支撐構(gòu)建檔案管理現(xiàn)代化平臺為了滿足檔案數(shù)量急劇增加和現(xiàn)代化醫(yī)院對檔案利用頻繁的需求，醫(yī)院必須大力改變和更新檔案利用的方法，加強(qiáng)檢索工具體系建設(shè)，建立檔案目錄中心。同時，樹立檔案信息資源共享意識，全面提高檔案現(xiàn)代化管理水平。要建立區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理的模式，使傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案