1、來訪接待治理規(guī)定1標(biāo)準(zhǔn)公司來訪接待治理工作.2適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司的來訪接待治理工作.本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公司接待來訪的程序和要求.3治理責(zé)任3.1 接待來訪的治理部門為綜合部.3.2 對外接待需其他部門配合時,可由綜合部進(jìn)行協(xié)調(diào),相關(guān)部門應(yīng)服從安排,積極配合.4程序和要求4.1 原那么4.1.1 接待應(yīng)遵循“平等、對口、主動、熱情、大方、節(jié)約、周到、不卑不亢的原那么.4.1.2 一般情況下,級別與權(quán)限相當(dāng),同級別由面,特殊情況高規(guī)格接待,接待人員應(yīng)統(tǒng)一著裝.4.1.3 各職能部門對口接待,假設(shè)是綜合性接待,相關(guān)部門應(yīng)予以配合.4.1.4 接待來賓從簡,不鋪張浪費,主方人數(shù)原那么上不超過賓客人數(shù)的

2、十分之二.4.1.5 以禮相待,接待程序應(yīng)銜接周密,接待方式應(yīng)完善,使客人快樂而來,滿意而去.4.1.6 重要接待要有記錄.接待時應(yīng)注意保守公司機(jī)密.4.2 程序4.2.1 掌握來賓的根本情況：單位、人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)和使命,抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班.4.2.2 提由接待意見：接待部門、人員、規(guī)格、方式、安排、費用預(yù)算,報請總經(jīng)理批準(zhǔn).4.2.3 接待來賓身份、人數(shù)、性別預(yù)訂住宿,安排好伙食標(biāo)準(zhǔn)、用餐方式、時間、地點,按抵達(dá)時間按時派人派車迎接.4.2.4 公司有關(guān)人員前往迎賓.4.2.5 接待規(guī)格和禮儀,安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)前往住所看望,接待部門安排會見地點、時間、陪同人員.4.2.6

3、 按要求組織來賓活動,參觀、考察、交流、座談會等.4.2.7 根據(jù)客人意見,預(yù)定車、船、機(jī)票,話別送行,派人派車送至車站、碼頭或機(jī)場.4.3 禮儀4.3.1 名片的接受和保管：a名片應(yīng)先遞給上級或長輩；b把自己的名片遞由時,應(yīng)把文字向著對方,雙手拿由,一邊遞交,一邊說由自己的姓名；c接對方名片時,應(yīng)雙手去接,拿到手后,馬上要看,正確記住對方姓名后,將名片收起,如遇對方姓名有難認(rèn)的文字,馬上詢問；d對收到的名片妥善保管,以便檢索.4.3.2 介紹與被介紹方式和方法如下：a直接見面介名B場合下,應(yīng)先把下級介紹給上級；先把年輕的介紹給年老的先把本公司的人介紹給來賓；b當(dāng)一方有很多人需要同時介紹時,應(yīng)

4、先介紹其中職位最高或酌情而定；男女間的介紹,應(yīng)先把男性介紹給女性；c無論是何種形式、關(guān)系、目的和方法的介紹,應(yīng)該對介紹的對象和內(nèi)容負(fù)責(zé).4.3.3 接待時要求如下：a在規(guī)定接待時間內(nèi),不應(yīng)遲到或缺席；b來賓訪問時,馬上起身,并熱情讓座；c接待來賓時應(yīng)主動、熱情、大方、微笑；d來賓比擬多時應(yīng)按序進(jìn)行,不能先接待熟悉的,而冷落其他來賓.4.4 接待的其他規(guī)定4.4.1 對口接待部門必須提前一天與公司綜合部聯(lián)系,并說明來訪者單位、目的、人數(shù)、抵離時間、接送安排、用餐安排、住宿安排及接待規(guī)格,公司綜合部根據(jù)公司有關(guān)指示接待來訪單位.4.1.2 所有人員在未接到公司指示前,對來訪、參觀、學(xué)習(xí)人員應(yīng)婉言回

5、拒,并告之本公司的接待程序.4.1.3 政府部門領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒介機(jī)構(gòu)來公司臨時進(jìn)行檢查或采訪時,當(dāng)值人員應(yīng)及時通知綜合部經(jīng)理如來訪者級別較高時,應(yīng)請示總經(jīng)理陪同,安排好接待效勞工作,并請領(lǐng)導(dǎo)簽名、留影.4.1.4 重要的接待工作須做好來訪記錄和來賓簽名、拍照工作,有關(guān)資料交對外合作部妥善保管,并在年度?公司大事紀(jì)要?中予以反映；有關(guān)接待的信息,由資料員匯總上報公司,根據(jù)公司需要提供相關(guān)資料和照片,供公司留存、宣傳之用.4.1.5 所有接待場所、名牌、簽名簿、水果、禮品、就餐等工作,由綜合部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,按來訪者級別統(tǒng)一進(jìn)行安排.4.1.6 本制度自2021年3月10日開始執(zhí)行.1 .5來訪接待的

6、流程圖對口接待部門責(zé)任人總經(jīng)理落實責(zé)任人資料綜合部存檔信息員來訪接待準(zhǔn)備及流程工程工作內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)責(zé)任人迎賓1.站崗接待員提供來訪時間,提前15分鐘設(shè)立形象崗部門接待員2.擺放參觀指示牌接待員提供參觀路線,提前20分鐘擺好區(qū)域指示牌,3.引路迎賓員根據(jù)提供參觀路線,迎賓人員,4.車位預(yù)留接待員提供車輛型號、數(shù)量由門衛(wèi)協(xié)調(diào)將停車位預(yù)留門衛(wèi),5.衛(wèi)生接待員提供來訪時間,提前1小時將公司大門口的衛(wèi)生清理干凈,并由專人檢查.衛(wèi)生工展示中央1.歡送條幅接待員提供歡送詞,找采購做條幅.做統(tǒng)一內(nèi)容的條幅,反復(fù)利用接待部門責(zé)任人2 .展廳周邊衛(wèi)生接待員提供來訪時間,提前一天做好展廳周邊的衛(wèi)生工作包括展廳室內(nèi)室外、

7、門口、展示刊版、榮譽展架等等,由專人檢查.衛(wèi)生工3 .指引及秩序維護(hù)接待員提供參觀的時間,在參觀人員來之前做好展廳的衛(wèi)生維護(hù)并引領(lǐng)客人進(jìn)入展廳就座,并請參觀人員在觀看公司介紹及信息化介紹遵守環(huán)境秩序.部門接待員4 .電腦、投影儀、音響、公放和所有的線會議室治理員應(yīng)提前1小時測試所有相關(guān)設(shè)備,包括電腦是否插好電源,投影儀圖像是否清楚,音響、公放是否好用,各線路是否有接觸不良的情況等等.工程部小馬5 .便攜式擴(kuò)音囂提前準(zhǔn)備好,留一臺備用,并檢查電池、試音等效果工程部小馬6 .宣傳片提前準(zhǔn)備好,留一臺備用,并檢查電池、試音等效果工程部小馬7 .效勞工作必要時參與效勞工作：維持秩序、引路、倒水等.三樓

8、、六樓前臺會議室1.衛(wèi)生會議室接待人員應(yīng)注意檢查會議室的衛(wèi)生情況包括桌子、椅子、地面、窗簾等衛(wèi)生情況,各個地方都要清掃到位,同時要注意白板筆是否有水等情況.綜合部行政助理和衛(wèi)生工2 .白板、白板筆3 .水果、牙簽、紙抽提前1天預(yù)定購置水果,根據(jù)人數(shù)準(zhǔn)備并要求供貨商在接待當(dāng)天照來客時間提前3小時送到并進(jìn)行信息化布置.要求：購置新鮮容易剝皮的小水果,便于用小叉子或牙簽叉著吃.通常夏天購置草莓、西瓜切成均勻的小塊、李子、葡萄等水果,冬天購置小橘子、小柿子、鮮桂圓、香蕉等水果,將水果洗干凈盛小盤,通常盤內(nèi)盛3種水果,裝盤時注意衛(wèi)生將需剝皮的水果與即食的水果分開盛盤,且記易上火的水果不要同盤由現(xiàn)2種再將

9、牙簽或小叉子擺放在盤邊的右下方,臨近水果盤左側(cè)或右側(cè)整潔的擺好紙巾.采購員和前臺文員4 .鮮花根據(jù)來訪客戶的級別而定,提前3小時準(zhǔn)備到位采購員和前臺文員5 .桌椅提前1天將桌椅擺好,并確認(rèn)擺放位置.前臺文員6 .煙煙需先向倉管員申領(lǐng),同意后根據(jù)客人的數(shù)量到辦公室領(lǐng)取.要求:一般兩人一盒,將煙和打火機(jī)統(tǒng)一擺放在煙缸內(nèi),放在兩位客人所座位間的正上方前臺文員工程工作內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)責(zé)任人會議室7.宣傳資料提前2小時根據(jù)客人的數(shù)量提前準(zhǔn)備好宣傳冊并擺放整潔,要求：根據(jù)客人的不同決定擺放不同的樣冊在會議桌上.集將茶水杯或礦泉水?dāng)[放在會議桌的所定位置.通常夏季擺放礦泉水、春秋冬三季擺放茶水.前臺文員和綜合部行政助

10、理8 .稿紙、筆9 .礦泉水、茶水、咖啡10 .會議室選擇普通小型會議人數(shù)在35人以內(nèi)可選擇三樓議室,如大型參觀人數(shù)較多超過35人,需提前準(zhǔn)備好椅子可選擇培訓(xùn)室,高級別小型會議人數(shù)在25人以內(nèi)可選擇六樓議室接待部門責(zé)任人11 .講解員要求根據(jù)本次參觀人員來訪目的等來確定講解員進(jìn)行針對性地講解.要求普通話流利,應(yīng)變水平強.接待部門責(zé)任人12 .空調(diào)夏天要將空調(diào)提前30分鐘翻開,保持室內(nèi)涼爽前臺文員13 .禮品根據(jù)參觀人員的級別準(zhǔn)備禮品,參觀人員每人有一份禮品,提前跟綜合部經(jīng)理聯(lián)系好.接待部門責(zé)任人講解員負(fù)責(zé)整個參觀過程的講解工作接待員提供參觀的類型、級別、路線、人數(shù)等信息,由講解員做好前期準(zhǔn)備,

11、所有信息都要了解.接待部門責(zé)任人宣傳拍照接待員提供參觀的類型、級別、路線等信息,籌劃部負(fù)責(zé)全程拍照工作,便于事后做好宣傳及存檔部門助理宣傳錄像接待員提供參觀的類型、級別、路線等信息,認(rèn)證部負(fù)責(zé)全程錄像工作,便于事后做好宣傳及存檔部門助理接待部門樣品展示接待員提供參觀的類型、級別、路線等信息,接待部門負(fù)責(zé)全程樣品擺放工作接待部門責(zé)任人車輛安排派車填寫?派車申請單?根據(jù)流程找各部門領(lǐng)導(dǎo)審批,報給綜合部安排車輛綜合部經(jīng)理客飯預(yù)定1.工作餐接待部門負(fù)責(zé)人填寫?工作餐審批單?,根據(jù)流程找各部門領(lǐng)導(dǎo)審批,提前通知綜合部準(zhǔn)備就餐.綜合部行政助理2.酒店預(yù)訂由接待部門負(fù)責(zé)人直接與綜合部聯(lián)系.必要時接待員需做好協(xié)助辦理工作綜合部行政助理工程工作內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)責(zé)任人整體路線前期工作先與綜合部經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系,告知本次參觀的級別、目的、時間、路線、人數(shù)等信息.以便提前做好環(huán)境衛(wèi)生、秩序維護(hù)、交接班安排等相關(guān)事宜.部門相關(guān)負(fù)責(zé)人員1.展廳觀看公司介紹由接待人員帶著參觀人員進(jìn)入展廳