1、 第三講： 檔案接收與保管檔案具體業(yè)務(wù)工作（檔案具體業(yè)務(wù)工作（8個(gè)環(huán)節(jié)）個(gè)環(huán)節(jié)） 收集收集整理整理簽定簽定保管保管檢索檢索利用利用編研編研統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì) 實(shí)體管理（基礎(chǔ)工作）實(shí)體管理（基礎(chǔ)工作） 信息利用開發(fā)信息利用開發(fā)邁好堅(jiān)實(shí)的第一步：邁好堅(jiān)實(shí)的第一步：檔案接收檔案接收 檔案收集工作是依法，通過例行的接受制度和專門檔案收集工作是依法，通過例行的接受制度和專門的征集辦法，把分散在各組織、個(gè)人手中和零散的檔案，的征集辦法，把分散在各組織、個(gè)人手中和零散的檔案，分別集中在各級(jí)各類的檔案保管機(jī)構(gòu)。分別集中在各級(jí)各類的檔案保管機(jī)構(gòu)。第一節(jié)：檔案收集是整個(gè)檔案工作的起點(diǎn)1、 接收方法：接收方法： 例行方法例行

2、方法分級(jí)、定期接收，集中管理分級(jí)、定期接收，集中管理 （無(wú)償上交檔案館）（無(wú)償上交檔案館） （例：先由檔案室收本機(jī)關(guān)的（一級(jí)（例：先由檔案室收本機(jī)關(guān)的（一級(jí) ） 再由檔案館收各機(jī)關(guān)的（二級(jí)）再由檔案館收各機(jī)關(guān)的（二級(jí)） 特殊方法特殊方法征集（檔案館而言）征集（檔案館而言）2、檔案館的接受工作（具體任務(wù)）、檔案館的接受工作（具體任務(wù)） 收集、征集歷史檔案（解放前的都叫歷史檔案）。收集、征集歷史檔案（解放前的都叫歷史檔案）。 及時(shí)接受撤銷機(jī)關(guān)的檔案及時(shí)接受撤銷機(jī)關(guān)的檔案 接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)上交的永久性檔案接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)上交的永久性檔案國(guó)家關(guān)于檔案館接受國(guó)家關(guān)于檔案館接受“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”的規(guī)定：

3、的規(guī)定：省檔案館省檔案館接受省以上機(jī)關(guān)保存滿接受省以上機(jī)關(guān)保存滿20年的檔案。年的檔案。 市、縣檔案館市、縣檔案館接受市、縣級(jí)機(jī)關(guān)保存滿接受市、縣級(jí)機(jī)關(guān)保存滿10年的檔案。年的檔案。 檔案館接受檔案的時(shí)間方式：檔案館接受檔案的時(shí)間方式： 逐年接收逐年接收每年收保管期滿的檔案每年收保管期滿的檔案 定期接收定期接收隔隔3年或年或5年將保管期滿的上交一次。年將保管期滿的上交一次。檔案館接受檔案的的要求：檔案館接受檔案的的要求： 1、數(shù)量充分、質(zhì)量?jī)?yōu)化、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、數(shù)量充分、質(zhì)量?jī)?yōu)化、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理 2、保持全宗和全宗群的不可分散（、保持全宗和全宗群的不可分散（P72)所謂所謂“全宗全宗”

4、就是一個(gè)機(jī)關(guān)檔案的整體就是一個(gè)機(jī)關(guān)檔案的整體所謂所謂“全宗群全宗群”指歷史上形成的有著密卻聯(lián)系的若干全指歷史上形成的有著密卻聯(lián)系的若干全宗宗3 3、檔案室的收集工作、檔案室的收集工作接收本機(jī)關(guān)接收本機(jī)關(guān)（按年度）形成的各種檔案。（按年度）形成的各種檔案。（1 1）檔案室怎樣做好接收工作檔案室怎樣做好接收工作三個(gè)結(jié)合：三個(gè)結(jié)合： A、全面動(dòng)員與個(gè)別交相結(jié)合全面動(dòng)員與個(gè)別交相結(jié)合 B、一般要求和指導(dǎo)收集相結(jié)合、一般要求和指導(dǎo)收集相結(jié)合 C、 清退清退“帳內(nèi)帳內(nèi)”文件和收集帳外文件相結(jié)合文件和收集帳外文件相結(jié)合（2）體現(xiàn)）體現(xiàn)接收工作質(zhì)量好壞的三大指標(biāo)接收工作質(zhì)量好壞的三大指標(biāo)： （1） 齊全率齊全

5、率(單位檔案的門類是否齊全）單位檔案的門類是否齊全） （2 2）完整率（一份案卷檔案的份數(shù)是否完整）完整率（一份案卷檔案的份數(shù)是否完整） （3 3）歸檔率（對(duì)科技檔案而言，項(xiàng)目建檔數(shù)）歸檔率（對(duì)科技檔案而言，項(xiàng)目建檔數(shù)） 什么叫什么叫“立卷立卷” ？ 對(duì)辦理完畢而又有查考保存價(jià)值的文件，按照它們的形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷，叫立卷。 什么叫什么叫“預(yù)立卷預(yù)立卷”？ 文書人員平時(shí)把已處理完畢而又有考查、保存價(jià)值的文件按照預(yù)先設(shè)好的類目歸放，就是預(yù)立卷（為正式立卷的準(zhǔn)備） 什么叫什么叫“案卷案卷”？ 案卷是文書立卷的結(jié)果，是關(guān)于某項(xiàng)案卷是文書立卷的結(jié)果，是關(guān)于某項(xiàng)工作活動(dòng)或某一問題的有密

6、切聯(lián)系的、系工作活動(dòng)或某一問題的有密切聯(lián)系的、系統(tǒng)的文件組合體，是文書檔案的基本保管統(tǒng)的文件組合體，是文書檔案的基本保管單位。單位。 東理上行文東理下行文辦公會(huì)議記要每周安排各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)文書立卷的意義：1、便于保持文件之間便于保持文件之間的歷史聯(lián)系的歷史聯(lián)系 2、便于查找利用、便于查找利用 3、便于保管、便于保管 第二節(jié)：?jiǎn)挝粌?nèi)文件的立卷與歸檔第二節(jié)：?jiǎn)挝粌?nèi)文件的立卷與歸檔兩種不該有的聲音 第一種聲音：第一種聲音： “這不是我的工作。這不是我的工作?！?第二種聲音：第二種聲音：“到時(shí)候再說吧。到時(shí)候再說吧?！?“立卷立卷”工作工作由由“誰(shuí)誰(shuí)”來做此項(xiàng)工作？來做此項(xiàng)工作？ A、地點(diǎn)：文書部門、地

7、點(diǎn)：文書部門由文書部門立卷，定期向機(jī)關(guān)由文書部門立卷，定期向機(jī)關(guān)檔案室移交案卷。檔案室移交案卷。 B、地點(diǎn)：檔案室、地點(diǎn)：檔案室由文書部門定期向檔案室移交屬由文書部門定期向檔案室移交屬歸檔范圍的文件，集中由檔案室組卷。歸檔范圍的文件，集中由檔案室組卷。 怎樣突破這一“難點(diǎn)”工作？1是要領(lǐng)導(dǎo)重視。2積極配合把歸檔收集工作與 行政管理經(jīng)濟(jì)效益掛鉤 量化管理 什么叫什么叫“歸檔歸檔” 所謂所謂“歸檔歸檔”，就是文書部門或業(yè)務(wù)部門，就是文書部門或業(yè)務(wù)部門將文件整理立卷后，按照規(guī)定的時(shí)間移交給檔將文件整理立卷后，按照規(guī)定的時(shí)間移交給檔案室集中保管。案室集中保管。歸檔與收集的關(guān)系歸檔與收集的關(guān)系 實(shí)際上實(shí)

8、際上歸檔和收集是同一工作內(nèi)容，是文書工作與檔案工作的“結(jié)合點(diǎn)”。這兩者交接的環(huán)節(jié)中，檔案室工作人員有重要的監(jiān)控和指導(dǎo)的責(zé)任。保證檔案文件的完整性，為以后開展工作打下基礎(chǔ)把好業(yè)務(wù)關(guān)。（1）上級(jí)機(jī)關(guān)文件 與本機(jī)關(guān)有直接關(guān)系的各種文件。（如：執(zhí)行文件、法規(guī)性文件、重要指示、講話、題詞、會(huì)議文件、 照片、特殊價(jià)值錄音、錄像等。（2）本機(jī)關(guān)文件 與上級(jí)機(jī)關(guān)來往公文 本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)和基本情況文件 對(duì)下級(jí)或平級(jí)來往文件 機(jī)關(guān)的歷史沿革、重要活動(dòng)、人事文件（3）下級(jí)機(jī)關(guān)文件 報(bào)送的計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、法規(guī)性備案文件等。（4）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸機(jī)關(guān)文件 聯(lián)系、協(xié)商來往文件。可供機(jī)關(guān)查考各種法規(guī)性文件。（1）

9、需要立卷歸檔的文件材料）需要立卷歸檔的文件材料 不需要立卷歸檔的文件材料 1)對(duì)工作無(wú)長(zhǎng)遠(yuǎn)的影響，使命已完成的文件2) 無(wú)查證利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件； 3) 僅供參考、參閱、征求意見，不需要辦理的文件； 4) 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批或會(huì)議討論通過的未定稿文件、未生效文件； 5) 一般文件的歷次修改稿、重份文件 ； 6 ）上級(jí)發(fā)普發(fā)參閱文件。 7）同級(jí)和不相隸機(jī)關(guān)不需辦理的抄送件和一般來往文書。 （2）歸檔文件的保管期限 （3）上繳檔案室時(shí)間規(guī)定：）上繳檔案室時(shí)間規(guī)定： 文書檔案（黨、政、工、團(tuán)）第二年文書檔案（黨、政、工、團(tuán)）第二年5月前月前 基建基建完（竣）工后三個(gè)月：完（竣）工后三個(gè)月： 科技

10、檔案項(xiàng)目科技檔案項(xiàng)目驗(yàn)收后三個(gè)月驗(yàn)收后三個(gè)月 會(huì)計(jì)檔案形成后三年內(nèi)會(huì)計(jì)檔案形成后三年內(nèi) 相片檔案相片檔案如畢業(yè)生照如畢業(yè)生照畢業(yè)交畢業(yè)交 （4）上交收手續(xù)和要求：）上交收手續(xù)和要求： 交單份文件交單份文件文件清單一式兩份，雙方簽字交實(shí)物。文件清單一式兩份，雙方簽字交實(shí)物。 案卷目錄案卷目錄 檔案室檔案室1份份 交案卷交案卷 一式三份一式三份 檔案館檔案館1份份 卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄 自自 留留1份份 歸檔時(shí)間不宜過急過短，原因歸檔時(shí)間不宜過急過短，原因有三：有三：1)當(dāng)年形成和辦理的文件當(dāng)年形成和辦理的文件有些要在第二年初才能辦完或有些要在第二年初才能辦完或清退；清退； 2)形成文件的業(yè)務(wù)

11、部門對(duì)形成文件的業(yè)務(wù)部門對(duì)剛剛辦理完畢的文件使用頻率剛剛辦理完畢的文件使用頻率較高；較高； 3)文書人員把文件收集齊文書人員把文件收集齊全、整理立卷、編制目錄，也全、整理立卷、編制目錄，也需要一定的時(shí)間。需要一定的時(shí)間。 （4）“十收一補(bǔ)” 1. 處理完畢的有保存價(jià)值的文件隨時(shí)收。處理完畢的有保存價(jià)值的文件隨時(shí)收。 2經(jīng)常用的文件要履行借閱手續(xù)定期收。經(jīng)常用的文件要履行借閱手續(xù)定期收。 3本單位發(fā)文在蓋章時(shí)連同底稿一起收。本單位發(fā)文在蓋章時(shí)連同底稿一起收。 4會(huì)議文件材料要事先做到工作及時(shí)收。會(huì)議文件材料要事先做到工作及時(shí)收。 統(tǒng)計(jì)報(bào)表統(tǒng)計(jì)報(bào)表 5常規(guī)性材料常規(guī)性材料 簡(jiǎn)報(bào)簡(jiǎn)報(bào) 做到心中有數(shù)逐

12、項(xiàng)收。做到心中有數(shù)逐項(xiàng)收。 會(huì)議記錄會(huì)議記錄 6內(nèi)部材料要掌握線索有針對(duì)性地跟蹤收。內(nèi)部材料要掌握線索有針對(duì)性地跟蹤收。 7在機(jī)構(gòu)人員變動(dòng)時(shí)要提前收。在機(jī)構(gòu)人員變動(dòng)時(shí)要提前收。 8年節(jié)放假，保密檢查集中收。年節(jié)放假，保密檢查集中收。 9年末歸檔前全面收。年末歸檔前全面收。 10歸檔發(fā)現(xiàn)不全反復(fù)收。歸檔發(fā)現(xiàn)不全反復(fù)收。 一補(bǔ)：未做記錄的重要活動(dòng)和事一補(bǔ)：未做記錄的重要活動(dòng)和事項(xiàng)及時(shí)補(bǔ)。項(xiàng)及時(shí)補(bǔ)。第四講：檔案保管的任務(wù)和內(nèi)容第四講：檔案保管的任務(wù)和內(nèi)容 檔案損毀的原因檔案損毀的原因 人為因素故意破壞過失損壞年久老化 自然因素內(nèi)因外因檔案保護(hù)工作的意義延長(zhǎng)檔案壽命，以保有效開發(fā)檔案保護(hù)工作的方針“以

13、防為主，防治結(jié)合?！睓n案保護(hù) 基本任務(wù)：四不 維護(hù)檔案管理實(shí)體的秩序化狀態(tài)。固定位置， 保持不亂、不散、盡量保持不受外界影響，延長(zhǎng)檔案物理壽命。 保持 不丟（丟失）不壞（損失） 檔案保管工作須從以下環(huán)節(jié)著手：1、檔案庫(kù)房 庫(kù)房建筑原則：經(jīng)濟(jì)適用美觀 做到做到“八防八防”基本物質(zhì)條件：基本物質(zhì)條件： 庫(kù)房：專室?guī)旆浚簩Ｊ覉?jiān)固堅(jiān)固遠(yuǎn)離水、火、人多遠(yuǎn)離水、火、人多裝具：案卷盒裝具：案卷盒五節(jié)柜五節(jié)柜密集架密集架復(fù)印機(jī)：不外借，本室復(fù)印。復(fù)印機(jī)：不外借，本室復(fù)印。 計(jì)算機(jī)：（計(jì)算機(jī)：（2 2臺(tái)以上）臺(tái)以上） 裝訂機(jī)：電鉆機(jī)裝訂機(jī)：電鉆機(jī)溫、濕度的設(shè)備：溫、濕度的設(shè)備：溫濕度計(jì)溫濕度計(jì) 空調(diào)空調(diào) 抽濕機(jī)

14、抽濕機(jī)滅火器或消防槍（防火）滅火器或消防槍（防火） 防盜錄象探頭防盜錄象探頭 （防盜）（防盜）吸塵器吸塵器（防塵）（防塵）防蟲防毒劑防蟲防毒劑 （防蟲）（防蟲）（一）庫(kù)房管理“八防”創(chuàng)造延長(zhǎng)檔案壽命的關(guān)鍵：控制溫濕度創(chuàng)造延長(zhǎng)檔案壽命的關(guān)鍵：控制溫濕度 （1)庫(kù)房適宜溫度：庫(kù)房適宜溫度：紙質(zhì)載體：1424（10） 縮微膠片：縮微膠片：13132020磁性載體：磁性載體：14142424光盤載體：光盤載體：14142424（2 2）庫(kù)房相對(duì)濕度：）庫(kù)房相對(duì)濕度：紙質(zhì)50%65%（15%）光、磁盤光、磁盤45%45%50%50%（10%10%）檔案室檔案室每天都要對(duì)溫、濕度進(jìn)行每天都要對(duì)溫、濕度進(jìn)行

15、統(tǒng)計(jì)，偏高或偏低都必調(diào)節(jié)，統(tǒng)計(jì)，偏高或偏低都必調(diào)節(jié)，或抽濕或降溫?；虺闈窕蚪禍亍?kù)房為什么要控制溫度和濕度？庫(kù)房為什么要控制溫度和濕度？保護(hù)檔案壽命的需要，保護(hù)檔案壽命的需要， （1）紙的化學(xué)成分：）紙的化學(xué)成分： 纖維素纖維素半纖維素半纖維素木質(zhì)素木質(zhì)素雜細(xì)胞雜細(xì)胞一般來講纖維素含量在一般來講纖維素含量在40%40%以上的植物維素才用來造紙。以上的植物維素才用來造紙。（2 2）影響紙的耐久性的關(guān)鍵影響紙的耐久性的關(guān)鍵纖維素的特性纖維素的特性 水解性與水發(fā)生反應(yīng)與水發(fā)生反應(yīng) ，聚合度下降，機(jī)械強(qiáng)度下降低，霉?fàn)€結(jié)塊，聚合度下降，機(jī)械強(qiáng)度下降低，霉?fàn)€結(jié)塊 造成因素：水份和濕度造成因素：水份和濕度酸

16、（氣、塵、微生物）酸（氣、塵、微生物）酶（霉菌酶（霉菌）紙張含水量在紙張含水量在70%70%左右為最佳狀態(tài)，所以要控制溫濕度左右為最佳狀態(tài)，所以要控制溫濕度氧化性與氧化劑發(fā)生反應(yīng)，聚合度下降，機(jī)械強(qiáng)度降低、紙發(fā)與氧化劑發(fā)生反應(yīng)，聚合度下降，機(jī)械強(qiáng)度降低、紙發(fā)脆脆 造成造成因素：氧化劑因素：氧化劑溫、濕度溫、濕度光光 如果光、氧化劑和水份三者同時(shí)作用纖維素，氧化速度會(huì)更快如果光、氧化劑和水份三者同時(shí)作用纖維素，氧化速度會(huì)更快。 庫(kù)房 溫度：1424（10） 相對(duì)濕度：50%65%（15%） 1）庫(kù)房的（擺布）序化）庫(kù)房的（擺布）序化。整齊一致整齊一致 避光通風(fēng)空間利用避光通風(fēng)空間利用 2 2）裝

17、具的序化：裝具的序化：為了便于管理，檔為了便于管理，檔案柜（架）必編號(hào)。方法：案柜（架）必編號(hào)。方法：1 1自門口起從左至右編架號(hào)（走自門口起從左至右編架號(hào)（走“之之”字形編字形編下去）下去） 架號(hào)： 每組柜又從上每組柜又從上至下編柜號(hào)至下編柜號(hào) 4 柜號(hào)：1 3 2 2 3 1 4。 （門口（門口 ） 53）密集架式的管理）密集架式的管理 標(biāo)識(shí)牌四、庫(kù)房與裝具的序化四、庫(kù)房與裝具的序化全宗號(hào)全宗號(hào)D11柜號(hào)柜號(hào)2年度年度1990類別類別JX案卷案卷起起止號(hào)止號(hào)1-9密集架與普通檔案架比較圖2、檔案裝具 檔案裝具是檔案室必須的基本設(shè)備。檔案裝具種類有很多，各有所長(zhǎng)，應(yīng)根據(jù)庫(kù)房的特點(diǎn)和檔案規(guī)格的

18、不同，合理選用，靈活配置。 底圖柜、防磁柜3、檔案包裝材料 卷皮卷皮卷盒卷盒包裝紙包裝紙五、檔案使用過程中的制度建設(shè)五、檔案使用過程中的制度建設(shè)。庫(kù)房管理制度: 四不（散、丟、損、壞）四不（散、丟、損、壞）三限制（人員、時(shí)間、行為）三限制（人員、時(shí)間、行為）借閱制度：A A 不看與自己無(wú)關(guān)的檔案，不看與自己無(wú)關(guān)的檔案，b.b.外單位看檔案，必由院長(zhǎng)批準(zhǔn)。外單位看檔案，必由院長(zhǎng)批準(zhǔn)。c.c. 不外借，可復(fù)印。不外借，可復(fù)印。d d、不得亂涂劃；不得損壞撕毀不得亂涂劃；不得損壞撕毀檔案。檔案。E E 借閱數(shù)量：每次限定不超過借閱數(shù)量：每次限定不超過2020份。份。F F、借閱必辦理登記手續(xù)。、借閱必辦理登記手續(xù)。安全制度：安全制度：A 非庫(kù)房人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便入庫(kù)。b. 珍貴或絕密檔案應(yīng)放入保險(xiǎn)柜。c. 出入庫(kù)房檔案應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)清點(diǎn)和登記。d 管理人員非工作需要不得談?wù)摍n案內(nèi)容。e.、杜絕一切失密、失盜的可能對(duì)入庫(kù)人員實(shí)行：對(duì)入庫(kù)人員實(shí)行：1、限制人員、限制人員庫(kù)房重地，閑人免入庫(kù)房重地，閑人免入2、限制時(shí)間、限制時(shí)間必有檔案人員陪同。必有檔案人員陪同。3、限制行為：、限制行為： 不得吸煙、