1、辦公用品管理制度8 / 8第1頁共8頁辦公用品管理制度目錄第一章總則第二章適用圍第三章辦公用品的分類第四章管理體制第五章管理原則第六章辦公用品的申請第七章辦公用品的審批第八章辦公用品的采購第九章辦公用品入庫管理第十章辦公用品的領(lǐng)用第十一章辦公用品使用管理第十二章辦公用品報廢第十三章辭職清退情況處理第十四章附則第2頁共8頁辦公用品管理制度第一章總則第一條為規(guī)辦公用品的申報、統(tǒng)計、審批、采購、入庫、保管、發(fā)放、使用、報廢、盤存與交接等方面的管理，控制費用開支，使公司辦公用品的管理工作做到統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)配給，發(fā)放有序，勤儉使用，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。第二章適用圍第二條公司所有部門對辦公用品

2、的申購、領(lǐng)用與報廢等的管理。第三章辦公用品的分類第三條辦公用品分為文具事務(wù)用品、辦公耗材、日用品、辦公設(shè)備與財務(wù)用品等。一、文具事務(wù)用品01、文件檔案管理類：有孔文件夾（兩孔、三孔文件夾）、無孔文件夾（單強力夾、雙強力夾等）、報告夾、板夾、分類文件夾、掛勞夾、電腦夾、票據(jù)夾、檔案盒、資料冊、檔案袋、文件套、名片盒/冊、CD包/冊、公事包、拉鏈袋、卡片袋、文件柜、資料架、文件籃、書立、相冊、圖紙夾等。02、桌面用品：訂書機、起釘器、打孔器、剪刀、美工刀、切紙刀、票夾、釘針系列、削筆刀、膠棒、膠水、膠帶、膠帶座、計算器、儀尺、筆筒、筆袋、臺歷架等03、辦公本?。簾o線裝訂本、螺旋本、皮面本、活頁本、

3、拍紙本、便利貼、便簽紙/盒、會議記錄本等。04、書寫修正用品：中性筆（簽字筆）、圓珠筆、鉛筆、臺筆、白板筆、熒光筆、鋼筆、記號筆、水彩筆、POP筆、橡皮、修正液、修正帶、墨水筆芯、軟筆、蠟筆、毛筆等。05、財務(wù)用品：賬本/賬冊、無碳復(fù)寫票據(jù)、憑證/單據(jù)、復(fù)寫紙、用友耗材、票據(jù)裝訂機、財務(wù)計算器、印臺/印油、支票夾、專用印章、印章箱、手提金庫、機等。06、輔助用品：報刊架、雜志架、白板系列、證件卡、包裝用品、臺座系列、證書系列、鑰匙管理等。07、電腦周邊用品：光盤、U盤、鍵盤、鼠標、移動硬盤、錄音筆、插線板、電池、耳麥、光驅(qū)、讀卡器、存儲卡等。第3頁共8頁辦公用品管理制度08、電子電器用品：排插

4、等。二、辦公耗材01、打印耗材：硒鼓、墨盒、色帶等。02、裝訂耗材：裝訂夾條、裝訂膠圈、裝訂透片、皮紋紙等。03、辦公用紙：復(fù)印紙、 紙、電腦打印紙、彩色復(fù)印紙、相片紙、噴墨打印紙、繪圖紙、不干膠打印紙、其他紙等。04、IT耗材：網(wǎng)約、水晶頭、網(wǎng)線轉(zhuǎn)換接頭、視頻線、電源線等。三、日用品生活用紙、一次性用品、清潔用品、勞保用品、五金工具、碳酸飲料、辦公茶咖啡、純凈水、方便食品等四、辦公設(shè)備01、事務(wù)設(shè)備：碎紙機、裝訂機、支票打印機、指紋機、點鈔機、過塑機、名片掃描儀、機等。02、辦公電器：加濕器、飲水機、電風(fēng)扇、吸塵器等。五、財務(wù)用品01、手工記賬包括：賬本（總賬、明細賬、日記賬等等）、憑證（收

5、入憑證、支出憑證、轉(zhuǎn)賬憑證）、報表（利潤表、資產(chǎn)負債表等等）、鋼筆（最好是財務(wù)專用的那種）、墨水（藍、黑、紅色）、算盤（現(xiàn)在基本上都用計算器了）、尺、回形針、大頭針、科目章、自己圖章、印泥、出納需要各類銀行結(jié)算憑證（貸記憑證、電匯憑證、支票等等，可去銀行購買），有條件的可以為出納配置點鈔機等。02、電腦記賬包括：電腦記賬憑證、財務(wù)軟件、鋼筆（最好是財務(wù)專用的那種）、墨水（藍、黑、紅色）、算盤（現(xiàn)在基本上都用計算器了）、尺、回形針、大頭針、橡皮筋、出納需要各類銀行結(jié)算憑證（貸記憑證、電匯憑證、支票等等）第四章管理體制第四條公司辦公用品管理體制如下第4頁共8頁辦公用品管理制度一、公司行政人資部是辦

6、公用品管理的職能部門，負責(zé)對公司各部門上報的月度辦公用品需求計劃進行審核，并據(jù)以編制公司辦公用品月度匯總需求計劃，上報人資副總經(jīng)理審批，預(yù)算外的與緊急辦公需求還須呈送總經(jīng)理審批。二、公司財務(wù)部是辦公用品采購的職能部門，負責(zé)根據(jù)行政人資部每月遞轉(zhuǎn)的公司辦公用品月度匯總需求計劃審批件，制定公司辦公用品的采購計劃，并據(jù)以實施采購任務(wù)。采購?fù)瓿珊筘撠?zé)入庫、倉管與出庫等方面的管理工作。三、行政人資部負責(zé)公司辦公用品的提取、發(fā)放以與辦公用品的管理等工作，并對各部門領(lǐng)用情況采取登記、匯總、計劃額度的控制。四、未經(jīng)行政人資部授權(quán)的任何職能部門不得自行購買辦公用品，對未經(jīng)授權(quán)或批準而私下實施辦公用品采購，公司行

7、政人資部與財務(wù)部有權(quán)拒簽報銷憑證。第五章管理原則第五條辦公用品管理工作以“統(tǒng)一管理、專業(yè)歸口、統(tǒng)一采購、低庫存”的原則，公司指定行政人資部為辦公用品的專業(yè)歸口管理部門。第六章辦公用品的申請第六條每月25日，各部根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計劃，由該部門經(jīng)理填寫辦公用品需求申請表。經(jīng)本部門直屬副總經(jīng)理或直屬總監(jiān)簽字認可后報至行政人資部。第七條原則上辦公用品的申請資格人為經(jīng)理級與以上管理人員。普通員工的辦公用品需要應(yīng)當(dāng)向自己的經(jīng)理提出，由經(jīng)理統(tǒng)一進行申請。第八條每月26日，行政主管根據(jù)年初公司既定的各部例月辦公用品費用預(yù)算明細表進行審核，并對辦公用品庫存進行核查。審核無誤后，根據(jù)現(xiàn)有庫存量編

8、制公司下月辦公用品需求匯總計劃，報予行政人資部經(jīng)理。對于各部所報的月度辦公用品需求計劃如果超出預(yù)算，行政主管有權(quán)核減。第七章辦公用品的審批第九條行政人資部經(jīng)理對行政主管報送的公司下月辦公用品需求匯總計劃予以審核，審核無誤后報予人資副總經(jīng)理簽批。預(yù)算外的需求或臨時緊急需求，還須總經(jīng)理進行審批。預(yù)算的則由人資副總經(jīng)理簽批即可。第5頁共8頁辦公用品管理制度第八章辦公用品的采購第十條公司財務(wù)部統(tǒng)一負責(zé)各職能部門日常辦公用品的采購工作。第十一條每月28日，財務(wù)部依據(jù)行政人資部遞送已審批后的公司下月辦公用品需求匯總計劃，制定公司下月辦公用品的采購計劃。并據(jù)以向供應(yīng)商下達采購訂單實施采購任務(wù)。第十二條為有效

9、完成采購任務(wù)，原則上由財務(wù)部統(tǒng)一負責(zé)實施采購任務(wù)。對專業(yè)性物品的采購，由所需部門協(xié)助財務(wù)部共同進行采購。第十三條由于特殊的工作情況，急需配備某種辦公用品時，請各部門至少提前三天時間通知行政人資部，并提交“申請報告”經(jīng)總經(jīng)理審批后，行政人資部方可制定辦公用品緊急需求計劃，并報予以財務(wù)部，財務(wù)部據(jù)以實施采購。第十四條辦公用品的采購應(yīng)先進行詢價、比價、議價，對單價大于1000元以上辦公用品并將最終議定價格呈報總經(jīng)理同意后，方可實施采購任務(wù)。第十五條各部門提出的購置需求應(yīng)當(dāng)符合以下條件，否則不予采購。一、確屬辦公所需物品的。二、在辦公用品額度圍的。第十六條財務(wù)部辦公用品采購的時間為每月1日、2日。第九

10、章辦公用品入庫管理第十七條供應(yīng)商送來所購的辦公用品在入庫前須進行驗收，對于符合規(guī)定要求的，由倉管人員負責(zé)對采購的辦公用品進行登記入庫，對不符合規(guī)定要求的，倉管人員有權(quán)拒收。由采購人員負責(zé)辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。第十八條辦公用品采購費用的報銷必須附辦公用品的采購清單，由采購人簽字，并倉管人員簽字確認入庫后，報行政人資部、財務(wù)部門審核、審核確認后須報人資副總經(jīng)理審批，簽字方可進行費用報銷。第十九條倉管人員協(xié)助行政主管定期進行辦公用品庫房盤點，確保帳物相符。隨時掌握庫存辦公用品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況，適時增加庫存，保障供給。第二十條領(lǐng)用辦公用品的部門如未填寫辦公用品領(lǐng)用表，或沒有部門經(jīng)理與行政第6頁共8

11、頁辦公用品管理制度人資部行政主管簽字的一律不準出庫。第十章辦公用品的領(lǐng)用第二十一條辦公用品的領(lǐng)用時間為每月5日AM9：00PM18：00領(lǐng)取辦公用品。第二十二條各部門憑辦公用品需求申請表可以領(lǐng)用已采購回公司的辦公用品。在領(lǐng)用時，領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)在行政人資部的辦公用品發(fā)放表上簽上領(lǐng)取人和日期。領(lǐng)取人可以是辦公用品需求申請表申請人，也可以是申請人指定的辦公用品使用人。第二十三條在領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取辦公用品時，行政人資部應(yīng)當(dāng)對領(lǐng)取人做好登記記錄。第十一章辦公用品使用管理第二十四條在日常工作中，處處精打細算，提倡節(jié)省每一紙，每一支筆，努力降低辦公成本。第二十五條辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪作私用，不得

12、用辦公設(shè)備干私活，謀私利，不許將辦公用品隨意丟棄廢置。第二十六條精心使用辦公設(shè)備，認真遵守操作規(guī)程，與時關(guān)閉電源。定期維護保養(yǎng)，最大限度的延長辦公設(shè)備、用品使用壽命。第二十七條辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用。復(fù)印紙用于復(fù)印，不得用做草紙、包裝紙。大頭針、曲別針等要反復(fù)使用。紙可雙面利用，修改校對稿可先用廢舊紙打印等，充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。第二十八條印制文件材料要有科學(xué)性和計劃性。要根據(jù)文件材料印制要求與數(shù)量選擇合適的印制方式，既要方便快捷，又要使成本最低。并力求使印制數(shù)與需用數(shù)基本相符，略有余富，避免不必要的浪費。第二十九條各部門辦公用品從領(lǐng)用到報廢需兩

13、年時間不得重復(fù)領(lǐng)用耐用品，如兩年出現(xiàn)損壞或無法維修的辦公用品，領(lǐng)用部門或領(lǐng)用人將照價賠償。第三十條員工離職時應(yīng)依出庫單所領(lǐng)辦公用品一并退回（消耗品除外）。第十二章辦公用品報廢第三十一條公司對耐用辦公用品的報廢實行審批管理。各部門如有耐用辦公用品損第7頁共8頁辦公用品管理制度壞，不能使用的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進行處理。一、對簡單問題的可以自行維修處理。但對有保修辦公用品，且在保修期的，不得擅自自行處理。二、可維修品出現(xiàn)問題的應(yīng)當(dāng)提交辦公用品維修申請表至行政人資部統(tǒng)一進行處理。三、對維修不成的耐用辦公用品實行報廢處理。報廢應(yīng)當(dāng)是在對可能維修的，在提交過維修申請，經(jīng)過維修但無法修好的情況下，或者是對無條件維修的，經(jīng)過了行政人資部的故障認定，方可由該辦公用品的保管人填寫辦公用品報廢申請表，經(jīng)行政人資部經(jīng)理審核確認后報廢事項方為成立。四、耐用報廢品在得到報廢審批后應(yīng)當(dāng)由行政人資部進行回收處理，以求極可能的開源節(jié)流。五、耐用辦公用品在完成報廢程序后，應(yīng)當(dāng)從耐用辦公用品登記表上核銷，核銷時應(yīng)做紅筆登記，并附上辦公用品報廢申請表。第十三章辭職清退情況處理第三十二條行政人資部負責(zé)根據(jù)實際情況對員工級別變動后的辦公用品進行增補或消減。第三十三條對于有提出辭職的