1、.協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)需求分析【摘要】 信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)作為新生產(chǎn)力的代表，發(fā)展日新月異，計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)在公共管理中的地位也變得越來(lái)越重要。 計(jì)算機(jī)信息管理和電子商務(wù)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)和單位提供了良好的解決途徑和發(fā)展空間。同時(shí)， Internet 和 Intranet 網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)，則使信息不論在企業(yè)、 單位內(nèi)部還是在全球范圍內(nèi)的瞬時(shí)傳輸和高效共享成為可能。因此，為實(shí)現(xiàn)我單位內(nèi)部日常辦公、工作檔案、公文管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)施“內(nèi)部協(xié)同辦公管理平臺(tái)系統(tǒng)” ，該系統(tǒng)主要作用于我單位 ( 由于特殊原因，以下統(tǒng)稱“企業(yè)” ) 對(duì)某某建設(shè)、開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的資料管理和單位總體經(jīng)營(yíng)運(yùn)作過(guò)程中的行政辦公、

2、行政文檔審批、工作活動(dòng)控制的各類事務(wù)辦理、文件管理等環(huán)節(jié)的規(guī)范化、科學(xué)化管理?！娟P(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化協(xié)同辦公管理平臺(tái)系統(tǒng)需求分析【正文】一、系統(tǒng)概述（一）系統(tǒng)總體規(guī)劃企業(yè)協(xié)同辦公基于 “協(xié)同”的思想， 將企業(yè)的內(nèi)外資源，包括企業(yè)內(nèi)部門與部門之間，以及企業(yè)與外部的供應(yīng)商、分銷商、服務(wù)提供商、客戶及其他合作伙伴等整合在一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)上進(jìn)行管理， 使企業(yè)變成一個(gè)電子化的內(nèi)外部協(xié)同工作的組織。而基于企業(yè)資源網(wǎng)狀管理體系的思想，從任何一個(gè)信息點(diǎn)都可以非常方便地提取出所有與其相關(guān)的信息， 所有的信息和應(yīng)用都是多維的、立體化的、相關(guān)聯(lián)的和充分協(xié)同的。企業(yè)協(xié)同辦公超出了傳統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)的內(nèi)涵，它以企業(yè)內(nèi)外資源

3、的“協(xié)同”和系統(tǒng)各功能模塊之間的“協(xié)同” ，以高度共享、有序、集成和個(gè)性化的信息，高效和規(guī)范的電子化業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)大的分析統(tǒng)計(jì)以及靈活的自定義功能， 獲得對(duì)組織準(zhǔn)確的宏觀和微觀上的認(rèn)識(shí)和分析，從而提升商業(yè)智能和核心競(jìng)爭(zhēng)力。系統(tǒng)規(guī)劃的核心思想是：企業(yè)前期系統(tǒng)建設(shè)中不牽涉企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程重組， 只是協(xié)助企業(yè)通過(guò)方便的流程自定義等功能進(jìn)行流程電子化，以及不斷根據(jù)實(shí)際需求去改變電子化流程。企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)的總體范圍為以下幾方面的有機(jī)結(jié)合，最終以運(yùn)行于企業(yè) Intranet 網(wǎng)絡(luò)的協(xié)同辦公系統(tǒng)作為載體，實(shí)現(xiàn)企業(yè)多部門、各類多種數(shù)據(jù)格式的文檔的整合、發(fā)布、專業(yè)資料.共享和安全存儲(chǔ)。協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)面向項(xiàng)

4、目或任務(wù)組的協(xié)作平臺(tái)（日程 / 計(jì)劃）；工作流事務(wù)管理、業(yè)務(wù)審批、公文流轉(zhuǎn)提供了全面的知識(shí)文檔管理的框架，對(duì)企業(yè)的各類文檔（圖紙，策劃文檔，行銷資料，客戶合同等內(nèi)容）進(jìn)行規(guī)范化的流程管理，并允許用戶在任何時(shí)間和地點(diǎn)編輯、存儲(chǔ)和創(chuàng)建任何類型的文檔。個(gè)人辦公平臺(tái)根據(jù)系統(tǒng)管理平臺(tái)對(duì)企業(yè)決策層 / 員工、供應(yīng)商、合作伙伴、客戶等各類系統(tǒng)應(yīng)用人員的授權(quán)和個(gè)人的個(gè)性化操作界面設(shè)置， 自動(dòng)生成適合于個(gè)人工作內(nèi)容和操作習(xí)慣的個(gè)人工作平臺(tái)，以滿足每類人員高效率工作的需要。系統(tǒng)管理平臺(tái)系統(tǒng)管理平臺(tái)作為整個(gè)協(xié)同辦公平臺(tái)中的重要組成部分， 在系統(tǒng)架構(gòu)中起著關(guān)鍵的技術(shù)支撐作用。企業(yè)知識(shí)門戶企業(yè)屬于知識(shí)密集型的企業(yè)，有效

5、的對(duì)企業(yè)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的管理，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。 協(xié)同辦公系統(tǒng)的結(jié)合知識(shí)管理思想實(shí)現(xiàn)了企業(yè)對(duì)知識(shí)從積累、共享、利用到創(chuàng)新的全過(guò)程的管理。圍繞企業(yè)的知識(shí)存儲(chǔ)、分享、獲取、搜索、挖掘，通過(guò)業(yè)務(wù)梳理，建立企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)地圖，包含文檔庫(kù)（確保各類信息、知識(shí)的收集、文檔庫(kù)分類歸檔） ；專家管理（提供一個(gè)提問(wèn)和回答的平臺(tái)） ；公共討論區(qū)（溝通的平臺(tái)， 問(wèn)題歸檔）；績(jī)效相關(guān)（建立形成知識(shí)的機(jī)制，檢驗(yàn)知識(shí)積累的情況。 ）( 二 ) 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)系統(tǒng)建設(shè)的目的，是幫助企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)管理的主要環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助管理。利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，來(lái)解決目前手工作業(yè)的數(shù)據(jù)處理的不準(zhǔn)確、統(tǒng)計(jì)報(bào)表不及

6、時(shí)等問(wèn)題。主要包括以下幾點(diǎn)：1、對(duì)于各種經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)能及時(shí)管理、自動(dòng)上報(bào)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能對(duì)上報(bào)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、合并和分析， 使領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)了解整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，為其提供決策支持?jǐn)?shù)據(jù)，提高企業(yè)市場(chǎng)應(yīng)變能力。2、通過(guò) Intranet網(wǎng)絡(luò)使公司對(duì)下屬各部門的經(jīng)營(yíng)運(yùn)做過(guò)程，以業(yè)務(wù)報(bào)表和數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)查詢的形式實(shí)施有效的監(jiān)督。3、優(yōu)化企業(yè)工作流、提高人員管理工作效率；全面實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確、及時(shí)、豐富的企業(yè)管理文件、經(jīng)營(yíng)報(bào)表、工程項(xiàng)目文件的管理系統(tǒng)，健全文檔管理，企業(yè)決策層制定企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略目標(biāo)，提供全面準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù)。專業(yè)資料.4、網(wǎng)絡(luò)企業(yè)管理系統(tǒng)具有企業(yè)集團(tuán)海量數(shù)據(jù)處理的能力，支持多種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式，保證企業(yè)數(shù)據(jù)的安全性和處

7、理高效性；5、整個(gè)公司業(yè)務(wù)的信息化管理，聯(lián)機(jī)、實(shí)時(shí)查詢物料數(shù)據(jù)；6、用計(jì)算機(jī)代替實(shí)際工作中的業(yè)務(wù)需求，包括錄存統(tǒng)計(jì)、銷售統(tǒng)計(jì)和單據(jù)的自動(dòng)打印、進(jìn)銷存數(shù)據(jù)核算、客戶資料的保存和分析。7、優(yōu)化部門辦公工作流程，提高工作效率；全面實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確、合理物料管理體系，健全資金管理， 為企業(yè)決策層制定企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略目標(biāo)，提供全面準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù)。8、為企業(yè)的集團(tuán)化管理和網(wǎng)絡(luò)信息化數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程共享打下基礎(chǔ)。二、系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則本系統(tǒng)具有信息量大，信息種類繁多，用戶角色、權(quán)限管理復(fù)雜的特點(diǎn)，在設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)階段要集安全、可靠、易用、易維護(hù)等特性于一身，在技術(shù)層面將完全基于標(biāo)準(zhǔn)的三層體系結(jié)構(gòu)，采用微軟公司先進(jìn)的 .

8、NET 技術(shù)，包括基于 .NET 技術(shù)的開(kāi)發(fā)工具和一系列基于 .NET 的微軟企業(yè)級(jí)服務(wù)器產(chǎn)品。 為了保證本系統(tǒng)的質(zhì)量，我們?cè)谶M(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、部署和運(yùn)行管理規(guī)劃時(shí)將遵循如下原則：安全性：保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的一致性，保證業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)不被非法侵用和修改偽造，保證數(shù)據(jù)不因意外情況丟失和損壞，提供多種安全檢查審計(jì)手段。使用系統(tǒng)平臺(tái)的相關(guān)安全設(shè)置以及應(yīng)用系統(tǒng)的安全性實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的安全性。確保系統(tǒng)不被非授權(quán)用戶侵入，數(shù)據(jù)不丟失，傳輸時(shí)數(shù)據(jù)不被非法獲取、篡改，確認(rèn)對(duì)使用者、發(fā)送和接收者的身份等。利用微軟平臺(tái)的安全功能，可以集成多種符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的安全協(xié)議。可以無(wú)縫集成符合 X.509 標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字證書。

9、準(zhǔn)確性：通過(guò)周密的系統(tǒng)調(diào)研和分析，確保對(duì)業(yè)務(wù)要求的正確理解；通過(guò)規(guī)范的項(xiàng)目管理和嚴(yán)密的系統(tǒng)測(cè)試，保證系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性。同時(shí)，在應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)中，提供多種核查、審計(jì)手段，進(jìn)一步保證系統(tǒng)處理的準(zhǔn)確性?？缮炜s性：系統(tǒng)應(yīng)該真正符合三層客戶 / 服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)，隨著應(yīng)用水平的提高、規(guī)模的擴(kuò)大和需求的增加，系統(tǒng)應(yīng)能滿足新增的需求，而系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)不需做較大的改變?？蓴U(kuò)展性：系統(tǒng)平臺(tái)應(yīng)能方便擴(kuò)展，以支持有價(jià)值的新興應(yīng)用。專業(yè)資料.開(kāi)放性： 微軟 .NET 技術(shù)全面支持 XML、SOAP、WebService 、LDAP等當(dāng)前受到普遍支持的開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)，這就保證了本系統(tǒng)能夠與其它平臺(tái)的應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等

10、相互交換數(shù)據(jù)并進(jìn)行應(yīng)用級(jí)的互操作和互連性?？梢浦残裕?系統(tǒng)建構(gòu)在微軟 .NET 基礎(chǔ)架構(gòu)之上，可以保證組件的重用，保證在將來(lái)發(fā)展中迅速采用最新出現(xiàn)的技術(shù)、長(zhǎng)期保持系統(tǒng)的先進(jìn)。實(shí)時(shí)性：保證實(shí)時(shí)完成大容量數(shù)據(jù)處理的時(shí)效性和系統(tǒng)的高性能，對(duì)業(yè)務(wù)提供并發(fā)處理支持。實(shí)用易用性：系統(tǒng)應(yīng)具有一致的、友好的客戶化界面，易于使用和推廣，并具有實(shí)際可操作性，使用戶能夠快速地掌握系統(tǒng)的使用。可管理易維護(hù)性：在設(shè)計(jì)中充分利用微軟平臺(tái)提供的多種管理手段，以保證微軟平臺(tái)易管理易維護(hù)的特點(diǎn)得到充分發(fā)揮。個(gè)性化技術(shù)：保證在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施過(guò)程中，為用戶提供個(gè)性化的服務(wù)，使用戶能夠根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需求和喜好定制工作平臺(tái)的內(nèi)容，減

11、少使用的復(fù)雜程度，提高使用效率。集成性：系統(tǒng)的設(shè)計(jì)將充分考慮到現(xiàn)有的技術(shù)投資以及未來(lái) AAA公司業(yè)務(wù)的功能要求，利用微軟平臺(tái)提供的多種集成技術(shù)，使整個(gè)系統(tǒng)既能保護(hù)現(xiàn)有投資，又能夠適應(yīng)未來(lái)的功能和技術(shù)要求。先進(jìn)性：所選擇的軟硬件平臺(tái)和整體方案必須是業(yè)界的優(yōu)秀產(chǎn)品，并符合信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)。本系統(tǒng)將完全基于微軟公司最先進(jìn)的體系結(jié)構(gòu) -.NET 分布式體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)。成熟性：采用的應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)和軟件技術(shù)、 產(chǎn)品都應(yīng)具有經(jīng)受市場(chǎng)長(zhǎng)期考驗(yàn)，并具有國(guó)內(nèi)外的眾多成功案例。可行性：系統(tǒng)必須能夠比較方便地實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)目標(biāo)中所要求的功能，具有易于實(shí)施，易于掌握以及實(shí)施成功率高的特點(diǎn)。（二）系統(tǒng)總體架構(gòu)

12、5;×公司協(xié)同辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)拓?fù)鋵I(yè)資料.實(shí)現(xiàn)用戶基于公網(wǎng)收發(fā)系統(tǒng)郵件需單獨(dú)的郵件服務(wù)器（三）××公司協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)功能框架從××公司協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計(jì)， 我們?cè)O(shè)計(jì)方案涉及的每個(gè)功能單元既可獨(dú)立執(zhí)行， 在工作流、數(shù)據(jù)流、信息流上又具有一定的松耦合關(guān)聯(lián)，體現(xiàn)了建設(shè)實(shí)時(shí)企業(yè)協(xié)同工作的基本特征。技術(shù)架構(gòu)模型系統(tǒng)采用先進(jìn)的信息交換和共享服務(wù)技術(shù)體系， 信息交換統(tǒng)一使用 XML作為數(shù)據(jù)表示語(yǔ)言、支持 SOAP數(shù)據(jù)打包和 HTTP等傳輸協(xié)議，從技術(shù)架構(gòu)上可以分為應(yīng)用表現(xiàn)層、應(yīng)用服務(wù)層、核心數(shù)據(jù)層、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)層幾個(gè)層次。應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)

13、發(fā)基于微軟 .NET 平臺(tái)。××公司協(xié)同辦公系統(tǒng)功能整體框架圖.網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)層： 為系統(tǒng)提供軟硬件支撐平臺(tái)，包括主機(jī)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、中間件等。核心數(shù)據(jù)層： 為系統(tǒng)提供重要的數(shù)據(jù)支撐，包括兩類數(shù)據(jù)庫(kù)：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)：各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)：存儲(chǔ)各業(yè)務(wù)基礎(chǔ)信息， 以及各種代碼對(duì)照表、系統(tǒng)配置信息、系統(tǒng)用戶權(quán)限管理。信息以及數(shù)據(jù)交換過(guò)程中的其他數(shù)據(jù)處理方面的中間信息等。系統(tǒng)服務(wù)層： 應(yīng)用支撐層為系統(tǒng)的應(yīng)用服務(wù)提供基礎(chǔ)服務(wù)， 集成了部件化的六個(gè)核心工作平臺(tái)即應(yīng)用中間件、 消息中間件、動(dòng)態(tài)工作流平臺(tái)、 智能表單平臺(tái)、統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)及擴(kuò)展接口。應(yīng)用中間件：達(dá)到和各類外部系統(tǒng)既保

14、持互操作性， 又保證數(shù)據(jù)采集、 傳遞、交流過(guò)程中的安全性的要求。消息中間件：通過(guò)消息中間件產(chǎn)品，構(gòu)架實(shí)時(shí)的業(yè)務(wù)功能平臺(tái)，包括數(shù)據(jù)集成和轉(zhuǎn)換、業(yè)務(wù)過(guò)程協(xié)調(diào)、大范圍的信息傳遞、 用戶通知和系統(tǒng)監(jiān)督管理等功能。在采用信息總線結(jié)構(gòu)建立的信息交換通訊系統(tǒng)平臺(tái)中，體現(xiàn)了技術(shù)先進(jìn)和成熟、便于分步實(shí)施、對(duì)其他系統(tǒng)影響低、高性能、可實(shí)施性強(qiáng)、容易管理等特點(diǎn)。專業(yè)資料.動(dòng)態(tài)工作流平臺(tái)：實(shí)現(xiàn)交換系統(tǒng)的流程管理；智能表單引擎：實(shí)現(xiàn)針對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、報(bào)表自動(dòng)生成等；統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)統(tǒng)的權(quán)限管理的用戶及權(quán)限管理；擴(kuò)展接口：面向各部門程序員二次開(kāi)發(fā)的平臺(tái)。可提供便捷的方式接受部門程序的指令，查詢系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，

15、并以方便的方式將結(jié)果反饋給部門程序。應(yīng)用表現(xiàn)層： 表現(xiàn)層是系統(tǒng)的最終服務(wù)對(duì)象，包括公司各部門工作人員、管理人員、子公司或協(xié)作單位及門戶網(wǎng)站的受眾服務(wù)等工作界面。企業(yè)應(yīng)用服務(wù)層為用戶提供 7 類主要業(yè)務(wù)體系，包括：協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)核心業(yè)務(wù)平臺(tái)個(gè)人工作平臺(tái)系統(tǒng)管理平臺(tái)企業(yè)知識(shí)門戶三、協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)功能分析隨著企業(yè)的集團(tuán)化發(fā)展，電子辦公發(fā)展的目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)平臺(tái)。利用前臺(tái)的協(xié)同辦公平臺(tái)和業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，連接功能強(qiáng)大的中間件，配合后臺(tái)的大型數(shù)據(jù)庫(kù)，使得整個(gè)企業(yè)的知識(shí)鏈和業(yè)務(wù)鏈真正處于高度可開(kāi)發(fā)、 可利用、可控制、可循環(huán)的狀態(tài)，并且能夠發(fā)布所有的信息，使企業(yè)咨詢的流通性和可利用性大大提高

16、。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一整套完整的處理公文流轉(zhuǎn)、流程監(jiān)控、信息共享、權(quán)限分配等辦公功能的系統(tǒng)，并可以對(duì)公文提供借閱、檢索等業(yè)務(wù)，對(duì)文件進(jìn)行組卷、歸檔，對(duì)無(wú)保留的文件進(jìn)行注銷，對(duì)檔案提供查閱等功能。另外，還可利用靈活的工作流程控制來(lái)方便實(shí)現(xiàn)其他的諸如收文、發(fā)文、傳閱件、申請(qǐng)、會(huì)議安排等常用的業(yè)務(wù)工作。實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的網(wǎng)絡(luò)審批、文件的上傳、發(fā)布會(huì)議通知等，實(shí)現(xiàn)異地辦公，只要有網(wǎng)絡(luò)，領(lǐng)導(dǎo)外出也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)登陸辦公管理系統(tǒng)了解本單位各部門的情況，可登陸遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)簽發(fā)文件，通過(guò)權(quán)限的控制，實(shí)現(xiàn)安全的辦公環(huán)境。( 一 ) 系統(tǒng)功能列表：本系統(tǒng)實(shí)施的目的是為了實(shí)現(xiàn)公司總部局域網(wǎng)、異地工程項(xiàng)目樓盤銷處工作人員、遠(yuǎn)程

17、移動(dòng)客戶端用戶對(duì)于公司協(xié)同辦公、項(xiàng)目檔案、專業(yè)資料.公文管理、銷售進(jìn)程等環(huán)節(jié)信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，建設(shè)“協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)”，對(duì)于公司的可持續(xù)性發(fā)展起著很大的推進(jìn)作用。1、公文管理功能說(shuō)明(1) 公司公文管理基本流程 / 模式：公文管理中公文流轉(zhuǎn)的定義是整個(gè)協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心。 要在公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)公文的創(chuàng)建、 審批、修改、簽發(fā)、打印、一、公文管理實(shí)現(xiàn)各種類型的收文登記、多份發(fā)送、定義收文文號(hào)規(guī)則、擬辦、承辦、批注、收收文管理文傳閱、來(lái)問(wèn)退回、添加閱讀人、收文歸檔等。實(shí)現(xiàn)文件的歷史流程記錄。實(shí)現(xiàn)文件分類、搜索、收文打印等。收入文件管理涉及人可將文件轉(zhuǎn)至個(gè)人文檔中。實(shí)現(xiàn)各種類型的發(fā)文擬稿、

18、核稿、簽發(fā)、會(huì)簽、定義發(fā)文文號(hào)規(guī)則、批注、分送、發(fā)文管理催辦、歸檔等。實(shí)現(xiàn)文件的歷史流程記錄。實(shí)現(xiàn)文件分類、搜索、發(fā)文打印等。實(shí)現(xiàn)簽報(bào)擬稿、核示、批示、手寫批注、發(fā)布、歸檔等。實(shí)現(xiàn)文件的歷史流程記錄。簽報(bào)管理實(shí)現(xiàn)文件分類、搜索等。督辦催辦公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中的流程監(jiān)控和催辦、督辦，為公司管理層提供任務(wù)監(jiān)督工具公文歸檔實(shí)現(xiàn)對(duì)公司各類文檔報(bào)告的關(guān)鍵字定義、自動(dòng)匯總、歸檔管理。流程設(shè)置可設(shè)置公文管理流程，可進(jìn)行公文權(quán)限轉(zhuǎn)交，公文任務(wù)工作轉(zhuǎn)交?？筛鶕?jù)用戶設(shè)置的查詢條件和檢索關(guān)鍵字實(shí)現(xiàn)公文的關(guān)鍵字檢索，用戶可查詢經(jīng)辦公文綜合查詢的文件。報(bào)送發(fā)等環(huán)節(jié)，形成組織中的自產(chǎn)文件，并將該文件上報(bào)、平送或下發(fā)。對(duì)于外來(lái)文

19、件，信息能夠快速進(jìn)入系統(tǒng)。對(duì)于高密級(jí)文件，本系統(tǒng)具備只記錄高密級(jí)文件代號(hào)，不記錄文件內(nèi)容，跟蹤紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)過(guò)程的功能。(2) 公文種類：公文管理中文件來(lái)源類型涉及發(fā)文、簽報(bào)、收文三大類。本系統(tǒng)公文管理子系統(tǒng)中所涉及的文件格式包括紙質(zhì)、 Office 文件格式、多種圖片類型文件、 音頻、視頻文件。公文的種類根據(jù)國(guó)務(wù)院新頒布的公文處理辦法，公文種類共有 12 種。適用于企業(yè)、常用的公文主要有決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。公司對(duì)每種公文可以定義模板，通過(guò)模板簡(jiǎn)化相關(guān)人員的排版工作。(3) 公文流程設(shè)置：組織內(nèi)部的文件流程往往非常復(fù)雜，而且經(jīng)常變化。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)功能是基于流

20、程設(shè)定基礎(chǔ)之上的流轉(zhuǎn)。 建立靈活的流程定制機(jī)制是非常關(guān)鍵的。本系統(tǒng)提供的流程定制功能包括角色定義、操作定義、節(jié)點(diǎn)定專業(yè)資料.義、流線定義。首先定義角色，角色是能夠活動(dòng)在節(jié)點(diǎn)上的人員集合。操作是對(duì)流轉(zhuǎn)過(guò)程中的文件所能施加的動(dòng)作。然后定義節(jié)點(diǎn)，節(jié)點(diǎn)是流程中的環(huán)節(jié)。一個(gè)節(jié)點(diǎn)中規(guī)定了哪些人能夠在這個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行哪些操作。流線規(guī)定了流轉(zhuǎn)的方向，將一個(gè)個(gè)的節(jié)點(diǎn)連接起來(lái)。通過(guò)這些定義，可以靈活快速的定制各種復(fù)雜的流程，實(shí)現(xiàn)快速靈活的流程定制和流程調(diào)整。(4) 公司典型的流程如下所示：1、對(duì)外發(fā)文：擬稿部門經(jīng)理審稿（有關(guān)部門會(huì)簽）辦公室文秘/ 主管核稿辦公室主任核稿公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件歸檔2、部門對(duì)外發(fā)文：擬稿主管審

21、稿部門經(jīng)理簽發(fā)部門內(nèi)勤人員打印、整理文件歸檔3、內(nèi)部發(fā)文：擬稿部門經(jīng)理審稿（有關(guān)部門會(huì)簽）辦公室文秘/ 主管核稿相關(guān)部門傳閱公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件歸檔4、部門對(duì)內(nèi)發(fā)文：擬稿主管審稿部門經(jīng)理簽發(fā)文件歸檔注：發(fā)文審稿及會(huì)簽由擬稿人負(fù)責(zé)運(yùn)轉(zhuǎn)，發(fā)文稿送到辦公室核稿后的流程由辦公室負(fù)責(zé)運(yùn)轉(zhuǎn)擬稿人需正確選擇發(fā)文格式，以實(shí)現(xiàn)公文的自動(dòng)編號(hào)及流程規(guī)范；以公司名義發(fā)文，由分管公司副職簽發(fā)。重要的、涉及面廣的文件，由分管公司副職審簽后，交總經(jīng)理簽發(fā)。5、簽報(bào)：（各部門上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示、報(bào)告，不需發(fā)文的公文流轉(zhuǎn)模式）擬稿部門經(jīng)理審稿（有關(guān)部門會(huì)簽）公司領(lǐng)導(dǎo)簽名、批示文件歸檔6、公司收文：收文部門登錄辦公室主任擬辦文件分

22、發(fā)傳閱 / 匯簽相關(guān)批復(fù)意見(jiàn) / 執(zhí)行情況文件歸檔7、部門收文：部門內(nèi)勤人員登錄部門經(jīng)理擬辦部門內(nèi)勤人員分發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)檔案室歸檔.(5) 系統(tǒng)對(duì)公文管理需求的實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)的公文管理是以流程核心為基礎(chǔ)、 基于以 B/S 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、基于 Internet 架構(gòu)的網(wǎng)上辦公模塊 . 系統(tǒng)提供了用戶可以自定義各種文件的模版，實(shí)現(xiàn)用戶自己定義文件的各種類型。系統(tǒng)提供工作流自定義，從而來(lái)滿足用戶對(duì)工作流管理的所有需要。（ 5.1 ）公文種類：公文管理涉及按照文件管理模式分為收文管理、發(fā)文管理、簽報(bào)管理、督辦催辦、公文歸檔等。系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)維護(hù)庫(kù)?？梢詫?duì)一些常用的數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)置，包括主題詞、常用意

23、見(jiàn)、自動(dòng)編號(hào)、公文格式、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等。用戶也可以自己定義符合其企業(yè)內(nèi)部使用的公文種類，并且協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)的自動(dòng)編號(hào)功能還能夠?qū)崿F(xiàn)根據(jù)您自己的需要對(duì)收文、發(fā)文、簽報(bào)管理中中的流水號(hào)進(jìn)行定義，以后就根據(jù)您定義的格式自動(dòng)生成流水號(hào)。同時(shí)在系統(tǒng)中也預(yù)留了手工編號(hào)以便用戶自己定義公文管理的編號(hào)。（5.2 ）自動(dòng)標(biāo)引：公文中往往需要標(biāo)明關(guān)鍵字，以方便將來(lái)查找。但是，關(guān)鍵字指定不準(zhǔn)確是一個(gè)很大的問(wèn)題，為將來(lái)的查找埋下隱患。通過(guò)建立關(guān)鍵詞詞庫(kù)，在每篇文章定稿之前，將符合關(guān)鍵詞詞庫(kù)中的詞匯標(biāo)記為文章的自動(dòng)標(biāo)引詞，并將該標(biāo)引詞在文章中標(biāo)記出來(lái)。同時(shí)，與相關(guān)包含此標(biāo)引詞的文章關(guān)聯(lián)起專業(yè)資料.來(lái)。這樣不但可以

24、解決關(guān)鍵詞不準(zhǔn)確的問(wèn)題， 同時(shí)也可以將相關(guān)的公文進(jìn)行關(guān)聯(lián)，為一篇公文提供相關(guān)背景資料。（ 5.3 ）流程定義：“流程”是協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái) 產(chǎn)品的核心，它是在協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)的“流程”設(shè)計(jì)思路上發(fā)展完善起來(lái)的，更加適合廣大用戶的實(shí)際需求。協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)的流程設(shè)計(jì)更加合理性、 復(fù)雜性和多樣化。系統(tǒng)安裝完成后，不僅提供了常用的一些流程應(yīng)用，還提供一套用于用戶二次開(kāi)發(fā)的流程模板。這樣，用戶可以根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要，做很少的表單開(kāi)發(fā)，就可以做出符合自己的流程應(yīng)用。 流程管理員通過(guò)客戶端的訪問(wèn)方式進(jìn)行流程定義和一些流程高級(jí)的操作， 比如流程的重新路由， 流程的重新分派， 解除死鎖等功能。單位普

25、通員工則可以通過(guò)訪問(wèn)瀏覽器的方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)流程的流轉(zhuǎn)和對(duì)流程的跟蹤查看。流程管理人員可以通過(guò)圖形化的流程設(shè)計(jì)界面，方便地設(shè)計(jì)某項(xiàng)事項(xiàng)的處理流程，并通過(guò)電子表格式的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)界面，設(shè)計(jì)在該處理過(guò)程中要處理的數(shù)據(jù)的樣式。（ 5.4 ）文件合并：各個(gè)科室的工作情況匯報(bào)要匯總為一個(gè)組織的工作情況匯報(bào)。這時(shí)，應(yīng)用文件合并的功能，將幾個(gè)文件合并為一個(gè)新文件，然后再在新合并文件基礎(chǔ)上進(jìn)行修改就可以降低工作強(qiáng)度，提高工作效率。（ 5.5 ）文件關(guān)聯(lián)：文件之間具有一定的相關(guān)性，本系統(tǒng)提供了手工建立這種相關(guān)性的功能。通過(guò)建立文件之間的關(guān)聯(lián)，可以形成文件之間的相互解釋。例如，一份內(nèi)部的通知是根據(jù)一件上級(jí)來(lái)文的指示精神確

26、定的。將二者關(guān)聯(lián)起來(lái)就可以讓組織內(nèi)部的人員更清楚地明白通知的要求和通知的背景。（ 5.6 ）安全控制：主要由以下安全措施，各種安全措施可單獨(dú)或組合使用。加密的用戶帳號(hào)、采用安全連接進(jìn)行 WEB訪問(wèn)、重要的公文可加密，有權(quán)限的人可解密察看、 與 IP 地址、MAC地址綁定和日志記錄及查詢： 系統(tǒng)所有的操作均計(jì)入日志數(shù)據(jù)庫(kù)，有權(quán)限的人可查詢?nèi)罩居涗洝?6) 簽報(bào)管理公司的簽報(bào)管理主要用于各部門上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示、報(bào)告，不需發(fā)文的公文流轉(zhuǎn)模式。擬稿部門經(jīng)理審稿（有關(guān)部門會(huì)簽）公司領(lǐng)導(dǎo)簽名、批示檔案室歸檔專業(yè)資料.（各職能部門）公司公司領(lǐng)擬稿導(dǎo)簽名批示返回?cái)M稿結(jié)束流程完成登記返回部門經(jīng)理返回審核有關(guān)部

27、門文件歸檔歸檔會(huì)簽選擇流程(7) 收文管理收文管理主要對(duì)外來(lái)公文進(jìn)行登記和處理，包括權(quán)限設(shè)置。在登記收文過(guò)程中提供了四種方式（磁盤調(diào)入、標(biāo)準(zhǔn)字段電子公文調(diào)入、掃描和直接輸入），并將登記后的收文送領(lǐng)導(dǎo)批示或閱讀（批示的流程完全可以根據(jù)需要自己定義） ，處理結(jié)束后將文件進(jìn)行歸檔。管理人員可以對(duì)收文處理全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督、催辦、重定位，也可以隨時(shí)打印文件流程跟蹤單及其所有領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)。收文管理業(yè)務(wù)流程圖如下所示：上級(jí)單位發(fā)文收文登記轉(zhuǎn)擬辦收文擬辦外部單位來(lái)文（收發(fā)室）（辦公室）答復(fù)單位內(nèi)部公文審核確定選擇流程批閱流程流程結(jié)束重新定位歸檔處理結(jié)果個(gè)人意見(jiàn)匯總(8) 發(fā)文管理發(fā)文管理主要處理來(lái)文轉(zhuǎn)發(fā)和內(nèi)部

28、制發(fā)的公文。在發(fā)文管理中進(jìn)行正式的擬專業(yè)資料.稿工作，然后將文件提交，此文件將根據(jù)所選的發(fā)文流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，流程結(jié)束后三、行政管理可以直接進(jìn)入登記和歸檔處理。流程結(jié)束后，也可以返回到呈送人，呈送人再將文件給核簽人員進(jìn)行處理，最后此發(fā)文文件也可以進(jìn)行登記和歸檔。在整個(gè)過(guò)程中，可以隨時(shí)查看、打印流程跟蹤表，支持模糊查詢和全文索引。一般發(fā)文管理業(yè)務(wù)流程圖如下所示：發(fā)文擬稿部門會(huì)簽返回?cái)M稿轉(zhuǎn)核簽重答復(fù)定位打印整理核稿（辦公室打字員）（辦公室文秘 /主管）完成登記歸檔返回重定位返回辦公室主任核稿公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件歸檔公司對(duì)外發(fā)文(9) 系統(tǒng)對(duì)公文管理的安全控制：協(xié)同辦公知識(shí)管理平臺(tái)系統(tǒng)中對(duì)系統(tǒng)的安全控制，主

29、要分為以下幾個(gè)部分：通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)權(quán)限設(shè)置、流程權(quán)限控制、文檔的存取控制、文檔的密級(jí)控制。二、日常辦公工作計(jì)劃實(shí)現(xiàn)員工對(duì)部門、部門對(duì)公司的工作計(jì)劃的填寫、審批、上報(bào)。實(shí)現(xiàn)按條件分類查詢。工作總結(jié)實(shí)現(xiàn)員工對(duì)部門、部門對(duì)公司的工作總結(jié)的填寫、審批、上報(bào)。實(shí)現(xiàn)按條件分類查詢。任務(wù)管理實(shí)現(xiàn)上級(jí)對(duì)下級(jí)的任務(wù)布置、結(jié)果匯報(bào)和完成評(píng)價(jià)用款管理通過(guò)辦公系統(tǒng)填寫各類用款單據(jù)，實(shí)現(xiàn)日常支出統(tǒng)計(jì)報(bào)銷管理通過(guò)辦公系統(tǒng)填寫各類報(bào)銷單據(jù)，實(shí)現(xiàn)核銷資金統(tǒng)計(jì)2日常辦公功能說(shuō)明3行政管理功能說(shuō)明專業(yè)資料.印章管理管理公司各種印章的使用簽章登記（公章、法人章、合同章）、借用申請(qǐng)等合同管理登記公司對(duì)外簽署的各種交易合同；對(duì)內(nèi)簽署的合同

30、摘要、關(guān)鍵字信息可查詢、歸檔會(huì)議管理實(shí)現(xiàn)會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要文件編寫、歸檔管理等。資產(chǎn)管理以資產(chǎn)卡片的形式實(shí)現(xiàn)公司各類物產(chǎn)狀態(tài)的登記，分類、查詢檢索。車輛管理公司所屬車輛的登記、日常出行使用情況4檔案管理功能實(shí)現(xiàn)四、檔案管理實(shí)現(xiàn)收文、發(fā)文、簽報(bào)等各類公文檔案的自動(dòng)歸檔移卷、案卷定義、自動(dòng)組卷、各級(jí)權(quán)公文檔案限定義、添加和刪除閱讀人，實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批。實(shí)現(xiàn)檔案分類、條件檢索。實(shí)現(xiàn)各類任務(wù)、工程項(xiàng)目檔案文件的自動(dòng)歸檔、自動(dòng)組卷，各級(jí)權(quán)限定義，實(shí)現(xiàn)檔案借項(xiàng)目檔案閱申請(qǐng)、審批。實(shí)現(xiàn)檔案分類、檔案關(guān)鍵字檢索。實(shí)現(xiàn)公司資產(chǎn)、員工檔案、圖像、音頻、視頻檔案的整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)查詢調(diào)閱。行政檔案大型視頻媒體

31、文件由服務(wù)器上傳，客戶端設(shè)置存儲(chǔ)、查詢路徑。5公共信息功能說(shuō)明五、公共信息組織機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)自定義、展示公司組織機(jī)構(gòu)圖、部門職責(zé)、部門經(jīng)理及工作人員信息。新聞管理實(shí)現(xiàn)對(duì)行業(yè)新聞的人工搜集、發(fā)布、自動(dòng)歸檔。實(shí)現(xiàn)行業(yè)新聞、情報(bào)的分類、搜索。實(shí)現(xiàn)公司公告的填寫、發(fā)布、歸檔等。實(shí)現(xiàn)公告的分類、搜索。實(shí)現(xiàn)公告對(duì)像的自動(dòng)選公司公告取和閱讀權(quán)限控制。電子論壇建立公司內(nèi)部信息交流和討論的園地電子期刊公司內(nèi)部電子期刊的發(fā)布和管理企業(yè)通訊錄實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部各部門、人員；外聯(lián)單位的各種聯(lián)系方式、人員信息的查詢和維護(hù)系統(tǒng)工具箱整理歸納公司員工常用工具軟件，以方便系統(tǒng)用戶的查詢、下載和安裝使用。6個(gè)人辦公功能說(shuō)明六、個(gè)人辦公專業(yè)資料.個(gè)人主頁(yè)為每位組織成員保留個(gè)人主頁(yè)樣式發(fā)布空間。為每個(gè)員工設(shè)置一個(gè)企業(yè)郵箱；實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工內(nèi)網(wǎng)郵件的收發(fā)管理，包括發(fā)件、收件、個(gè)人郵件草稿、轉(zhuǎn)發(fā)等；可自動(dòng)選取組織成員為收信人單獨(dú)或群體發(fā)送。如需同時(shí)實(shí)現(xiàn)外網(wǎng)用戶發(fā)送郵件則需另增外增加單獨(dú)的郵件服務(wù)器。個(gè)人日歷實(shí)現(xiàn)個(gè)人日程記事的管理?？煞奖愕怯浭乱撕椭庇^日歷視圖查看。個(gè)人文檔實(shí)現(xiàn)個(gè)人文檔的管理，可按多種方式查找。文檔可為如WORD、圖片等各種類型。個(gè)人名片建立私人 / 公司通訊錄 - 實(shí)現(xiàn)個(gè)人名片夾的管理。個(gè)人知識(shí)自己搜集 , 歸納各類個(gè)人知識(shí)至個(gè)人服務(wù)器