1、企業(yè)公文寫作1目 錄1、公文簡介2、常見的企業(yè)公文的寫作3、寫好公文的幾點建議2公文的概念： 公文，是公務(wù)文書的簡稱，是為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料，具有法定權(quán)威和標(biāo)準(zhǔn)格式。1、公文簡介3首部：標(biāo)題、稱呼 標(biāo)題：“發(fā)文機(jī)關(guān)事由文種、“ 事由文種、只有“文種。（首行居中） 稱呼：主送機(jī)關(guān)、受文領(lǐng)導(dǎo)。（第二行頂格，后加冒號。）正文：原由、事項等。（分段，段首各空兩格。）尾部：結(jié)語、落款、發(fā)文時間。 結(jié)語：“特此通知等。（前空兩格。） 落款：發(fā)文機(jī)關(guān)。（正文下兩行，居右。蓋章。） 發(fā)文時間：（“落款下一行，居右。落款處的年、月、日都要用漢字小寫數(shù)字，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字。）公文主文結(jié)構(gòu):首部、正

2、文、尾部。4一、 明確發(fā)文主旨1、文件的中心內(nèi)容是什么2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象4、明確發(fā)文的具體要求二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究 一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料； 二是到實際當(dāng)中搜集活材料。三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)四、落筆起草、擬寫正文五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改（主題、觀點、材料、結(jié)構(gòu)、語言）公文擬寫的步驟與方法51、情況屬實，觀點明確，重點突出，條理清楚，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短，用語力求準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)、精煉，切忌大話、空話、套話。2、人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確無誤。時間應(yīng)寫具體年月日。 3、除成文時間、局部結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語

3、句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。4、引用公文要先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。 公文使用標(biāo)準(zhǔn)簡化字，不使用異體字、不標(biāo)準(zhǔn)簡化字和已經(jīng)簡化了的繁體字。使用簡稱應(yīng)先使用全稱，并注明簡稱。擬稿重點事項62、幾種常用公文的寫作報告、通知、函、會議紀(jì)要、會議記錄7結(jié)構(gòu)：（參見“公文主文結(jié)構(gòu)）報 告目的： “下情上達(dá)， 讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時給予支持，為上級機(jī)關(guān)處理問題、布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。要求：以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達(dá)方式以概括敘述為主，語氣要委婉、謙和，不宜用指令性語言。（概述事實，

4、重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。）種類：匯報性報告、答復(fù)性報告、呈報性報告、例行工作報告。8一、情況簡述（百字上下）；二、成績做法（主體）；三、經(jīng)驗教訓(xùn)（五分之一篇幅）；四、今后方案（三分之一篇幅）。結(jié)語常寫“特此報告、“專此報告。報告正文的擬寫9范例關(guān)于的報告： 根據(jù) ，現(xiàn)將主要情況報告如下： 一、 二、 特此報告。福建省龍凈環(huán)保股份有限公司二00九年三月五日10假設(shè)您是一位新員工，試用期為兩個月，現(xiàn)在距離試用期結(jié)束還有10天，您的上司要求您在轉(zhuǎn)正時提交一份試用期的工作述職報告，您該如何完成，請寫出簡要內(nèi)容。11通 知 傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或

5、轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文。12 標(biāo)題最好寫上通知的主要內(nèi)容。 通知事項簡短 、內(nèi)容單一時，可略去稱呼，直起正文。 正文因內(nèi)容而異。開會的通知要交待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。布置工作的通知，要寫清所通知事件的目的、意義以及具體要求和作法。 通知事項多時，一般采用條款式行文，可以簡明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照執(zhí)行。“通知的重點事項13通 知各分公司各廠： 為貫徹市政府平安工作會議精神，研究落實我公司平安生產(chǎn)事宜，總公司決定召開1999年度平安生產(chǎn)工作會議，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下： 1、參加會議人員：各車隊隊

6、長，修理廠廠長。 2、會議時間：5月3日，會期1天。 3、報到時間：5月2日至5月3日上午8時前。 4、報到地點：第二招待所301號房間，聯(lián)系人：趙愛國。 特此通知?？偣疽痪啪啪拍晁脑率迦辗独?4假設(shè)您是董事長秘書，董事長需要就如何提高產(chǎn)品品質(zhì)，更好地滿足客戶需求為主題，召開公司經(jīng)理級以上人員的會議，請你寫一份會議通知，發(fā)給各部門經(jīng)理。15 函，即信；公函即公務(wù)信件。它是上下級和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標(biāo)題，因此用起來極為簡便。函161、開頭。主要說明發(fā)函的緣由

7、。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下或“現(xiàn)將有關(guān)事項函復(fù)如下等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由局部，一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。 2、主體。這是函的核心內(nèi)容局部，主要說明致函事項。函的事項局部內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。一般包括三層：簡要介紹背景情況；標(biāo)準(zhǔn)性公函正文的結(jié)構(gòu)17商洽、詢問、答復(fù)的事項和問題；希望和要求，如：“務(wù)希研究承復(fù)，“敬請大力支持為盼等。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項的針對

8、性和明確性。 3結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問題，或請對方及時復(fù)函，或請對方提出意見或請主管部門批準(zhǔn)等。 4結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告或函復(fù)的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。如“特此函詢、“請即復(fù)函、“特此函告、“特此函復(fù)等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致、“敬禮。 18 函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對性，答復(fù)的明確性。 其次，函也有時效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時。撰寫函件

9、應(yīng)注意的問題 19關(guān)于鄂穗兩地攜手聯(lián)合打撈“中山艦的函湖北省人民政府： 現(xiàn)沉于長江金口赤礬山江底的“中山艦，是中國現(xiàn)代革命史上的重要歷史文物，盡快將其打撈、修復(fù)和陳列展覽，是海內(nèi)外同胞的共同心聲。 為此，我們經(jīng)過認(rèn)真研究，提出由兩地政府本著相互合作、相互支持的態(tài)度，協(xié)商聯(lián)合打撈、修復(fù)、展出的方法和有關(guān)問題。 專此函達(dá)，請答復(fù)。廣州市人民政府(蓋章)X X年X月X日范例20假設(shè)您的主管想要參加一門課程的外訓(xùn)，須與人力資源部取得溝通，要你寫一封函給人力資源部，請寫出簡要內(nèi)容。21 會議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會議情況及議定事項的紀(jì)實性公文。會議紀(jì)要通過記載會議的根本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概

10、括反映會議精神，以便使與會者統(tǒng)一認(rèn)識，是會后全面如實的進(jìn)行傳達(dá)、組織開展工作的依據(jù)。同時“會議紀(jì)要是可以多向行文，具有上報、下達(dá)以及同級單位進(jìn)行交流的作用。會議紀(jì)要22 會議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩局部組成。 1、前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。 2、主體。它是會議紀(jì)要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的根本精神，特別是會議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達(dá)清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。會議的成果及議定的事項，應(yīng)逐項列出。會議紀(jì)要的寫法231內(nèi)容的紀(jì)實性。會議紀(jì)要如

11、實地反映會議內(nèi)容，它不能離開會議實際搞再創(chuàng)作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內(nèi)容的客觀真實性，違反紀(jì)實的要求。2表達(dá)的要點性。會議紀(jì)要是依據(jù)會議情況綜合而成的。撰寫會議紀(jì)要應(yīng)圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應(yīng)放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。3稱謂的特殊性。會議紀(jì)要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀(jì)要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議作為表述主體，“會議認(rèn)為、“會議指出、“會議決定、“會議要求、“會議號召等就是稱謂特殊性的表現(xiàn)。會議紀(jì)要的特點 24一、性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點，是法定行政公文。

12、二、功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別 25公司平安生產(chǎn)專題會議紀(jì)要局安委辦： 根據(jù)局平安生產(chǎn)工作要求部署，4月14日公司召開平安生產(chǎn)專題會議，會議由公司副總經(jīng)理主持，全體公司中層以上干部及公司領(lǐng)導(dǎo)參加。會議傳達(dá)了4月11日局平安生產(chǎn)會議及有關(guān)文件精神，組織對胡錦濤總書記重要講話進(jìn)行學(xué)習(xí)。 會議認(rèn)為，。為進(jìn)一步做好公司平安生產(chǎn)工作，統(tǒng)一思想，明晰思路，狠抓落實，扎實推動二季度平安生產(chǎn)各項工作，副總經(jīng)理提出幾點工作要求： 1、 2、 3、 公司年 月 日范例26公司辦公會議記錄 時間：二零零四年

13、_月_日_時地點：集團(tuán)辦公樓二樓會議室出席人：缺席人：列席人：（不屬于本次會議的正式成員，但因工作需要參加本次會議的有關(guān)人員。要寫清楚列席人的姓名，單位和職務(wù)）主持人：記錄人：_議題：主持人發(fā)言：（略） 與會者發(fā)言： 主持人：（簽名）記錄人：（簽名）27 電子公文主要由主題、事項或附件、落款組成。收件單位/人抄送單位/人主題：相當(dāng)于公文的標(biāo)題。正文：與日常公文寫作方法一致。若提供相關(guān)文件或報告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。落款：署名及成文時間電子公文28如果您不想?yún)⒓游拿乜荚嚕殞懸环怆娮余]件給相關(guān)人員，請您寫出具體格式與主要內(nèi)容。29FROM：貴公司名稱 (如果用抬頭紙就不用再寫貴公司的名

14、稱了)地址 電話 傳真 日期 TO：對方公司名稱 地址 電話 傳真 傳真30(正文內(nèi)容)XX先生/女士： 您好，(祝福語)我公司是XXX(對我公司的介紹：公司類型、規(guī)模、提供的產(chǎn)品或效勞種類、特點、競爭優(yōu)勢等等) 對對方公司的期望(如合作要求或建立客戶關(guān)系等等) (中間也可以寫一些貴公司對市場的看法、預(yù)期等) 盼復(fù)/商祺(結(jié)尾祝福語) 發(fā)件人名稱/職位 傳真?zhèn)髡嫖募母袷椒浅９潭ǎ瑑?nèi)容方面則根據(jù)需要可作改動，只要把自己的意思表達(dá)清楚就可以了。31 公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。 選詞一要根據(jù)所反映的客觀實際需要，二要符合明晰、確切、簡練的標(biāo)準(zhǔn)，三要根據(jù)具體的語言

15、環(huán)境，為防止上下文重復(fù)而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。 多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，不用方言土語，十分標(biāo)準(zhǔn)。公文語言32一是開頭用語。 用來表示行文目的、依據(jù)、原因、伴隨情況等。如：為（了）、關(guān)于、由于、對于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結(jié)尾用語。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報告、函告）等。三是過渡用語。如為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦用語。如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實執(zhí)行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該。等等。公文結(jié)構(gòu)用語

16、33 并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式，也可用分段式；段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號（；），也可用句子并列式。 序碼的順序是一、（一）、1、（1）共四層。 在一段文字內(nèi)部常使用“一是、二是、三是，“首先、其次、第三。 要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。 年份一律使用公歷年份的全稱，如1978年、2003年不能略為78年、03年。序碼與年份34 標(biāo)點符號應(yīng)尾隨文后，即點號不能打頭，標(biāo)號（省略號、破折號）不要拆開。數(shù)字、年份也不能拆開回行。 為了保持標(biāo)題簡煉和整潔大方，除書名號的使用有明確規(guī)定外，一般不加標(biāo)點符號。 標(biāo)題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：國務(wù)院關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè)加強農(nóng)業(yè)科技成果推廣工作的決定標(biāo)點符號的運用35 常用標(biāo)點符號：逗號、頓號、分號、冒號、句號、問號、嘆號；引號、括號、破折號、