1、3 設(shè)備采購管理概述規(guī)定了XX股份有限公司集團總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關(guān)設(shè)備采購的管理要求，旨在規(guī)范設(shè)備采購管理，提高設(shè)備采購質(zhì)量，降低設(shè)備采購成本，促進企業(yè)持續(xù)發(fā)展。適用范圍適用于XX股份有限公司集團總部及其下屬公司。相關(guān)制度采購控制程序采購作業(yè)指導書固定資產(chǎn)管理制度。職責分工設(shè)備使用部門；提交設(shè)備采購申請等。 采購部：進行市場調(diào)查，編制設(shè)備采購計劃，篩選合格供應(yīng)商，編制采購合同等。物流部：收貨、驗貨、入庫等。財務(wù)部：支付貨款、入賬等。流程圖控制目標序號內(nèi)控手冊唯一具體控制目標編號控制目標目標類別114.3-CT

2、1確保劃定明確合理的采購崗位職責經(jīng)營效率目標214.3-CT2確保采購成本效率最優(yōu)化經(jīng)營效率目標314.3-CT3確保采購價格合理經(jīng)營效率目標414.3-CT4確保采購得到適當審批經(jīng)營效率目標514.3-CT5確保設(shè)備采購貨款支付安全可控資產(chǎn)保全目標614.3-CT6確保及時取得發(fā)票經(jīng)營效率目標714.3-CT7確保采購合同嚴格履行合法合規(guī)目標814.3-CT8確保及時收到采購設(shè)備經(jīng)營效率目標914.3-CT9確保采購設(shè)備滿足公司實際要求經(jīng)營效率目標1014.3-CT10確保采購過程進行正確的賬務(wù)處理財務(wù)信息真實性目標1114.3-CT11確保設(shè)備資料及時歸檔經(jīng)營效率目標控制矩陣風險編號風險描

3、述對應(yīng)控制目標編號關(guān)鍵控制措施編號關(guān)鍵控制措施不相容職務(wù)控制活動類型對應(yīng)制度控制痕跡會計報表認定會計報表項目1存在和發(fā)生/真實性；2完整性；3權(quán)利與義務(wù)；4估價或分攤；5表達和披露1234514.3-R1采購流程職責劃分不明確，導致舞弊風險，采購人員收受回扣，造成設(shè)備質(zhì)次價高14.3-CT114.3-CA1設(shè)備管理制度中明確設(shè)備采購計劃的制定、審批、執(zhí)行及驗收等重要環(huán)節(jié)人員職責分工、崗位責任人 預防型采購作業(yè)指導書設(shè)備管理制度 14.3-R2采購人員長期固定，導致采購人員與供應(yīng)商暗中操縱采購成本，形成舞弊風險，給公司造成經(jīng)濟損失14.3-CT114.3-CA2明確設(shè)備采購人員崗位職責，將設(shè)備采

4、購崗位列為高風險崗位、納入高風險崗位管理 預防型采購作業(yè)指導書采購崗位職責 14.3-CT114.3-CA3設(shè)備采購人員參照高風險崗位管理制度，實行定期輪崗管理 預防型采購作業(yè)指導書采購崗位職責 固定資產(chǎn)14.3-CT114.3-CA4采購相關(guān)人員實行定期輪崗，并簽訂誠信承諾書（或類似的行為保證書），承諾在采購過程中不接受供應(yīng)商回扣或好處，避免發(fā)生與企業(yè)利益相沖突的行為，并在存在利益沖突時向公司及時報告 預防型采購作業(yè)指導書誠信承諾書 固定資產(chǎn)14.3-CT114.3-CA5要求金額超過10萬或主要供應(yīng)商簽訂廉政協(xié)議（或類似的承諾文件），在協(xié)議里明確禁止供應(yīng)商給予公司所有相關(guān)人員現(xiàn)金或?qū)嵨锘乜?/p>

5、、變相好處等 預防型序采購作業(yè)指導書廉政協(xié)議 固定資產(chǎn)14.3-R3各直屬單位進行設(shè)備采購未上報集團公司備案、審批，導致分散采購，增加采購成本14.3-CT214.3-CA6各直屬單位生產(chǎn)部門采購設(shè)備時須經(jīng)過部門負責人及本單位設(shè)備管理部門領(lǐng)導審批通過并經(jīng)單位負責人審批確認后提交集團固定資產(chǎn)管理委員會申請/審批預防型固定資產(chǎn)管理制度 固定資產(chǎn)管理制度及審批單 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款14.3-CT214.3-CA7各直屬單位設(shè)備采購經(jīng)單位設(shè)備管理部門及總經(jīng)理審批確認后，在設(shè)備管理部門備案登記并由公司負責統(tǒng)一采購申請/審批預防型采購控制程序；采購作業(yè)指導書采購申請單 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款14.3-R4設(shè)備

6、采購前未進行相關(guān)市場調(diào)查，了解設(shè)備基本情況信息，影響設(shè)備采購計劃的制定14.3-CT214.3-CA8設(shè)備采購前須進行相關(guān)市場調(diào)查，了解設(shè)備基本情況信息，包括設(shè)備技術(shù)參數(shù)標準、設(shè)備型號、價格區(qū)間、使用年限、設(shè)備損耗情況、主要生產(chǎn)廠家等作為后期設(shè)備采購招投標過程的參考依據(jù) 預防型采購控制程序；采購作業(yè)指導書市場調(diào)查報告 14.3-R5未對市場價格變動進行分析，預測市場價格趨勢，導致采購預算及價格制定不合理，增加采購成本14.3-CT314.3-CA9在進行市場調(diào)查后，需對設(shè)備價格信息進行整理和分析，了解設(shè)備市場價格波動情況并預測市場價格變動趨勢作為設(shè)備采購成本預算及價格制定的依據(jù) 預防型采購控制

7、程序；采購作業(yè)指導書設(shè)備價格分析表 14.3-R6設(shè)備采購計劃制定不合理，導致設(shè)備采購執(zhí)行困難，增加采購成本14.3-CT214.3-CA10設(shè)備采購人員應(yīng)根據(jù)實際生產(chǎn)需要和生產(chǎn)計劃制定采購計劃 預防型采購控制程序；采購作業(yè)指導書采購計劃 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款14.3-R7設(shè)備采購計劃未經(jīng)領(lǐng)導審批，導致未經(jīng)過授權(quán)的設(shè)備采購，造成公司資金浪費14.3-CT214.3-CA11根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃需要編制采購計劃后，根據(jù)采購金額報集團固定資產(chǎn)委員會審批編制/審批預防型采購控制程序；采購作業(yè)指導書采購計劃審批單 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款14.3-R8設(shè)備采購之前未執(zhí)行詢價比價或詢價比價不充分，導致設(shè)備采購價格過

8、高，增加采購成本14.3-CT314.3-CA12各下屬子公司設(shè)備采購人員從合格供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進行詢價比價 預防型采購作業(yè)指導書采購詢比價表 14.3-CT314.3-CA13設(shè)備管理部門采購人員從提供詢價信息接近市場信息價的供應(yīng)商中按照價格從低到高的順序進行排列，選擇2/3以上家供應(yīng)商編制/審核預防型采購作業(yè)指導書招投標文件 14.3-CT314.3-CA14從待選供應(yīng)商中選擇合適供應(yīng)商，報公司分管領(lǐng)導審批 預防型采購作業(yè)指導書招投標文件 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款14.3-R9設(shè)備采購未考慮到配品配件的供應(yīng)商，導致維修成本增加，增加運營成本14.3-CT214.3-CA15設(shè)備采購時

9、，應(yīng)充分考慮到與該設(shè)備配套的配品配件的情況。如果配品配件供應(yīng)商稀少，價格高，或者一些外國進口管制材料的采購，則要考慮是否更換其他設(shè)備供應(yīng)商 預防型采購作業(yè)指導書配品配件供應(yīng)商評價表 14.3-R10未經(jīng)授權(quán)簽訂采購合同，導致舞弊風險，造成公司經(jīng)濟損失14.3-CT414.3-CA16設(shè)備采購合同應(yīng)由總經(jīng)理簽訂，總經(jīng)理無法簽訂時，應(yīng)書面授權(quán)分管領(lǐng)導或設(shè)備管理部門負責人簽訂采購合同經(jīng)辦/審批預防型采購作業(yè)指導書采購合同 14.6-CT614.3-CA17對經(jīng)過審批的采購申請，應(yīng)按照規(guī)定授權(quán)層級，由相應(yīng)負責人簽訂采購合同編制審批預防型采購作業(yè)指導書采購合同 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款14.3-R11采購合同

10、未簽訂維修或保修條款，導致所購設(shè)備在使用中出現(xiàn)大量維修費用，增加設(shè)備運營成本14.3-CT414.3-CA18采購合同中須有維修或保修條款 預防型采購作業(yè)指導書采購合同 14.3-R12采購合同的付款條約未考慮驗收、測試，增加公司的資金風險14.3-CT414.3-CA19設(shè)備到貨后，須經(jīng)驗收設(shè)備入場調(diào)試使用后，才能支付貨款，部分設(shè)備應(yīng)在合同里規(guī)定質(zhì)保金 預防型采購作業(yè)指導書采購合同 固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款14.3-R13貨款支付審批手續(xù)不規(guī)范，導致資金管理混亂，造成公司資金損失14.3-CT514.3-CA20每月末采購部門根據(jù)采購合同約定，提出付款申請報部門負責人審批經(jīng)辦/審批預防型采購控制程

11、序采購作業(yè)指導書付款申請單 應(yīng)付賬款、銀行存款14.3-CT514.3-CA21采購部門將審批后的付款申請交財務(wù)部審核，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核簽字后辦理付款手續(xù)，并根據(jù)付款的實際情況進行賬務(wù)處理經(jīng)辦審核預防型采購作業(yè)指導書付款申請單 應(yīng)付賬款、銀行存款14.6-CT914.3-CA22明確付款審核人的責任和權(quán)力，完善付款審批程序，按規(guī)定程序?qū)Σ少徣藛T提交的付款申請單進行審批申請審批預防型采購作業(yè)指導書支付申請單 銀行存款、應(yīng)付賬款14.3-R14未及時取得供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票，不能及時抵扣稅款，造成公司稅務(wù)風險14.3-CT614.3-CA23在收到供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票之后，財務(wù)部才能辦理貨款支付

12、及財務(wù)入賬手續(xù) 預防型采購作業(yè)指導書增值稅專用發(fā)票 應(yīng)交稅費14.3-CT614.3-CA24應(yīng)妥善保管好增值稅發(fā)票留存聯(lián)，月末申報增值稅時應(yīng)與增值稅存根聯(lián)進一步核對確認后填寫增值稅申報表 預防型采購作業(yè)指導書增值稅申報表 應(yīng)交稅費14.3-CT614.3-CA25對正常履行的采購合同，采購人員應(yīng)及時向供應(yīng)商催收相應(yīng)增值稅發(fā)票，并提交財務(wù)部門保管作相應(yīng)財務(wù)部理 預防型采購作業(yè)指導書增值稅發(fā)票 應(yīng)交稅費14.3-R15未按合同規(guī)定及時與供應(yīng)商進行貨款結(jié)算，導致供應(yīng)商扣留設(shè)備或引起法律糾紛，造成公司法律風險14.3-CT714.3-CA26采購部門應(yīng)按合同規(guī)定在付款期限一個月前與供應(yīng)商核對貨款結(jié)算

13、金額，確定已結(jié)算與未結(jié)算款項 預防型采購作業(yè)指導書結(jié)算金額核對記錄 應(yīng)付賬款14.3-R16公司支付貨款后，供應(yīng)商未按合同及時交付設(shè)備，導致公司無法進行正常生產(chǎn)，造成公司經(jīng)濟損失14.3-CT814.3-CA27采購人員督促供應(yīng)商按合同規(guī)定日期及時交付設(shè)備，經(jīng)驗收設(shè)備入場調(diào)試使用后，才能支付后續(xù)貨款 預防型采購作業(yè)指導書設(shè)備驗收單 14.3-R17設(shè)備采購的部件不完整或缺失，造成設(shè)備無法安裝、正常使用14.3-CT914.3-CA28采購人員在驗收前應(yīng)將所到貨物與采購訂單進行核對，并填寫收貨確認單 發(fā)現(xiàn)型采購控制程序；采購作業(yè)指導書收貨確認單 固定資產(chǎn)14.3-R18設(shè)備驗收的人員未包括設(shè)備的

14、實際使用人員，導致設(shè)備不符合實際使用不到位，增加設(shè)備運營成本14.3-CT914.3-CA29驗收人員必須包括設(shè)備使用人員，以確保設(shè)備滿足實際需求采購/驗收預防型采購控制程序；采購作業(yè)指導書設(shè)備驗收單 14.3-R19設(shè)備入庫時未記入設(shè)備臺賬并開具入庫單，導致財務(wù)無法及時入賬，造成賬實不符14.3-CT1014.3-CA30驗收合格后，設(shè)備管理人員及時登記設(shè)備管理臺賬，詳細登記經(jīng)驗收合格入庫的設(shè)備的類別、編號、名稱、規(guī)格、型號、計量單位、數(shù)量、單價等內(nèi)容 預防型固定資產(chǎn)管理制度 固定資產(chǎn)明臺賬 固定資產(chǎn)14.3-R21設(shè)備安裝測試完畢后未出具相關(guān)的測試報告，導致設(shè)備檢測結(jié)果失真，影響設(shè)備正常使

15、用14.3-CT914.3-CA32設(shè)備檢測完畢后應(yīng)根據(jù)測試記錄及結(jié)果編制設(shè)備檢測報告，檢測報告由設(shè)備操作人員、技術(shù)檢測人員及供應(yīng)商安排的設(shè)備安裝人員共同簽字確認，檢測報告提交設(shè)備管理部門負責人審核并在設(shè)備管理部門備案采購/測試發(fā)現(xiàn)型固定資產(chǎn)管理制度設(shè)備測試報告 固定資產(chǎn)14.3-R22設(shè)備交付使用后財務(wù)未及時入賬，導致財務(wù)賬記錄不完整，賬實不符14.3-CT1014.3-CA33設(shè)備驗收人員將設(shè)備驗收記錄、設(shè)備檢測報告、設(shè)備入庫單等相關(guān)入庫單據(jù)提交財務(wù)部入賬，財務(wù)部核對送交資料后進行賬務(wù)處理 預防型采購控制程序；采購作業(yè)指導書固定資產(chǎn)明細賬 固定資產(chǎn)14.3-R23設(shè)備采購相關(guān)資料歸檔不及時，導致設(shè)備采購后續(xù)管理混亂，發(fā)生問責事故無法查找相關(guān)資料14.3-CT1114.3-CA34設(shè)備管理部門應(yīng)保管