1、細節(jié)與成敗(chngbi)活動策劃之執(zhí)行孫立寶2012.6.7共三十四頁活動(hu dng)策劃的成敗由執(zhí)行中的細節(jié)決定！共三十四頁活動(hu dng)策劃之執(zhí)行的細節(jié)共三十四頁選擇要求場地情況目的和程序預算構思團隊組成項目推進表工作說明書前期準備活動場地團隊組成和時間表車輛安排核心內容說在前面的話來賓接待（記者）現(xiàn)場布置后勤工作停車場接待用車特殊嘉賓媒體接待基礎文件共三十四頁說在前面的話公關策劃(chu)321法則1個目的(md)（滿足客戶要求）3個前提2個關鍵點產(chǎn)品同質化傳播策劃媒體資源有限化議題策劃傳播手段重復化主題策劃符合定位 支持品牌 產(chǎn)品定位結果導向 方案的可行性 符合客戶要求共三

2、十四頁前期準備(zhnbi)目的確定你的目標-意味著了解如何選擇最近和最穩(wěn)妥的道路判斷一：采取何種方式判斷四：不做無法改變事實的努力判斷二：在活動中體現(xiàn)什么內容判斷三：拋棄一切非目標必須的華麗想法共三十四頁前期準備確立(qul)目標的程序定位準確與客戶共同陳述項目的目的與客戶反復討論達成一致盡快讓項目組成員參與討論定義清楚如何衡量項目效果?怎樣使項目效果可量化評估?公布項目的評估標準確定資源列出所需資源檢查已有資源尋求可調用資源在三分鐘內向新成員解釋清楚項目目標任何項目都可評估,只是難易的區(qū)別為所有模糊區(qū)域設定清楚的評估標準標準可包括時間/數(shù)量/質量/成本等所需時間資源/人力資源/預算資源什么

3、是已經(jīng)有的?什么是可能有的?共三十四頁前期準備：預算(y sun)（先確定預算(y sun)，再確定計劃）確定必須成本 來賓交通及接待(jidi) 場地施工和裝飾 工作人員費用納入非必須成本 表演和娛樂 主持人等其他共三十四頁前期(qinq)準備構思全心全意地想象活動的全過程，并將想象的全過程詳細地說給你的團隊，以便獲得補充：每個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)問題的地方每個環(huán)節(jié)所需用到的物料每個環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化每個環(huán)節(jié)是否給人驚喜在構思完成后，再次檢查你的目的(md)是否達到？在構思完成后，再次檢查你的預算是否足夠？共三十四頁項目負責人參與(cny)部門項目所必須的人員配備供應商列表和對應聯(lián)系人： 場地 搭建

4、 租車/禮儀 攝影(shyng)攝像 其他確定你的工作團隊確定你的供應商共三十四頁項目推進表（為可控因素預留必要時間：比正常時間多1/3 ）項目執(zhí)行：為每個成員制定每日工作協(xié)調內容物料清單：列舉已有物料及需要準備的物料人員分工：列出每個子項目負責人必須首先確定不可控因素：障礙來自哪里？場地：如果不及時確定可能租不到合適的場地重要來賓：他們的時間、行程是不確定的其他不可控因素預定(ydng)的檢查時間通報:向所有成員報告每日工作的完成情況,分享你的完成快樂,也分享別人的完成快樂使其他成員知道應該沿著你完成的項目去做什么?應付意外情況、贏得補救機會共三十四頁項目推進表的分解正確制定(zhdng)并

5、運用子目標制定(zhdng)子目標的原則:所有子目標的完成將自然導致總目標的完成制定子目標的程序:與所有成員逐個討論總目標明確每個成員的工作及在總體任務中的位置為每個成員限定目標要求及資源制定子目標時的問題:使每個成員了解子目標,但同時知道總目標每個個體都應該擁有完成子目標所相應的權利運用子目標來限定責任和要求共三十四頁活動(hu dng)執(zhí)行的注意事項！共三十四頁活動基本要素 （時間、地點、參與人、主題、流程等）活動物料匯總部門工作（接待）流程和要求活動現(xiàn)場具體分工（人員(rnyun)位置和要求）文案準備新聞稿主持人臺本領導講話稿重要領導的現(xiàn)場文件夾內容資料通訊錄共三十四頁明確活動基本要素利

6、于活動掌控參與人員的工作指導，提升工作效率新增人員的活動手冊，利于快速到位（補位）相互關系的確認部門之間的配合和各自負責人；哪些事情可以同時進行；完成項目的方式可能不止(bzh)一種，通過相互關系的檢查可以使你找到最好的方法；檢查點可為我們提供補救的機會定期的回顧和檢討：在每隔固定時間由所有成員在一起檢查項目進展，并對意外情況作出補救。共三十四頁場地(chngd)選擇列出要求需要類型：考慮活動類別、主題、品味要求來賓人數(shù)：測算最小面積要求活動內容：是否有特殊物品擺放(bi fn)，是否需特殊設施？是否有頂高要求？是否有破壞可能？周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿氣候條件：防雨、防寒、防暑、

7、日落時間費用限制：能夠用于場地租賃的最高限額共三十四頁場地(chngd)選擇詢問是否有檔期？是否有足夠的布展時間？場地需要清空嗎？場地清空需要付費嗎？場地清掃需要特別安排嗎？場地可容納多少人？使用該場地是否需要辦理特別手續(xù)？是否有噪音及安全、清潔方面的要求？場地能夠提供什么設施？它們是否收費？現(xiàn)場視覺效果如何？是否有遮擋視線的裝飾？場地有多少衛(wèi)生間？條件怎樣？需要裝飾嗎？是否有供貴賓和工作人員休息的地方？場地自身工作人員的素質如何？是否有類似活動的服務經(jīng)驗？場地是否有存放(cnfng)雜物或資料的地方？共三十四頁車輛(chling)安排停車場停車場在哪里？從停車場到活動場地(chngd)步行需

8、要多長時間？通過哪些線路？停車場的開放和關閉時間？停車場需要什么憑證？是否可以專辟停車場？是否有VIP專用停車場？是否有“停車已滿”標志牌？停車場是否有保安管理？工作用車停在哪里？是否需付費？共三十四頁車輛(chling)安排活動班車來賓來自(li z)哪里？何時啟程？正常何時抵達？以每半小時為單位，列出航班抵達時間表，并據(jù)此確定每班班車的間隔時間、發(fā)車輛數(shù)班車品牌？新舊程度？司機素質如何？會否迷路？聯(lián)系方式？班車途經(jīng)路線是否有擁堵可能？預留至少一輛機動車輛共三十四頁車輛安排特殊(tsh)來賓接待特殊來賓有多少人（正確職務）？他們啟程和抵達的精確時間表？是否有陪同人員？入住酒店(ji din)

9、？入住時間和離開時間？特殊來賓的級別是否有差別？他們是否要求乘坐不同檔次的車輛？特殊來賓的行程安排（活動當天），征求本人或隨從的意見；活動前是否觀看場地并參加彩排？由誰接待？期間是否有其他安排？（會議？用餐？）特殊來賓的活動文件夾準備：簡易流程、講話稿、行程提醒共三十四頁來賓(libn)接待當來賓準備趕赴機場時，接待工作已經(jīng)開始：來賓是否拿到了正確的機票？來賓是否方便抵達機場？當來賓抵達機場時是否安排工作人員辦理手續(xù)？來賓是否知道下飛機后應該如何(rh)做？突發(fā)情況處理：航班延誤個別來賓遲到共三十四頁來賓(libn)接待當來賓走下飛機后：確保第一時間知道接站人位置在班車等候時間不能超過30分鐘

10、在班車行程中為來賓播放輕松音樂(ynyu)突發(fā)情況處理：班車損壞部分來賓延誤班車迷路共三十四頁來賓(libn)接待當來賓抵達接待區(qū)時：確保第一時間看到接待人員和接待指示牌預估每批來賓人數(shù)，保障足夠的接待人力如果是入住酒店，最好提前拿到所有來賓入住房間，以節(jié)省來賓登記時間，并在登記完成后交酒店總臺在接待區(qū)預備休息區(qū)如果是直接進入會場，應準備存衣處、行李寄存處，并有專人管理(gunl)，預備存衣牌突發(fā)情況處理：因交通原因突然導致來賓人數(shù)劇增共三十四頁來賓(libn)接待來賓登記時應了解什么？活動的日程安排活動所需佩戴證件及使用(shyng)要求活動場地平面圖及入口、出口、衛(wèi)生間位置何時可以離開？離

11、開機票領取的時間和方式來程時的費用報銷時間、地點、方式離開時是否有班車接送？用餐時間、地點？用餐憑證？共三十四頁來賓(libn)接待當來賓進入酒店房間休息：準備小型歡迎卡確保來賓能夠迅速聯(lián)絡接待人員是否需要提前清空房間內的收費物品？房間內是否需要準備鮮花及水果？房間內應準備當?shù)?dngd)旅游手冊及地圖共三十四頁現(xiàn)場(xinchng)布置來賓行走線路現(xiàn)場勘察：場地有多少入口？是否可以確保來賓從指定入口進入？來賓人數(shù)有多少？是否能夠及時順暢地通過入口？入口是否需要鋪設紅地毯？在抵達會場途中是否要穿越其他場地？是否有明確方向指示？來賓進入會場后是否能夠立即(lj)找到自己的位置？不同類別的來賓是否

12、需要分別設定入口？是否有來賓需要特別休息室？共三十四頁現(xiàn)場(xinchng)布置搭建施工保證施工期間的用電及保安保證施工用料的擺放位置檢查施工單位用料擺放是否合理搭建完成時間應保障至少12小時的彩排時間務必進行最大負荷電量測試施工完畢后應清理一切施工痕跡確保用電線路安全(nqun)隱秘共三十四頁現(xiàn)場(xinchng)布置舞臺布置保障上場及下場通道暢通后臺有方便快捷且安全的物品存放處來賓上下舞臺通道地板檢查(jinch)，是否有松動可能舞臺布置的設備不能遮擋現(xiàn)場攝影攝像視線確保來賓無法進入后臺共三十四頁現(xiàn)場(xinchng)布置來賓區(qū)域貴賓席如何布置（座位安排圖）？是否需要名簽或椅背簽？為外籍人

13、士座位的側后方安排翻譯人員座位來賓的通道是否暢通？是否要準備(zhnbi)同傳？規(guī)格？現(xiàn)場翻譯？預留攝影攝像位置，是否需要架高？來賓取用飲料位置是否方便？當來賓退場時是否可能發(fā)生擁擠？共三十四頁后勤(huqn)安排安排專門工作人員負責用餐預訂及送達指定工作人員用車和司機文件打印資料(zlio)裝袋、運輸和存放物品領取登記視頻、圖片資料共三十四頁媒體接待(jidi)基礎文件媒體接待基礎文件邀請媒體名單新聞(xnwn)夾內容航班時刻表（接、送車輛安排）住房登記表媒介分工（活動現(xiàn)場位置）接待物料專訪安排（名單、問題、陪同媒介、速錄）共三十四頁其他(qt)事項活動付款明細表供應商、額度、日期、付款形式、尾款結算日期現(xiàn)場指揮文件-根據(jù)確定流程AV、音響（上場音樂/出車音樂）、燈光配合(pih)攝影攝像預定位置和要求重要環(huán)節(jié)時的前后銜接、人員補位現(xiàn)場提問時的媒介人員位置主持人臺本活動（專訪）結束后匯集活動攝影攝像資料（速錄文字？）挑選圖片或整理速錄文字，客戶確認后上傳網(wǎng)絡統(tǒng)計媒體對視頻資料的數(shù)量共三十四頁謝謝(xi xie)！共三十四頁內容摘要細節(jié)與成敗。標準可包括時間/數(shù)量/質量/成本等。所需時間資源/人力資源/預算資源。前期準備：預算（先確定預算，再確定計劃）。項目推進表（為可控因素預留必要時間：比正常時間多1/3 ）。物料清單：列舉已有物