1、電子資源管理系統(tǒng)剖析：以Verde為例張喜來 竇天芳 姜愛蓉 陳武 / 清華大學(xué)圖書館 北京 100084摘要：文章重點介紹一種典型的電子資源管理系統(tǒng)Verde，包括Verde系統(tǒng)的概念模型、各功能模塊以及系統(tǒng)的主要特點，以期為國內(nèi)圖書館在選擇或開發(fā)電子資源管理系統(tǒng)時提供一定的參考。關(guān)鍵詞：電子資源，電子資源管理系統(tǒng)，ERMS，Verde，數(shù)字圖書館1 引言隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，圖書館的館藏結(jié)構(gòu)也在發(fā)生著深刻變革，突出表現(xiàn)在：電子資源的館藏比例持續(xù)增長；電子資源的館藏地位日趨重要。但由于電子資源數(shù)量大、種類多、變更快、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、各種商業(yè)授權(quán)和法律條款浩繁，使得圖書館的電子資源管理工作面臨巨大困

2、難，原有的人工記錄維護(hù)方式已無法從容應(yīng)對新的變化，而傳統(tǒng)的圖書館整合系統(tǒng)（ILS）以處理印刷型書刊為主，無法滿足電子資源管理工作的新需求。在此情況下，一種為滿足新形式業(yè)務(wù)需要的系統(tǒng)應(yīng)運而生，即電子資源管理系統(tǒng)（ERMS）。從應(yīng)用功能角度來看，ERMS是管理有關(guān)電子資源的選購、使用及維護(hù)等方面信息的系統(tǒng)。普遍的觀點認(rèn)為，數(shù)字圖書館聯(lián)盟（DLF）于2002年發(fā)起的，以探討電子資源管理工作中各項需求、涉及的各項元素和標(biāo)準(zhǔn)的電子資源管理項目(ERMI)直接推動了ERMS的問世。DLF對ERMS的描述為：ERMS應(yīng)提供電子資源的選擇、評估、訂購、維護(hù)等相關(guān)信息和工作流程的管理。臺灣淡江大學(xué)資圖系陳和琴認(rèn)

3、為：ERMS是涵蓋電子資源生命周期各種功能(例如訂購，維護(hù))的管理系統(tǒng)。目前，市場上已有較多ERMS產(chǎn)品，Verde就是其中頗具代表性的一種。它由ExLibris公司與哈佛大學(xué)、麻省理工大學(xué)共同開發(fā)，旨在幫助圖書館高效處理大量電子資源的選擇、獲取與使用等管理工作。本文將從Verde的設(shè)計基礎(chǔ)、系統(tǒng)架構(gòu)及功能模塊等方面入手，對Verde進(jìn)行較為全面的介紹和剖析，以期為國內(nèi)圖書館在選擇或開發(fā)電子資源管理系統(tǒng)時提供一定的參考。2 Verde設(shè)計的基礎(chǔ)：電子資源層級關(guān)系與生命周期面對結(jié)構(gòu)復(fù)雜、變更頻繁的龐大電子資源市場，如何揭示與電子資源管理工作相關(guān)的各種信息及其內(nèi)在聯(lián)系，如何處理電子資源管理工作中的

4、各種流程，是ERMS需要著力解決的問題。為實現(xiàn)對電子資源的有效管理，Verde系統(tǒng)在設(shè)計之初為電子資源劃分了層級關(guān)系并引入了生命周期的概念。2.1 電子資源層級關(guān)系將數(shù)量龐雜的電子資源信息分類，是電子資源管理工作的前提。僅從電子資源的提供者角度劃分，就有印刷資源出版商，獲得一些資源的使用許可后再打包出售的集成商，以及各種形式的銷售代理和平臺提供商等等。一種電子期刊可以同時分屬于不同的平臺、有著不同的獲得方式與使用條款。這些都給電子資源的管理工作帶來了巨大的難度。為方便高效地管理這些電子資源，Verde系統(tǒng)首先根據(jù)電子資源的獲取方式與相互依存關(guān)系將其分類并定義了彼此間的層級關(guān)系（見圖1），分別是

5、：Interface、Constituent、Package、Standalone和E-print。責(zé)任館員可以根據(jù)本館館藏電子資源的實際情況，按照Verde對電子資源的層級定義，將各種電子資源的相關(guān)信息劃入不同類別進(jìn)行管理。其中E-print是負(fù)責(zé)記錄為采購和獲得電子資源的許可而存在的紙本資源，不能算作嚴(yán)格意義上的電子資源。在Verde系統(tǒng)中，E-print只用來保存數(shù)據(jù)以供統(tǒng)計。圖1 電子資源層級結(jié)構(gòu)圖Interface是用來獲取電子書或電子期刊等資源的平臺，位于電子資源層級結(jié)構(gòu)的最頂層，彼此相互獨立。它可以包含多個Package和Standalone，如OCLC、Proquest、Hig

6、hwire Press、EBSCOhost等，與這些平臺相關(guān)的所有信息可在Interface這個層級上進(jìn)行管理。Package是集合的電子資源包，含有多種資源組件（constituent），如OCLC Wilson Select Plus、ProQuest Science Journals、JSTOR Arts and Sciences、EBSCOhost Academic Source Premier等。它位于Interface和Constituent之間。Constituent是單種電子期刊或電子書，它位于電子資源類型結(jié)構(gòu)的底層，隸屬于Package，是Verde中最小的資源類型。Cons

7、tituent之間是平行關(guān)系。Standalone是直接從屬于某個Interface的獨立資源，多為摘要和索引數(shù)據(jù)庫，以及不經(jīng)Package購買的電子期刊和單獨購買的電子書等。在電子資源結(jié)構(gòu)中，Standalone和Package同處于Interface下層，屬并列關(guān)系。Verde系統(tǒng)定義的電子資源層級關(guān)系，可以方便用戶對本館的種類繁多、關(guān)系復(fù)雜的電子資源進(jìn)行分類管理，使不同類型資源的相關(guān)信息能各入各類且與其他資源之間的關(guān)系清晰可見。 2.2 電子資源生命周期電子資源生命周期（Life Cycle）是指電子資源管理的自然規(guī)律，一般包括信息需求的確定以及信息資源的生產(chǎn)、采集、傳播、處理、存儲和使

8、用等階段（見圖2）。圖2 電子資源生命周期圖首先發(fā)現(xiàn)電子資源，然后進(jìn)行試用，試用結(jié)束做出評價與選擇。如決定不購買則放棄，否則進(jìn)入采購環(huán)節(jié)。簽訂合同及獲得必要授權(quán)后“激活”使用。使用期限截止時，需要重新進(jìn)行評估，選擇續(xù)訂或者取消。電子資源生命周期的概念更加真實地描述了電子資源管理工作中各項環(huán)節(jié)的承接順序，這對Verde引入電子資源管理流程的概念有著重要意義。它和對電子資源層級關(guān)系的定義，構(gòu)成了Verde的設(shè)計基礎(chǔ)。3 Verde系統(tǒng)剖析 3.1 系統(tǒng)邏輯架構(gòu)與運行環(huán)境Verde具有開放的邏輯架構(gòu)，主要由四部分組成：HTTP模塊，提供Web用戶界面，并允許SFX、OPAC等外部系統(tǒng)通過SOAP傳輸

9、封裝數(shù)據(jù)；應(yīng)用邏輯模塊，這是Verde系統(tǒng)的核心，負(fù)責(zé)管理數(shù)據(jù)庫，處理系統(tǒng)中的工作流（Workflow），并為不同用戶和應(yīng)用服務(wù)提供一系列應(yīng)用程序接口；任務(wù)模塊，管理并執(zhí)行報表、索引等遠(yuǎn)程任務(wù)；數(shù)據(jù)庫模塊，采用具有強大數(shù)據(jù)處理能力的Oracle關(guān)系數(shù)據(jù)庫（見圖3）。圖3 Verde系統(tǒng)邏輯架構(gòu)圖 Verde的系統(tǒng)平臺為Linux（Red Hat AS/ES 3.0 or 4.0），或Sun Solaris（9 or 10 based on SPARC），在最低使用需求情況下，最低配置為雙CPU，4G內(nèi)存，45G應(yīng)用空間及16G臨時空間。3.2 知識庫與互操作和Exlibris的Metalib、

10、SFX等系統(tǒng)一樣，Verde也有CKB（核心知識庫）GKB（全局知識庫）和LKB（本地知識庫）。其中，CKB由ExLibris提供，涵蓋了全球范圍內(nèi)絕大多數(shù)可獲得的電子資源的信息，并隨著電子資源的變化做動態(tài)更新。GKB是CKB在本地服務(wù)器上的映像，在初次安裝Verde時，Verde以GKB為基礎(chǔ)，生成LKB，它是Verde真正使用的知識庫。責(zé)任館員可以根據(jù)實際需要激活和編輯相應(yīng)電子資源的屬性記錄，也可靈活添加本地電子資源的屬性記錄。此外，通過定期從CKB更新，LKB與全球電子資源的新變化保持同步，這可以大大減輕責(zé)任館員的工作負(fù)擔(dān)，同時也提高了效率與準(zhǔn)確性。圖4 Verde知識庫關(guān)系結(jié)構(gòu)圖Ver

11、de采用開放的架構(gòu)，支持一系列行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如MARC、Unicode 、XML、OpenURL及SOAP等，具有良好的開放性與互操作性。例如：Verde可從ExLibris的ALEPH系統(tǒng)中獲取電子資源的采購記錄，可將電子資源每天的變動推送給SFX系統(tǒng)，可將暫時不可獲得的電子資源在SFX中取消激活，也支持SFX通過Deep Link方式提取Verde中有關(guān)電子資源的屬性記錄。此外，Verde還可以其他第三方系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)，如OPAC、元搜索引擎、鏈接服務(wù)器等。3.3 業(yè)務(wù)流程流程是Verde系統(tǒng)中的核心業(yè)務(wù)。Verde根據(jù)實際工作的需要，將電子資源生命周期模型中的發(fā)現(xiàn)、試用、準(zhǔn)許購買、采購、激活使

12、用、重新評估、續(xù)訂等環(huán)節(jié)整合為“采購”流程、“獲得許可”流程和“重新評估/續(xù)訂”流程，并分別將其細(xì)化為若干步驟，采用流水作業(yè)的方式（見圖5），分配給相關(guān)的責(zé)任館員順次處理。圖5 Verde采購流程圖（局部） 值得一提的是，為實現(xiàn)和加強對業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)的分級控制，規(guī)范、簡化工作流程，提高協(xié)同工作的效率，Verde采用基于角色的權(quán)限控制方式，在某一流程中，被授予不同角色的館員只擁有與其角色相匹配的操作權(quán)限。此外，鑒于不同圖書館對特定業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理方式及手段的差異性，Exlibris還允許用戶訂制更符合本地需求的流程，這使得Verde擁有更為廣泛的應(yīng)用優(yōu)勢。3.4 系統(tǒng)功能模塊 Verde功能模塊有四個：

13、知識庫管理模塊（KB Manager）、應(yīng)用工具模塊（KB Tools）、系統(tǒng)管理模塊（Admin）、流程任務(wù)模塊（Verde Tasks），用戶登陸后呈現(xiàn)在用戶界面上方的導(dǎo)航欄中。3.4.1 知識庫管理模塊知識庫管理模塊是用戶登錄后的默認(rèn)工作區(qū)（見圖6），負(fù)責(zé)管理Verde系統(tǒng)中最為關(guān)鍵的數(shù)據(jù)對象有關(guān)電子資源的各種屬性記錄。用戶可從名稱、類別、采購號、許可狀態(tài)等多種途徑進(jìn)行檢索，查看或編輯該資源的概要信息、試用記錄、采購記錄、許可記錄、付費記錄、續(xù)訂記錄、使用統(tǒng)計、業(yè)務(wù)流程等屬性。圖6 Verde知識庫管理模塊界面（局部）Verde支持總館-分館模式（見圖7）以及各種聯(lián)盟用戶模式，具有聯(lián)盟整

14、合檢索和多分支機構(gòu)檢索的功能，可以幫助查找其他成員館的電子館藏信息以及電子資源的屬性記錄。圖7 總館分館列表Verde將集團(tuán)用戶、銷售商、平臺提供商、授權(quán)商，許可代理商等作為組織機構(gòu)統(tǒng)一管理，包括機構(gòu)的類型、代碼、地址、聯(lián)系人及其角色等信息，同一機構(gòu)可同時擁有一種或多種角色（見圖8）。圖8 組織機構(gòu)列表3.4.2 應(yīng)用工具模塊應(yīng)用工具模塊是一組實用工具的集合，負(fù)責(zé)輸入數(shù)據(jù)、輸出統(tǒng)計報告以及設(shè)置多重系統(tǒng)任務(wù)（見圖9），包括：圖9 Verde應(yīng)用工具模塊界面（局部）輸入數(shù)據(jù)：允許用戶以上載CVS、PRN或XML格式文件的方式，向Verde中批量導(dǎo)入有關(guān)電子資源、分支機構(gòu)和組織機構(gòu)的數(shù)據(jù)；輸出統(tǒng)計報

15、告：允許用戶搜索系統(tǒng)中所有符合特定條件的電子資源、分支機構(gòu)和組織機構(gòu)的數(shù)據(jù)，并以CVS、PRN或XML格式文件導(dǎo)出；允許用戶導(dǎo)出歷次CKB升級時電子資源變更情況的詳細(xì)報告；設(shè)置系統(tǒng)任務(wù)：允許用戶設(shè)置多種系統(tǒng)任務(wù)，包括導(dǎo)入/導(dǎo)出許可記錄、采購記錄，向相關(guān)責(zé)任館員發(fā)送試用提醒以及與SFX系統(tǒng)同步數(shù)據(jù)等。3.4.3 系統(tǒng)管理模塊系統(tǒng)管理模塊是Verde系統(tǒng)中的設(shè)置核心，允許管理員自定義字段、設(shè)置缺省參數(shù)，以及設(shè)定系統(tǒng)中用戶的角色與相應(yīng)權(quán)限等。自定義字段：允許管理員根據(jù)本地需求自定義系統(tǒng)中的字段，可以修改已有字段，也可添加屬于本地的新字段，如自定義MARC字段（見圖10）。圖10 自定義字段設(shè)置缺省參

16、數(shù)：在Verde中描述一條記錄需要定義多個參數(shù)，當(dāng)需要創(chuàng)建的多條記錄擁有相同的參數(shù)時，手工重復(fù)輸入這些參數(shù)將成為責(zé)任館員不必要的負(fù)擔(dān)。Verde允許為新建記錄設(shè)定默認(rèn)缺省參數(shù)，可以省去重復(fù)操作，提高工作效率。設(shè)定用戶角色與權(quán)限：基于角色的訪問控制機制是實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)。Verde系統(tǒng)中共有83種權(quán)限，管理員能夠在系統(tǒng)管理模塊中根據(jù)用戶的不同角色為其并分配相應(yīng)的權(quán)限，以實現(xiàn)對業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)的精確控制。3.4.4 流程任務(wù)模塊Verde中的業(yè)務(wù)流程由發(fā)起者在知識庫管理模塊中啟動，流程開始后，對后續(xù)環(huán)節(jié)的管理轉(zhuǎn)入到流程任務(wù)模塊。系統(tǒng)能夠自動將任務(wù)根據(jù)用戶的功能角色進(jìn)行分工，并在預(yù)設(shè)的截止時間前向相關(guān)人員

17、發(fā)送提醒郵件，同時也允許具有權(quán)限的用戶查看流程進(jìn)展情況，以及主動接受尚未分配的流程任務(wù)等。擁有高級權(quán)限的用戶也可以在這里暫?；蚪K止流程。4 結(jié)語Verde的出現(xiàn)較好地適應(yīng)了電子資源管理工作的發(fā)展需要，表現(xiàn)在：根據(jù)電子資源生命周期的概念引入了業(yè)務(wù)流程的設(shè)計，并采取基于角色控制的權(quán)限管理方法，使精準(zhǔn)的流水式協(xié)同作業(yè)成為可能；支持聯(lián)盟模式，可以實現(xiàn)對聯(lián)盟的整合檢索和多分支機構(gòu)檢索；本地知識庫與Exlibris全球知識庫保持連接，使本地電子資源可以與全球市場的變化同步；有良好的開放性與互操作性；允許用戶對系統(tǒng)字段和參數(shù)進(jìn)行個性化設(shè)置。與此同時，Verde在數(shù)據(jù)統(tǒng)計、中文支持以及檢索的靈活性等方面依然有

18、待增強。隨著館藏電子資源數(shù)量和種類的飛速增長，其獲取和使用模式日益復(fù)雜化，電子資源管理工作也面臨著越來越多的難題，圖書館界對ERMS的關(guān)注開始逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槠惹械目是?。相信以Verde為代表的ERMS產(chǎn)品也會繼續(xù)以用戶需求為中心，不斷改進(jìn)和提升自身功能，與時俱進(jìn)，更好地為電子資源管理工作服務(wù)。參考文獻(xiàn)1 SADEH T, ELLINGSEN M. The Electronic resource management systems: The need and the realizationJ. New Library World, 2005,106(5/6):208-218.2 COLLINS M

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